《檔案管理制度》PPT課件.ppt

部門(mén) 行政部 關(guān)于檔案 什么是檔案 檔案是機(jī)關(guān) 組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的 作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的 文字 圖像 聲音及其它各種方式和載體的文件 人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的保存起來(lái)以備查考的文件 檔案的起源 演變 古老型載體檔案 甲骨 金石 簡(jiǎn)牘 縑帛檔案 新型載體檔案 感光材料與磁性材料形成的檔案 如影片 照片 磁帶 磁盤(pán) 光盤(pán)等 檔案對(duì)于一個(gè)單位或個(gè)人的作用 是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí) 全面的反映是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具是一個(gè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)是開(kāi)展單位文化建設(shè)的重要素材是一個(gè)單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng) 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面建立和利用信用體系 獲得發(fā)展最有力的工具 我公司應(yīng)該歸檔的材料具體有哪些 檔案管理的目的是什么 檔案管理具體要求有哪些 關(guān)于檔案管理 制度要點(diǎn) 檔案管理相關(guān)職責(zé)歸檔范圍檔案管理細(xì)則歸檔要求檔案保管期限檔案的鑒定與銷(xiāo)毀檔案的借閱及處罰條款 為進(jìn)一步規(guī)范并細(xì)化公司檔案管理 確保檔案資料的延續(xù)性和檔案的安全性 做好檔案利用工作 特制定本制度 目的 適用于豪諾醫(yī)藥公司檔案管理工作 適用范圍 相關(guān)職責(zé) 部門(mén)經(jīng)理為本中心檔案管理的第一責(zé)任人 部門(mén)專(zhuān)職檔案員為第二責(zé)任人 行政部對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作監(jiān)督和指導(dǎo) 定義 反映公司工作活動(dòng) 具有參考利用價(jià)值的文件材料 應(yīng)該歸檔的具體文件是 具體管理細(xì)則 管理細(xì)則 細(xì)則 4 公共檔案由檔案室專(zhuān)職管理 部門(mén)檔案由各部門(mén)管理 5 部門(mén)檔案管理員須每6個(gè)月理理一次部門(mén)檔案 檔案清單上報(bào)行政部 檔案要求 3 各部門(mén)移交 借閱檔案時(shí) 要嚴(yán)格遵守相關(guān)手續(xù) 4 歸檔案卷的總要求是 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn) 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 區(qū)別不同價(jià)值 便于保管和利用 保管期限及原則 永久 長(zhǎng)期 短期 保管期限 長(zhǎng)期為十至五十年左右 短期為十年以下 三年以上 凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的 對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案 列為永久保管 期限原則 凡是反映公司一般活動(dòng) 在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料 列為長(zhǎng)期保管 凡是較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料 列為短期保管 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀 鑒定與銷(xiāo)毀 依據(jù)本制度對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定 經(jīng)董事長(zhǎng) 總裁 總經(jīng)理批示后對(duì)于保存期限已滿的檔案材料 進(jìn)行銷(xiāo)毀 銷(xiāo)毀檔案材料 要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo) 監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字 檔案的借閱 借閱事項(xiàng) 各部門(mén)因工作需要 借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可借閱 各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可借閱 借閱事項(xiàng) 借閱的檔案用完后 應(yīng)及時(shí)歸還 借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天 借閱人對(duì)檔案要妥善保管 不得遺失 如有遺失 按本制度進(jìn)行處罰 凡借閱的檔案 文件一律不得私自復(fù)印 如工作需要 應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理 處罰條例知多少 第二條 泄露秘密 涂改 拆散或未經(jīng)批準(zhǔn) 轉(zhuǎn)借 復(fù)印或攜帶檔案外出的 視具體情況 對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款100元 200元 并予以通報(bào)批評(píng) 附則 本制度的解釋權(quán)歸豪諾醫(yī)藥行政部門(mén) 本制度自頒布之日起施行 各項(xiàng)業(yè)務(wù)表格詳見(jiàn) 總經(jīng)辦共享 行政部制度