公文處理實施細則 (2)

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1、四川省智源對外經(jīng)濟技術合作有限公司公文處理實施細則(2014年4月22日)第一章 總 則第一條 為做好公司的公文處理工作,使之規(guī)范化、制度化、科學化,參照國家行政機關公文處理辦法,結合公司的實際情況,制定本細則。第二條 公司的公文是在企業(yè)管理過程中所形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,是傳達貫徹公司的管理理念、決策、決定,布置和商洽工作,請示和答復問題,報告和交流情況的重要工具。第三條 公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)定進行,做到準確、及時、安全、保密。第二章第五條 公司常用的公文種類主要有: 一、請示 用于向上級領導機關請求

2、指示、批準。二、報告 用于向上級領導機關匯報工作、反映情況、提出建議,答復上 級機關的詢問。三、 指示 用于對下級機關布置工作,提出開展工作的原則和要求。四、通告 用于公布有關方面應當遵守或周知的事項。五、 批復 用于答復請示事項。六、 通知 用于傳達上級的指示,要求下級辦理或者知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,發(fā)布規(guī)章,人事任 免等。七、 通報 用于表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單 位知道的事項。八、 決定 用于重要事項或者重大行動作出安排。九、 決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。十、 函 用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向

3、有關主管部 門請示批準等。十一、 會議紀要 用于記載、傳達會議情況和議定事項。 第三章 公文格式 第六條 公司的公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、橫隔線、標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位署名,發(fā)文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、印制版記等組成。1.版頭由發(fā)文單位全稱組成。聯(lián)合行文,版頭可用主辦單位名稱,也可并用聯(lián)署單位名稱。2.份號 公文印制份數(shù)的順序號。標有密級的公文和印發(fā)量大的普發(fā)性公文應標明份號,標注于公文首頁左上角。3.密級 公文的秘密等級。有保密要求的公文應確定具體密級,標注于份號下方。4.緊急程度 對公文送達和辦理的時間要求。標注于公文首頁左上角,密級下方。緊急公文

4、應分別標明“特急”、“加急”,緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。“特提”、“特急”件應收到即辦,“加急”、“平急”件應在規(guī)定或要求的時限內(nèi)抓緊辦理。確定公文的緊急程度應實事求是,防止隨意性。5.發(fā)文字號 由發(fā)文單位代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方。聯(lián)合行方,一般只標明主辦單位的發(fā)文字號,必要時可并用聯(lián)署單位的發(fā)文字號。發(fā)文年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫排印,發(fā)文年度用“”括起。發(fā)文順序號自每年數(shù)字第一件起按發(fā)出順序編排。6.簽發(fā)人 上報公文應在發(fā)文字號左側標注簽發(fā)人,簽發(fā)人后面標注姓名。聯(lián)合上報的公文,應同時標注各聯(lián)署單位的簽發(fā)人。7.橫隔線

5、 隔開公文的版頭部分與行文部分的橫線。用紅色橫線,位于發(fā)文字號下方。8.標題 由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成,位于橫隔線下居中位置。標題要字體大小適中,排列分行合理、美觀、醒目。9.主送單位 主要受理公文的單位。主送單位名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型單位統(tǒng)稱:向下普發(fā)的公文,主送單位名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。主送單位名稱位于正文左上方,頂格排印。10.正文 公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。位于標題或主送單位下方。11.附件 公文附件應置于主件之后,與主件裝訂在一起,并在正文之后、發(fā)文單位署名之前注明附件的名稱。有兩個以上附件時,應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。被批轉的下級單

6、位公文和被轉發(fā)的上級、同級單位公文,不屬本單位公文的附件,應在批轉、轉發(fā)“通知”之后另頁排印。被批轉、轉發(fā)公文的一般格式為:標題、主送單位、正文、發(fā)文單位署名、成文日期等。被批轉、轉發(fā)公文的版頭、抄送單位、印制版記等不再標注。12.發(fā)文單位署名 應用全稱或規(guī)范化簡稱,位于正文的左下方,聯(lián)合行文時,各聯(lián)署單位稱應平行排列,并將主辦單位排列在前。13.成文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發(fā)日期(如有兩位以上領導人審簽,署最后一位的簽發(fā)日期);聯(lián)合行文,署最后簽發(fā)單位領導人的簽發(fā)日期。領導人簽發(fā)后,因故不能及時發(fā)文時,成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文單位秘書部門提出意見報領導確定。成文日期應寫

