第1章采購管理

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1、第1章 采購管理 本章重點講述了工廠采購的具體實施步驟和方法，包括準備采購訂單計劃，整理物料清單和文件、發(fā)出采購訂單、簽定協議發(fā)及對合同進行跟蹤等內容，還講述了怎樣對供應商進行評估和管理，并給了郵實用的表單供參考。 第一節(jié) 采購的基本內容及注意事項 1、 采購部門的職能有哪些？ 采購部門的職能主要包括： （1） 及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內部溝通。 （2） 調查和掌握生產所用物料的供貨渠道，尋找物料供應來源。 （3） 建立供應商檔案，與供應商聯絡，以防止緊急狀況時找不到替代的供應商。 （4） 參考原料市場行情，要求供應商報價。 （5） 對供應商的供應價格、材

2、料質量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。 （6） 按照采購合同協調供應商的交貨期。 （7） 協助質量部門檢查進廠物料的數量與質量。 （8） 協助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預防和處理。 2、 采購的質量保證協議主要有哪些作用與內容？ （1） 質量保證協議的作用： ①對供應商明確地提出質量要求，協議中規(guī)定的質量要求和檢驗、試驗與抽樣方法應得到雙方認可和充分理解。 ② 通過與供應商的配合來保證采購產品的質量。 （2） 質量保證協議的要求： ① 質量保證要求應得到雙方認可，防止給今后的合作留下隱患。 ② 質量保證協議應當明確檢驗的

3、方法及要求。 ③ 質量保證協議上提出的質量要求應考慮成本和風險等方面的內容。 （3） 質量保證協議中提出的質量保證要求可包括下列內容： ① 雙方共同認可的產品標準。 ② 由供應商實施質量管理體系，由公司第三方對供應商的質量體系進行評價。 ③ 本公司的接收檢驗方法（包括允收水準AQL的確定） ④ 供應商提交檢驗、試驗數據記錄。 ⑤ 由供應商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。 ⑥ 檢驗或試驗依據的規(guī)程/規(guī)范。 ⑦ 使用的設備工具和工作條件，明確方法、設備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。 3、 降低采購成本的途徑有哪些？ 降低采購成本的途徑主要有： （1） 尋求更合適的供應商。 （2

4、） 尋找更可能代替的物料。 （3） 改善采購技術，比如增加采購數量。 （4） 改進原有設計。 （5） 改善儲運方法，降低庫存 （6） 實行標準化采購。 4、 采購程序包括哪些內容？ （1） 制定并實施控制采購質量的程序，以確保對供應商供應的產品的質量控制。 （2） 確保供應商準確地理解采購產品的要求。 （3） 確保向合格的供應商進行采購。應評審每一個供應商提供合格產品的能力。 （4） 應與供應商達成明確的質量保證協議，就驗證方法達成明確的協議，以確保驗證結果的統一。 （5） 應與供應商制定解決質量問題的方法。 （6） 應保存與接收的產品有關的質量記錄和對采購進行控制的有關

5、的質量記錄，以利于及時解決和處理有關質量事宜。 5、 采購工作應如何具體實施？ 采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。 （1） 采購計劃 計劃的目的是根據客戶需求及生產能力制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應，同時降低庫存及成本，減少急單。 主要環(huán)節(jié)有：評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。 （2） 供應商評估 供應商評估的目的是滿足采購對質量、成本、供應、服務等方面的要求。 供應商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應商評估的準備、初選供應商、試制、批量試驗、確定供應商名單。 （3） 采購訂單 發(fā)送訂單的目的是為生產部門提供合格的原材料和配件，同時對供應商

6、群體績效表現進行評價反饋。 主要環(huán)節(jié)有：訂單準備、選擇供應商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。 （4） 采購管理 采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。 主要環(huán)節(jié)有：單據審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準。 6、 如何準備采購訂單計劃？ （1） 了解市場需求 任何一家生產型企業(yè)，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，從市場需求的進一步分解中制訂生產需求計劃，再根據年度計劃制訂季度、月度計劃。 （2） 了解生產需求 ① 為了利于理解生產物料需求，采購計劃人員須熟知生產計劃工藝常識。 ② 物料需求計劃來源于：生產計劃、獨立需求的預測、物料清單文件、

