辦公室行政事務管理制度

辦公室行政事務管理制度 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司行政事務管理行為 理順內部關系 提高辦事效率 特制定本規(guī)定 本制度匯編了公司內部的行政事務類管理辦法 以加強行政管理的有效性 并在 公司內部形成辦事有程序 工作有標準 事事有人管 人人有專責的局面 第二條 辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調 加強對各項工作的督促和檢查 溝通內外聯(lián)系 保證上情下達和下情上報 逐步建立并完善各項規(guī)章制度 促進 公司各項工作的規(guī)范化管理 第三條 辦公室應加強對外聯(lián)絡 拓展公關業(yè)務 促進公司與社會各界的廣泛合作和友好 往來 樹立良好的企業(yè)形象 第四條 本制度所指行政事務管理內容是辦公室檔案管理 印信管理 圖書資料管理 辦 公室設備管理 辦公用品管理制度 辦公室日常涉外公務及禮儀管理制度 辦公 環(huán)境衛(wèi)生 辦公紀律管理 保密規(guī)定等 第二章 辦公室檔案管理辦法 第五條 檔案管理范圍 1 公司文件檔案 包括公司資質 方針政策 決定 年度計劃等與公司整體發(fā)展 相關的有長期保存價值的文件及資料 2 人事檔案 勞動合同 員工檔案 社保資料 考勤記錄等 3 行政檔案 辦公物資 設備 一般易耗品的購買 使用記錄等相關檔案 例會 記錄等 4 項目檔案 項目資料 項目會議記錄等具有參考價值的文件資料 5 銷售檔案 合同 協(xié)議 對外宣傳資料等 第六條 公司的檔案介質可以為紙質檔案和電子檔案 由公司辦公室負責管理 第七條 管理職責 保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整 安全保密和使用方便 第八條 資料的收集與整理 1 公司的歸檔資料實行 季度更新 年度歸檔 規(guī)則 項目歸檔 根據(jù)項目進行進度 情況分階段歸入項目檔案 2 在歸檔期 辦公室分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料 3 原始資料應進行編號 登記 同時更新上次的歸檔目錄 各主管部門經(jīng)理應積 極配合與支持 4 凡應該及時歸檔的資料 辦公室按其種類 密級負責及時歸檔 第九條 檔案的借閱 1 總經(jīng)理 總監(jiān) 辦公室主任借閱非密級檔案可直接辦理借閱手續(xù) 2 因工作需要 公司的其他人員需借閱非密級檔案時 由借閱本人填寫 借閱檔 案申請表 部門經(jīng)理審批 辦公室主任核批后方可借閱 3 公司檔案密級分為機密與普通兩個級別 機密級檔案經(jīng)總監(jiān)級批準后方可借閱 但借閱時間不得超過 2 個工作日 普通檔案由部門經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手 續(xù) 借閱時間最長為一周 4 檔案借閱者必須做到 愛護檔案 保持整潔 嚴禁涂改 注意安全保密 嚴禁 擅自翻印 抄錄 轉借 遺失 第十條 檔案的銷毀 1 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料 2 公司檔案 項目檔案 銷售檔案 員工人事檔案為長期保存檔案 非長期保存 檔案保存期為兩年 3 當某些檔案到了銷毀期時 由檔案管理員填寫 公司檔案資料銷毀審批表 交 辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行 4 經(jīng)批準銷毀的公司檔案 辦公室工作人員須認真核對 將批準的 公司檔案資 料銷毀審批表 和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔 登記表永久保存 5 在銷毀公司檔案資料時 