行政部 規(guī)范化管理工具箱.doc

弗布克1+1管理工具箱系列行政部規(guī)范化管理工具箱2010修訂版李艷 編著北 京目 錄第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖二、行政部職責(zé)三、行政部權(quán)力四、行政總監(jiān)崗位職責(zé)五、行政經(jīng)理崗位職責(zé)第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責(zé)二、接待專員崗位職責(zé)三、客人來訪登記表1公司前臺來訪客人登記表2前臺接待來訪記錄表3物業(yè)公司前臺來客登記表四、前臺接待日志表五、函件收發(fā)登記表1信函與快件簽收登記表2信函與快件寄送登記表六、前臺接待管理流程1預(yù)約客人來訪接待工作流程2來電轉(zhuǎn)接流程七、收發(fā)文件管理流程1信函收發(fā)工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4傳真發(fā)文工作流程5傳真收文工作流程6收文背簽流程八、前臺接待流程九、來電處理流程第三章 辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)三、行政辦公秘書崗位職責(zé)四、辦公用品訂購審批單五、辦公用品臺賬六、報廢物品清單七、辦公用品領(lǐng)用表八、辦公設(shè)備登記表九、辦公文書會簽單1文件會簽單2行文單3目錄表十、印章使用登記表印章使用審批表印章使用登記表十一、文書檔案借閱審批表十二、辦公用品管理流程1辦公用品購買流程辦公用品領(lǐng)用流程十三、辦公設(shè)備購買流程辦公設(shè)備購買審批流程辦公設(shè)備詢價流程辦公設(shè)備比價流程辦公設(shè)備采購流程十四、文書檔案管理流程發(fā)文管理流程2收文管理流程3檔案歸檔流程4檔案借閱歸還流程5檔案銷毀流程十五、往來信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申請流程2使用流程十七、公司證照管理流程第四章 行政人事管理一、行政主管崗位職責(zé)二、行政人事管理專員職責(zé)三、費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)四、員工考勤登記表五、年度考勤匯總表六、員工請假申請單七、員工加班申請表八、員工出差申請表九、差旅費(fèi)報銷清單十、公司會議記錄表1公司會議記錄表一2公司會議記錄表二十一、提案管理記錄表十二、員工提案評定表十三、員工獎懲記錄表十四、員工違紀(jì)處理表十五、會議管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、會議工作評估表第五章 安全保密管理一、安全主管崗位職責(zé)二、安全專員崗位職責(zé)三、電梯設(shè)備巡視記錄表四、電梯維修保養(yǎng)記錄1電梯月維修保養(yǎng)記錄2電梯季維修保養(yǎng)記錄3電梯年維修保養(yǎng)記錄五、值班登記日志表六、保安執(zhí)勤日志表七、外出員工登記表八、來賓出入登記表九、安全狀況檢查表十、防火設(shè)施檢查表十一、安全事故報告書十二、突發(fā)事故報告表十三、事故統(tǒng)計匯總表十四、人員出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全檢查管理流程十七、突發(fā)事件處理流程第六章 車輛管理一、車輛主管崗位職責(zé)二、司機(jī)崗位職責(zé)三、車輛登記表四、車輛檢查表1車輛檢查日志2車輛檢點(diǎn)表五、車輛請修表六、保養(yǎng)記錄表七、車輛加油表1車輛加油申請表2車輛加油記錄表八、用車申請表1用車申請表2車輛使用申請表九、派車記錄單十、車輛事故單1車輛事故現(xiàn)場記錄單2車輛事故報告單十一、用車記錄表1司機(jī)用車記錄表2車輛使用日志表3車輛使用狀況月報表十二、車輛費(fèi)用表1車輛費(fèi)用報銷單2車輛費(fèi)用月度統(tǒng)計表十三、事故處理流程十四、車輛管理流程1車輛使用流程2車輛加油管理流程3車輛安全管理流程十五、肇事處理流程圖十六、車輛費(fèi)用額度控制程序圖第七章 總務(wù)后勤管理一、總務(wù)后勤主管崗位職責(zé)二、總務(wù)后勤專員崗位職責(zé)三、宿舍管理專員崗位職責(zé)四、食堂管理專員崗位職責(zé)五、保潔人員崗位職責(zé)六、綠化人員崗位職責(zé)七、食堂衛(wèi)生檢查表八、住宿人員管理表1住宿申請表2住宿人員資料卡3宿舍分配申請表4住宿登記表5宿舍檢查登記表6宿舍物品借用卡九、清潔衛(wèi)生管理表1衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表2清潔工作安排表3衛(wèi)生狀況檢查表4清潔衛(wèi)生評分表十、員工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2員工入住宿舍管理流程十一、員工食堂管理流程十二、清潔衛(wèi)生管理流程十三、企業(yè)綠化管理流程第八章 