《會(huì)議服務(wù)規(guī)范》PPT課件.ppt

會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與程序 WELCOMEYOU 會(huì)議各項(xiàng)準(zhǔn)備工作會(huì)議服務(wù)流程會(huì)議設(shè)施 設(shè)備 準(zhǔn)備內(nèi)容 文具準(zhǔn)備臺(tái)型茶水茶歇擺臺(tái) 文具準(zhǔn)備 鉛筆筆記紙墊紙板會(huì)議百寶箱 橡皮 尺子 訂書(shū)機(jī) 膠帶 席卡排列知識(shí) 領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí) 主要領(lǐng)導(dǎo)居中 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置 領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí) 1 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置 單數(shù) 偶數(shù) 主席臺(tái)排列 回形桌排列 接見(jiàn)式排列 多邊簽字時(shí) 只簽1份正本 簽字人員座次按國(guó)家英文名稱(chēng)當(dāng)頭字母順序排列 排列最前的國(guó)家居中 以下按順序先右后左向兩邊排開(kāi) 參加人員按身份高低從前向后就座 在簽字廳內(nèi)設(shè)置一張長(zhǎng)條桌作為簽字桌 桌后為簽字人員準(zhǔn)備兩把或多把座椅 注意按照國(guó)際慣例 排位方式為主左客右 如果是涉外簽字儀式 還應(yīng)在簽字桌中央擺放一旗架 上面懸掛或叉擺簽字雙方的小國(guó)旗 其余的參加簽字儀式的主客方代表依身份順序分站于自己一方簽字人的座位后面 簽約式排列 課桌式 會(huì)議臺(tái)型認(rèn)識(shí) 魚(yú)骨式 會(huì)見(jiàn)式 劇院式 單U式 雙U式 口字式 回字式 董事會(huì)式 圓桌式 宴會(huì)會(huì)議臺(tái)型的設(shè)計(jì) 宴會(huì)會(huì)議臺(tái)型的設(shè)計(jì) 會(huì)議臺(tái)型設(shè)計(jì) 教室型主要適用于授課等需要用筆記錄的會(huì)議 通常用會(huì)議長(zhǎng)條桌 IBMTABLE長(zhǎng)183X寬45X高76 進(jìn)行擺放 后面再放一排宴會(huì)椅 注意每排之間的行距以及每列之間過(guò)道距離 一般用于人數(shù)較多 不需作記錄的會(huì)議 如報(bào)告會(huì) 如為報(bào)告會(huì) 主席臺(tái)一般會(huì)就坐領(lǐng)導(dǎo) 需做VIP的招待 一些大型會(huì)議 新聞發(fā)布會(huì) 新品發(fā)布會(huì)或觀看表演等 一般由主席臺(tái)和宴會(huì)椅組成 根據(jù)客人需要可在第一排位置處放上一排桌子 要注意留出通道 U型臺(tái)一般為需要使用幕布 投影等的說(shuō)明會(huì)或項(xiàng)目說(shuō)明會(huì)等 此種臺(tái)型也是有IBMTABLE和宴會(huì)椅組成 空位處可放綠色植物進(jìn)行裝飾 回型或董事會(huì)型主要是針對(duì)公司內(nèi)部研討會(huì) 董事會(huì)或座談會(huì)等 通常由回型IBMTABLE和宴會(huì)椅組成 如客人需要可將會(huì)議桌兩頭加上兩個(gè)半圓形 使桌面更美觀 董事會(huì)型是在回型的基礎(chǔ)上中間再加上宴會(huì)桌進(jìn)行填充 桌子上可放小型花進(jìn)行裝飾 圓桌并沒(méi)有主席位置 亦沒(méi)有隨從位置 人人平等 以門(mén)作為基點(diǎn) 比較靠近里面的位置是主要位置 接見(jiàn)式擺臺(tái)圖例 會(huì)見(jiàn)式一般擺放的高檔沙發(fā) 不設(shè)桌子 由茶幾取代 放置茶水等物品 翻譯 秘書(shū)位其主賓后方 茶水準(zhǔn)備 茶葉茶杯杯墊礦泉水軟飲玻璃杯暖瓶 