7、庫存文件。 （3） 準備訂單基本資料 訂單基本資料包括： ① 訂單物料的供應商信息 ② 對同時有多家供應商的物料來說，每個供應商分攤的下單比例，該比例由采購人員進行協調。 ③ 訂單周期，訂單制訂人員根據生產需求的物料項目，從信息系統中查詢了解該物料的采購基本參數。 （4） 制訂訂單計劃所需資料 訂單計劃所需要的資料的內容包括： ① 物料名稱、需求數量、到貨日期。 ② 有時會附有市場需求計劃、生產計劃、訂單基本資料等。 7、 物料清單文件是如何生成的？ （1） 物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據物料清單確定采購計劃，生產部門要根據物料清單安排生產，財務部門

8、要根據物料清單計算產品成本，計劃部門要根據物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料清單。 （2） 物料清單包含了構成產品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計劃提供產品組成信息。 （3） 企業(yè)物料清單應該由專職部門統一存放、維護、更新、管理，并建有物料清單數據庫，以保證物料清單的準確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率，應避免物料清單由各部門各自存放的做法， （4） 零件清單的制定。由產品設計人員從產品設計圖紙中提取數據生成該最終組成產品的所有零部件及組件清單，形成產品的零件清單。 8、 怎樣準備采購訂單？ （1） 熟悉需求訂單操作的物料項目 訂單的

9、種類很多，訂單人員首先應熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項目，花時間去了解和料技術資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質量和較低的價格，但同時增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù)復雜,交貨期長. (2)比較/確認價格 采購人員有權力向供應商群體中價格最適當的供應商下達訂單/合同,以維護企業(yè)的最大利益. (3)確認需求材料的標準及數量 9、 如何進行采購合同的跟蹤？ （1） 跟蹤工藝文件 ① 對任何外協件（需要供應商加工的物料）的采購，訂單人員都應對提供給供應商的工藝文件進行跟蹤。 ② 如果發(fā)現供應商沒有相關工藝文件，或者工藝文件有質量、貨期問題，應及時提醒供應商修改。 ③ 要求

10、供應商及時代貨，如果不能保質、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行賠償。 （2） 跟蹤供應商的原材料 個別供應商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應商及時準備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應商更要警惕。 （3） 跟蹤加工過程 對于一次性/大開支的項目采購、設備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質量、采購人員需要對加工過程進行監(jiān)控，甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。 （4） 跟蹤總裝及測試 總裝及測試是產品生產的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經驗。 （5） 跟蹤包裝入庫 采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對重要物料，采購人員最好

11、去供應商現場考察。 對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定供應的供應商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。 10、 常用的合同條款包含什么內容？ 一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內容： （1） 名稱 （2） 編號 （3） 簽訂日期 （4） 簽訂地點 （5） 買賣雙方的名稱 （6） 地址 （7） 合同序言 （8） 商品名稱 （9） 質量規(guī)格 （10） 數量 （11） 包裝 （12） 單價與總價 （13） 到貨期限 （14） 到貨地點 （15） 付款 （16） 保險 （17） 商品檢驗 （18） 仲裁 （19） 不可抗力 （20） 合同的份數

12、 （21） 使用語言及其效力 （22） 附件 （23） 合同生效日期 （24） 雙方的簽字蓋章 以下為可選擇部分 （1） 保值條款 （2） 價格調整條款 （3） 誤差范圍條款 （4） 法律適用條款 第二節(jié) 采購實施的程序案例 1、采購控制程序示例 1 目的 使采購過程處于受控狀態(tài)，確保所采購的產品適時、適質、適量、適價地滿足公司及客戶規(guī)定的要求。 2適用范圍 適用于公司所采購的各類產品和公司內使用的辦公設備及用品。 3職責 3、１各部門業(yè)務人員;負責采購計劃的編制和具體實施采購工作. 3、2業(yè)務部門負責人： ① 負責審核本部門的采購計劃，篩選和初步確定符合

13、本部門要求的供應商。 ② 負責本部門對供應商的審核、評估工作。 3、3財務部：負責成本、利潤的核算和監(jiān)控工作。 3、4總經理/副總經理：批準最終合作的供應商和各部門的采購計劃。 4、說明（略） 5程序要求 5、1采購產品的分類： 5、1、1辦公設備及用品 5、1、2其他用品 5、2辦公設備及用品采購程序 5、2、1各部門負責人根據本部門辦公用品的實際需要，于每月28日前填制下月的《購物申請表》給行政部。 5．2．2 政部匯總各部門的購物申請，經行政部主任審核后，報總經理/副總經理審批。 5．2．3 政部按總經理/副總經理已批準的購物申請到合格供應商處統一采購。供應商的評

