采購組織架構(gòu)

采 購 組 織 結(jié) 構(gòu) 第 一 節(jié) 概 述 例 如 ： 總 經(jīng) 理行 政副 總 經(jīng) 理 業(yè) 務(wù)副 總 經(jīng) 理 生 產(chǎn)副 總 經(jīng) 理倉 儲 生 管 管 制 采 購 制 造 品 管隸 屬 于 生 產(chǎn) 部2.采 購 組 織 在 企 業(yè) 組 織 結(jié) 構(gòu) 中 的 地 位 總 經(jīng) 理行 政副 總 經(jīng) 理 業(yè) 務(wù)副 總 經(jīng) 理 生 產(chǎn)副 總 經(jīng) 理人事 采購 財務(wù) 計算機中心 生產(chǎn)管制 倉儲 制造 品管隸 屬 于 行 政 部 總 經(jīng) 理人 事副 總 經(jīng) 理 業(yè) 務(wù)副 總 經(jīng) 理 財 務(wù)副 總 經(jīng) 理生 產(chǎn)副 總 經(jīng) 理 采 購副 總 經(jīng) 理生產(chǎn)管制 倉儲 制造 品管 隸 屬 于 高 級 管 理 層 第 二 節(jié) 采 購 組 織 的 類 型1.分 散 型 組 織l各 預(yù) 算 單 位 自 行 開 展 采 購 活 動 的 一 種 采 購實 施 形 式 。 優(yōu) 點 缺 點自 主 性 、 靈 活 性 、 多 樣 性 可 在 本 地 采 購 ， 受 當 地 歡 迎有 利 于 部 門 間 競 爭 造 成 供 應(yīng) 商 分 散 和 混 亂 技 術(shù) 人 員 短 缺 ， 成 本 上 升 重 復 采 購 ， 分 支 間 缺 乏 溝 通缺 乏 財 務(wù) 控 制過 量 的 地 方 采 購分 散 型 采 購 組 織 的 特 點適 用 ： 擁 有 多 樣 化 經(jīng) 營 單 位 結(jié) 構(gòu) 的 跨 行 業(yè) 公 司 2.集 中 型 采 購 組 織l由 一 個 部 門 統(tǒng) 一 組 織 本 系 統(tǒng) 的 采 購 活 動 的 采購 實 施 模 式 。 l優(yōu) 缺 點 比 較 ：優(yōu) 點 缺 點規(guī) 模 效 應(yīng)標 準 化 ， 節(jié) 省 人 員 和 工 作 量 ， 有 利 于采 購 戰(zhàn) 略 的 實 施有 利 于 財 務(wù) 管 理利 于 更 好 的 全 面 庫 存 管 理 和 材 料 利 用避 免 因 為 供 應(yīng) 短 缺 而 引 起 集 團 部 門 間的 競 爭 。 上 下 級 之 間 的 抱 怨對 系 統(tǒng) 的 反 抗過 高 的 管 理 費 用對 市 場 的 反 應(yīng) 較 慢 適 用 ： 適 用 于 下 屬 的 經(jīng) 營 單 位 購 買 產(chǎn) 品 的 相 同 或 類 似 的 公 司 采 購 生 產(chǎn) 營 銷 采 購 生 產(chǎn) 營 銷 采 購 生 產(chǎn) 營 銷這 種 結(jié) 構(gòu) 形 式 結(jié) 合 了 兩 種 采 購 組 織 的 有 點 ， 能 夠 做 到 分 散 和集 中 的 有 效 結(jié) 合 。 集 中 和 分 散 需 考 慮 的 標 準 ：l 采 購 需 求 的 通 用 性l 地 理 位 置l 供 應(yīng) 市 場 結(jié) 構(gòu)l 所 需 的 專 門 技 術(shù)l 價 格 波 動l 客 戶 需 求 5.采 購 外 包 和 “ 虛 擬 組 織 ”a.外 包l本 企 業(yè) 的 采 購 并 不 足 以 提 供 組 織 所 需 要 的 競 爭 優(yōu) 勢 ，將 采 購 活 動 外 包 給 一 個 更 先 進 的 、 在 戰(zhàn) 略 上 具 有 主動 性 的 組 織 則 可 以 獲 得 這 種 競 爭 優(yōu) 勢 ；l現(xiàn) 有 的 采 購 組 織 結(jié) 構(gòu) 不 能 應(yīng) 對 迅 速 的 變 化 ；l現(xiàn) 有 的 組 織 和 程 序 不 能 使 采 購 戰(zhàn) 略 高 效 。 b.虛 擬 采 購 組 織l一 個 具 有 中 心 緊 密 、 外 圍 松 散 特 征 的 結(jié) 構(gòu) ， 能 夠提 高 企 業(yè) 經(jīng) 營 層 面 上 的 集 中 度 和 靈 活 性 。