售后服務管理規(guī)定.doc
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. xx公司售后服務管理規(guī)定 為進一步提高產(chǎn)品服務質(zhì)量,提升公司品牌知名度,提高用戶對產(chǎn)品的滿意度和信任度,不斷擴大產(chǎn)品的市場占有率,特制定本管理規(guī)定。 一、售后服務崗位職責 1. 接收和受理用戶對公司產(chǎn)品的投訴與問題反饋; 2.初步分析判斷問題原因與處理方法; 3.向用戶闡明售后服務原則; 4.現(xiàn)場服務,故障處理; 5.填寫、整理相關售后資料; 6.反饋用戶意見及建議。 二、售后服務主要工作說明 1. 接收和受理用戶對公司產(chǎn)品的投訴與問題反饋 售后服務人員負責接收來自部門領導、用戶或業(yè)務經(jīng)理的售后服務要求。如果不是用戶直接聯(lián)系的要求在8小時以內(nèi)與用戶進行電話溝通,了解設備使用地點,開始使用時間,設備情況及用戶需求。如有必要,進行相應的記錄。 2. 初步分析判斷問題原因與處理方法 初步對用戶反映的問題進行分析,快速構思解決方法,能在電話中指導對方人員解決問題的盡量在電話中解決。 3. 向用戶闡明售后服務原則 對確需到現(xiàn)場進行服務的,售后服務人員依照公司產(chǎn)品售后服務要求及租賃或銷售合同首先向用戶闡明公司售后服務原則及所需大致費用。 銷售合同售后服務原則:設備銷售合同簽定一年內(nèi)為設備保修期,在保修期內(nèi)由于產(chǎn)品本身質(zhì)量問題所造成的故障,由我方負責免費維修或更換零部件。但因用戶責任造成的設備損壞,我方收取設備修復的成本費用(包含零部件費用,差旅費,人工費)。保修期外我方有義務負責產(chǎn)品的終身有償服務,只收取成本費用(包含零部件費用,差旅費,人工費)。銷售合同存在款項未付或拖欠情況(特殊合同要求含質(zhì)保金部分不含在內(nèi)),售后有權拒絕受理。 租賃合同售后服務原則:在租賃期內(nèi)由于產(chǎn)品本身質(zhì)量問題所造成的故障,由我方負責免費維修或更換零部件。但因用戶責任造成的設備損壞,我方收取設備修復的成本費用(包含零部件費用,差旅費,人工費)。租賃合同存在租賃費拖欠現(xiàn)象,且拖欠租金超過2個月以上(含2個月)的,售后有權拒絕受理。 客戶設備報修需售后處理的,應優(yōu)先向合同委托人(業(yè)務經(jīng)理)反饋,符合售后標準的,由業(yè)務人員報售后處理。業(yè)務人員有義務主動向售后人員反饋客戶現(xiàn)場實際情況及回款情況。因業(yè)務人員不履職或瞞報所造成的公司損失,考核相關責任人500元。 4. 現(xiàn)場服務,故障處理 現(xiàn)場售后服務人員在接到通知后,首先對整體設備進行一次巡檢,檢查設備有無缺損,破壞等情況,對有上述情況的部位及故障部位進行拍照留存,然后抓緊時間排查問題。原則上售后服務時間不應超過24小時,如果超過,服務人員將事故處理完畢之后,應寫明超時原因,經(jīng)領導審批之后留檔。故障排除后,開啟設備正常運行2小時以上。售后服務人員對操作人員進行相應培訓,結(jié)束服務。對維修舊件及時發(fā)回公司。 5. 填寫、整理相關售后資料 售后服務人員在服務完成后,填寫統(tǒng)一格式的《售后服務記錄表》(見附件1),由用戶簽字確認,并對服務質(zhì)量進行評價。服務人員將故障照片及售后服務表格帶回公司與相應的合同一起進行保存留檔。 6. 反饋用戶意見及建議 售后服務人員對用戶提出的意見及建議進行記錄,并反饋至部門領導處統(tǒng)一進行備案登記,同時對設備問題進行備案登記,以便統(tǒng)計設備問題,持續(xù)改進產(chǎn)品質(zhì)量。 三、售后服務標準及要求 1.售后服務人員必須樹立讓用戶滿意是檢驗服務工作最終標準的服務理念,要竭盡全力為用戶服務,決不允許的頂撞用戶和用戶發(fā)生口角。 2.在服務過程中,積極、熱情、耐心地解答用戶提出的各種問題,認真?zhèn)魇诰S修保養(yǎng)常識。對用戶的問題無法解決時,應予以耐心解釋,并及時報告部門領導協(xié)調(diào)解決。 3.服務人員應舉止文明、禮貌待人、主動服務,和用戶建立良好的關系。 4.服務人員接到服務信息后要做到快捷、準時,對用戶8小時內(nèi)做出答復,24小時內(nèi)到達現(xiàn)場,切實實現(xiàn)公司對用戶的服務承諾。 5.決不允許服務人員向用戶索要財物或變相提出無理要求。 6.服務人員對產(chǎn)品所發(fā)生的故障,要判斷準確及時修復,不允許有同一問題重復修理的情況發(fā)生。 7.服務人員完成修理任務后,要認真、仔細填寫《售后服務記錄表》,必須讓用戶填寫我公司產(chǎn)品滿意度調(diào)查表。由生產(chǎn)單位直接進行現(xiàn)場售后處理的,我公司售后人員應在處理完成之后,要求生產(chǎn)方向我公司提供《售后服務報告單》留檔。 8.對于配套廠的質(zhì)量問題,能現(xiàn)場解決的現(xiàn)場解決,確實解決不了的,電話通知配套廠家協(xié)調(diào)解決。 9.對于售后服務過程中發(fā)現(xiàn)的重大質(zhì)量信息要及時反饋,由部門領導反饋公司有關部門予以解決。 10.每次修理結(jié)束后,服務人員必須電話通知部門領導,確信沒有其他問題后方可離開。 四、管理與考核辦法 因以下原因造成用戶投訴的,一經(jīng)查實對相應責任人考核工資100元。 1.凡和用戶發(fā)生口角,頂撞用戶; 2.對用戶索要財物或提出無理要求的; 3.因個人原因未及時為用戶服務的; 4.因個人原因發(fā)生同一問題重復修理或確實不能完成修理任務的; 5.沒有按標準填寫、丟失《售后服務記錄表》,或客戶對服務不滿意的; 6.維修舊件不能及時發(fā)回公司的; 7.服務人員手機必須24小時開機,對無故關機造成聯(lián)系中斷,或聯(lián)系不到本人的; 對服務人員不服從統(tǒng)一指揮的,每次考核責任人500元。 五、本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。 xx公司 xx部 xx-xx-xx 附件1:《售后服務記錄表》 xx公司售后服務記錄表 使用單位 設備名稱 設備型號 設備編號 合同編號 簽定日期 維修時間 從 年 月 日 至 年 月 日 故障現(xiàn)象 故障原因 故障排除 用戶評定 請您對服務人員的工作做出評價: 非常滿意□ 滿意□ 一般□ 不滿意□ 售后服務人員簽字 培訓操作人員簽字 用戶簽字 5 可編輯修改- 配套講稿:
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