公關(guān)事務(wù)管理一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責(zé)二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責(zé)三、商務(wù)接待安排表四、公務(wù)接待審批表五、公關(guān)活動策劃表六、危機(jī)預(yù)警處理表七、危機(jī)記錄分析表八、重要接待流程九、危機(jī)處理流程十、媒體宣傳流程十一、接待規(guī)格表十二、例外事項(xiàng)工作安排表第一章 行政部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖行政總監(jiān)行政經(jīng)理安全保密主管人事行政主管2辦公事務(wù)主管安全專員辦公專員專員秘書后勤總務(wù)主管行政專員后勤專員宿管專員食堂 管理專員保潔人員綠化人員接待專員公關(guān)專員司機(jī)前臺接待主管公關(guān)事務(wù)主管車輛主管 二、行政部職責(zé)職責(zé)1根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)起草重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究職責(zé)3公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作職責(zé)4員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作職責(zé)5負(fù)責(zé)前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作職責(zé)6負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作職責(zé)7負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)動管理工作職責(zé)8負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作職責(zé)9負(fù)責(zé)公司對外宣傳、公關(guān)工作職責(zé)10牽頭組織危機(jī)管理委員會，制定危機(jī)處理預(yù)案職責(zé)11完成公司高層臨時交辦的工作職責(zé)2負(fù)責(zé)全公司資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務(wù)管理工作三、行政部權(quán)力職責(zé)1根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經(jīng)營計劃有建議權(quán)職責(zé)3依照制度，按規(guī)定程序，實(shí)施對其他部門處罰的建議權(quán)職責(zé)4依照制度，對公司員工違反行政制度的處罰建議權(quán)職責(zé)5依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設(shè)備等）合理調(diào)動的權(quán)力職責(zé)6部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)職責(zé)2依照制度，對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實(shí)施處理的權(quán)力四、行政總監(jiān)崗位職責(zé)職責(zé)1審查核準(zhǔn)辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等行政管理相關(guān)關(guān)規(guī)章制度職責(zé)3根據(jù)企業(yè)階段性目標(biāo)和年度計劃，制定所屬部門的年度目標(biāo)、計劃和措施職責(zé)4組織行政部自查和職能檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題職責(zé)5負(fù)責(zé)企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設(shè)，籌劃增強(qiáng)員工凝聚力的宣傳和教育職責(zé)6負(fù)責(zé)比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施職責(zé)7組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督檢查公司保密工作的執(zhí)行情況職責(zé)8負(fù)責(zé)考核行政部各主管并向總經(jīng)理提請行政部經(jīng)理考核的建議職責(zé)9負(fù)責(zé)行政部突發(fā)事件的處理及總經(jīng)理臨時交辦的工作職責(zé)2審查核準(zhǔn)辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等各主管年度計劃方案五、行政經(jīng)理崗位職責(zé)職責(zé)1在行政總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務(wù)、環(huán)境和保衛(wèi)等工作職責(zé)3負(fù)責(zé)組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃職責(zé)4本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預(yù)