鋪設(shè)臺(tái)昵 現(xiàn)場(chǎng)演示 臺(tái)呢平整無(wú)污垢 無(wú)破損 打褶接口不能朝向正門(mén) 若用臺(tái)裙時(shí) 臺(tái)裙扣之間距離應(yīng)在35cm左右 臺(tái)裙干凈無(wú)褶 接口不能朝向門(mén)和客人 椅子必須有椅子套 椅子套要干凈整潔 椅子前后左右距離合適 桌椅各成直線(xiàn) 擺臺(tái) 提供礦泉水的會(huì)議擺臺(tái) xxx xxx 帶酒店Logo的信簽紙 席卡 水杯 席卡 礦水 茶杯 鉛筆 水果盤(pán) 會(huì)議桌上鋪好綠色的臺(tái)絨后開(kāi)始進(jìn)行擺臺(tái) 擺臺(tái)時(shí)盛放信簽紙和鉛筆的皮夾必須處于椅子正前方 信簽紙和鉛筆擺放在皮夾相應(yīng)的位置 水杯距皮夾兩厘米 其他物品與水杯平行 茶杯柄右下呈45 關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié) 會(huì)議服務(wù) 拉椅就座飲料服務(wù)茶水服務(wù)更換煙灰缸 始終保持您的微笑 茶水服務(wù) 1 我們除了普通茶 還有許多種茶 包括 草藥茶和花茶 2 在為客人點(diǎn)茶時(shí)要詢(xún)問(wèn)客人是否需在茶中加入牛奶和檸檬 3 注意茶水溫度 添加茶水時(shí)候用手感覺(jué)水溫 會(huì)議中茶水溫度始終不能低于70度4 添加完禮貌地說(shuō) 請(qǐng)用茶 先生 女士 并有請(qǐng)的手勢(shì)5 茶壺中的水不夠1 4時(shí)要添加水 引領(lǐng) 標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)姿勢(shì) 保持一致性 會(huì)議流程 一會(huì)議開(kāi)始前PreEvent1 根據(jù)與會(huì)者人數(shù)的多少 由宴會(huì)主管安排會(huì)議所需服務(wù)員的數(shù)量 主管會(huì)再次詳細(xì)把當(dāng)日活動(dòng)給服務(wù)員解釋一遍 讓服務(wù)員對(duì)今日活動(dòng)熟悉 避免出現(xiàn)客人詢(xún)問(wèn)時(shí) 員工對(duì)會(huì)議的不了解 2 在會(huì)議開(kāi)始前三十分鐘 宴會(huì)服務(wù)員需把會(huì)議室擺臺(tái)再次檢查一遍 包括開(kāi)空調(diào) 開(kāi)燈 檢查話(huà)筒 投影等 主席臺(tái)上方會(huì)議燈開(kāi)啟保持燈光明亮 話(huà)筒應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘打開(kāi) 會(huì)前半小時(shí)開(kāi)始播放輕柔 歡快的輕音樂(lè) 會(huì)議開(kāi)始前1分鐘通知音響師停播 并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否正常 如有茶歇也須提前與廚房進(jìn)行核對(duì) 3 服務(wù)員要在會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí)到達(dá)并于會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)在門(mén)口站立迎接賓客 儀容儀表要合格 4 會(huì)前15分鐘 服務(wù)員分發(fā)香巾完畢 如客人有使用酒店提供的中國(guó)茶 茶杯須在擺臺(tái)時(shí)同時(shí)擺上 在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)放入適量茶葉 會(huì)議開(kāi)始前15分鐘先泡好茶頭 待客人坐后再倒開(kāi)水進(jìn)行沖泡 二會(huì)議進(jìn)行中DuringEvent1 會(huì)議開(kāi)始如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí) 服務(wù)員要在會(huì)場(chǎng)外面值班 