7、明年、月、日,位于發(fā)文單位署名右下方。決議、決定、會議紀要等不標明主送單位的公文,成文日期加圓括號標注于標題下方居中位置。14.印章 除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外,公文應加蓋發(fā)文單位印章。15.印發(fā)傳達范圍 一般用于向下普發(fā)的公文,對印發(fā)、傳達范圍作說明,加圓括號標注于成文日期左下方。16.抄送單位 指除主送單位以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和無隸屬關系的單位。抄送單位名稱標注于印制版記上方。17.印制版記 由公文印發(fā)單位名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁上部印兩條橫線,兩線之間左側注明制發(fā)單位名稱,右側注明印發(fā)日期。第七條 公文的漢字從左至右橫排。主標題、副標題、正文之間的

8、字體、字號的搭配應力求協(xié)調(diào)、美觀、大方。第八條 公文用紙幅面規(guī)格一般采用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)。左側裝訂。第四章 行文規(guī)則第九條 行文要注重實效,堅持少而精的原則。對普發(fā)性公文,應嚴格控制發(fā)文數(shù)量。凡是通過口頭、電話或其他便捷的方式能夠解決的問題不要再行文;由公司職能部門能夠解決的問題,不要以公司的名義批轉行文;某項工作的政策已經(jīng)明確,執(zhí)行過程中不需要采取新的措施,不要重復行文;只有原則性的意見,尚未研究出切實可行的措施或辦法時,不要倉促發(fā)文,以避免一項工作多次行文,公司領導人的講話,一般不以公司名義行文;專門性會議紀要一般也不以公司名義行文。第十條 公司的行文關系,根據(jù)

9、各自的隸屬關系和職權范圍確定。1.向上級單位行文,應主送一個上級單位,不得同時主送其他上級單位和上級單位的某個部門;如需其他相關的上級單位或部門閱知的,可以抄送。不得越級向上級單位行文,尤其不得越級請示問題;因特殊情況必須越級行文時,應同時抄送被越過的上級單位。2.向上級單位的重要行文,應同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位備案。3.公司各部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級公司的相關部門行文。公司綜合管理部根據(jù)公司授權,可以向下級公司行文。除公司綜合管理部外的公司其他部門,不得對下級公司發(fā)布指示性公文;如有關工作必須由下級公司執(zhí)行的,應經(jīng)公司同意后冠以經(jīng)“公司同意(批準)字樣”,方可向下級公司行文或由公

10、司綜合管理部轉發(fā)。部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。4.同級公司、公司與同級其他單位之間必要時可聯(lián)合行文。要盡可能減少公司聯(lián)合行文。公司聯(lián)合行文主要用于:發(fā)布確需各級公司共同執(zhí)行的發(fā)展方向、工作部署、決定及其他重要事項;轉發(fā)公司職能部門聯(lián)合擬定的工作意見、規(guī)定;通知建立(或撤、并)有關公司領導人參加的臨時機構;轉發(fā)上級單位的聯(lián)合行文。5.無隸屬關系的單位之間一般用函行文。第十一條 受雙重領導的單位向上級單位行文,應當寫明主送上級單位和抄送上級單位,主送上級單位負責答復請示事項。上級單位向受雙重領導的下級單位行文,應當抄送其另一上級單位。第十二條 向上級單位請示問題,應當一文一事

11、;不應在非請示公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他部門業(yè)務范圍時,應經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報;經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時,應在請示中寫明。除特殊情況外,請示應送上級單位的綜合管理部按規(guī)定程序處理,不應直接送領導個人。公司各部門應向本級公司請示問題。未經(jīng)本級公司同意或授權,不得越過本級公司向上級主管部門請示重大問題。向上級單位的請示,不可同時發(fā)送下級單位,向上級單位的報告,一般不下發(fā),如有特殊需要可抄送同級或下級有關單位。第十三條 對不符合行文規(guī)則的上報公文,上級單位的秘書部門可退回下級呈報單位。第十四條 在報刊上公開發(fā)布的公司公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。公開發(fā)布的公文一般不