算工作職責(zé)5組織收集各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各部門之間相關(guān)的業(yè)務(wù)工作職責(zé)6做好公司重要來賓的接待工作或代表公司與政府對口部門和有關(guān)團(tuán)體、機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)職責(zé)7負(fù)責(zé)召集公司辦公會議，檢查督促公司領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況職責(zé)8貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合職責(zé)9負(fù)責(zé)召集本部門的有關(guān)工作會議職責(zé)10負(fù)責(zé)組織編寫公司年度大事記職責(zé)11負(fù)責(zé)行政部突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事件的處理職責(zé)2行政管理方針、政策和制度。指定人事管理和辦公、行政管理的有關(guān)規(guī)章制度第二章 前臺接待管理一、接待主管崗位職責(zé)職責(zé)1制定前臺接待工作年度計劃，報行政部經(jīng)理審批職責(zé)3對前臺接待專員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì)職責(zé)4協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實(shí)情況職責(zé)5主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦職責(zé)6參加行政例會，及時了解員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施職責(zé)7受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理職責(zé)8與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動等職責(zé)9督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺接待專員的儀表儀容、勞動紀(jì)律、禮儀及工作效率職責(zé)10負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核職責(zé)11負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作職責(zé)2協(xié)助制定前臺接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé)12正確傳達(dá)上級指示，及時對下級工作中的爭議做出裁決職責(zé)13協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會公共關(guān)系職責(zé)14負(fù)責(zé)前臺接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事件的處理二、接待專員崗位職責(zé)職責(zé)1服從前臺接待主管的領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向客人提供一流的接待服務(wù)職責(zé)3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息職責(zé)4負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔職責(zé)5負(fù)責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存職責(zé)6配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作職責(zé)7負(fù)責(zé)管理前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)職責(zé)8維護(hù)前臺區(qū)域內(nèi)的整潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng)職責(zé)9執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡職責(zé)10負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記職責(zé)11對工作中出現(xiàn)的各種問題及時匯報，提出工作改進(jìn)意見職責(zé)2負(fù)責(zé)訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時工作三、客人來訪登記表1公司前臺來訪客人登記表年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預(yù)約被訪人事由時間備注姓名部門到達(dá)離開12345編制： 審核：2前臺接待來訪記錄表來訪人姓 名來訪人單 