工程有限公司材料采購管理制度

*有限公司大宗材料、物料采購管理制度 第一章 總 則 第一條 目的 為加強(qiáng)公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障攪拌站的正常持續(xù)進(jìn) 行，選擇合格的供應(yīng)商并對采購過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保供貨商提供 的材料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設(shè)備）采購 時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗(yàn)收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定 外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設(shè)及 生產(chǎn)所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、水泥、混凝土、 機(jī)械設(shè)備及配件、電纜線等。 第三條 職責(zé)劃分 1、由公司機(jī)料部全面負(fù)責(zé)對各材料、物料的價格詢價、采購、入 庫保管工作； 2、由攪拌站站長對本站內(nèi)計劃單的質(zhì)量、數(shù)量、要求進(jìn)行詳細(xì)審 核把關(guān)； 3、由財務(wù)部對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。 4、由綜合部對采購合同的條款進(jìn)行法律風(fēng)險把關(guān) 5、由分管副總對各采購計劃、合同進(jìn)行審核把關(guān)； 第四條 原則 1、長期訂貨和大額進(jìn)貨，原則上均應(yīng)通過簽訂買賣合同的辦法進(jìn) 行。2、對于經(jīng)常性采購或批量進(jìn)貨的，按采購流程進(jìn)行。 2 第二章 采購（計劃）審批 第一條 采購計劃的制定 1、材料、物料的采購執(zhí)行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料 應(yīng)在計劃應(yīng)在實(shí)施前不少于 10 天前提出，批量進(jìn)貨的材料不少于 3 天 提出，個別應(yīng)急性材料由攪拌站負(fù)責(zé)人口頭提出報機(jī)料部和總經(jīng)理批準(zhǔn) 后實(shí)施采購，但事后二天內(nèi)應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。 2、攪拌站建設(shè)期前由站長根據(jù)公司攪拌站建設(shè)規(guī)劃要求提出材料、 物料采購計劃，確保材料物料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報； 3、攪拌站生產(chǎn)需要采購的大宗材料，由機(jī)料部提出采購意向申請， 報公總經(jīng)理確定供應(yīng)商。 4、攪拌站生產(chǎn)期間，進(jìn)行材料和物料的采購，由攪拌部機(jī)料員根 據(jù)公司經(jīng)營客戶經(jīng)理的書面生產(chǎn)計劃，提出材料、物料采購計劃，試驗(yàn) 員審核所購材料的技術(shù)質(zhì)量條求，站長審核確認(rèn)。確保材料物料規(guī)格、 型號、數(shù)量無誤并簽字后以申報； 第二條 詢價、比價和議價 1、機(jī)料部根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不 同，應(yīng)選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象； 2、采購員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預(yù) 算等情況，確定采購目標(biāo)價格； 3、在得到供應(yīng)商的報價信息后，采購人員對供應(yīng)商的報價條件進(jìn) 行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面攪拌站進(jìn)行核對，以保證供應(yīng)商 提供的材料符合公司實(shí)際的采購要求，并對供應(yīng)商所報的價格、交付期、 3 售后服務(wù)等方面進(jìn)行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商； 4、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采 購人員應(yīng)送請購部門確認(rèn)； 5、專用材料或用品，機(jī)料部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價； 6、對供應(yīng)商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，以電話等 聯(lián)絡(luò)方式向供應(yīng)商議價。在公司規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)，采購人員應(yīng)與供應(yīng) 商進(jìn)行磋商，以使雙方最終在全部條款上達(dá)成一致； 7、對重大的物資采購，要保證參加人數(shù)不少于兩人進(jìn)行商務(wù)談判， 且要求有兩個以上的部門派人參加。 第三條 采購前核決及權(quán)限 大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執(zhí)行合同簽字流程序， 采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細(xì)填 列以下事項(xiàng)，呈報負(fù)責(zé)材料采購的各部門及總經(jīng)理核決： 1）供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式； （2）采購物料的詳細(xì)描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出 標(biāo)準(zhǔn)的特殊要求需特別注明； （3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/ 重量；包裝件數(shù)； （4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預(yù)付款； （5）交付期：分批交付時應(yīng)明確每批的交付時間和交付數(shù)量； （6）付款方式； （7）所需的質(zhì)量證明（檢驗(yàn)單、質(zhì)保單、出供應(yīng)證明單、化驗(yàn)報 告單等） ； 4 （8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進(jìn)行退換或其他處理方法； （9）運(yùn)輸方式和銷售發(fā)票的要求。 3、需與供應(yīng)商簽訂長期合同者，采購經(jīng)辦人應(yīng)以簽呈及擬妥的長 期合同書，核決權(quán)限按照請購類別和對應(yīng)的級別逐級呈各部門主管及公 司經(jīng)理核決； 4、簽訂期采購合同后過程中進(jìn)貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青 等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續(xù)。 5、金額較大或批量采購的應(yīng)到對方生產(chǎn)工供應(yīng)進(jìn)行實(shí)際考察，在 充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意 向，并送樣報驗(yàn)，未通過報驗(yàn)的材料不準(zhǔn)采購。 