12、再向下印發(fā),有的可印少量份數(shù)發(fā)有關單位存檔備查。第五章 公文起草第十五條 公文一般由發(fā)文單位起草。重要公文應由公司負責人親自動手或親自主持、指導,進行調(diào)查研究和充分論證,征求有關部門意見。下級單位要求上級單位批轉公文,應對公文內(nèi)容的真實性、可行性及統(tǒng)計數(shù)字、引文的準確性負責,并代擬“通知”稿。第十六條 起草公文應當做到:1.符合企業(yè)的發(fā)展方向和國家的法律、法規(guī)及上級單位的指示,完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖,并同現(xiàn)行公文有關要求相銜接。2.全面、準確地反映客觀實際情況,提出的對策、措施等切實可行。3.觀點明確,情況屬實,條理清晰,內(nèi)容充實,結構嚴謹,表述準確。4.開門見山,文字精練,用語準確,

13、篇幅簡短,文風端正。5.人名、地名、時間、數(shù)字、引文準確。時間應寫具體的年月日。引用公文應先引標題,后引發(fā)文字號。6.漢字和標點符號的用法符合國家發(fā)布的標準方案。計量單位的用法符合國家主管部門的規(guī)定。7.公文中的數(shù)字除部門序數(shù)和作為詞素構成類型的詞、詞組、慣用語、成語、縮略語、概數(shù)等必須使用漢漢字外,其他數(shù)字應使用阿拉伯數(shù)字。公文結構層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加括號“(一)”、阿拉伯數(shù)字“1”、阿拉伯數(shù)字加括號“(1)”,不得逆向使用。在同一公文中,數(shù)字的使用應前后一致。一般公文應盡量避免采用多層次結構。8.用詞準確規(guī)范,使用簡稱時,除已規(guī)范化的簡稱外,一般先用全稱,并注明簡稱。9.文

14、種、格式使用正確。第六章 公文校核第十七條 公文文稿送公司負責人審批之前,應由綜合管理部進行校核,綜合管理部應確定人員負責文稿校核工作。公文校核的基本任務是協(xié)助單位領導人保證公文的質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容:1.報批程序是否符合規(guī)定。2.是否確需行文。如無行文必要,應提出建議并說明情況,供公司負責人審批時參考。3.內(nèi)容是否符合公司的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級單位的指示精神,是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖,并同現(xiàn)行有關公文精神相銜接。4.涉及有關部門業(yè)務的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見。5.所提措施和辦法是否切實可行,決定事項是否符合本單位的職權范圍。6.人名、地名、時間、數(shù)字、引文

15、、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞和文字表述是否準確、恰當,漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本實施細則的規(guī)定。7.發(fā)文規(guī)格是否合適。第十八條 公文校核的程序:1.擬印發(fā)的公文,除公司會議決定印發(fā)的外,部門代公司起草的文稿或要求公司批轉下發(fā)的公文,應按照實施細則的規(guī)定辦:送公司綜合管理部校核、擬辦;不要直送公司負責人審批。2.部門代公司起草的文稿或要求公司轉發(fā)的公文,在送綜合管理部校核之前,都要由部門按照本章第(一)條的要求嚴格把關,特別是文稿中涉及到其他部門的問題應協(xié)商一致。同時,要附上文稿中涉及的有關資料和簡要說明材料(要求公司行文理由等),由部門負責同志簽字后送核

16、。3.綜合管理部進行校核時,如需對文稿作較大修改,應與原起草部門協(xié)商或請其修改。4.已經(jīng)公司負責人審批的文稿,在印發(fā)之前應再作校核。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改,須報請原審批領導人復審。第七章 公文簽發(fā)第十九條 公文須經(jīng)本公司負責人審批簽發(fā),否則,公文不能生效。未經(jīng)公司綜合管理部校核的文稿,公司領導一般不予簽發(fā)。公司的公文按照下列規(guī)定簽發(fā):1.公司會議通過或原則通過的公文,一般由董事長簽發(fā)或委托綜合管理部部長簽發(fā)。2.根據(jù)公司會議決定事項起草的公文,視其內(nèi)容由綜合管理部部長簽發(fā),特別重要的公文由董事長簽發(fā);公司的決定、決議等重要公文,由董事長簽發(fā)。3.公司各職能部門行文,一般由部門負責同志

