現(xiàn)代醫(yī)學(xué)創(chuàng)新研討會(huì)方案.ppt

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1、公司介紹部分,公司簡(jiǎn)介,北京艾維時(shí)代會(huì)展服務(wù)有限公司的前身為北京巨力會(huì)展服務(wù)有限公司與北京世紀(jì)天曉會(huì)展有限公司，分別成立于1998年和2000年。在會(huì)展業(yè)的高速發(fā)展機(jī)遇的帶動(dòng)下，為了進(jìn)一步整合資源、提高服務(wù)的專業(yè)化與系統(tǒng)化，繼而合并了以上兩個(gè)公司，成立了以會(huì)議及活動(dòng)組織與實(shí)施服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)、以展覽展示設(shè)計(jì)、制作為輔營(yíng)業(yè)務(wù)的北京艾維時(shí)代會(huì)展服務(wù)有限公司。 公司成立以后，以“誠(chéng)摯服務(wù)、協(xié)作共贏”的服務(wù)理念與高度專業(yè)的執(zhí)業(yè)精神，取得了良好的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，并被北京東方君悅酒店（Grand Hyatt）指定為惟一簽約服務(wù)商，成功組織并實(shí)施了“華夏長(zhǎng)城葡萄酒業(yè)集團(tuán)葡園A區(qū)新品發(fā)布會(huì)”、“美國(guó)英科現(xiàn)代電腦技術(shù)

2、與產(chǎn)品現(xiàn)場(chǎng)演示會(huì)”、“第四屆華裔骨科學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)大會(huì)”、“國(guó)家開發(fā)銀行-北京城市規(guī)劃研討會(huì)”、“?？松梨?005年經(jīng)銷商大會(huì)”、“長(zhǎng)江商學(xué)院系列開學(xué)典禮”、“可口可樂(lè)果粒橙發(fā)布會(huì)及誓師大會(huì)”等高規(guī)格會(huì)議及商務(wù)活動(dòng)。并長(zhǎng)期為耐克體育用品中國(guó)有限公司、可口可樂(lè)中國(guó)有限公司、資生堂化妝品中國(guó)有限公司及香港華裔骨科學(xué)會(huì)、中國(guó)國(guó)際經(jīng)濟(jì)交流中心等公司與團(tuán)體提供服務(wù)。 我們始終秉承務(wù)實(shí)、誠(chéng)信的服務(wù)本質(zhì)、不以利益為最終導(dǎo)向，權(quán)衡公司收益與客戶利益的平衡，提供高性價(jià)比的服務(wù)產(chǎn)品。,,實(shí)施方案部分,合作方式：,一、分帳管理、各司其責(zé),這也是我們通常熟知且運(yùn)用的一種合作方式：組委會(huì)負(fù)責(zé)嘉賓邀請(qǐng)、稿件統(tǒng)籌、企業(yè)招商、

3、資金管理等工作，會(huì)務(wù)公司負(fù)責(zé)場(chǎng)地安排、來(lái)賓接待、食宿安排、會(huì)務(wù)管理、場(chǎng)務(wù)協(xié)調(diào)、設(shè)計(jì)印刷、會(huì)場(chǎng)裝飾、器材租賃等實(shí)施性工作，收取實(shí)際支出成本及與成本相關(guān)的服務(wù)費(fèi)用。 優(yōu)點(diǎn)：組委會(huì)可完全掌握控制會(huì)務(wù)資金，減少中間環(huán)節(jié)的損耗，充分發(fā)揮與利用各自的資源優(yōu)勢(shì)，責(zé)任分明。 缺點(diǎn)：需要配備相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理人員與相應(yīng)的組織聯(lián)絡(luò)人員，需建立合理的申報(bào)審批制度。,合作方式：,二、集中操作、一步到位,整個(gè)會(huì)務(wù)交由一家公司處理，由合作會(huì)務(wù)公司成立針對(duì)此次會(huì)議的專門部門，集中就嘉賓邀請(qǐng)、稿件統(tǒng)籌、企業(yè)招商、資金管理、場(chǎng)地安排、來(lái)賓接待、食宿安排、會(huì)務(wù)管理、場(chǎng)務(wù)協(xié)調(diào)、設(shè)計(jì)印刷、會(huì)場(chǎng)裝飾、器材租賃等所有工作于會(huì)務(wù)公司操作。會(huì)務(wù)