位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結(jié)果：編制： 審核：3物業(yè)公司前臺來客登記表年 月 日序號姓名所在單位來訪人數(shù)聯(lián)系方式是否預(yù)約被訪單位及被訪人姓名來訪事由時間備注進(jìn)入離開12345編制： 審核：四、前臺接待日志表日期年 月 日 記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制： 審核：五、函件收發(fā)登記表1 信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量密（速）級接受部門簽收人（簽字）編制： 填表人：2 信函與快件寄送登記表日期送寄部門編號數(shù)量密（速）級送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）編制： 填表人：六、前臺接待管理流程1預(yù)約客人來訪接待工作流程整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來訪者情況開始結(jié)束前臺接待主管前臺接待專員客人各職能部門確認(rèn)與提醒訪問事宜來訪來訪登記通知被訪者客人等待接待來訪客人確認(rèn)來訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來訪客人引領(lǐng)會見配合送走客戶來訪信息錄入，記錄匯總審核存檔2來電轉(zhuǎn)接流程開始撥通電話結(jié)束前臺接待專員外部單位人員各部門或員工聽到電話鈴響拿起話筒接聽傾聽來電事由明確被訪人在否 處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄七、收發(fā)文件管理流程1信函收發(fā)工作流程開始接收信函審核登 記審核分 信接 收回 信寄 信結(jié)束有無拆 信登記信息是否有明確收信人行政部經(jīng)理前臺接待專員各職能部門2接收信函、快件工作流程各職能部門前臺接待專員前臺接待主管外部單位開始登 記篩 選分 送結(jié)束發(fā)來信函、文件簽 收接 收記錄存檔3寄送信函、快件工作流程開始登 記聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺接待主管前臺接待專員各職能部門外部單位交待寄送信函、文件事宜簽 收接到服務(wù)要求4傳真發(fā)文工作流程開始提出申請審批結(jié)束登 記發(fā)傳真原件存檔填寫申請表行政部經(jīng)理前臺接待專員員工5傳真收文工作流程開始收 文簽收結(jié)束登 記復(fù) 印轉(zhuǎn)交文件存 檔接收行政部經(jīng)理前臺接待專員各部門或員工6收文背簽流程開始遞交文件結(jié)束簽 字審核轉(zhuǎn) 交存 檔總經(jīng)理前臺接待專員各部門或員工八、前臺接待流程看到客人，禮貌招呼開始問明來訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶或飲料，請客人稍等微笑離開結(jié)束九、來電處理流程電話接通，禮貌招呼開始問明來電事由電話處理結(jié)束電話留言記錄電話記錄歸檔 第三章 辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)職責(zé)1組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核職責(zé)3負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作職責(zé)4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責(zé)5負(fù)責(zé)公司的各種公章證照管理，并負(fù)責(zé)使用登記和年檢工作職責(zé)6起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況職責(zé)7搞好與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責(zé)8受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理職責(zé)9負(fù)責(zé)檢查本部門的安全、消防工作職責(zé)10負(fù)責(zé)辦公事務(wù)突發(fā)事件職責(zé)11負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議職責(zé)2起草、擬訂辦公用品的需求計劃，報直接上級審批職責(zé)12完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦事件的處理二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)職責(zé)1協(xié)助部門主管做好各項(xiàng)辦公事務(wù)制度草擬工作職責(zé)3負(fù)責(zé)公司辦公家具設(shè)備、辦公用品的采購工作職責(zé)4負(fù)責(zé)辦公用品的登記、發(fā)放管理職責(zé)5負(fù)責(zé)制定辦公家具、設(shè)備、用品的采購流程職責(zé)6負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)職責(zé)7