14、估按〈供應商評估程序〉執(zhí)行。 5．2．4 部門按〈購物申請表〉并根據實際需要到行政部領用，領用時填寫〈辦公用品領用登記表〉。 5．3 其它產品采購程序： 5．3．1 業(yè)務人員按客戶要求，尋找相關供應商，并與供應高聯系確認所需產品要求后，填制《購銷合同》、《采購訂單》給部門負責人審核。 5．3．2 部門負責人對相關供應商、《購銷合同》、《采購訂單》進行審核，具體按照《供應商評估程序》和《合同評估程序》有關規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報請總經理/副總經理批準。 5．3．3 《購銷合同》、《采購訂單》經批準后，由業(yè)務部門負責實施采購計劃。 5．3．4 如客戶要求提供樣品時，業(yè)務人員在采購前必須要

15、求供應商先提供樣品并轉交給客戶確認，需要現金購買的樣品，業(yè)務人員必須上報部門負責人審核，總經理/副總經理批準后方可執(zhí)行。 5．3．5部門負責人把《購銷合同》、《采購訂單》交專管人員登記，錄入《合同記錄表》。 5．4 對采購產品的驗收管理按《驗收、搬運、防護及交會控制程序》執(zhí)行。 5．5 采購記錄的管理 5．5．1 《購銷合同》、《采購訂單》原件由各部門指定專人保存，業(yè)務人員如因工作需要可留存合同復印件。 6支持性文件 6．1 《驗收、搬運、防護及交付控制程序》 6．2 《供應商評估程序》 6．3 《合同評審程序》 7 記錄/表格 7．1 《購物申請表》 7．2 《購銷合同

16、》 7．3 《采購訂單》 7．4 《合同記錄單》 2．合同供應商評定程序示例 1 目的 對供應商進行評定考核，以確保供應商能長期穩(wěn)定提供質量上乘、價格合理的原輔材料及服務。 2適用范圍 本程序用于對公司提供原輔材料、服務的供應商的評定與選定。 3職責 3、1研發(fā)部進行原輔材料采購質量標準的制訂。品管部負責對供應商提供的產品進行全面測試。并且出具檢測報告。 3、2物控部建立供應商檔案，收集、整理供應商資料，對承包方進行評定。 3、3廠長對供應商產品質量、供貨能力、服務水平等因素進行評定。 4工作程序/方法 4、1制造商類供應商的評定 4、1、1供應商初選 4、1、1

17、、1物控部根據本公司所用原輔材料情況結合市場供方信息，初步選擇幾家信譽好的生產廠家作候選供應商； 4、1、1、2物控部向候選取供應商發(fā)出《供應商調查表》，并請供應商提供樣品及價目表； 4、1、1、3品管部根據原輔材料采購質量標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》 4、1、2供應商的調查 物控部對候選供應商進行實地調查、聽取介紹，了解供應商的經營理念、質量管理、技術水平、供貨能力等情況，根據調查結果填寫《供應商調查表》 4、1、3試用跟蹤檢測 4、1、3、1物控部聯系供應商，提供少量樣品作檢測與生產試用，并在樣品包裝上做好“試用”標識； 4、1、3、2品管部對“試用“樣品進行現

18、場跟蹤測試，測試結果填入《進料檢驗報告》，具體操作參照《進貨檢驗和試驗控制程序》、《過程檢驗和試驗控制程序》、《質量記錄控制程序》。 4、1、3、3品管部根據原輔材料采購質量禁標準對樣品進行檢測，并出具《進料檢驗報告》。 4、1、4供應商的選定 4、1、4、1廠長組織物控部依據《供應商調查表》、《進料檢驗報告》填寫《合格供應商評定表》，確定合格供應商，并將其納入《合格供應商名單》。 4、2對供銷方/市場經銷商類供應商的評定。 4、2、1通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權證明文件。 4、2、2填寫《供應商調查表》 4、2、3在購買地點進行時貨檢驗。必要時經過試用與檢

19、驗由品管部填寫《進料檢驗報告》并注明“樣品試用”。 4、2、4經過兩次試用沒有質量問題時根據〈供應商調查表〉、〈進料檢驗報告〉填寫〈供應商評定表〉，與上述材料一并交廠長審批，合格后納入〈合格供應商名單〉。 4、2、5由物控部進行質量跟蹤，出現質量問題時，以書面方式進行反饋并聯絡退換，對經過三次反饋仍沒有改進的供應商，取消其合格供應商資格。 4、3服務供應商評定 4、3、1服務類供應商包括校準、運輸、外部文件更新及檢驗和試驗供應商。 4、3、2對于服務類供應商首先應調查下述內容，并將調查結果填寫供應商調查評定表； A、 服務范圍，資格及其資質證明文件； B、 服務價格； C、 準