4、公司收取除實(shí)際發(fā)生成本外剩余資金的分成。 優(yōu)點(diǎn)：極大地減輕了組委會(huì)工作量，只須負(fù)責(zé)管理與監(jiān)控即可； 缺點(diǎn)：不利于資金的掌控，增加了會(huì)務(wù)公司的運(yùn)作成本，因會(huì)務(wù)對(duì)于行業(yè)的不了解而容易導(dǎo)致信息與資源的失真與流失，而招商也一般不是會(huì)務(wù)服務(wù)公司的強(qiáng)項(xiàng)。,合作方式：,三、第二合作商的解決方案,由于會(huì)務(wù)組織是一項(xiàng)極為繁瑣復(fù)雜的工作，有連續(xù)性、協(xié)作性及緊密性等特點(diǎn)，每一大項(xiàng)的服務(wù)盡量由一家公司承擔(dān)，如兼顧各種關(guān)系而必須采取兩家合作商進(jìn)行服務(wù)，建議以下方式進(jìn)行分工，既合理地利用了資源，又避免了服務(wù)的沖突與責(zé)任分工的不明確： 1、服務(wù)較為全面周到的公司負(fù)責(zé)整個(gè)會(huì)議的組織協(xié)調(diào)及相關(guān)設(shè)施的制作實(shí)施工作（包括標(biāo)準(zhǔn)展位的

5、搭建與安排）； 2、服務(wù)次之的公司由組委會(huì)指定為參展企業(yè)特裝展位搭建商，建議特裝展位的參展商由此公司提供展覽的設(shè)計(jì)及搭建工作，但此公司必須服從第一家全案實(shí)施公司的協(xié)調(diào)與安排。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,一、簡(jiǎn)單操作流程,,確定提案,,合同簽訂,,CHECK LIST 制訂,,項(xiàng)目運(yùn)作,,場(chǎng)務(wù)協(xié)調(diào),,會(huì)務(wù)管理,,后期考評(píng),會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,二、場(chǎng)地的選擇與劃分,這是會(huì)議首要解決的問(wèn)題，只有選定了場(chǎng)地，發(fā)函、招商等后續(xù)性的工作才能進(jìn)行，對(duì)于場(chǎng)地的預(yù)訂須從以下兩個(gè)方面實(shí)施： 1、場(chǎng)地選擇：四星級(jí)以上的商務(wù)型酒店。除了滿足場(chǎng)地的容納性，還須考慮與會(huì)期間展覽活動(dòng)、衛(wèi)星會(huì)議及餐飲、住宿的安排，最好周邊有層次稍低的

6、酒店，以滿足不同層次來(lái)賓的住宿要求。 2、場(chǎng)地劃分：滿足會(huì)議對(duì)各分場(chǎng)次的需求，會(huì)議廳外有足夠的場(chǎng)地容納參會(huì)企業(yè)展覽、來(lái)賓報(bào)到的需求。事先進(jìn)行場(chǎng)地勘查，進(jìn)行相應(yīng)的分區(qū)（如特裝區(qū)面積的劃分，容納企業(yè)數(shù)量；標(biāo)展區(qū)展位分配，容納企業(yè)數(shù)量、衛(wèi)星會(huì)場(chǎng)地及容納人數(shù)等）。 備選場(chǎng)地：天倫王朝飯店（五星）、國(guó)賓酒店（五星）、新世紀(jì) 飯店（五星）、京都信苑飯店（五星）。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,三、明確分工、聯(lián)絡(luò)接洽,雙方一旦確定合作關(guān)系后，須進(jìn)一步進(jìn)行細(xì)化方案的制訂與實(shí)施，其中，明確的分工與高效的聯(lián)絡(luò)接洽也是會(huì)議組織成功的關(guān)鍵所在。 1、CHECK LIST的制訂：制訂明確的責(zé)任分工與時(shí)間進(jìn)度表； 2、實(shí)時(shí)確認(rèn)：雙方