負(fù)責(zé)計算機(jī)信息資料管理職責(zé)8負(fù)責(zé)公司圖書、資料、合同等文檔的管理職責(zé)9提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進(jìn)工作職責(zé)2積極落實(shí)上級要求的各項(xiàng)任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)職責(zé)10對于其他部門不符合行政事務(wù)管理規(guī)定的行為進(jìn)行監(jiān)督、檢查職責(zé)11協(xié)助其他部門作好會議、接待工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作三、行政辦公秘書崗位職責(zé)職責(zé)1協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)內(nèi)各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達(dá)工作職責(zé)3負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作職責(zé)4妥善管理傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備職責(zé)5嚴(yán)守公司機(jī)密，妥善保管各類文件職責(zé)6及時完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的文件打印、復(fù)印工作職責(zé)7起草會議文件，及時完成會議記錄、紀(jì)要工作。職責(zé)8按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，出席某些會議職責(zé)9陪同公司領(lǐng)導(dǎo)出席重要商務(wù)接待及對外聯(lián)絡(luò)工作職責(zé)10協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草各項(xiàng)規(guī)章制度職責(zé)11按照上級領(lǐng)導(dǎo)安排，協(xié)助其他部門一起組織企業(yè)重大活動職責(zé)2負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的管理及變更登記工作職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作四、辦公用品訂購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間訂購原因：部門主管審批意見： 行政部門審批意見： 簽字： 年 月 日如果金額超過審批權(quán)限請行政總監(jiān)簽批意見： 簽字： 年 月 日五、辦公用品臺賬 項(xiàng) 目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備 注編制：行政部 填寫人（簽字）：六、報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價出廠時間使用時間報廢類型報廢原因以上物品本部門申請報廢處理意見： 部門主管（簽字）辦公事務(wù)專員同意報廢處理 不同意報廢處理 辦公事務(wù)專員（簽字）：辦公事務(wù)主管同意報廢處理 不同意報廢處理 辦公事務(wù)主管（簽字）：七、辦公用品領(lǐng)用表 年 月 日部門領(lǐng)用人核發(fā)序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人： 主管： 保管員：八、辦公設(shè)備登記表 年 月 日設(shè)備名稱編號廠名或品牌出廠時間購買時間使用年限規(guī)格顏色附屬設(shè)備價格存放地點(diǎn)環(huán)境要求主要用途簡介：管理部門負(fù)責(zé)人使用部門責(zé)任人九、辦公文書會簽單1文件會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年 月 日時限普通件急件特急件密級普通秘密機(jī)密絕密標(biāo)題會簽順序單位收文時間發(fā)文時間會簽人（簽字）1月日時月日時2月日時月日時3月日時月日時備注注：會簽文件附在會簽單后。對外行文單編號：日 期擬稿人職務(wù)、姓名行文字號行文標(biāo)題內(nèi)容簡介經(jīng)濟(jì)審核人法律審核人行政部經(jīng)理總 經(jīng) 理備 注發(fā)文目錄表文件號文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號明細(xì)帳頁備注十、印章使用登記表印章使用審批表編號用章部門蓋章時間公章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱備注：用章人（簽章）批準(zhǔn)人（簽章）注：請?jiān)趥渥谥泻喴f明蓋章用途。