上海電力企業(yè)資源計(jì)劃管理咨詢項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn).ppt

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文件日期: 2019年11月26日,上海電力企業(yè)資源計(jì)劃管理咨詢項(xiàng)目 業(yè)務(wù)流程重組培訓(xùn),畢馬威管理咨詢 二○○二年七月八日,培訓(xùn)內(nèi)容及時(shí)間安排,業(yè)務(wù)流程重組概念 20分鐘 流程繪制方法及技巧 20分鐘 流程繪制練習(xí) 40分鐘 流程改進(jìn)原則 10分鐘 流程改進(jìn)練習(xí) 20分鐘 提問和回答 10分鐘,培訓(xùn)目標(biāo),培訓(xùn)目標(biāo),明確流程 重組的原理,學(xué)會(huì)繪制 流程圖的 方法,掌握流程改進(jìn)的原則,流程重組概念 從功能到流程的觀念 流程重組的收益和成功因素,什么是業(yè)務(wù)流程？,業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng) 業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門 業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營情況 流程與業(yè)務(wù)運(yùn)營息息相關(guān)并向客戶提供價(jià)值. 如果企業(yè)能夠?qū)⑷藶閷?shí)現(xiàn)的流程和通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的流程進(jìn)行無縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競爭優(yōu)勢,,業(yè)務(wù)流程重組,業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進(jìn),它的目標(biāo)是通過重新設(shè)計(jì)組織經(jīng)營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化,非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運(yùn)成本,控制營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn),提高營運(yùn)效率三方面),從而獲得績效的改進(jìn),部門內(nèi)部逐步改進(jìn)與完善,公司業(yè)務(wù)流程重組,戰(zhàn)略重組,,,,什么是業(yè)務(wù)流程重組？,,什么是業(yè)務(wù)流程重組？,平衡質(zhì)量、服務(wù)水平和成本始終是企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的考慮重點(diǎn),降低成本,質(zhì)量改善,提升客戶服務(wù)水平,,,,競爭優(yōu)勢,,成功的業(yè)務(wù)流程重組需要樹立從功能到流程轉(zhuǎn)化的概念,功能驅(qū)動(dòng)運(yùn)營,第一階段,,第三階段,,關(guān)鍵流程驅(qū)動(dòng)運(yùn)營,電力工程建設(shè),采購,設(shè)備維護(hù),,,客戶,,采購申請到付款,資產(chǎn)管理,電力項(xiàng)目管理,傳統(tǒng)的管理注重職能層級(jí)機(jī)制,流程概念打破職能層級(jí)體制的界限,直達(dá)客戶,,流程得以承認(rèn)，但功能處于主導(dǎo),,,,,電力工程建設(shè),采購,設(shè)備維護(hù),第二階段,,,從功能到流程的轉(zhuǎn)化觀點(diǎn),業(yè)務(wù)流程重組的警號(hào),以下是企業(yè)對業(yè)務(wù)流程重組需求的診斷信息，其中一些已成為某些機(jī)構(gòu)的典型“警告信號(hào)”:,供電的可靠性降低 資產(chǎn)的利用率下降 競爭能力下降 客戶滿意程度降低 新近出臺(tái)的政府改革／立法 行業(yè)趨勢變化 陳舊的信息技術(shù)應(yīng)用,流程重組的成功結(jié)果,,,,壓縮時(shí)間,,減少不增加價(jià)值的活動(dòng),,授予相應(yīng)權(quán)限,,客戶聯(lián)盟,一次做好,,在流程開始時(shí)就保證質(zhì)量,,設(shè)定有彈性的目標(biāo),有效降低成本，領(lǐng)先的技術(shù),,持續(xù)的改善循環(huán),流程圖繪制的方法及技巧 流程圖繪制目標(biāo)及基本知識(shí)講解 流程圖的繪制 流程圖交付要求,,流程繪制目標(biāo),理解現(xiàn)有流程和資源分配 闡明企業(yè)關(guān)鍵問題 識(shí)別改進(jìn)的良機(jī),,流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì) 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟,,,,,,,,,,,,,,,,,,,什么是流程圖？,流程圖繪制,流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖,流程圖繪制,流程圖繪制基礎(chǔ),有明確定義的開端和結(jié)束 有輸入必有輸出 在整個(gè)企業(yè)組織中“流動(dòng)” 不局限于單一的功能和部門,,,,,,流程,,輸入,,輸出,,,流程圖繪制－ 管理要素的劃分,營運(yùn)流程,管 理 支 持 流 程,采購管理,營銷管理,發(fā)電管理,輸電管理,配電管理,技術(shù)、電能質(zhì)量管理,行政事務(wù)管理,預(yù)算管理,財(cái)務(wù)管理,投資管理,信息系統(tǒng)管理,人力資源管理,固定資產(chǎn)管理,檢修計(jì)劃管理,下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：,行為 責(zé)任 輸入 在流程中的關(guān)鍵行為 流程中的關(guān)鍵責(zé)任 每一行為的主要輸入來源,輸出 顧客 時(shí)間和成本 每一行為的關(guān)鍵交付成果 每一行為輸出的接受者 每一行為所需的時(shí) （內(nèi)部和外部） 間/成本,畫流程圖需了解的信息,,文件/表格： 該標(biāo)識(shí)文件，包括表格、字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。