7、均按照時(shí)間進(jìn)度表進(jìn)行不同工作的完成與確認(rèn)，均不得拖 延塞責(zé)； 3、專業(yè)溝通：利用現(xiàn)代化的高效辦公系統(tǒng)，進(jìn)行以文字為主，其它聯(lián)絡(luò)手段 為輔的聯(lián)絡(luò)方式，避免信息的流失。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,四、設(shè)計(jì)制作,1、招商階段：信封、邀請(qǐng)函、會(huì)議宣傳品的設(shè)計(jì)及印刷； 2、實(shí)施階段：會(huì)刊、議程表、手提袋、入場(chǎng)證等印刷品的設(shè)計(jì)印刷； 指引系統(tǒng)（橫幅、指示牌、簽到背景板，議程背景板等）的 設(shè)計(jì)制作； 裝飾系統(tǒng)（掛幅、主題背景板、招貼等）的設(shè)計(jì)制作；,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,五、AV系統(tǒng)及辦公設(shè)備的租賃與管理,一個(gè)完整的會(huì)議，需要從聽覺、視覺等多角度進(jìn)行展示和傳

8、達(dá)。所以，燈光、視頻、擴(kuò)聲設(shè)備的提供與租賃也是必不可少的部分，而且從設(shè)計(jì)之初就需要展示到方案中來(lái)，以使這些設(shè)施的配套與整個(gè)會(huì)場(chǎng)的布局緊密結(jié)合起來(lái)。 1、視頻系統(tǒng)：投影機(jī)、投影幕、等離子顯示器、筆記本電腦； 2、音頻系統(tǒng)：音響擴(kuò)聲系統(tǒng)（音箱、MIC、調(diào)音臺(tái)以及周邊設(shè)施等）； 3、燈光系統(tǒng)：一般會(huì)議不需要特別的燈光系統(tǒng)，與酒店燈光協(xié)調(diào)即可； 4、公告系統(tǒng)：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置公告顯示系統(tǒng)，顯示臨時(shí)通知，演講人信息和發(fā)布公告、廣告等。 5、記錄系統(tǒng)：錄制現(xiàn)場(chǎng)資料，做好信息的保存工作； 6、辦公系統(tǒng)（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)）租賃，臨時(shí)資料的制作； 7、信息中心的設(shè)置與管理。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,六、來(lái)賓接待及食宿安排,

9、一、機(jī)場(chǎng)配備接機(jī)人員； 二、在會(huì)場(chǎng)及住宿酒店設(shè)立此次會(huì)議的接待處； 三、同時(shí)設(shè)立會(huì)務(wù)咨詢處，簽到期間24小時(shí)進(jìn)行咨詢服務(wù)； 四、組委會(huì)設(shè)立相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，做好財(cái)務(wù)的收訖及保管工作; 五、核發(fā)參會(huì)證及午餐券； 六、參會(huì)人員的統(tǒng)計(jì)確認(rèn)與組織管理； 七、設(shè)立旅游咨詢招貼，方便來(lái)賓參會(huì)期間及會(huì)后的旅游服務(wù)與車輛租賃。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,七、現(xiàn)場(chǎng)管理,一、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施與參展商的進(jìn)場(chǎng)安排（證件辦理、酒店協(xié)調(diào)、場(chǎng)地確認(rèn)）； 二、各種設(shè)施的安裝與督導(dǎo)； 三、AV設(shè)備的調(diào)試、驗(yàn)收與排演； 四、演講文件的備份、整理與調(diào)試; 五、臨時(shí)突發(fā)事件的協(xié)調(diào)與解決； 六、后勤保障的協(xié)調(diào)安排； 七、現(xiàn)場(chǎng)工作人員的職責(zé)分工與管理

