公司辦公室管理制度 (2)

管 理 制 度標題：辦公管理制度 編 號：BG001版 次：A/0發(fā)布日期： 制 定： 審 核： 顧 問：林 染 批 準： XXXX有限公司管理部制 XX年X月 標題：公司辦公管理制度編 號制 定審 核顧 問批 準生效日期版 次頁 碼BG001林染A/01/5公司辦公室管理制度1、目的：為了做好公司辦公管理工作，規(guī)范公司工作場所，達到提高公司經(jīng)營管理水平的目的。2、范圍：本制度規(guī)范了公司辦公的基本功能、內(nèi)容及要求等，適用于公司辦公管理規(guī)定。3、職責：3.1公司管理部負責公司辦公日常管理工作，負責制定辦公行政事務及辦公場所的日常管理工作，同時制定公司辦公的管理制度，對違反辦公管理制度的人和事進行處罰。3.2其他部門及人員應積極配合綜合管理部做好公司辦公事務的日常管理工作，并遵守公司制定的相關(guān)辦公管理的規(guī)定。4、管理辦法4.1公司辦公場所管理4.1.1公司辦公場所是公司經(jīng)營使用的場所，每位員工應愛惜公司的財產(chǎn)，若有損壞照價賠償。4.1.2辦公場所應保持安靜、清潔衛(wèi)生（衛(wèi)生管理參照公司衛(wèi)生管理制度）。4.1.3公司辦公場所分為總經(jīng)理室、副總經(jīng)理室、行政室、會議室、綜合辦公區(qū)、倉庫等，每位員工應自覺遵守公司各項規(guī)定。4.1.4公司因經(jīng)營所需配置的辦公用品應合理使用及妥善保護，不得損壞，否則予以相應處罰或依損失大小處以一定賠償。4.2公司人員文明守則4.2.1公司人員要文明禮貌，不得說臟話、粗話。4.2.2同事之間要以禮相待，團結(jié)互助。4.2.3與主管要以職務相稱，不得直呼其名。4.2.4不得隨意翻動別人的東西及查看別人的資料。4.2.5熱情接待來訪客人，當客人與主管談話要懂得回避。4.2.6上班時要全心投入，沒事要懂得找事做。4.2.7要做好工作計劃，事情做完要及時回報。4.2.8遵守公司各項規(guī)章制度。4.3印鑒管理4.3.1公司印鑒由管理部專人負責保管。標題：公司辦公管理制度編 號制 定審 核顧 問批 準生效日期版 次頁 碼BG001林染A/02/54.3.2公司印鑒的使用，必須由總經(jīng)理簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果，由直接責任人員負責。4.3.3公司所有需要蓋印鑒的介紹信說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢存檔。4.3.4公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條，方可開出持空白介紹信，外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的使用情況，未使用的空白信條必須交回公司管理部予以銷毀。4.3.5 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。4.4檔案管理4.4.1歸檔范圍4.4.1.1公司的規(guī)劃、年度計劃、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議合同、項目方案、通告通知、客戶檔案、購銷合同等具有參考價值的文件材料等。4.4.1.2公司根據(jù)經(jīng)營檔案資料將分為三類：A類為合同資料；B類為內(nèi)部管理資料；C類為技術(shù)、業(yè)務、客戶等資料。各檔案資料定期由各部門將檔案資料歸集到管理部，管理部要建立檔案柜，將公司各類檔案進行整理、分類、建立目錄，以便查閱。4.4.1.3檔案管理要指定專人負責明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須設(shè)定保密登記，并采取相應的保密措施。4.4.2檔案的借閱與索取4.4.2.1總經(jīng)理借閱檔案，可通過檔案管理人員，辦理借閱手續(xù)直接提檔。4.4.2.2公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)上級主管批準，并辦理借閱手續(xù)。4.4.2.3借閱檔案必須愛護、保持整潔、嚴禁涂改、注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和復制，凡屬密級檔案必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔案經(jīng)檔案管理員批準方可摘錄和復制。4.4.3檔案的銷毀4.4.3.1任何人非經(jīng)總經(jīng)理允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。4.4.3.2若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案文件須經(jīng)檔案管理員批準后方可銷毀。4.4.3.3經(jīng)批準銷毀的公司檔案文件，檔案人員要認真填寫編制銷毀清單由專人監(jiān)督銷毀。4.5公文打印管理標題：公司辦公管理制度編 號制 定審 核顧 問批 準生效日期版 次頁 碼BG001林染A/03/54.5.1公司公文的打印工作由管理部負責。4.5.2各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負責人簽字交管理部打印。4.5.3 公司的資料整理、制度編寫要做到起草、修改、打印、校對、批準、發(fā)放。4.5.4公司的制度統(tǒng)一由管理部打印、發(fā)放、管理、其他部門要制定制度應報管理部審核或備案。4.5.5所有公司的制度由管理部統(tǒng)一發(fā)放。4.6辦公用品的管理4.6.1辦公用品的分類4.6.1.1固定資產(chǎn)：是指價值在100元以上的辦公用品，如：電話、手機、傳真機、復印機、電腦、計算器、辦公桌、辦公椅、沙發(fā)、空調(diào)、冰箱、柜子、電風扇、車輛等耐用品。4.6.1.2低值易耗品：是指100元以下的辦公用品，如：便簽、鉛筆、圓珠筆、鋼筆、筆筒、電池、辦公夾子、檔案袋、回型針、墨水、筆記本等低值易耗辦公用品.4.6.2辦公用品的管理4.6.2.1管理部負責公司辦公用品的管理工作，對辦公設(shè)備、低值易耗品、通訊設(shè)備的采購、保管、維護與發(fā)放。 