工程項目管理制度(系統(tǒng)集成)

第 1 頁 共 13 頁工程項目管理制度第 2 頁 共 13 頁目 錄1 概述 .41.1 目的 .41.2 適用范圍 .41.3 縮寫和術(shù)語 .42 過程活動詳細(xì)描述 .42.1 角色和職責(zé) .42.2 進(jìn)入準(zhǔn)則 .72.3 輸入 .72.4 活動 .72.4.1 項目啟動 .72.4.2 項目立項 .72.4.3 項目實(shí)施 .82.4.4 項目結(jié)項 .122.5 輸出 .133 技術(shù)文檔目錄 .134 記錄模板 .13第 3 頁 共 13 頁1 概述1.1 目的明確工程項目管理工作流程，規(guī)范各部門職責(zé)及相關(guān)接口配合，保證公司項目結(jié)果滿足合同約定，特制定本文件。1.2 適用范圍本辦法適用于公司工程項目的管理項目立項、項目執(zhí)行監(jiān)控、項目驗收、項目結(jié)項四個階段的管理控制。1.3 縮寫和術(shù)語1. 工程項目：主要指合同簽約成功，進(jìn)入實(shí)施階段的項目，一般包括軟件開發(fā)項目、系統(tǒng)集成項目、IT 服務(wù)項目等。2. 技術(shù)部門：從事項目設(shè)計、開發(fā)與實(shí)施的專業(yè)部門。 3. 客戶經(jīng)理：直接與甲方聯(lián)系、爭取市場定單的工作人員，來自市場營銷部門或經(jīng)營銷部門確認(rèn)的公司職員。4. 項目經(jīng)理：為確保合同履行而明確的項目負(fù)責(zé)人。5. 項目管理 EPM：公司“ 企業(yè)項目管理（Enterprise Project Management ） ”中用于項目實(shí)施階段管理的軟件模塊。2 過程活動詳細(xì)描述2.1 角色和職責(zé)1. 項目管理部1) 建立并實(shí)施、改進(jìn)工程類項目管理規(guī)程；2) 合同（包括虛擬合同）生效后，負(fù)責(zé)牽頭組織工程項目的立項、過程監(jiān)控、結(jié)項工作，對項目預(yù)算、立項綜合信息、項目變更申請進(jìn)行審核；3) 負(fù)責(zé)依據(jù)項目任務(wù)計劃，對項目進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理，特別是關(guān)鍵里程碑階段對實(shí)際完成情況進(jìn)行監(jiān)控及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；4) 負(fù)責(zé)項目周報的歸口管理，定期檢查、統(tǒng)計分析，與業(yè)務(wù)/技術(shù)部門接口，第 4 頁 共 13 頁并依據(jù)周報核實(shí)項目工作量；5) 負(fù)責(zé)項目外包的監(jiān)控管理，詳見外包控制過程 ；6) 負(fù)責(zé)項目必要的管理文檔、技術(shù)資料的收集、存檔工作（詳見技術(shù)資料目錄要求） ；7) 負(fù)責(zé)對工程項目整體情況進(jìn)行匯總分析，向總裁室通報項目信息；8) 與技術(shù)部門、商務(wù)部、各質(zhì)量管理部門有接口工作，保證項目信息及時有效的溝通。2. 軟件質(zhì)量管理部：負(fù)責(zé)公司軟件項目的質(zhì)量監(jiān)控和軟件生產(chǎn)過程的管理。詳見軟件實(shí)施項目實(shí)施規(guī)范管理辦法3. 系統(tǒng)集成部和 IT 服務(wù)部的質(zhì)量管理部門1) 系統(tǒng)集成項目或是相關(guān)的 IT 服務(wù)項目立項時，負(fù)責(zé)明確項目經(jīng)理及質(zhì)量監(jiān)理；2) 系統(tǒng)集成項目或是相關(guān)的 IT 服務(wù)項目立項或變更時，負(fù)責(zé)對任務(wù)實(shí)施計劃進(jìn)行審核；3) 負(fù)責(zé)項目具體進(jìn)度監(jiān)控以及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；4) 負(fù)責(zé)對本部門項目經(jīng)理提交的管理文檔和技術(shù)文檔的審核；5) 與項目管理部有接口工作，保證項目信息及時有效的溝通。4. 商務(wù)部1) 工程項目立項或變更時，負(fù)責(zé)依據(jù)合同對項目采購計劃設(shè)備配置、數(shù)量的符合性、價格和交貨期進(jìn)行審核；2) 按采購計劃執(zhí)行采購任務(wù)，并在采購任務(wù)完成后及時辦理商務(wù)采購結(jié)項工作；3) 負(fù)責(zé)項目外包的監(jiān)控管理，詳見外包控制過程 ；4) 與項目管理部、技術(shù)部門有接口工作，保證項目信息及時有效溝通。5. 技術(shù)部門負(fù)責(zé)人1) 負(fù)責(zé)對項目計劃逐級審批，以及項目實(shí)施過程中的關(guān)鍵技術(shù)文檔、產(chǎn)品進(jìn)行的審核。第 5 頁 共 13 頁2) 項目監(jiān)控過程中的資源協(xié)調(diào)。