,,系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫： 該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。,流程圖繪制標(biāo)識(shí),一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助快速并且一致地通過流程圖進(jìn)行溝通,流程操作： 該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個(gè)文件。,流程參見: 該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,數(shù)據(jù)信息: 該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。,,決定批復(fù)： 該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。,方向標(biāo)記： 流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),存檔: 該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。,開始/結(jié)束: 該框用以表示一個(gè)流程的開始和結(jié)束。,,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),流程圖連接標(biāo)識(shí)： 該標(biāo)識(shí)用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于同頁內(nèi)從一個(gè)動(dòng)作框轉(zhuǎn)到另一個(gè)動(dòng)作框。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識(shí)，在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的英文大寫字母。,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,,A,繼續(xù)“是”情況下的流程,是,否,狀況表是 否被批準(zhǔn)?,A,,對狀況表 作修改,在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)： 如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。,,,是,否,是否有效？,,流程圖繪制標(biāo)識(shí),,驗(yàn)證統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)的有效性,流程圖繪制,詢問一個(gè)流程活動(dòng)的問題包括：,流程/任務(wù)生成什么？ 職員怎樣執(zhí)行它？ 為什么要這樣做？ 何時(shí)、由誰對它進(jìn)行復(fù)核？ 流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？ 流程活動(dòng)何時(shí)需要？ 錯(cuò)誤/問題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？ 怎樣處理錯(cuò)誤/問題/例外？ 輸出什么？輸出多少？ 輸出至哪里？,流程范圍 控制目標(biāo) 主要控制點(diǎn) 涉及部門及表格 流程流轉(zhuǎn)時(shí)間 特定政策,,建議步驟: 從一個(gè)高層次的流程開始,如有必要,到下一層次的流程 確定每個(gè)子流程的開始和結(jié)束(保持重點(diǎn)) 確定關(guān)鍵輸入和輸出 按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程 節(jié)約時(shí)間: 如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面 采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào) 在流程繪制過程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì) 核查流程的準(zhǔn)確性,流程圖繪制的技巧,需要 按實(shí)際情況繪制流程 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 需要 與流程牽涉的人員交流 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 需要 高層次的流程圖,不能 按照自己的想象繪制流程 不能 把流程圖局限在自己的部門 不能 閉門造車，在真空中工作 不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程 不能 陷入太多的細(xì)節(jié),流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)總結(jié),,,,,,流程圖的格式 宋體 標(biāo)題采用14號(hào)字體、加粗、中間對齊 部門采用10號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對齊 框內(nèi)采用6－8號(hào)字體、普通不加粗、中間對齊 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 盡量避免相交線,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,業(yè)務(wù)流程圖交付要求,流程圖的組成 