第四條 簽訂采購合同或填寫采購單 1、經(jīng)總經(jīng)理確定供應(yīng)商后，機(jī)料部填寫采購合同，并經(jīng)審批流程， 完成采購合同經(jīng)審核，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。采購單經(jīng) 公司總經(jīng)理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機(jī)料部、一份交 攪拌站。 2、采購人員應(yīng)跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應(yīng)商跟催交貨 進(jìn)度。 3、發(fā)貨前要求供應(yīng)商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包 裝方式” ，以便驗(yàn)收確認(rèn)。 4、若屬分批交貨者，采購人員應(yīng)在“訂購單”上注明“分批交貨” 以資識別。 第五條 退貨作業(yè) 5 對于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料退貨單”呈攪拌站長 和機(jī)料員簽認(rèn)后，對材料數(shù)量不進(jìn)行確認(rèn)。必要時由機(jī)料部通知供應(yīng)商 到場核實(shí)。 第三章 驗(yàn)收與付款 第一條 材料進(jìn)供應(yīng)驗(yàn)收 1、材料進(jìn)場供應(yīng)商交貨時，機(jī)料部通知攪拌站庫管員和實(shí)驗(yàn)員， 實(shí)際清點(diǎn)件數(shù)或稱重， ，對貨物攜帶的有關(guān)證件和材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證， 經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫 管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知機(jī)料部一同處理； 2、對有專項(xiàng)質(zhì)量要求的材料物資，機(jī)料部通知攪拌站長一同參加 員驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。 第二條 付款結(jié)算 1、嚴(yán)格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行； 2、采購款項(xiàng)須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由公司安排 支付； 3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應(yīng)嚴(yán)格 按照采購合同要求和項(xiàng)目進(jìn)度情況進(jìn)行，分清輕重緩急，必要時須提交 驗(yàn)收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應(yīng)注明預(yù)付款、已 付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理付款手續(xù)； 4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進(jìn)行直接支 付： （1）緊急采購且不能及時辦理財務(wù)支付手續(xù)； 6 （2）在外埠采購且供應(yīng)商要求立即付款時； （3）在現(xiàn)場調(diào)試施工期間急需材料的采購； （4）3000 元以下的零星采購。 第三條 進(jìn)度控制及異常處理 1、機(jī)料部應(yīng)特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨 進(jìn)度； 2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應(yīng)主動與供貨供應(yīng)商 聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯報相關(guān)職能部門、公司處理。 第四條 質(zhì)量評價 攪拌站和機(jī)料部應(yīng)就所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對 材料質(zhì)量提出評價，以利于進(jìn)一步工作。 第四章 附 則 第一條 參與采購過程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相 配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保公司的利益不受損害； 第二條 參加采購的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之 風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；一經(jīng) 發(fā)現(xiàn)上述情況，視情節(jié)，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。 第四條 本辦法自公布日期執(zhí)行。 二一三年七月十日 4、 材料采購申請表填報流程 7 攪拌站建設(shè)期材料采購流程 機(jī)料員填寫材料采 購申請表 試驗(yàn)員復(fù)核 攪拌站長審核 根據(jù)公司攪拌站規(guī) 劃要求 機(jī)料部接收采購單 機(jī)料部詢價 公司分管審核 總經(jīng)理審批 材料采購一般不 少于提前三天， 原則上不超 過三天完成 攪拌站機(jī)料員驗(yàn)收 材料員建立進(jìn)場驗(yàn) 收臺賬 機(jī)料部建立采購臺 賬 攪拌站機(jī)料員負(fù)責(zé) 傳送，建立資料收 發(fā)臺帳 大宗生產(chǎn)材料采購流程 機(jī)料部采購 8 機(jī)料部將詢價情況匯總后，報總經(jīng) 理確定供應(yīng)商 機(jī)料部按公司合同管理程序?qū)徍撕?同 合同經(jīng)審批后，簽署合同 機(jī)料部提出采購計劃 機(jī)料部詢價，選擇不少于三家供應(yīng)商品 按合同要求進(jìn)貨 供應(yīng)至攪拌站時，機(jī)料員進(jìn)場 驗(yàn)收，重要時會同站長參加 合格后入庫，登記入庫臺帳 攪拌站發(fā)料，登記發(fā)放臺帳 攪拌站機(jī)料員根據(jù) 客戶經(jīng)理需求填寫 分批進(jìn)料申請 試驗(yàn)員和站長審核 公司機(jī)料部和分管副 總審核 9 材料采購申請表（樣表） 工程名稱： A B C D E F G H I J K L 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單位 數(shù)量 技術(shù)要求或證書 品牌 申購用途 需求日期 單價 金額 備注 1 2 3 4 5 6 7 16 機(jī)料員: 試驗(yàn)員: 攪拌站長: 機(jī)料部: 分管副總: 總經(jīng)理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 說明: 1、B-I 欄由申請人填寫，J-K 欄由采購人員填寫；L 欄由材料員填寫庫存； 2、采購申請表必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方可采購； 3、本申請表不得隨意涂改， 4、本表格的單價是指詢價最優(yōu)惠之價格，后附其它供貨商詢價表。 注：按公司原有電子表格式 10 _材料采購詢價表 填報部門： 編號： 報價單位名稱 型號或產(chǎn)地 規(guī)格 數(shù)量 報價 資信情況 質(zhì)量情況 供應(yīng)能力 交貨日期 交貨地點(diǎn) 付款辦法 扣款規(guī)定 詢價目標(biāo) 詢價人員及意見 機(jī)料部門負(fù)責(zé)人意見 財務(wù)主管意見 分管總經(jīng)理意見 總經(jīng)理意見 11 12