4.6.2.2公司各部門將所需辦公用品于每月25日報至管理部。管理部根據(jù)實際用量和庫存情況制定采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后購置。 4.6.2.3每天要及時做好辦公用品入庫和領(lǐng)出登記，在日清月結(jié)的條件下，月末對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計，及時轉(zhuǎn)到財務部結(jié)算。 4.6.2.4管理部建立公司固定資產(chǎn)總賬，對每件物品需進行編號，每半年進行一次普查，如發(fā)現(xiàn)非正常損壞或丟失，由當事人賠償。4.6.2.5管理部負責收回公司離職人員的辦公用品和物品。4.6.3辦公用品的采購4.6.3.1各部門所需特殊辦公用品的采購,應先填寫辦公用品申請單 (見附表一)，經(jīng)主管審核、總經(jīng)理審批后,由管理部進行采購。4.6.3.2管理部根據(jù)所需部門提出的辦公用品采購計劃單進行采購,由專人進行采購, 采購前由采購人員填寫請款單,經(jīng)財務審核,報總經(jīng)理批準后，到市場進行采購.4.6.3.3采購人員將采購的辦公用品進行入庫,入庫前由管理部專管人員進行核對品種、數(shù)量,質(zhì)量、規(guī)格等，并將所采購的辦公用品進行入庫登記.4.6.4辦公用品的發(fā)放4.6.4.1辦公用品發(fā)放時間為每周星期二、五下午，其它時間不予發(fā)放。特殊情況如新進人員領(lǐng)用辦公用品,或其它臨時性辦公用品領(lǐng)用經(jīng)總經(jīng)理特批的，則不在此列。標題：公司辦公管理制度編 號制 定審 核顧 問批 準生效日期版 次頁 碼BG001林染A/04/54.6.4.2管理部要根據(jù)正常用量準備適量庫存低值易耗品以備日常領(lǐng)用，對特殊的固定資產(chǎn)及批量較大的低值易耗品，遵循誰申請誰領(lǐng)用的原則。采購人員在采購時應貨比三家,選擇價廉物美的商品.4.6.4.3辦公用品的領(lǐng)用要進行登記（低值易耗品），并將領(lǐng)用的物品填寫在辦公用品領(lǐng)料登記表 (見附表二). 4.6.4.4在領(lǐng)取固定資產(chǎn)時，要填寫領(lǐng)料單(見附表三), 領(lǐng)料單要經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準.4.6.4.5管理部對有關(guān)固定資產(chǎn)要編號造冊,如辦公桌椅及柜類等。4.6.5辦公用品的使用標準職務標準備注總經(jīng)理級大班桌、電腦、茶井等2000元以上經(jīng)理級辦公桌、電腦等500元以下主管辦公桌、電腦等200元以下職員辦公桌等50元以下臨時人員配制相關(guān)物品20元以下注:具體辦公用品的申請按標準范圍內(nèi)申請,但要進行批準.特殊人員及辦公要求由管理部申請配制,由總經(jīng)理批準實行.4.6報刊及郵件管理4.6.1 報刊管理人員每半年按照公司要求及各部門需求，做出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。4.6.2報刊管理人員每日負責將報刊取回，并進行處理、分類、登記并分別送到有關(guān)部門，有關(guān)部門處理后一周內(nèi)，交回管理部，由報刊管理人員統(tǒng)一保管存檔備查。4.7.3任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)管理部批準。4.7.4公司郵件的收發(fā)必須有專人負責。4.7.5負責收發(fā)人必須每天查收郵件，及時反饋信息。4.7.6未經(jīng)總經(jīng)理同意，其他人員不得隨便查收、查看公司郵件。4.8電腦及傳真管理4.8.1電腦是公司的辦公設(shè)備，由管理部統(tǒng)一管理。4.8.2未經(jīng)同意任何人都不能隨意動用公司電腦里的資料。標題：公司辦公管理制度編 號制 定審 核顧 問批 準生效日期版 次頁 碼BG001林染A/01/54.8.3公司電腦的密碼不能隨意改動，以免造成其他使用電腦人員的不便。4.8.4電腦里的所有文件、檔案資料，未經(jīng)總經(jīng)理同意不得拷貝、打印等。4.8.5公司的傳真必須由專人負責。4.9電話的管理4.9.1公司的電話是對外聯(lián)系的窗口。4.9.2 接打電話時，要文明禮貌。4.9.3上班時不能打私人電話。如需要打私人電話，也要長話短說。5、其他5.1本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見，提交管理部研究，并提請總經(jīng)理批復。5.2本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后生效。6、附件表一：辦公用品申請單表二：辦公用品領(lǐng)料登記表 表三：領(lǐng)料單(購買)表四：入庫單(購買)表一： 辦公用品申請單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時間備注 批準： 審核: 制定: 辦公用品申請單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時間備注 批準： 審核: 制定: 辦公用品申請單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時間備注 批準： 審核: 制定: 表二：辦公用品領(lǐng)用登記表序號物品名稱數(shù)量領(lǐng)料人領(lǐng)料人部門領(lǐng)料日期批準人1234567891011121314151617181920附表一入庫登記表序號入庫日期名稱規(guī)格單價原庫存量入庫量現(xiàn)庫存量經(jīng)手人1234567891011121314151617181920附表二出庫登記表序號出庫日期名稱規(guī)格單價原庫存量出庫量現(xiàn)庫存量經(jīng)手人123456789101112131415161718192010