以備客人需要會(huì)議進(jìn)行中 必須有服務(wù)員在會(huì)議室門(mén)口待命 客人如有任何需要 應(yīng)主動(dòng)提供服務(wù) 2 會(huì)議開(kāi)始后十分鐘 服務(wù)員進(jìn)行第二次茶水的補(bǔ)充 以后每間隔二十分鐘 服務(wù)員需進(jìn)入會(huì)議室進(jìn)行檢查 會(huì)議過(guò)程中 服務(wù)員要精神集中 注意觀察與會(huì)者有無(wú)服務(wù)要求 不能交頭接耳 要保證會(huì)場(chǎng)安靜 注意室內(nèi)溫度 合理調(diào)節(jié)空調(diào)3 茶歇 按照銷(xiāo)售部所提供的E O單 如有茶歇 所有茶歇應(yīng)在客人要求時(shí)間提前二十分鐘擺好 供客人使用 宴會(huì)服務(wù)員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的滿(mǎn)足客人的要求 如有任何困難 自己不能獨(dú)立解決 應(yīng)及時(shí)向當(dāng)班主管匯報(bào) 由主管進(jìn)行處理 會(huì)議中間休息 1 當(dāng)演講人宣布休息時(shí) 將會(huì)場(chǎng)的門(mén)打開(kāi) 通知音響師播放輕柔 歡快的音樂(lè) 音量適中 2 應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品 盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品 保持臺(tái)面整潔 注意及時(shí)鎖門(mén)防盜 3 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向 4 會(huì)議開(kāi)始前1分鐘通知音響師停播音樂(lè) 參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)后將門(mén)關(guān)閉 1 會(huì)議休息開(kāi)始前至少5分鐘 將各種飲品 茶品 用具準(zhǔn)備齊全 人員做好服務(wù)準(zhǔn)備 2 禮貌詢(xún)問(wèn)客人所需飲品 并迅速為其服務(wù) 保證餐臺(tái)及周?chē)男l(wèi)生整潔 及時(shí)補(bǔ)充飲品及用具 3 茶歇結(jié)束時(shí)整理餐臺(tái) 恢復(fù)原貌 撤走并送洗餐具 茶歇服務(wù) 三會(huì)議結(jié)束后AfterEvent1 會(huì)議結(jié)束后 宴會(huì)部主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行交流 了解整個(gè)會(huì)議進(jìn)行的情況 以便總結(jié)出服務(wù)中的缺點(diǎn)與不足 下次進(jìn)行改正 也可發(fā)現(xiàn)服務(wù)中的優(yōu)點(diǎn) 在以后的會(huì)議服務(wù)中繼續(xù)發(fā)揚(yáng) 出示會(huì)議消費(fèi)賬單 請(qǐng)客人過(guò)目 詢(xún)問(wèn)客人結(jié)帳方式 2 會(huì)議結(jié)束后若還要開(kāi)下一場(chǎng) 需要把會(huì)場(chǎng)整理到位 茶杯需要重新清洗 會(huì)議紙張鉛筆都需要檢查是否需要更換 若涉及到臺(tái)型變換 根據(jù)根據(jù)賓客要求作更改 3 收臺(tái)步驟 茶杯 玻璃杯清洗擦拭入庫(kù)墊紙板 鉛筆削好斷尖鉛筆 更換使用的紙張第一時(shí)間空調(diào) 燈光檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)客遺 客損收礦水 核對(duì)使用數(shù)量 收銀銷(xiāo)帳整理椅子撤臺(tái)昵 疊整齊入柜子收會(huì)議桌安全隱患 清理工作間衛(wèi)生 確保無(wú)誤后關(guān)閉所有燈光 撤出鎖門(mén) 會(huì)議常用設(shè)備 Televisionset電視機(jī) 感謝參加培訓(xùn)