必須由總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀 第三章 辦公室印信管理辦法 第十一條 印章是公司經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具 印章的管理 關系到公 司正常的經(jīng)營管理活動的開展 為防止不必要事件的發(fā)生 維護公司的利益 制定本辦法 第十二條 公司的印章由總監(jiān)級人員保存 發(fā)放 回收印章 監(jiān)督印章地保管和使用 第十三條 公司印鑒一律由總經(jīng)理批準后方可用印 印章應在辦公室內使用并由專管人員親 自用印 力求做到印跡清晰 規(guī)范 第十四條 建立 用印登記簿 對印章使用情況進行登記備查 對各類介紹信存根 要妥 善保管 第十五條 公司一般不允許開具空白介紹信 證明如因工作需要或特殊情況需要 必須經(jīng)總 經(jīng)理批示后方可開出 持空白介紹信外出工作回來必須匯報情況 未使用必須交回 第十六條 辦公設備包括 辦公用計算機 復印機 空調 辦公家具 照相機等單位價值較 高的實物資產(chǎn) 第十七條 辦公設備的采購 1 辦公設備的采購要本著節(jié)約 合理 適用的原則 采購大中型設備器具 大 宗基建材料等 必須有兩人參加洽談 貨比三家 務求價廉質優(yōu) 經(jīng)辦人在業(yè)務 交往中嚴禁收受回扣 紅包及高額貴重饋贈 不得受賄 不得索取錢物 2 各部門根據(jù)實際需要申請購買辦公設備 單位價值 1000 元以上的需經(jīng)總經(jīng) 理批準 單位價值在 1000 元以下的由部門經(jīng)理批準 辦公室審核 原則上由辦 公室安排購買 或經(jīng)辦公室同意由申購部門自行購買 第十八條 辦公設備的發(fā)放 領用與保管 1 辦公設備 如計算機等 由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放 領用人簽字領用 并負責 保證辦公設備的外觀整潔 功能完好 2 辦公設備必須詳細備案紀錄 登記造冊 由辦公室統(tǒng)一保管 第十九條 辦公設備與用品的借用 1 凡借用公司辦公設備 器材 需填寫設備借用單 并由部門經(jīng)理簽字認可 2 借用辦公設備時限最長為 1 周 超時未還的 辦公室有責任督促歸還 第二十條 辦公設備的歸還 1 短期借用的辦公設備 如照相機 硬盤等 在使用完后應及時歸還辦公室 辦公室應檢查辦公設備使用狀態(tài)良好后辦理歸還手續(xù) 2 個人領用及長期借用的辦公設備需在該員工離崗或調崗時歸還辦公室 由辦 公室檢查設備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù) 3 領用或借用設備發(fā)生損壞或遺失的 視具體情況照價或折價賠償 第二十一條 公共辦公設備管理 1 公共辦公室設備是指公司空調 飲水機 微波爐 冰箱 沙發(fā)等由辦公室負 責管理 辦公室應保證設備的安全 完整 整潔 衛(wèi)生 2 使用人在使用公司公共設備時注意合理 安全使用 并愛護公共設備 公司 空調的開關 溫度設置等由辦公室根據(jù)需要進行操作 員工不得隨意調節(jié) 3 公司復印機 打印機 投影儀等由辦公室管理 由網(wǎng)支組負責配合具體保養(yǎng) 與維護 4 公共辦公設備如有故障或缺少相關配件 員工不得隨意自行拆裝修理 應由 辦公室及時聯(lián)系安排維修或更新事宜 第五章 辦公用品管理辦法 第二十二條 公司辦公用品是指單位價值在 100 元以內的低值易耗品 包括辦公文具 衛(wèi) 生用品等 第二十三條 辦公用品的采購 1 辦公用品的采購應本著節(jié)約 合理 適用的原則 由辦公室根據(jù)庫存情況 實際使用情況 統(tǒng)一進行采購 2 辦公用品采購由辦公室指定專人負責 并采取以下方式 1 定點 