印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號公章類別蓋章次數(shù)使用人批準(zhǔn)人備注十一、文書檔案借閱審批表編號文書檔案名稱密級起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因： 借閱人（簽字）： 年 月 日行政部意見： 主管（簽字）： 年 月 日批準(zhǔn)人意見： 批準(zhǔn)人（簽字）： 年 月 日十二、辦公用品管理流程辦公用品購買流程確定購買計劃挑選物品驗(yàn)收物品購貨發(fā)票提貨辦公用品入庫開始結(jié)束供應(yīng)商行政部辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門行政部結(jié)束信息存檔審核審核按清單發(fā)放否是開始填寫領(lǐng)用單否是十三、辦公設(shè)備購買流程采購人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門辦公設(shè)備購買審批流程審核 核審核審核采購程序是否開始購買申請單結(jié)束辦公設(shè)備詢價流程行政總監(jiān) 否 是搜尋價格信息整理成價格報告可行辦公用品比價流程行政部開始結(jié)束辦公設(shè)備比價流程否篩選供貨商分別與商家洽談確定候選商家辦公用品采購流程審核是開始結(jié)束行政部行政總監(jiān)辦公設(shè)備采購流程否采購部行政部相關(guān)部門行政總監(jiān)收集價格資料編寫詢價報告審批審批洽談價格購買設(shè)備辦理入庫領(lǐng)用設(shè)備審批是開始結(jié)束是資料存檔十四、文書檔案管理流程發(fā)文管理流程相關(guān)部門行政部有關(guān)部門行政總監(jiān)是草擬文本開始結(jié)束審核審核會簽否會簽審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否2收文管理流程秘書回復(fù)具體辦理行政主管審核領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)行政部相關(guān)部門是否是否開始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔3檔案歸檔流程準(zhǔn)備資料是否合格資料匯總分類歸檔上架重新整理相關(guān)部門行政部是否搜集資料開始結(jié)束4檔案借閱歸還流程否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門審核審核審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開始結(jié)束借閱申請單否是否辦理注銷5檔案銷毀流程是否提出銷毀檔案申請審批銷毀開始審批結(jié)束相關(guān)部門行政部行政總監(jiān)信息存檔十五、往來信件管理流程否外部單位秘書部門主管分類整理請示主管主管意見回復(fù)擬稿核對封裝寄回原單位直接回復(fù) 是否是開始來信結(jié)束十六、公司印章管理流程相關(guān)部門行政總監(jiān)行政部印章制刻申請流程主管審核審核審核公安部門批文制刻印章啟用印章否是制刻申請開始結(jié)束是否2印章使用流程相關(guān)部門行政部行政總監(jiān)審核公司章審核審核請示否加蓋印章用印登記加蓋部門章用印登記否是用章申請開始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔十七、公司證照管理流程移交人行政部使用部門開始移交登記、保管申請使用使用流程是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是第四章 行政人事管理一、行政主管崗位職責(zé)職責(zé)1編制公司行政管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé)3組織辦公行政用品的購買、登記、發(fā)放與管理職責(zé)4組織做好公司的來賓接待或相關(guān)外聯(lián)工作職責(zé)5與公司內(nèi)部各部門進(jìn)行良好的溝通與協(xié)調(diào)，處理好各部門之間關(guān)系，確保公司各項(xiàng)運(yùn)作正常開展職責(zé)6負(fù)責(zé)公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用職責(zé)7組織人員對公司行政車輛進(jìn)行日常的維護(hù)與駕駛員的日常管理職責(zé)8組織搜集并整理公司內(nèi)部信息，及時組織編寫公司大事記職責(zé)9組織協(xié)調(diào)公司的后勤工作，包括辦公環(huán)境、員工食堂、員工宿舍等職責(zé)2負(fù)責(zé)行政預(yù)算、費(fèi)用管理與統(tǒng)計職責(zé)10根據(jù)公司績效管理政策，對本部門人員進(jìn)行績效考評二、行政人事管理專員職責(zé)職責(zé)1負(fù)責(zé)辦公用品的登記、采購、發(fā)放管理職責(zé)3協(xié)助行政主管嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶氊?zé)4協(xié)助行政主管嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶氊?zé)5各部門的考勤工作管理，并對各部門的考勤情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計職責(zé)6收集匯總員工提及地涉及人事行政和人力資源工作的問題、意見和建議并及時向相關(guān)部門反饋職責(zé)7車輛的使用管理與日常維護(hù)與保養(yǎng)職責(zé)8負(fù)責(zé)員工人事資料的建立、維護(hù)和及時更新職責(zé)2負(fù)責(zé)文件、報刊、雜志等的收發(fā)管理三、費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)單位：元 