17、審簽;涉及全局性的重要公文,應由公司有關領導同志審閱后發(fā)。4.公司綜合管理部代公司發(fā)布的公文,與公司公文的簽發(fā)權限相同。發(fā)布該綜合管理部職權范圍以內(nèi)事項,由綜合管理部部長簽發(fā)。向上級公司報送工作報告,內(nèi)容涉及到公司全面工作的,由綜合管理部部長簽發(fā),特別重要的由董事長簽發(fā);某方面的專題報告,由綜合管理部部長簽發(fā)。5.同級單位聯(lián)合行文,須經(jīng)各方面的負責同志會簽。負責同志會簽之前,應由所在單位的綜合管理部門審核。第二十條 起草、校核、簽批公文應使用鋼筆或毛筆。領導人簽發(fā)公文,應簽署明確意見,并寫上姓名和時間。第八章 收文辦理第二十一條 收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱(傳批)、承辦和催

18、辦等程序。1.簽收 收文時應逐件清點,重要文件要逐頁清點,并以簽字或蓋章的方式簽收。如發(fā)現(xiàn)問題(如散包、被拆、錯送、錯投等)須及時向發(fā)文單位查詢并采取相應的處理措施。緊急公文應注明簽收的具體時間。2.登記 公文辦理過程中對公文的特征和辦理情況作記載。登記應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文單位、成文日期、主送單位;份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。收文登記的具體做法根據(jù)具體情況確定并做到規(guī)范化、一般應將上級來文、下級報文、報告性公文、請示性公文分開登記并標注本單位的收文序號。3.擬辦 收文后,由綜合管理部門按有關規(guī)定對需要辦理的公文逐件提出辦理意見包括需送領導人和部門閱知的范圍、需提請公司

19、會議集體審議審批的意見、需轉請公司所屬部門研辦的建議,然后將辦理意見、公文及必要的背景材料送綜合管理部負責人核定。4.分發(fā) 綜合管理部門根據(jù)有關規(guī)定和經(jīng)綜合管理部負責人核定的辦理意見,將公文分送有關領導人和部門閱知、批示或研辦。需提請公司會議集體審議的公文,應在會前適時分發(fā)。5.傳閱、傳批 對需送幾位領導人傳閱或傳批的公文,由綜合管理部門按一定的順序送有關領導人閱知或批示。一般原則是,傳閱件應按領導人排序由前向后遞送,傳批件應按領導人排序由后向前遞送。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并予記錄,避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱、傳批不要橫傳,以免傳閱失控或造成丟失。6.承辦 主管部門對需要辦理

20、的公文進行辦理。凡在承辦部門職權范圍內(nèi)可以答復的事項,承辦部門應直接答復呈文單位,同時抄送交辦單位銷案;凡涉及其他部門業(yè)務范圍的事項,承辦部門應主動與有關部門協(xié)商辦理;由需報請上級單位審批的事項,承辦部門應提出處理意見并代擬批復文稿一并送請上級單位審批。7.催辦 綜合管理部門對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié),對緊急或重要公文應及時催辦,對一般公文應定期催辦,并及時向領導人反饋辦理情況。第九章 發(fā)文處理和傳遞第二十二條 公文經(jīng)起草、校核和領導簽批后轉入發(fā)文辦理。發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。1.核發(fā) 綜合管理部門在公文正式印發(fā)前,對公文的審批手續(xù)、文種

21、、格式等進行復核。2.登記 發(fā)文登記須由專人辦理,包括填寫發(fā)文字號、記錄簽發(fā)人、按經(jīng)領導審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數(shù)等。3.印制 應做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。標有密級的公文如需送外單位印制,應認真做好各環(huán)節(jié)的保密工作。4.分發(fā) 公文要認真登記,認真執(zhí)行公文份數(shù)、發(fā)文通知單、封皮號碼“三對照”的制度,仔細核對,保證分揀、裝封準確無誤。第二十三條 需要送請領導人閱批的傳真件,應復印后辦理,以利長期保存。第二十四條 在單位之間傳遞標有密級的公文,應由綜合管理部的機要交通人員或機要通信局傳遞;如用傳真機、計算機網(wǎng)絡傳輸,必須有加密措施。密碼電報不得明傳,答復密碼電報必須用密電,不得

22、明電、密電混用。第十章 公文管理 第二十五條 公司綜合管理部主管本公司的公文管理工作,并對各部門和子公司的公文處理工作進行業(yè)務指導。 1.公文一般只發(fā)給組織,不發(fā)給個人。綜合管理部門應切實做好公文的管理工作,既發(fā)揮公文效用,又有利于公文保密。 2.對公司標有密級的公文的分發(fā)、傳達范圍應按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行,下級單位、無隸屬關系的單位如需變更,須經(jīng)發(fā)文單位批準。 3.公開發(fā)布公司公文,須經(jīng)發(fā)文單位批準。標有密級的公文公開發(fā)布后,原公文即行解密。 4.復制上級組織標有密級的公文,須經(jīng)發(fā)文單位批準或授權,翻印件應當注明翻印單位名稱、翻印日期和份數(shù)。復印件應加蓋復印單位戳記。復制的公文應與正式印發(fā)的

