國際會議承辦的方式.doc

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文秘知識/秘書基礎 國際會議承辦的方式 　　各類國際會議的承辦方式及爭取條件在其國際組織的章程中皆有明列，要爭取會議主辦之前，得先了解章程的規(guī)定及如何爭取，才能事半功倍，爭取成功。 　　要爭取主辦一個國際會議，首先要了解該會議的組織章程在承辦的方式是采用哪一種，方能對癥下藥，爭取成功。 　　一、會員國輪流主辦 　　這種國際會議的爭取基本上最單純，只要加入國際組織成為正式會員國，就有機會主辦，其輪流方式有以入會先后次序或國名英文字母順序等方式輪辦，也有以會員國主動提出優(yōu)惠條件，經(jīng)會員國或這個組織的監(jiān)理會同意即可。例如亞洲秘書協(xié)會組織就是以入會先后次序輪流主辦。 　　二、地區(qū)性輪流主辦 　　有些重要國際組織會員分布在全球各國，每年或兩年在全球各地區(qū)召開國際會議，為了讓分布在全球各地區(qū)的會員國都有機會主辦，因此指定輪流在某些地區(qū)召開，然而某一地區(qū)可能有好幾個會員國。例如亞洲地區(qū)，可能由亞洲地區(qū)有意爭取主辦的會員國提出申請企劃書或僅以書面方式表示有意承辦，再由這個組織的監(jiān)理事或特別成立的"評估小組"來表決，由獲選的會員國主辦。一般來說組織的知名度、會議的效益及權威性越高，會員國之間的競爭也就越激烈。 　　三、競標方式 　　這種方式對有意爭取主辦權的會員國來說最具挑戰(zhàn)性，然而這些會員國競爭激烈的國際會議必定是全球知名的國際組織，其國際會議也引起全球的矚目，并具有其權威性，其競標的過程經(jīng)常要花費相當長的時間去苦心經(jīng)營。通常主辦單位會先將辦理會議的先決條件列在招標書中。 　　以上內容版權所有【云南會議網(wǎng)】，請勿抄襲、轉載、鏡像。 　　在會議實施過程中應注意那些事項 　　首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：1、邀請的貴賓及確認其成行；2、舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成；3、文書工作、會議資料的準備；4、房間分配表；5、用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；6、交通安排；7、各項工作的負責人及聯(lián)絡方式；8、支付各項定金的時間表；9、表演者的邀請及確認；10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；11、會務照片及錄像資料的制作和贈送。在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環(huán)節(jié)，關鍵是在活動進行過程當中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數(shù)的要求，在預計人數(shù)的5-10％以內，酒店是可以靈活處理的?？偨Y報告的內容應該包括此次活動是否達到了預期目的，預算執(zhí)行情況、對會務代理的服務評價、不足和建議。 *