職別費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理副總經(jīng)理各部門經(jīng)理及主管一般員工交通費(fèi)實(shí)報實(shí)報軟臥實(shí)報或者飛機(jī)票價的%硬臥實(shí)報每日住宿費(fèi)實(shí)報實(shí)報1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)每日餐費(fèi)早 餐實(shí)報實(shí)報1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)午餐、晚餐實(shí)報實(shí)報1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)1經(jīng)濟(jì)特區(qū)元以內(nèi)2一般地區(qū)元以內(nèi)每日雜費(fèi)實(shí)報實(shí)報元以內(nèi)元以內(nèi)業(yè)務(wù)必要的開支實(shí)報實(shí)報實(shí)報實(shí)報四、員工考勤登記表 填表日期：姓名所屬部門月 日月 日月 日 月 日月 日星期一星期二星期三星期四星期五上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間上班時間下班時間五、年度考勤匯總表姓名所屬部門出勤天數(shù)應(yīng)出勤天數(shù)請假（天數(shù)）遲到、早退備注事假病假婚假產(chǎn)假其他遲到累計時間早退累計時間六、員工請假申請單姓名所屬部門填表日期請假類別事假 病假 婚假 產(chǎn)假 喪假 其他（請注明）請假事由請假時間 年 月 日 年 月 日部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見七、員工加班申請表姓名所屬部門填表日期加班時段工作日加班 周末假日加班 法定節(jié)日加班預(yù)定加班時間 年 月 日 時 分 年 月 日 時 分加班事由加班工作內(nèi)容加班地點(diǎn)部門審批人力資源部審批總經(jīng)理審批八、員工出差申請表姓名所屬部門職務(wù)出差事由出差時間出差地點(diǎn)出差期間工作安排出差辦理事項(xiàng)簡述出差費(fèi)用預(yù)算列明細(xì)部門意見人力資源部意見總經(jīng)理意見九、差旅費(fèi)報銷清單姓名職務(wù)所屬部門出差時間出差時間累計費(fèi)用項(xiàng)目金額（單位：元）交通費(fèi)餐費(fèi)住宿費(fèi)通訊費(fèi)業(yè)務(wù)支出其他合計十、公司會議記錄表1公司會議記錄表 一時間地點(diǎn)主持人填寫日期會議名稱會議組織部門會議內(nèi)容概要參會人員缺席人員會議發(fā)言記錄會議成果記錄人2公司會議記錄表二會議名稱會議召開時間地點(diǎn)會議主持人會議記錄人參會人員缺席人員人員統(tǒng)計1應(yīng)到人、實(shí)到人2缺席人員情況說明會議內(nèi)容1公司相關(guān)信息通知2工作總結(jié)與評估部門主要內(nèi)容發(fā)言人3會議討論或決議的事項(xiàng)（1）討論的內(nèi)容（2）決策的事項(xiàng)會議形成的決議十一、提案管理記錄表提案編號提案人所屬部門提案類別技術(shù)工藝 設(shè)備 行政人事 其他（請注明）提案事項(xiàng)審核結(jié)果試用 可以考慮 不佳實(shí)施結(jié)果獎勵情況十二、員工提案評定表提案人所屬部門提案日期評定日期提案名稱及內(nèi)容概要提案評定評定標(biāo)準(zhǔn)評審意見評分經(jīng)濟(jì)效益應(yīng)用范圍成本收益分析其他審核小組綜合意見總經(jīng)理意見十三、員工獎懲記錄表姓名所屬部門獎懲事項(xiàng)描述獎勵懲處表揚(yáng)獎金記功其他警告罰款記過其他十四、員工違紀(jì)處理表姓名所在崗位所屬部門入職時間主要違紀(jì)事實(shí)所在部門意見及處理辦法部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日 期： 年 月 日 人力資源部門意見部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日 期： 年 月 日相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見部門領(lǐng)導(dǎo)簽字：日 期： 年 月 日十五、會議管理流程開始與會各單位召開會議部門行政部提出會議召開申請結(jié)束會議準(zhǔn)備會議通知接受接受邀請會議服務(wù)按時參會按時參會形成會議決議和文件會后管理十六、出差管理流程編制出差管理制度審批執(zhí)行填寫員工出差單辦理手續(xù)出差提供相關(guān)報銷憑證檢查核對簽字批準(zhǔn)付款收款備案填寫出差報告書簽字檢查辦理手續(xù)檢查存檔結(jié)束開始行政部公司高層財務(wù)部出差人員所在部門出差人員工作交接審批審批審批審批審批十七、提案管理流程各職能部門行政部制定提案管理制度員工提案 