公司指定大型超市或指定的辦公用品專營店進行辦公用品采購 2 定量 動態(tài)調整 保證常備物資的庫存合理性 3 特殊物品 批量價值較高的物品 應選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較 擇優(yōu) 選用 第二十四條 辦公用品入庫應按照分類原則 及時登記入庫 第二十五條 辦公用品的領用 1 辦公用品領用應由領用人填寫 辦公用品領用登記表 辦公室負責核對發(fā) 放 2 辦公室有權根據(jù)辦公用品領用情況 控制員工的辦公用品領用總支出 第二十六條 辦公用品的月度統(tǒng)計 1 辦公室負責每月底對庫存辦公用品進行盤存 要求做到帳實相符 2 辦公室根據(jù)統(tǒng)計結果和庫存情況 對次月的辦公用品消耗進行預估 進行必 要的增補 第二十七條 辦公用品歸還 1 員工在離職時 應將部分可再用的辦公用品進行歸還 如考勤卡 文件架 文件夾 計算器等 2 員工領用的辦公用品不需再用 又不影響再次使用的 可以歸還至辦公室 由辦公室辦理相關手續(xù) 第六章 圖書資料管理辦法 第二十八條 圖書資料的分類 1 公司圖書資料根據(jù)用途劃分為項目圖書資料和一般性圖書資料兩大類 2 項目圖書資料 指為配合公司業(yè)務項目開展需求所購進的相關圖書資料 3 一般性圖書資料 指為提高員工業(yè)務技能或為豐富員工文化生活所購進的相 關圖書資料 第二十九條 圖書資料的采購 1 公司圖書資料的采購分為公司統(tǒng)一采購和員工根據(jù)業(yè)務開展需求采購兩種方 式 2 員工根據(jù)業(yè)務開展需求需采購圖書的 須填寫 采購申請表 并報辦公室 審核 部門經(jīng)理審批后方可進行采購 采購人憑正規(guī)購書發(fā)票及時辦理相關入庫 手續(xù)及財務報銷手續(xù) 未按規(guī)定辦理相關采購申請或無法提供有效發(fā)票作為采購 憑證的 所發(fā)生的相關費用均由采購人個人承擔 第三十條 圖書資料的保管 1 公司圖書資料統(tǒng)一由辦公室保管 2 公司圖書資料購進后應及時交由辦公室辦理入庫手續(xù) 辦公室在辦理完入庫 手續(xù)后應及時參照 公司圖書資料編號規(guī)則 進行統(tǒng)一編號 并及時更新和公布 公司圖書資料一覽表 以便員工按需進行借閱 3 辦公室應定期歸集公司現(xiàn)存圖書資料 對圖書資料的封面進行維護 確保圖 書資料的完好 并及時根據(jù)圖書資料的完好程度配合公司業(yè)務發(fā)展需求確定補充 方案 第三十一條 圖書資料的借閱 1 員工可根據(jù)需求對公司圖書資料進行借閱 2 公司圖書資料借閱的最長期限為一個月 員工借閱完圖書資料后 應在約定 時限內及時歸還公司 并確保所借閱圖書資料完好無損 如在約定時限內不能及 時歸還的 應及時辦理續(xù)借手續(xù) 所借閱的圖書資料在歸還時如發(fā)現(xiàn)缺損或遺失 應按價賠償 3 員工借閱公司一般性圖書資料時 在填寫完整 公司圖書資料借閱登記表 后至辦公室進行借閱 如因工作需要需借閱項目資料的 還需報部門經(jīng)理審批后 方可進行借閱 4 公司項目圖書資料屬于公司重要資料 如有遺失或毀損 借閱人除照價賠償 外 公司將視其情節(jié)輕重 給予相應的行政處罰 第七章 辦公環(huán)境 辦公紀律管理辦法 第三十二條 辦公環(huán)境管理 1 每個員工都有責任維護辦公環(huán)境 下班前將所有文件存檔 保證桌面整潔 保管好保密性文件 及時處理廢紙 2 辦公室內禁止吸煙 3 員工應愛護公共設施 注意公共衛(wèi)生 第三十三條 辦公室安全 1 不得將易燃 易爆品帶入辦公室 2 不得亂動人工警報器及其它滅火器材 3 員工需注意用電用水安全 第三十四條 辦公秩序 1 遵守勞動紀律 不得遲到 早退 曠工 2 每天最后離開公司的人員應在離開辦公室時將門窗鎖好并切斷電源 3 不要將私人訪客帶入辦公室 4 離開辦公室前 將貴重物品 