高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對策.docx

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1、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對策高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題及對策 摘要：高校校辦企業(yè)檔案是校辦企業(yè)進行技術開發(fā)、科學實驗、生產經營、政治生活的真實記錄，是高校的寶貴歷史財富和文化財富，對指導、推進企業(yè)今后的發(fā)展起著重要的作用。但有相當部分校辦企業(yè)，在不斷推進校企改革的同時，對檔案管理認識不足、缺乏管理經驗，忽視了檔案工作的重要性，出現(xiàn)了一系列問題。高度重視和建立規(guī)范檔案工作，采取有效措施提高檔案人員素質，對提升校辦企業(yè)整體管理水平、規(guī)避市場風險、保證校辦企業(yè)健康發(fā)展都具有重要意義。 關鍵詞：高校校辦企業(yè)；檔案管理；問題及對策 中圖分類號：G279.20 文獻標志碼：文章編號：（11）1

2、720402 在市場經濟條件下，高校校辦企業(yè)也伴隨著社會的需要與發(fā)展不斷地發(fā)展壯大起來。高校校辦企業(yè)不同于社會的一般企業(yè)，有其自身獨有的特點。它是高等教育的重要組成部分，是大學生專業(yè)實習的重要基地，是高?？蒲腥藛T進行科學研究的中試基地和成果轉化基地，對于發(fā)展高科技、實現(xiàn)產業(yè)化具有重要意義。隨著校辦企業(yè)的飛速發(fā)展，作為記錄和承載校辦企業(yè)歷史沿革的檔案，在校辦企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，高校校辦企業(yè)檔案管理問題不容忽視。 一、高校校辦企業(yè)檔案管理存在的問題 當前，高校校辦企業(yè)檔案工作的基礎依然薄弱，整體水平發(fā)展還很不平衡，影響和制約校辦企業(yè)檔案工作發(fā)展的矛盾和問題仍很突出，企業(yè)檔案

3、工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。主要表現(xiàn)如下。 （一）認識淡薄，領導不夠重視 相對于社會企業(yè)，校辦企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少。學校一級設有專門的檔案管理部門，而校辦企業(yè)檔案則處于附屬地位，不受重視。許多高校校辦企業(yè)領導對檔案部門在企業(yè)中的地位認識不足，錯誤地認為檔案工作只是一種資料整理工作，不能為企業(yè)帶來直接的效益，純粹是只投入不產出的賠本買賣，看做可有可無，因此，本能地排斥檔案工作，沒有建檔的自覺性和動力。許多校辦企業(yè)檔案工作基礎比較薄弱，幾乎不設檔案管理崗位，沒有檔案庫房，檔案無人管理，更未建立檔案管理制度，檔案即使有人兼管，也只是形式上而已。 （二）檔案信息化滯后，檔

4、案利用率低 校辦企業(yè)中小企業(yè)較多，有些企業(yè)在新形勢下對檔案信息化建設的重要性缺乏應有和足夠的認識，對檔案自動化、網絡化的必要性、緊迫性感受不深、熱情不高，有關領導沒有把開發(fā)利用檔案信息資源的工作提升到應有的高度，在開發(fā)企業(yè)檔案信息資源上的深度不夠、力度不大、速度不快，致使許多有實用價值的檔案信息被埋藏起來，利用率不高，成為無人問津的靜物，造成檔案信息資源的極大浪費。部分企業(yè)檔案部門雖然建立了局域網，但大多處于單機歸檔階段，聯(lián)網歸檔檢索不成熟；數(shù)據(jù)庫類型單一、規(guī)模小、功能少、標準化程度低、數(shù)據(jù)不完整，離檔案信息的計算機管理和遠程聯(lián)網查詢、利用相差甚遠。這種狀況影響了檔案的有效開發(fā)利用，不利于企業(yè)

