現(xiàn)代醫(yī)學(xué)創(chuàng)新研討會方案.ppt

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1、公司介紹部分,公司簡介,北京艾維時代會展服務(wù)有限公司的前身為北京巨力會展服務(wù)有限公司與北京世紀(jì)天曉會展有限公司，分別成立于1998年和2000年。在會展業(yè)的高速發(fā)展機遇的帶動下，為了進一步整合資源、提高服務(wù)的專業(yè)化與系統(tǒng)化，繼而合并了以上兩個公司，成立了以會議及活動組織與實施服務(wù)為主營業(yè)務(wù)、以展覽展示設(shè)計、制作為輔營業(yè)務(wù)的北京艾維時代會展服務(wù)有限公司。 公司成立以后，以“誠摯服務(wù)、協(xié)作共贏”的服務(wù)理念與高度專業(yè)的執(zhí)業(yè)精神，取得了良好的經(jīng)營業(yè)績，并被北京東方君悅酒店（Grand Hyatt）指定為惟一簽約服務(wù)商，成功組織并實施了“華夏長城葡萄酒業(yè)集團葡園A區(qū)新品發(fā)布會”、“美國英科現(xiàn)代電腦技術(shù)

2、與產(chǎn)品現(xiàn)場演示會”、“第四屆華裔骨科學(xué)會學(xué)術(shù)大會”、“國家開發(fā)銀行-北京城市規(guī)劃研討會”、“?？松梨?005年經(jīng)銷商大會”、“長江商學(xué)院系列開學(xué)典禮”、“可口可樂果粒橙發(fā)布會及誓師大會”等高規(guī)格會議及商務(wù)活動。并長期為耐克體育用品中國有限公司、可口可樂中國有限公司、資生堂化妝品中國有限公司及香港華裔骨科學(xué)會、中國國際經(jīng)濟交流中心等公司與團體提供服務(wù)。 我們始終秉承務(wù)實、誠信的服務(wù)本質(zhì)、不以利益為最終導(dǎo)向，權(quán)衡公司收益與客戶利益的平衡，提供高性價比的服務(wù)產(chǎn)品。,,實施方案部分,合作方式：,一、分帳管理、各司其責(zé),這也是我們通常熟知且運用的一種合作方式：組委會負責(zé)嘉賓邀請、稿件統(tǒng)籌、企業(yè)招商、

3、資金管理等工作，會務(wù)公司負責(zé)場地安排、來賓接待、食宿安排、會務(wù)管理、場務(wù)協(xié)調(diào)、設(shè)計印刷、會場裝飾、器材租賃等實施性工作，收取實際支出成本及與成本相關(guān)的服務(wù)費用。 優(yōu)點：組委會可完全掌握控制會務(wù)資金，減少中間環(huán)節(jié)的損耗，充分發(fā)揮與利用各自的資源優(yōu)勢，責(zé)任分明。 缺點：需要配備相應(yīng)的財務(wù)管理人員與相應(yīng)的組織聯(lián)絡(luò)人員，需建立合理的申報審批制度。,合作方式：,二、集中操作、一步到位,整個會務(wù)交由一家公司處理，由合作會務(wù)公司成立針對此次會議的專門部門，集中就嘉賓邀請、稿件統(tǒng)籌、企業(yè)招商、資金管理、場地安排、來賓接待、食宿安排、會務(wù)管理、場務(wù)協(xié)調(diào)、設(shè)計印刷、會場裝飾、器材租賃等所有工作于會務(wù)公司操作。會務(wù)

4、公司收取除實際發(fā)生成本外剩余資金的分成。 優(yōu)點：極大地減輕了組委會工作量，只須負責(zé)管理與監(jiān)控即可； 缺點：不利于資金的掌控，增加了會務(wù)公司的運作成本，因會務(wù)對于行業(yè)的不了解而容易導(dǎo)致信息與資源的失真與流失，而招商也一般不是會務(wù)服務(wù)公司的強項。,合作方式：,三、第二合作商的解決方案,由于會務(wù)組織是一項極為繁瑣復(fù)雜的工作，有連續(xù)性、協(xié)作性及緊密性等特點，每一大項的服務(wù)盡量由一家公司承擔(dān)，如兼顧各種關(guān)系而必須采取兩家合作商進行服務(wù)，建議以下方式進行分工，既合理地利用了資源，又避免了服務(wù)的沖突與責(zé)任分工的不明確： 1、服務(wù)較為全面周到的公司負責(zé)整個會議的組織協(xié)調(diào)及相關(guān)設(shè)施的制作實施工作（包括標(biāo)準(zhǔn)展位的