20、時提供服務的能力； D、 服務設施 E、 對待客戶的態(tài)度等； 4、3、3對于服務類供應商的服務，經過一次試用后，由采購部門填寫〈供應商調查/評定表〉經廠長審批后，確定為合格供應商，并納入〈合格供應商名單〉。 4、4合格供應商檔案的建立 物控部保留供應商歷次供貨/提供服務的驗證記錄，并填入〈歷次供應質量記錄表〉中。對每一選定的分承包檔案資料按照〈質量記錄〉進行管理。 4、5合格供應商的復評 4、5、1每年對供應商歷次供貨情況進行評定，評定內容包括質量適應性（材料質量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數量的準確性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。 4、5、2調閱〈供應商檔案〉

21、，統計供應商在考核期內總交貨金額、質量優(yōu)劣、退貨金額、交貨比率、發(fā)生延誤時間的比率、發(fā)生數量差錯的比率進行評定考核，其評定準則為〈合格供應商評價標準〉。 4、5、3評定后填寫〈供應商復評表〉報廠長審批。 4、5、4不符合標準的列為觀察供應商，限期改進以觀后效或取消其供應商資格。 4、5、5根據復評結果修訂〈合格供應商名單〉。 4、6對體系運行前已穩(wěn)定供貨達一年以上的供應商的評審。 4、6、首先根據述方法分類調查，并填寫〈一年以上供應商資格確認表〉由物控部主管復核，廠長審批以確認其資格。 5相關/支持性文件 5、1〈采購控制程序〉 5、2〈進貨檢驗和試驗控制程序〉 5、3〈過程

22、檢驗和試驗控制程序〉 5、4〈原輔材料采購質量標準〉 5、5〈合格供應商名單〉 5、6〈質量記錄控制程序〉 5、7〈供應商檔案〉 5、8〈合格供應商評價標準〉 6質量記錄 6、1〈進料檢驗報告〉 6、2〈供應商調查表〉 6、3〈供應商評定表〉 6、4服務類供應商調查/評定表〉 6、5〈一年以上供應商資格確認表〉 6、6〈歷次供應質量記錄表〉 6、7〈供應商復評表〉 3、供應商調查表 供應商名稱 地址 服務類別 職工總人數 技術人員 固定資產 流動資金 體制 序號 調查 項目 情況記錄 備注 1 檢驗設備

23、 2 技術要求 （續(xù)表） 序號 調查 項目 情況記錄 備注 3 人員配備能力 4 質量保證能力 質量管理 5 質量記錄 6 質量保證能力 服務現場 審查意見： 簽名： 年 月 日 制表： 日期： 生產日期：

24、 4、供應商評價調查報告 供應商 名稱 供應商 編號 統計 日期 年 月 日 評價 人員 評價項目 得分 比重（%） 總分 審查意見 經營評價 30 品管評價 30 工程評價 40 評價 總分 評價 等級 批準： 審核： 承辦： 5、供應商每月評價記錄 廠商名稱 評價分數 評價等級 廠商編號

25、 產品料號 項目 小評 一、品質50% 1 A、 品質水準 B、 品質評分： （品管部門 負責評分） 二、交期30% 2 A、 總遲交批數 B、 總交貨批數： C、交期評分 （采購部門負責評分） 三、綜合配合度20% 1 品質配合度10% A、 配合度： B、 評分： （品管部門負責評分） 2 交期配合度10% A：配合度： B：評分： （采購單位負責評分） 實施評價者 采購部門主管 總經理 品管部門 采購部門 綜合評估 批準 6、質量保證協議范例 甲方：某電器有限公司 乙方： 乙方

26、為甲方提供SW產品用的 雙方本：互惠互利、共同發(fā)展“的原則，為確保產品質量的穩(wěn)定和提高，特簽訂本協議。 1、 乙方為甲方提供的 質量應滿足以下部分或全部要求： （1） 雙方簽訂 （2） 甲方提供的技術標準 （3） 甲方提供的圖紙 （4） 其他補充要求 2、 乙方對出廠的產品應對以下項目 進行全程把關，每批產品并向甲方提供：（用打√的方法選?。? （ ）檢驗合格合格證 （ ）檢測報告 （ ）有關檢驗原始記錄 （ ）型式試驗報告（每年） 3、 甲方對乙方提供的產品質量驗收，采用全數據檢驗或抽樣檢驗兩種方法。 （1） 全數檢驗，不合格率P1： （2） 抽