流程圖標(biāo)題 涉及部門 部門分隔線 標(biāo)識(shí)符 連線,框內(nèi)的字 宋體 6－8號(hào) 普通不加粗 中間對齊,標(biāo)題 宋體 14號(hào) 加粗 中間對齊,部門 宋體 10號(hào) 加粗 下劃線 中間對齊,不同的選項(xiàng)在連線上標(biāo)明，與框內(nèi)的字體同樣要求,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,將單據(jù)傳遞給辦公室,起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和流程對象必須清晰 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確 應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（該項(xiàng)流程作業(yè)所需的時(shí)間） 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無效率的活動(dòng) 量化目前的關(guān)鍵績效考評(píng)指標(biāo),業(yè)務(wù)流程圖交付要求,現(xiàn)狀流程圖樣張,,樣 張,流程繪制練習(xí),思考與討論：,流程圖繪制中包含哪六條重要信息？,過去所認(rèn)識(shí)的業(yè)務(wù)流程和今天介紹的業(yè)務(wù)流程有什么區(qū)別？,您期望通過這次流程重組得到的收益有那些？,您認(rèn)為上海電力有那些現(xiàn)象表明需要進(jìn)行流程重組？,舉例說明時(shí)間/成本要素的主要用途？,實(shí)例練習(xí) - 物資采購計(jì)劃申請與審核,供電所計(jì)劃員制定本供電所的項(xiàng)目物資采購計(jì)劃草案，交供應(yīng)科科長審核 供應(yīng)科科長從技術(shù)的角度考慮是否批準(zhǔn)該采購計(jì)劃，在1天內(nèi)作出批復(fù) 如果供應(yīng)科科長審批通過，則報(bào)供電所所長簽字；如果通不過則返回計(jì)劃員并向其提出修改意見 所長審批需要半天 所長簽字后，交供電公司對口職能部門在3天內(nèi)從技術(shù)角度對采購計(jì)劃進(jìn)行審核 如果審核不通過則返回供電所；如果審核通過則由辦公室將采購計(jì)劃匯總平衡后交供電公司總經(jīng)理簽字 供電公司總經(jīng)理一般在3天內(nèi)簽字確認(rèn)，然后交電力公司歸口部門審核 電力公司歸口部門主要從資金、技術(shù)方面進(jìn)行考慮，通常在1周內(nèi)審核通過后交由辦公室進(jìn)行匯總平衡 電力公司總經(jīng)理在1周內(nèi)審核辦公室平衡匯總過的采購計(jì)劃 電力公司總經(jīng)理審核通過的正式采購計(jì)劃傳真給物資公司實(shí)施采購,找出流程本身存在的問題 尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會(huì) 制定速效方案解決當(dāng)務(wù)之急,在流程繪制過程中,我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程, 更要識(shí)別流程改進(jìn)的機(jī)會(huì), 建議的步驟如下:,流程改進(jìn)原則,,缺少關(guān)鍵步驟 重復(fù)勞動(dòng) (一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門) 不必要的文書工作 不完全或冗余的審查過程 不必要的延誤 與其它流程、部門、顧客或供應(yīng)商的接口不夠清晰,流程圖繪制完畢后，可以開始分析流程改進(jìn)的機(jī)會(huì)，典型的流程問題包括：,流程改進(jìn)（續(xù)）,,理解現(xiàn)有系統(tǒng)的限制(比如:數(shù)據(jù)格式不兼容,硬件容量限制,關(guān)鍵系統(tǒng)間缺乏集成) 確認(rèn)應(yīng)用新技術(shù)的潛在收益 (比如:提高作業(yè)自動(dòng)化程度, 增加信息的共享程度等.),尋求通過信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會(huì),流程改進(jìn) （續(xù)）,,速效方案主要針對企業(yè)需要立即處理的問題,旨在加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范、增加盈利能力或降低成本 速效方案的特點(diǎn)是低投入、見效快,此外,可以通過流程改進(jìn)分析找到解決企業(yè)管理問題的速效方案,流程改進(jìn)（續(xù)）,流程改進(jìn)練習(xí),,減少不必要的審核 供電所所長和供電公司總經(jīng)理的審批可以去除 加強(qiáng)部門協(xié)作與溝通 在采購計(jì)劃進(jìn)度方面需要參考財(cái)務(wù)部門的意見，確保采購計(jì)劃與資金計(jì)劃的整合 縮短審核時(shí)間 縮短各級(jí)管理部門的審批時(shí)限，并加以制度規(guī)范 建立授權(quán)機(jī)制，確保在總經(jīng)理出差期間， 提高審核有效性 明確各審核點(diǎn)的重點(diǎn)，如 供電所-技術(shù)角度 供電公司-技術(shù)，資金分配，中小物資協(xié)調(diào)分配 電力公司-總體資金分配，采購計(jì)劃的進(jìn)度，重大物資的協(xié)調(diào)，供應(yīng)商資格確認(rèn) 減少紙張工作 將原來的傳真?zhèn)鬟f改為電子郵件或利用電子采購系統(tǒng)等 信息技術(shù)機(jī)會(huì)（與ERP系統(tǒng)接軌） 實(shí)現(xiàn)完全的在線申請和審批過程 實(shí)現(xiàn)物流和采購模塊的整合，達(dá)到倉儲(chǔ)數(shù)據(jù)的共享，支持決策 建立共享的供應(yīng)商檔案系統(tǒng)，支持決策,流程改進(jìn)練習(xí)（參考建議),問題與回答,思考與討論：,您認(rèn)為這次項(xiàng)目的關(guān)鍵成功因素有哪些？可能遇到哪些阻力和困難有哪些？,