信息收集提供信息提案匯總、審核審核提案實(shí)施獎勵提案人提案實(shí)施效果評估結(jié)束開始監(jiān)督執(zhí)行公司高層十八、會議工作評估表評估內(nèi)容評估意見會議準(zhǔn)備1時間安排的合理性2會場布置（1）燈光效果（2）音響效果（3）座次安排3邀請函的制作會議進(jìn)行1準(zhǔn)時開會2議題明確3會議氣氛議題明4后勤服務(wù)供應(yīng)（1）茶水、飲料供應(yīng)（2）人員就餐安排（3）休息室的安排（4）住宿安排5臨時突發(fā)性狀況的處理會后工作1會議決策擬草的及時性2會議決策的執(zhí)行3費(fèi)用開支4其他第五章 安全保密管理一、安全主管崗位職責(zé)職責(zé)1安排值班，保障公司財產(chǎn)物資安全職責(zé)3進(jìn)行信息保密管理，防止公司重要信息的泄漏職責(zé)4進(jìn)行公司信息系統(tǒng)維護(hù)和管理，保證資源內(nèi)部共享和安全職責(zé)5進(jìn)行公司治安制度設(shè)計，保障公司內(nèi)部安全職責(zé)6進(jìn)行消防管理，避免重大火災(zāi)事故的發(fā)生職責(zé)2進(jìn)行員工出入管理，保障員工安全二、安全專員崗位職責(zé) 職責(zé)1 具體安排公司值班人員和年度值班排班計劃職責(zé)3對公司的重要信息進(jìn)行專門管理職責(zé)4維護(hù)公司信息系統(tǒng)，保證公司信息安全職責(zé)5 處理公司內(nèi)部的治安事件職責(zé)6隨時進(jìn)行消防檢查，保障消防安全職責(zé)2制定人員出入管理規(guī)定，保障員工工作時間內(nèi)的人身安全三、電梯設(shè)備巡視記錄表巡 視 時 間備 注電 梯 編 號序號運(yùn)行監(jiān)控項(xiàng)目1機(jī)房溫度、濕度2曳引電動機(jī)溫度、潤滑油、緊固情況3減速箱油位油色、連軸器緊固情況4限速器、機(jī)械選層器運(yùn)行情況5控制柜的繼電器工作情況6制動器7變壓器、電抗器、電阻器8對講機(jī)、警鈴、應(yīng)急燈9轎箱內(nèi)照明、風(fēng)扇10廳外轎內(nèi)指層燈及指令按鈕11廳門及轎門踏板清潔12開關(guān)門有無異常13井道底坑情況14各種標(biāo)示物及救援工具情況15電梯運(yùn)行舒適感電梯值班員：負(fù)責(zé)人：四、電梯維修保養(yǎng)記錄1電梯月維修保養(yǎng)記錄維修保養(yǎng)項(xiàng)目清理檢查調(diào)查記錄不良情況部分記錄及處理結(jié)果機(jī)房1曳引輪清潔2限速器及電器接點(diǎn)檢查3制動閘瓦磨損檢查4選層器詳查5控制柜各機(jī)電接點(diǎn)清潔，各接觸器、繼電器電阻機(jī)身及井道1干電池、蓄電池檢查2內(nèi)外門耦合檢查、清掃、注油3內(nèi)外吊門輪、限位輪，外門關(guān)閉器，路軌檢查清掃4內(nèi)外門閘鎖及門聯(lián)鎖開關(guān)內(nèi)部及接點(diǎn)清潔5門聯(lián)鎖接線檢查6接合板裝置7各種開關(guān)接點(diǎn)檢查8鋼帶清掃，抹油，鋼帶開關(guān)檢查9限速鋼絲抹試10井底各設(shè)備檢查，清掃，抹油維修保養(yǎng)人驗(yàn)證人2電梯季維修保養(yǎng)記錄維修保養(yǎng)項(xiàng)目清理檢查調(diào)查記錄不良情況部分記錄及處理結(jié)果機(jī)房1電動機(jī)冷卻風(fēng)扇注油2電源總開關(guān)3控制盤、訊號盤清掃，緊引線螺絲機(jī)身及井道1門機(jī)各裝置箱內(nèi)部檢查2門電機(jī)、電阻箱、接點(diǎn)盒內(nèi)部檢查3門機(jī)械牙箱、連桿、鏈條、皮帶檢查4加軌裝置與路軌間隙檢查5檢查主鋼絲的磨損、清潔、張力平衡6轎廂風(fēng)扇檢查及清潔7底坑緩沖器油量檢查及清潔維修保養(yǎng)人驗(yàn)證人3電梯年維修保養(yǎng)記錄維修保養(yǎng)項(xiàng)目清理檢查調(diào)查記錄不良情況部分記錄及處理結(jié)果機(jī)房1減速箱換油2各種潤滑油更換3電動機(jī)定子、轉(zhuǎn)子氣隙測量4曳引輪槽磨損情況檢查5制動器解體大修及線圈電流測定機(jī)身及井道1選層器牙箱換油2安全系統(tǒng)及限速器動作試驗(yàn)3安全器及夾軌拆卸、清洗4曳引機(jī)、行車速度、平衡裝置檢測5制動盤各接線螺絲固定6門電機(jī)牙箱、潤滑油更換7中途箱，轎底接線箱螺絲緊固8主纜、保險纜加纜油9井道內(nèi)各路軌、各腰刀等牢固10井底油壓緩沖器清洗換油，有效動作確定11井道內(nèi)及井底大掃除12勞動局電梯年檢維修保養(yǎng)人驗(yàn)證人五、值班登記日志表部 門職 稱姓 名時 間巡 查時 間檢 查 及 處 理 事 項(xiàng)加 班部 門人 數(shù)工 作 內(nèi) 容時 間電 話訪 客貨物進(jìn)出收 發(fā)備 注六、保安執(zhí)勤日志表年 月 日廠長總務(wù)室主任保安隊(duì)長次數(shù)1234567報告事項(xiàng)責(zé)任簽名巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤巡邏內(nèi)勤打卡時間安全聯(lián)絡(luò)12345異常報告七、外出員工登記表年 月 日所屬部門姓名入廠時間出廠時間事由備注登記者八、來賓出入登記表訪問時間：