27、樣檢驗： 抽樣方案： 合格質量水平： 抽樣檢驗批不合格率P2： 4、 甲方對乙方產品不合格品的統計范圍，應為甲方進廠檢驗時發(fā)現的不合格品、生產過程中發(fā)現的不合格品和售后發(fā)現的不合格品的總和。 5、 產品進貨檢驗全數檢驗不合格率（P1）和抽樣檢驗批次不合格率（P2）的計算方法。 （1） 全數檢驗 進廠檢驗判定的不合格品數 P1= 100% 交驗產品總批數 （2） 抽樣檢驗 季度抽查不合格批數 P2=

28、 100% 季度抽查總批數 6、 產品進廠驗收的檢驗判定依據為： 7、 質量保證 （1） 乙方應按甲方的要求，并參照ISO9000系列標準建立并保持文件的質量體系，不斷提高質量保證能力。 （2） 甲方在需要時確認乙方提供的產品在制造過程中的質量保證體系及質量保證的實施狀況時，征得乙方同意后可進入乙方進行質保體系調查。 （3） 如果乙方將甲方所需的產品全部或部分委托給第三方制造時，甲方有權提出進入第三方調查其質量保證能力，乙方應予積極協助。 8、 為促進乙方的產品質量穩(wěn)定和提高，甲方根據雙方確認屬乙方質量責任的不合格品時，采取以下經濟措施： （1）被判為整批不合格的

29、產品應及時通知乙方，經甲方作出可否回用的判定。被判為可回用的產品需辦理回用手續(xù)并按降級處理，甲方將扣除該批產品總價值 %。被判為不可回用的不合格品甲方有權作整批退貨，并收取乙方該批產品價值 %的檢驗費和誤工費。 （2）合格批中的不合格品甲方除退貨外，還收取乙方退貨價的 %作檢驗費與誤工費。 （3）如因整批不合格退回，乙方不能及時再次提供合格品，甲方因此停產造成的一切損失，乙方必須負全部責任。 （4）乙方為甲方提供的產品、原材料、零配件的制造工藝發(fā)生改變時，必須事先通知甲方，征得甲方同意，否則由此造成的一切損失由乙方承擔。 （5）如果乙方產品質量連續(xù)兩個月達不到本協議

30、規(guī)定的質量水平，或發(fā)生重大質量問題，除執(zhí)行本協議的有關條款外，甲方有權減少乙方的供貨量或終止合同，取消定點資格。 9、 因乙方提供的供品出現質量問題造成重大事故，按國家質量法處理。 10、其他補充條款 11、當甲、乙雙方認為協議條款需要變更時，由雙方協商重新簽訂協議。 12、本協議未簽事宜，由雙方共同協調解決。 13、本協議一式四份，各執(zhí)二份，經雙方簽字后蓋章后生效。 7、采購申請單 年 月 日 請購單位 請購總號 承辦 品名數量 報價 廠商 價格 廠牌 主管

31、 議價結果 主管 綜合比較： 副總/總經理 8、請購單 請購部門 代號 預算編號 請購日期 需要日期 請購單編號 采購單號 年 月 日 年 月 日 料號 品名 規(guī)格 單位 驗收方式 速件類別 請購 交貨驗收 試車驗收 普通 速件 緊急 數量 用途說明 副經理 經理 部長 經辦人 采購 詢（議）價記錄 廠商 1 2 3 4 5 過去 詢（議）價記錄 日期 1 2 3 廠牌

32、 廠商 規(guī)格 廠牌 單價 規(guī)格 總價 單價 備注 備注 會簽 審核單位 總經理 主管副總 會簽單位 采購單位 1、擬向 采購 2、擬于 年 月 日交貨 3、付款條件： 經理 科長 組長 經辦 9、采購單 編號：

33、 訂購日期： 預定交貨日： 交易條件：

34、 交貨方法： 付款條件： 交貨地點： 序號 統一編號 料號 名稱/規(guī)格 單位 數量 單價 金額 合計 茲同意依照本訂單所述條件交貨 簽認 職稱 日期 簽章 10、 采購控制流程圖 核準 長期采購合約 直接采購 比價 評價 決 定 采購方式 查詢供 應記錄 填 寫 請購單 采購 退 回 采購單位 否 退回供應商 進口作業(yè) 國外采購 不合格 收貨檢驗 談判簽約 發(fā)采購單 國內采購 付 款 收 貨 合格 28 / 28