l中 心 為 采 購 專 家 組 成 的 緊 密 核 心 ， 外 圍 是 流 動 的企 業(yè) 經(jīng) 營 方 面 的 專 家 。 核 心 層 負 責 采 購 流 程 、 采購 戰(zhàn) 略 、 職 業(yè) 發(fā) 展 以 及 采 購 過 程 中 的 員 工 招 聘 、培 訓 和 發(fā) 展 。 采 購 部 門 結(jié) 構(gòu) 圖采 購 調(diào) 研 部 門流 程 管 理 部 門采 購 部 一采 購 部 二采 購 部 三采 購 經(jīng) 理 采 購 主 管庫 存 主 管 庫 存 計 劃庫 房 主 管 第 三 節(jié) 采 購 組 織 內(nèi) 部 的 設(shè) 計采 購 組 織 內(nèi) 部 的 設(shè) 計 各 個 企 業(yè) 有 所 不 同 ， 如 ： 主 要 會 按 以 下 的 角 度 來 設(shè) 計 采 購 部 門 ：1.按 采 購 地 區(qū) 設(shè) 計 采 購 總 部 國 際 采 購國 內(nèi) 采 購東 北 地 區(qū) 華 東 地 區(qū) 華 南 地 區(qū) 歐 洲 地 區(qū) 美 洲 地 區(qū) 亞 洲 地 區(qū) 2.按 物 品 類 別 設(shè) 計 采 購 總 部采 購 一 部 采 購 二 部 采 購 三 部辦 公 用 品電 子 零 件 采 購 部采購三課 采購二課 采購一課電子零件( 包括集成電路 、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動器、機黽器等） 機械制品( 包含塑料膠品、機器設(shè)備、模具等） 工程發(fā)包事務(wù)用品維護機械維護水電某 電 子 公 司 采 購 部 組 織 表 3.按 采 購 功 能 設(shè) 計 采 購 總 部開發(fā)來源 議價招 標 比價議 標 決標簽 約 稽 催履 約 供 應(yīng) 處內(nèi)購課 外購課 接轄課 資訊課結(jié)報組議價組訪價組 綜合組履約組訂約組 報關(guān)組驗收組提貨組 資訊組稽催組物料管理 組某 國 防 科 技 單 位 采 購 組 織 表 4.混 合 式 編 組實 際 上 采 購 組 織 設(shè) 計 時 通 常 同 時 考 慮 多 種 因 素 。采 購 處內(nèi)購課 原料課 外購課主要原料助劑染料某 人 造 纖 維 制 造 公 司 采 購 組 織 表 采 購 作 業(yè) 方 式 之 優(yōu) 劣 比 較按 作 業(yè) 方 式 來 分 可 分 為 兩 種 ： 一 貫 式 和 分 段 式1.一 貫 作 業(yè) 的 組 織 方 式優(yōu) 點 ：l 一 位 采 購 人 員 可 綜 理 全 部 采 購 過 程 ， 權(quán) 責 相 當 分 明 。l 符 合 規(guī) 模 經(jīng) 濟 的 原 則 。l 和 供 應(yīng) 商 的 關(guān) 系 良 好 。l 由 于 對 供 應(yīng) 商 有 取 舍 的 權(quán) 力 ， 故 可 增 強 及 時 交 貨 及 改 善 品質(zhì) 的 管 理 效 能 。 缺 點 ：l 一 位 采 購 人 員 負 責 全 部 過 程 的 各 項 作 業(yè) ， 工 作 相 當 繁 復 ，且 無 法 專 精 。l 采 購 案 從 頭 至 尾 ， 全 由 一 人 包 辦 所 有 過 程 ， 使 采 購 人 員 掌握 生 殺 大 權(quán) ， 難 免 滋 生 弊 端 。l 采 購 人 員 常 因 某 一 采 購 案 件 之 羈 絆 ， 而 無 法 進 行 其 他 的 案件 ， 致 采 購 完 成 效 率 偏 低 。 2.分 段 式 作 業(yè) 的 組 織 方 式優(yōu) 點 ：l 每 位 采 購 員 只 負 責 采 購 過 程 中 的 一 部 分 ， 熟 能 生 巧 ， 減 少錯 誤 的 機 會 ， 并 提 高 辦 事 效 率 。l 一 方 面 是 分 工 合 作 ， 另 一 方 面 則 內(nèi) 部 牽 制 ， 除 非 全 體 人 員沆 瀣 一 氣 ， 否 則 勾 串 不 易 。l 采 購 過 程 每 一 階 段 均 由 專 業(yè) 人 員 負 責 ， 應(yīng) 可 提 升 采 購 作 業(yè)的 品 質(zhì) 。 