10、。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,八、媒體邀請(qǐng)與管理（可選）,一、指定相關(guān)媒體的邀請(qǐng)； 二、撰稿； 三、到會(huì)媒體確認(rèn)； 四、稿件發(fā)布統(tǒng)計(jì)與確認(rèn)。,會(huì)務(wù)管理與實(shí)施：,八、其它輔助管理,一、會(huì)務(wù)申報(bào)及公安機(jī)關(guān)的備案； 二、現(xiàn)場(chǎng)展覽設(shè)施的防火檢查； 三、現(xiàn)場(chǎng)展覽設(shè)施安全性檢查，消防通道預(yù)留; 四、酒店設(shè)施的保護(hù)及檢驗(yàn)； 五、與會(huì)人員的安全保障。,費(fèi)用預(yù)算：,一、場(chǎng)地費(fèi)用（以京都信苑酒店/國(guó)賓酒店為例，單位：人民幣),一、主會(huì)場(chǎng)：30000元/天*4天=120, 000元； 二、分會(huì)場(chǎng)；4000元/場(chǎng)/天*3場(chǎng)*4天=48, 000元; 三、走廊布展區(qū)域：20, 000元； 三、餐飲費(fèi)用(僅作參考, 不計(jì)入總費(fèi)用

11、): 80元/人/餐; 四、住宿費(fèi)用(僅作參考, 不計(jì)入總費(fèi)用): 500元/人/天; 會(huì)場(chǎng)費(fèi)用合計(jì): 188, 000元人民幣,費(fèi)用預(yù)算：,二、設(shè)計(jì)、制作費(fèi) （單位:人民幣),一、設(shè)計(jì)費(fèi)： 二、印刷資料: 三、會(huì)場(chǎng)裝飾搭建: 設(shè)計(jì)制作費(fèi)用合計(jì):,費(fèi)用預(yù)算：,三、會(huì)場(chǎng)租賃設(shè)備費(fèi) （單位: 人民幣),一、視頻設(shè)備： 二、音響設(shè)備: 三、辦公設(shè)備： 四、其它設(shè)備： 設(shè)備租賃費(fèi)用合計(jì): 人民幣,費(fèi)用預(yù)算：,四、其它相關(guān)費(fèi)用 （單位: 人民幣),一、人員工時(shí)費(fèi)用： 二、媒體費(fèi)用； 三、交通費(fèi)：

12、 四、通訊費(fèi)： 五、不可預(yù)計(jì)費(fèi)用: 以上費(fèi)用合計(jì): 元人民幣,費(fèi)用預(yù)算：,五、管理服務(wù)費(fèi)及總費(fèi)用預(yù)計(jì) （單位: 人民幣),一、管理服務(wù)費(fèi)（所有實(shí)際發(fā)生費(fèi)用總和的15%）：； 二、稅費(fèi)(6%)； 總費(fèi)用預(yù)計(jì): 元人民幣 說(shuō)明：此費(fèi)用預(yù)算以大型國(guó)際型會(huì)議的模式為基礎(chǔ)，根據(jù)貴方提供的部分資料進(jìn)行的初步估算與預(yù)計(jì)，具體操作可根據(jù)實(shí)際可控預(yù)算及實(shí)際規(guī)模 做相應(yīng)的預(yù)算調(diào)整，非最終費(fèi)用。,后期結(jié)算及效果評(píng)估：,一、軟件資料的的整理與提交; 二、影像資料的編輯與提交; 三、媒體剪報(bào)的收集與提交； 四、活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告的撰寫與提交； 五、剩余費(fèi)用的結(jié)算與清理。,愿我們合作愉快！,