公司檔案管理制度 (2)

檔案管理制度 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護公司利益，推進文書立卷歸檔工作的規(guī)范化、標準化，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。 第二條 本制度規(guī)定了人事管理、行政管理、財務管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理文件材料的形成、立卷、歸檔范圍、保管期限及管理辦法。 第三條 本細則適用于公司的所有文書檔案管理。第二章 管理體制和職責 第四條 行政部設置檔案室及檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責為： （一）負責公司檔案和有關資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計等； （二）負責公司成立、兼并、機構重組、對外交往等重大經(jīng)濟活動和基建工程檔案的跟進； （三）負責檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務標準的制訂； （四）負責檔案提供利用服務； （五）嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第三章 文件材料的形成和歸檔 第五條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為文書檔案(行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理檔案)、科技檔案（項目開發(fā)建設工程、設備儀器檔案）和專門檔案（會計、人事檔案）；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計算、統(tǒng)計表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實物檔案等。 第六條 歸檔時間和歸檔程序 （一）公司各部門、辦事機構和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理、歸檔。 （二）項目開發(fā)建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內(nèi)各項目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司綜合管理部檔案室歸檔。 （三）會計檔案在會計年度結束后，暫由財務部門保管一年，一年后由財務部整理后統(tǒng)一向公司綜合管理部檔案室歸檔。 （四）人事檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的三個月內(nèi)由公司綜合管理部檔案室歸檔。 （五）聲像、實物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。 （六）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。 第七條 歸檔要求 （一）歸檔的文件、資料必須完整。 （二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。 （三）電子檔案實行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。 （四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數(shù)。第四章 檔案的利用 第八條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，并進行計算機著錄工作，為利用計算機檢索創(chuàng)造條件。 第九條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。第五章 檔案保管期限的劃分及鑒定 第十條 檔案管理員須確定檔案的保管期限及檔案的價值。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。 第十一條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。 第十二條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。第六章 檔案保密規(guī)定 第十三條 嚴格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。 第十四條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。 第十五條 嚴格執(zhí)行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認真核對摘抄內(nèi)容。 第十六條 整理檔案應在辦公區(qū)內(nèi)進行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。 第十七條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續(xù)。 第十八條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。 第十九條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報告。第七章 檔案查閱、借閱規(guī)定 第二十條 借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。 第二十一條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫檔案使用審批表，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)檔案主管部門負責人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。 第二十二條 檔案資料一般情況下僅供公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個人身份證明，經(jīng)分總經(jīng)理批準，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。 第二十三條 復印檔案資料需填寫檔案使用審批表，由復印人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可復印。 第二十四條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫檔案使用審批表，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可外借。 第二十五條 借出檔案應在5日內(nèi)歸還，如需延長借閱期，應辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。 第二十六條 借閱檔案的人員， 要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責任。 第二十七條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。 第二十八條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在檔案使用審批表上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。第八章 檔案室管理規(guī)定 第二十九條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。 第三十條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補。 第三十一條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。 第三十二條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。 第三十三條 下班前或節(jié)假日，要認真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。 第三十四條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。 第三十五條 案卷歸還后，及時放回原處。 第三十六條 每年定期對室內(nèi)檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。第九章 檔案銷毀規(guī)定 第三十七條 按規(guī)定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應予以銷毀。 第三十八條 銷毀時必須填寫檔案銷毀審批表（附件3），實行兩人監(jiān)銷制度進行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。 第三十九條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。 第四十條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。 第十章 附則 第四十一條 本制度由公司綜合管理部負責編制和修改，由總經(jīng)理批準。 第四十二條 本制度自簽發(fā)之日起生效。