文件檔案柜和抽屜鎖好 5 不得在辦公室內打鬧 嬉戲 大聲喧嘩 第三十五條 電話管理 1 公司的電話主要作為方便與外界溝通 開展業(yè)務之用 員工不得使用公司電 話服務于私人用途 2 員工接聽電話應使用普通話及禮貌規(guī)范用語 接聽電話統(tǒng)一首語 您好 員 工接聽電話應對重要電話做好記錄 記錄對方名稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話及事由 并迅速傳達相關人員 3 與客戶或公司領導及同事聯(lián)絡時 先問候對方 并自報某部門某人 簡明扼 要的告之本次談話目的和要點 結束時禮貌道別 等對方放下電話后 自己再放 電話 第八章 員工禮儀 第三十六條 儀表 1 員工頭發(fā)要保持整潔 自然 指甲不能太長 并保持指甲清潔 應注意修剪 2 員工應保持身體清潔 特別是在夏季需經(jīng)常洗澡 不要讓身體發(fā)出異味而 影響他人工作和學習 3 員工著裝須大方得體 與工作的環(huán)境相適應 男性職員不得穿奇裝異服 襯 衣的領子不得有污穢 女性職員不穿過于暴露和性感的服裝 如遇正式場合或商 務拜會須著職業(yè)裝 4 員工夏季著裝嚴禁穿背心 穿拖鞋 第三十七條 工作中應注意的禮儀 1 上級交辦的事 立即去做 不得拖延 辦理結果需及時反饋 并且在工作流 程中主動向上級匯報進展情況 2 經(jīng)辦機密事項時 不漏口風與他人 不得與公司內外無關之人談論本公司 機密 3 承辦其它部門主管交辦的事情前 必須先報告自己的部門主管 承辦公司 領導交辦的事情 辦理的同時通告自己的部門主管 4 同事間未經(jīng)同意不得翻看對方的文件 資料等 遇緊急情況 經(jīng)上級主管 同意可以查找 5 關心并積極參與公司的集體活動 不得無故缺席 第三十八條 公務接待禮儀 1 公務接待反映的不僅是接待個人的綜合素質 也會反映公司整體風貌 所以 公務接待應遵循熱情 尊重 平等 適度的原則進行 2 接待客戶需注意著裝 儀容 舉止 常用禮節(jié)等 3 對于臨時來訪的人員 需做到文明 禮貌待客 主動 友善地和來訪者打招 呼 問候 耐心應答 不厭其煩 在來訪者離開時 主動與其道別 第九章 會議管理規(guī)定 第三十九條 公司 各部門根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營管理的需要確定相應的會議 會議定期 定時 定人召開 第四十條 公司總經(jīng)理例會 根據(jù)總經(jīng)理會議需求安排 會議由辦公室負責記錄 會后及 時整理形成會議紀要 會議紀要應編號 及時 規(guī)范 分發(fā)至相關部門 第 四十一條 開發(fā)部門項目例會 每周五由部門經(jīng)理組織 對本周開發(fā)任務進行 總結匯報 對下周工作任務進行安排 第四十二條 與會者必須對會議內容貫徹執(zhí)行 做到有布置 有落實 有檢查 第四十三條 會議不得無故缺席 遲到 第十章 保密制度 第四十四條 員工有責任嚴格遵守公司保密條例 第四十五條 全體員工都應保護公司機密信息 文件及軟件 并有義務不向任何第三方或未 經(jīng)授權的個人傳遞 透露 轉交 使用 出售 轉售 租借或以任何形式使用 相關保密資料 并確保所有能夠接觸到屬于公司財產(chǎn)的機密信息 文件和軟件 的相關人員同樣遵守此條例 第四十六條 機密信息包括 書面或口頭信息 資料 手冊 方法 設想 合同與協(xié)議文本 等不為公眾所知的信息 文件包括 備忘錄 筆記 信函 計劃 磁帶等 軟 件指機器內的任何程序包括 可讀密碼 數(shù)據(jù) 操作指令等 第四十七條 發(fā)現(xiàn)其他員工有泄密行為或非本公司人員有竊取機密行為和動機時 應及時制 止并向行政上級匯報 第四十八條 其他保密內容參照勞動合同附件 保密競業(yè)限制協(xié)議 第十一章 附責 本制度自總經(jīng)理簽發(fā)之日起執(zhí)行