5、搭建與安排）； 2、服務(wù)次之的公司由組委會指定為參展企業(yè)特裝展位搭建商，建議特裝展位的參展商由此公司提供展覽的設(shè)計及搭建工作，但此公司必須服從第一家全案實施公司的協(xié)調(diào)與安排。,會務(wù)管理與實施：,一、簡單操作流程,,確定提案,,合同簽訂,,CHECK LIST 制訂,,項目運作,,場務(wù)協(xié)調(diào),,會務(wù)管理,,后期考評,會務(wù)管理與實施：,二、場地的選擇與劃分,這是會議首要解決的問題，只有選定了場地，發(fā)函、招商等后續(xù)性的工作才能進行，對于場地的預(yù)訂須從以下兩個方面實施： 1、場地選擇：四星級以上的商務(wù)型酒店。除了滿足場地的容納性，還須考慮與會期間展覽活動、衛(wèi)星會議及餐飲、住宿的安排，最好周邊有層次稍低的

6、酒店，以滿足不同層次來賓的住宿要求。 2、場地劃分：滿足會議對各分場次的需求，會議廳外有足夠的場地容納參會企業(yè)展覽、來賓報到的需求。事先進行場地勘查，進行相應(yīng)的分區(qū)（如特裝區(qū)面積的劃分，容納企業(yè)數(shù)量；標(biāo)展區(qū)展位分配，容納企業(yè)數(shù)量、衛(wèi)星會場地及容納人數(shù)等）。 備選場地：天倫王朝飯店（五星）、國賓酒店（五星）、新世紀(jì) 飯店（五星）、京都信苑飯店（五星）。,會務(wù)管理與實施：,三、明確分工、聯(lián)絡(luò)接洽,雙方一旦確定合作關(guān)系后，須進一步進行細化方案的制訂與實施，其中，明確的分工與高效的聯(lián)絡(luò)接洽也是會議組織成功的關(guān)鍵所在。 1、CHECK LIST的制訂：制訂明確的責(zé)任分工與時間進度表； 2、實時確認：雙方

7、均按照時間進度表進行不同工作的完成與確認，均不得拖 延塞責(zé)； 3、專業(yè)溝通：利用現(xiàn)代化的高效辦公系統(tǒng)，進行以文字為主，其它聯(lián)絡(luò)手段 為輔的聯(lián)絡(luò)方式，避免信息的流失。,會務(wù)管理與實施：,四、設(shè)計制作,1、招商階段：信封、邀請函、會議宣傳品的設(shè)計及印刷； 2、實施階段：會刊、議程表、手提袋、入場證等印刷品的設(shè)計印刷； 指引系統(tǒng)（橫幅、指示牌、簽到背景板，議程背景板等）的 設(shè)計制作； 裝飾系統(tǒng)（掛幅、主題背景板、招貼等）的設(shè)計制作；,會務(wù)管理與實施：,五、AV系統(tǒng)及辦公設(shè)備的租賃與管理,一個完整的會議，需要從聽覺、視覺等多角度進行展示和傳

8、達。所以，燈光、視頻、擴聲設(shè)備的提供與租賃也是必不可少的部分，而且從設(shè)計之初就需要展示到方案中來，以使這些設(shè)施的配套與整個會場的布局緊密結(jié)合起來。 1、視頻系統(tǒng)：投影機、投影幕、等離子顯示器、筆記本電腦； 2、音頻系統(tǒng)：音響擴聲系統(tǒng)（音箱、MIC、調(diào)音臺以及周邊設(shè)施等）； 3、燈光系統(tǒng)：一般會議不需要特別的燈光系統(tǒng)，與酒店燈光協(xié)調(diào)即可； 4、公告系統(tǒng)：會議現(xiàn)場設(shè)置公告顯示系統(tǒng)，顯示臨時通知，演講人信息和發(fā)布公告、廣告等。 5、記錄系統(tǒng)：錄制現(xiàn)場資料，做好信息的保存工作； 6、辦公系統(tǒng)（打印機、復(fù)印機）租賃，臨時資料的制作； 7、信息中心的設(shè)置與管理。,會務(wù)管理與實施：,六、來賓接待及食宿安排,