5、更快更好發(fā)展。 （三）校辦企業(yè)改制給檔案管理帶來新的問題 在不斷深入改革開放的影響下，為保證高校校辦企業(yè)能夠對市場競爭盡快適應，校辦企業(yè)體制改革正在如火如荼地進行， 管理體制的變化給檔案管理帶來了新的問題。 1.檔案管理機構極不穩(wěn)定，職能弱化成擺設 一些校辦企業(yè)在改革和重組過程中，一些舊的機構在合并、裁撤后消失，與此同時，許多新的機構在市場的要求下建立產生。在原有管理機構被裁撤的影響下，造成了檔案歸口工作的困難。也就是說，一些檔案不能及時被其應該所屬的管理部門所接納，而一些新成立的部門卻找不到應該歸屬于自己管理的檔案。另外，檔案管理職能被弱化，個別企業(yè)的檔案工作機構被設置到三四級機構中，對企業(yè)

6、信息的集中管理和統(tǒng)籌運用的能力以及對所屬企業(yè)檔案工作的監(jiān)督和指導力度都明顯減弱；有的企業(yè)雖然意識到企業(yè)檔案有一定的利用價值，照貓畫虎地建立了檔案機構，充實了專職人員，結果卻往往走形變樣，檔案工作并沒有制度化，僅僅成了企業(yè)文化建設的道具和裝飾。 2.人員的頻繁流動給檔案管理帶來困難 在原來計劃經濟體制下的校辦企業(yè)，機構臃腫、人員閑置等問題廣泛地存在。在改革的過程中，閑置人員被大量裁減掉，專業(yè)技術人才被引入進來。但是，在市場經濟下，人員的自由流動在為企業(yè)發(fā)展提供動力的同時也會出現(xiàn)一些問題：一是與人員流動的速度相比，培訓的頻率還很慢，從而使檔案培訓工作的壓力不斷被加大；二是數(shù)個崗位壓負在一個檔案人員

7、的肩上，分散了檔案管理人員的精力，從而導致歸檔的及時性下降，檔案管理工作受到影響；三是企業(yè)兼并重組改制活動較多，檔案人員更換頻繁，企 論文聯(lián)盟業(yè)內部檔案管理混亂，企業(yè)檔案容易散失或形成監(jiān)管真空。 3.人才流失嚴重 相對校辦企業(yè)其他部門來說，檔案工作人員薪酬較低，且流動頻繁，在企業(yè)的地位較低。每當企業(yè)進行體制改革時，檔案機構與人員往往成為首當其沖的犧牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部門，檔案工作者往往感到人微言輕、回天乏力， 時常處于瀕臨下崗的焦慮之中。一些具有中高級專業(yè)技術職稱的檔案人員也不能享受相應職稱待遇，嚴重挫傷了他們的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使他們被迫跳槽或另覓高枝，導致企業(yè)檔案管理

8、缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化，企業(yè)檔案管理水平的迅速下降。另外，有的企業(yè)雖然配備了檔案人員，卻是屬于兼職性質，且大多不具備檔案方面的專業(yè)知識，缺乏足夠的支配權和資源，無穩(wěn)定性可言。 二、高校校辦企業(yè)檔案管理對策 針對存在的這些問題，我們要積極采取應對措施，彌補漏洞，完善管理制度。 （一）加強領導認知，提高企業(yè)檔案工作地位 要搞好檔案工作，領導的重視程度起主要作用。一個單位的任何一項工作，都必須有領導的重視，才能順利開展。一是要加強宣傳，提高企業(yè)領導的檔案意識。充分利用各種媒體、輿論及培訓形式，加大檔案工作的宣傳力度，最大限度地讓企業(yè)領導了解和認識檔案工作，轉變企業(yè)領導不重視檔案的現(xiàn)狀，使其把檔案工作納入

9、重要議事日程，使檔案工作與企業(yè)的管理、生存、發(fā)展有機地結合起來，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中占據(jù)一定的位置。二是要努力做好服務，及時為領導提供信息，使檔案工作在領導決策中發(fā)揮作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務。 （二）創(chuàng)新理念，提高檔案的經濟價值 在檔案利用上樹立服務創(chuàng)造價值的觀念。要用各種方法，充分開發(fā)利用檔案信息資源，千方百計、積極主動地為企業(yè)創(chuàng)造價值和效益，將檔案資源轉變?yōu)槠髽I(yè)的現(xiàn)實生產力和現(xiàn)實財富。在新形勢下，企業(yè)檔案產生的范圍和類型越來越廣，商務合同、基建圖紙、法律憑證、信用檔案、會計檔案等大量積累歸檔，檔案部門要善于運用這些檔案的憑證作用，為企業(yè)爭取合法的經濟利益。同時，還要充分挖掘企業(yè)檔案的參