缺 點 ：l 采 購 過 程 由 不 同 人 員 分 段 處 理 ， 發(fā) 收 轉(zhuǎn) 接 手 續(xù) 較 多 ， 延 誤時 效 。l 各 自 為 政 ， 無 人 負 責 ； 且 購 用 之 間 ， 接 手 人 員 太 多 ， 徒 增聯(lián) 系 上 的 困 難 。l 采 購 人 員 的 工 作 滿 足 感 比 較 低 ， 因 其 對 任 何 采 購 案 件 均 無完 整 之 決 定 權(quán) 。 第 四 節(jié) 、 采 購 組 織 的 職 責 l對 外 而 言 ：選 擇 /管 理 供 應(yīng) 商 ， 和 供 應(yīng) 商 保 持 良 好 的 關(guān) 系 ； l對 內(nèi) 而 言 ：控 制 采 購 流 程 ； 保 證 采 購 質(zhì) 量 和 交 貨 周 期 ， 能 夠滿 足 公 司 生 產(chǎn) 和 市 場 的 需 要 。 供應(yīng)商選擇與評價協(xié)調(diào)各分采購部門的采購工作與企業(yè)其他部門溝通，制定采購計劃，且將重要的采購計劃報上級批準制定采購制度和設(shè)計合理的采購流程控制采購風險完成采購人員的培訓和組織的調(diào)整共同商品的訂貨和結(jié)算處理 執(zhí)行采購總部制定的采購計劃，組織具體的采購活動；對于本部分特有物品的采購，尋找合適的供應(yīng)商，并且和供應(yīng)商進行談判；核對請購單所購物料的技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標準；市場信息的收集，價格變化的調(diào)查分析。 采 購 相 關(guān) 人 員 的 職 責1. 采 購 經(jīng) 理（ 1） 擬 訂 采 購 部 門 工 作 方 針 與 目 標 ；（ 2） 負 責 主 要 原 料 或 物 料 之 采 購 ；（ 3） 編 制 年 度 采 購 計 劃 與 預(yù) 算 ；（ 4） 簽 核 訂 購 單 與 合 約 ；（ 5） 采 購 制 度 之 建 立 與 改 善 ；（ 6） 撰 寫 部 門 周 報 或 月 報 ；（ 7） 主 持 采 購 人 員 教 育 訓 練 ；（ 8） 建 立 與 供 應(yīng) 商 的 良 好 關(guān) 系 ；（ 9） 督 導 采 購 部 門 全 盤 業(yè) 務(wù) 及 人 員 考 核 ；（ 10） 主 持 或 參 與 采 購 相 關(guān) 業(yè) 務(wù) 的 會 議 ， 并 做 好 部 門 間 的 協(xié) 調(diào) 工 作 。 2. 采 購 科 長（ 1） 分 派 采 購 人 員 及 助 理 的 日 常 工 作 ；（ 2） 負 責 次 要 原 料 或 物 料 之 采 購 ；（ 3） 協(xié) 助 采 購 人 員 與 供 應(yīng) 商 談 判 價 格 、 付 款 方 式 、 交貨 日 期 等 ；（ 4） 采 購 進 度 之 追 蹤 ；（ 5） 審 核 一 般 物 料 采 購 案 ；（ 6） 市 場 調(diào) 查 ；（ 7） 供 應(yīng) 商 之 考 核 。 3. 采 購 員（ 1） 經(jīng) 辦 一 般 性 物 料 采 購 ；（ 2） 查 訪 廠 商 ；（ 3） 與 供 應(yīng) 商 談 判 價 格 、 付 款 方 式 、 交 貨 日 期 等 ；（ 4） 確 認 交 貨 日 期 等 ；（ 5） 一 般 索 賠 案 件 之 處 理 ；（ 6） 處 理 退 貨 ；（ 7） 收 集 價 格 情 報 及 替 代 品 資 料 。 l 一 位 從 事 家 電 配 件 銷 售 的 朋 友 頗 有 感 觸 地 說 ， 現(xiàn) 在 的 采 購 人 員 花樣 翻 新 ， 供 應(yīng) 商 無 所 適 從 。 據(jù) 他 介 紹 ， P公 司 的 采 購 員 A是 一 位“ 高 手 ” ， 為 此 ， 此 采 購 員 常 常 受 到 公 司 的 表 彰 。 A的 “ 高 招 ”是 ： 一 方 面 采 取 多 家 同 時 供 應(yīng) 的 方 式 ， 挑 起 供 應(yīng) 商 之 間 對 回 扣 的攀 比 ； 另 一 方 面 又 大 肆 壓 低 供 應(yīng) 商 的 配 件 價 格 ， 以 獲 取 公 司 的 高額 獎 金 和 表 彰 。 