9、一、機場配備接機人員； 二、在會場及住宿酒店設(shè)立此次會議的接待處； 三、同時設(shè)立會務(wù)咨詢處，簽到期間24小時進行咨詢服務(wù)； 四、組委會設(shè)立相應(yīng)的財務(wù)人員，做好財務(wù)的收訖及保管工作; 五、核發(fā)參會證及午餐券； 六、參會人員的統(tǒng)計確認與組織管理； 七、設(shè)立旅游咨詢招貼，方便來賓參會期間及會后的旅游服務(wù)與車輛租賃。,會務(wù)管理與實施：,七、現(xiàn)場管理,一、會議現(xiàn)場設(shè)施與參展商的進場安排（證件辦理、酒店協(xié)調(diào)、場地確認）； 二、各種設(shè)施的安裝與督導(dǎo)； 三、AV設(shè)備的調(diào)試、驗收與排演； 四、演講文件的備份、整理與調(diào)試; 五、臨時突發(fā)事件的協(xié)調(diào)與解決； 六、后勤保障的協(xié)調(diào)安排； 七、現(xiàn)場工作人員的職責(zé)分工與管理

10、。,會務(wù)管理與實施：,八、媒體邀請與管理（可選）,一、指定相關(guān)媒體的邀請； 二、撰稿； 三、到會媒體確認； 四、稿件發(fā)布統(tǒng)計與確認。,會務(wù)管理與實施：,八、其它輔助管理,一、會務(wù)申報及公安機關(guān)的備案； 二、現(xiàn)場展覽設(shè)施的防火檢查； 三、現(xiàn)場展覽設(shè)施安全性檢查，消防通道預(yù)留; 四、酒店設(shè)施的保護及檢驗； 五、與會人員的安全保障。,費用預(yù)算：,一、場地費用（以京都信苑酒店/國賓酒店為例，單位：人民幣),一、主會場：30000元/天*4天=120, 000元； 二、分會場；4000元/場/天*3場*4天=48, 000元; 三、走廊布展區(qū)域：20, 000元； 三、餐飲費用(僅作參考, 不計入總費用

11、): 80元/人/餐; 四、住宿費用(僅作參考, 不計入總費用): 500元/人/天; 會場費用合計: 188, 000元人民幣,費用預(yù)算：,二、設(shè)計、制作費 （單位:人民幣),一、設(shè)計費： 二、印刷資料: 三、會場裝飾搭建: 設(shè)計制作費用合計:,費用預(yù)算：,三、會場租賃設(shè)備費 （單位: 人民幣),一、視頻設(shè)備： 二、音響設(shè)備: 三、辦公設(shè)備： 四、其它設(shè)備： 設(shè)備租賃費用合計: 人民幣,費用預(yù)算：,四、其它相關(guān)費用 （單位: 人民幣),一、人員工時費用： 二、媒體費用； 三、交通費：

12、 四、通訊費： 五、不可預(yù)計費用: 以上費用合計: 元人民幣,費用預(yù)算：,五、管理服務(wù)費及總費用預(yù)計 （單位: 人民幣),一、管理服務(wù)費（所有實際發(fā)生費用總和的15%）：； 二、稅費(6%)； 總費用預(yù)計: 元人民幣 說明：此費用預(yù)算以大型國際型會議的模式為基礎(chǔ)，根據(jù)貴方提供的部分資料進行的初步估算與預(yù)計，具體操作可根據(jù)實際可控預(yù)算及實際規(guī)模 做相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整，非最終費用。,后期結(jié)算及效果評估：,一、軟件資料的的整理與提交; 二、影像資料的編輯與提交; 三、媒體剪報的收集與提交； 四、活動效果評估報告的撰寫與提交； 五、剩余費用的結(jié)算與清理。,愿我們合作愉快！,