10、考研究價值。企業(yè)檔案是一筆巨大的財富，校辦企業(yè)要充分利用其歷史憑證作用和參考研究作用為企業(yè)創(chuàng)造經濟效益，效益的顯現(xiàn)給企業(yè)檔案提供了生存空間，為可持續(xù)發(fā)展提供了動力。檔案如果常年沉睡在庫，就會成為企業(yè)的負擔和包袱。 （三）加強校辦企業(yè)檔案隊伍建設 檔案工作連續(xù)性強，需用較長時間才能適應。因此，必須保持檔案管理隊伍的穩(wěn)定。要注意引進有專業(yè)知識和專業(yè)技能的人才充實檔案隊伍，還要采取多種形式加強對檔案人員的業(yè)務指導和培訓，定期組織業(yè)務學習考核。對有突出貢獻的人員要適當給予獎勵，力爭留住人才，讓其更能全面履行其職能，發(fā)揮更大的作用。另外，檔案管理工作專業(yè)性強，不能作為其他工作的兼職來完成，應設專業(yè)崗位對

11、檔案進行管理。 （四）加強制度建設，防止檔案遺失 要建立健全與校辦企業(yè)體制相適應的檔案管理體系，認真貫徹實施檔案法，并將檔案工作納入校辦企業(yè)的經營機制，將檔案管理的規(guī)章制度納入廠規(guī)廠法；檔案行政管理部門要及時介入企業(yè)的檔案交接工作中，對其進行監(jiān)督和指導，并宣傳檔案法律法規(guī)的有關規(guī)定，使企業(yè)領導能夠認識到檔案工作違法行為的嚴重性，促使企業(yè)完善檔案交接制度，嚴格交接手續(xù)。對因交接不力，造成檔案損失的，要追究有關人員的責任。 （五）加強檔案管理信息化建設 作為國家文獻信息事業(yè)的重要組成部分，檔案事業(yè)的信息化也在不斷發(fā)展，正由傳統(tǒng)的檔案管理體制轉變?yōu)橐匀轿坏臋n案信息管理、檔案信息開發(fā)和檔案信息服務為

12、特征的新體制轉變。企業(yè)檔案，作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄，是企業(yè)的基礎性信息資源。隨著計算機被廣泛運用，電子文件普及，企業(yè)對檔案信息使用量越來越大，對獲取信息便捷性的要求也越來越高，因此必須加快檔案信息化建設。而校辦企業(yè)不同于社會一般企業(yè)，它緊密依托學校的人才優(yōu)勢、學科優(yōu)勢，堅持產學研結合、堅持技術創(chuàng)新，以高新技術成果轉化和產業(yè)化為支撐點興辦高新技術企業(yè)，有便于信息化的優(yōu)勢。只有做好檔案信息化問題，才能在校辦企業(yè)內部乃至整個學校充分實現(xiàn)資源共享，為校辦企業(yè)生產及學校發(fā)展提供更加快速、高效、便捷的服務，增強企業(yè)在市場中的實力和競爭力。 總之，校辦企業(yè)檔案管理作為企業(yè)科技發(fā)展的催化劑，是企業(yè)經濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式，也是企業(yè)走向成功的金橋，特別是在校辦企業(yè)改制、發(fā)展的今天，不斷探索校辦企業(yè)檔案管理的新模式，堅持與時俱進，注重服務，才能發(fā)揮企業(yè)檔案的實際效能，為企業(yè)領導提供準確信息和決策依據(jù)，為校辦企業(yè)的騰飛提供強有力的保障。 參考文獻： 張莉，郝幸田.我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新J.企業(yè)文明，2010，（7）. 李萍.檔案信息化管理的重要性J.廣東科技，2007，（1）. 張絹.用科學發(fā)展的理論應對企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題J.機電兵船檔案，2010，（4）