23、公文同樣管理。未經(jīng)發(fā)文單位批準,不得將上級單位標有密級的公文錄入計算機。 5.借閱公文要經(jīng)過批準,嚴格借閱手續(xù),限期退回。如需延長使用時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。 6.匯編上級單位標有密級的公文,須經(jīng)發(fā)文單位批準或授權。上級單位匯編所屬下級單位的公文可不受此限。公文匯編本的密級按照其中公文的最高密級標注并進行管理。 7.絕密級公文和密碼電報應由綜合管理部門指定專人管理,并采取嚴格的保密措施。 8.對錄有保密公文的計算機磁盤、光盤、磁帶等應按同密級的公文管理。 9.密級公文應當在閱文室(或辦公室)閱讀,不得隨意帶出。因公外出確需帶密級公文,要經(jīng)有關領導批準,履行借閱手續(xù),并妥善保管,用完后及時退回。到

24、上級開會帶回的公文,要及時交單位公文管理員人員登記保管,個人不得私自保存。 10.公司的綜合管理部門應對收進、發(fā)出的標有密級的公文定期進行清理、清退,并于次年6月底前向主管單位報告公文管理情況。除省軍級以外的其他秘密公文和未標密級的正式公文(除標有要清退的外),由公司綜合管理部門妥善保管,除需留存歸檔備查的外,其余應在一年后按有關規(guī)定自行清理、登記、銷毀。銷毀標有密級的公文,經(jīng)領導批準后,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。遺失秘密公文,要認真進行查處并及時向上級發(fā)文單位和公司保密委員會辦公室寫出書面報告。 11.單位合并時,全部公文應隨之合并管理。單位撤銷時,需要歸檔的公文

25、立卷后按有關規(guī)定移交檔案部門,其他公文按照有關規(guī)定登記銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時,應將本人保管、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。第十一章 公文立卷歸檔第二十六條 公文辦理完畢后,綜合管理部門應按照有關規(guī)定將公文的定稿、正本和有關材料(包括電報、音像材料)收集齊全,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。第二十七條 兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,相關單位保存復制件。單位領導人兼任其他單位職務的,在履行其所兼職務過程中形成的公文,由其兼職的單位立卷歸檔。第二十八條 綜合管理部門對需歸檔的公文應根據(jù)公文的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷。案卷標題要準確地反映出卷內(nèi)公文的作者、內(nèi)

26、容和文種。立好的案卷應確定保管期限。第二十九條 各部門一般應于次年第二季度內(nèi)向公司檔案部門移交檔案。立卷歸檔工作要接受上級檔案部門的指導、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。第十二章 公文保密第三十條 公文處理必須嚴格遵守中華人民共和國保守國家秘密法、中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法和中央、省委有關保密的各項規(guī)定,建立健全各項公文保密制度,確保公司和國家秘密的安全。凡泄露或出賣公司和國家秘密公文、密碼電報的,依照有關法律、法規(guī)進行處理。第三十一條 公司內(nèi)秘密公文的密級按其內(nèi)容及如泄露可能對公司和國家利益成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”?!敖^密”是最重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重

27、的損害;“機密”是重要的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害;“秘密”是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損害。不公開發(fā)表又未標注密級的公文,按內(nèi)部公文管理。第三十二條 公司公文起草人在擬制公文時,應根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要,嚴格劃分密與非密的界限;對于需要保密的公文,要準確標注密級。對是否屬于公司和國家秘密或?qū)儆诤畏N密級不明確的公文,應逐級報至有權確定該事項密級的保密工作部門研究確定。公文密級的變更和解除由公司或其上級單位決定。第十三章 附則 第三十三條 本實施細則適用于公司內(nèi)的行政組織、黨團組織、群眾組織。 第三十四條 公司各子公司參照本實施細則制定本公司文書處理辦法,并認真執(zhí)行。 第三十五條 本實施細則由綜合管理部負責解釋。 第三十六條 本實施細則自發(fā)布之日起實行- 14 -

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