供 應(yīng) 商 由 于 回 扣 不 斷 增 高 而 價 格 又 不 斷 降 低 的 壓力 ， 無 法 對 配 件 生 產(chǎn) 進 行 “ 精 耕 細 作 ” ， 導 致 配 件 質(zhì) 量 的 不 斷 下降 ， 而 企 業(yè) 由 于 只 憑 表 象 來 評 采 購 人 員 ， 在 一 定 程 度 上 助 長 了 采購 人 員 的 暗 箱 操 作 ， 損 害 了 企 業(yè) 的 利 益 。l思 考 ： 企 業(yè) 的 采 購 人 員 應(yīng) 該 具 備 什 么 樣 的 素 質(zhì) ？ 企 業(yè) 如 何 評 估 采 購 人 員 ， 又 如 何 杜 絕 采 購 過 程 中的 “ 回 扣 ” 問 題 ？ 能 力 方 面 價 值 分 析 能 力預(yù) 測 能 力表 達 能 力專 業(yè) 知 識品 質(zhì) 方 面 臨 財 不 茍 得敬 業(yè) 精 神虛 心 與 耐 心采 購 人 員 應(yīng) 具 備 的 能 力 和 品 質(zhì) 附 ： 采 購 人 員 應(yīng) 掌 握 的 知 識l 知 識 產(chǎn) 權(quán) 法 律 概 念l 采 購 談 判l(wèi) 竟 標 與 評 價l 客 戶 關(guān) 系 管 理l 有 效 采 購 技 術(shù)l 供 應(yīng) 商 的 差 異 管 理l 法 律 常 識l 采 購 的 財 務(wù) 基 礎(chǔ)l 國 際 貿(mào) 易 及 風 險 分 析l 合 同 模 式 及 管 理l 異 國 文 化 背 景 差 異l 多 文 化 背 景 團 隊 的 協(xié) 同l 采 購 及 篩 選 策 略 的 培 訓 l 戰(zhàn) 略 供 應(yīng) 商 關(guān) 系 管 理l 采 購 流 程 電 子 化 管 理l 采 購 合 同 電 子 化l 供 應(yīng) 商 資 料 的 電 子 化 管 理 思 考 題 ：在 特 定 條 件 下 如 何 選 擇 恰 當 的 結(jié) 構(gòu) l單 一 產(chǎn) 品 /多 廠 址 生 產(chǎn)l多 種 產(chǎn) 品 /多 廠 址 生 產(chǎn) ， 產(chǎn) 品 之 間 相 互 關(guān) 聯(lián)l多 種 產(chǎn) 品 /多 廠 址 生 產(chǎn) ， 產(chǎn) 品 之 間 沒 有 聯(lián) 系遇 到 以 上 情 況 時 ， 該 如 何 選 擇 采 購 組 織 ？ 五 、 采 購 授 權(quán)為 了 圓 滿 執(zhí) 行 工 作 并 達 成 目 標 ， 一 個 企 業(yè) 或 機 構(gòu) 會授 與 采 購 部 門 下 列 四 種 決 策 權(quán) 。l 供 應(yīng) 商 之 選 擇 ；l 交 易 價 格 及 條 件 之 決 定 ；l 采 購 規(guī) 范 之 確 認 ；l 與 潛 在 供 應(yīng) 商 之 接 觸 聯(lián) 系 。 某 衛(wèi) 浴 器 材 公 司 采 購 職 務(wù) 權(quán) 限 表 授 權(quán) 金 額 大 小 ， 通 常 取 決 于 ：l 企 業(yè) 規(guī) 模 愈 大 ， 授 權(quán) 金 額 愈 高 ；l 對 采 購 主 管 信 任 程 度 愈 高 ， 授 權(quán) 金 額 愈 高 ；l 經(jīng) 營 者 心 態(tài) 愈 開 放 ， 授 權(quán) 金 額 愈 高 ；l 企 業(yè) 內(nèi) 部 控 制 制 度 愈 完 備 ， 授 權(quán) 金 額 愈 高 。 思 考 習 題 l采 購 組 織 常 見 的 類 型 有 哪 些 ？ 并 分 別 說 出 他 們 的特 點 。 是 否 有 一 種 采 購 組 織 適 合 所 有 的 企 業(yè) ？l假 如 讓 你 設(shè) 計 一 個 企 業(yè) 的 采 購 組 織 ， 你 會 從 哪 幾個 方 面 考 慮 。l企 業(yè) 的 采 購 組 織 具 有 那 些 職 責 ？ l假 如 你 是 一 個 企 業(yè) 的 采 購 人 員 ， 你 覺 得 你 應(yīng) 該 具備 那 些 基 本 素 質(zhì) 才 能 更 好 的 適 合 你 的 工 作