6. 總裁或總督1) 負(fù)責(zé)對項目立項的最終審批；2) 對超出合同范圍的費(fèi)用預(yù)算、進(jìn)度計劃、設(shè)備采購申請進(jìn)行審批。7. 技術(shù)專家委員會負(fù)責(zé)對項目實(shí)施過程中的關(guān)鍵技術(shù)文檔、產(chǎn)品進(jìn)行終審。8. 客戶經(jīng)理1) 參與項目經(jīng)理任命審批。2) 在工程項目實(shí)施過程中，與項目經(jīng)理定期溝通，及時反饋相關(guān)信息，并負(fù)責(zé)與甲方的必要協(xié)調(diào)工作。3) 客戶經(jīng)理依據(jù)虛擬合同立項時，視情況需要對項目采購計劃和變更清單等設(shè)備的配置、數(shù)量進(jìn)行符合性或合理性進(jìn)行確認(rèn)。9. 項目經(jīng)理： 1) 負(fù)責(zé)落實(shí)項目組成員，并按照本文規(guī)定的管理過程工程項目立項、工程項目實(shí)施（跟蹤與監(jiān)控） 、工程項目驗收、工程項目結(jié)項，組織項目的管理和實(shí)施工作；2) 積極處理在項目實(shí)施過程中遇到的問題，處理不了及時上報，跟蹤問題直至解決；3) 在合同和已經(jīng)明確約定范圍內(nèi)協(xié)調(diào)項目組與客戶間的項目活動；4) 定期召開項目例會并形成會議紀(jì)要（建議：每兩周至少召開一次有客戶經(jīng)理參加的項目例會） ，通報客戶經(jīng)理、直接主管、項目管理部；5） 負(fù)責(zé)按項目管理規(guī)范要求，督促項目組成員及時填寫周報、準(zhǔn)確填報工 作量并按時批閱；6) 負(fù)責(zé)項目外包的監(jiān)控管理，詳見外包控制過程 ；7) 依據(jù)工作實(shí)際需要，對采購合同中的設(shè)備配置或工程、服務(wù)需求等內(nèi)容進(jìn)行審核和確認(rèn)；8) 按時完成并提交有關(guān)技術(shù)、管理文檔資料。第 6 頁 共 13 頁10. 項目助理是技術(shù)部門除項目經(jīng)理以外的、與項目管理部就工程類項目問題進(jìn)行溝通、聯(lián)系的接口人員。2.2 進(jìn)入準(zhǔn)則項目啟動2.3 輸入工程合同（或虛擬合同） ；如果有涉及外包內(nèi)容，還應(yīng)該有公司審核確認(rèn)的外包合同（或外包申請） 。2.4 活動2.4.1 項目啟動1. 項目經(jīng)理任命工程項目立項以項目合同為輸入。項目管理部收到工程合同后，在EPM 中啟動項目經(jīng)理任命流程，由技術(shù)部門在 2 個工作日內(nèi)提名項目經(jīng)理，待項目經(jīng)理任命審批通過后，項目進(jìn)入啟動階段。2. 大項目管理原則1) 涉及多個立項的大項目管理，一般在立項啟動時予以明確大項目經(jīng)理，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)大項目總進(jìn)度、關(guān)鍵問題，以及監(jiān)控各子項目具體實(shí)施過程。2) 大項目經(jīng)理對大項目所屬項下項目的實(shí)施計劃有審批權(quán)，費(fèi)用預(yù)算、工程進(jìn)度實(shí)行項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。3) 跨一級部門的大項目管理，各項目經(jīng)理的周報及例會內(nèi)容要定期互相通報，跨二級部門的大項目管理，各項目組等同于大項目組成員進(jìn)行管理。4) 正常情況下，按合同或是合同中各個功能模塊的報價，相應(yīng)核算各一級或二級部門完成的任務(wù)指標(biāo)。軟件合同無具體明確劃分的，其二級部門的任務(wù)指標(biāo)由軟件部門領(lǐng)導(dǎo)予以明確。2.4.2 項目立項第 7 頁 共 13 頁1. 項目編號設(shè)定項目經(jīng)理任命審批通過后，項目管理部的項目管理員在 EPM 中給該項目設(shè)立編號及項目簡稱，以便項目經(jīng)理在 EPM 系統(tǒng)中準(zhǔn)備相關(guān)立項資料，EPM 中的立項資料有： 立項申請表 項目采購計劃 項目費(fèi)用預(yù)算 項目進(jìn)度計劃2. 項目實(shí)施計劃編制和審批 項目經(jīng)理負(fù)責(zé)“項目實(shí)施計劃”的編制工作， “項目實(shí)施計劃”包括項目背景、范圍、質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度計劃（工作產(chǎn)品清單及對應(yīng)的里程碑） 、組織計劃（軟件項目） 、風(fēng)險管理計劃、項目跟蹤計劃（軟件項目）等。 項目管理部、質(zhì)量管理部、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、商務(wù)部、總裁或總督按照相關(guān)職責(zé)分別對“項目實(shí)施計劃”各部分進(jìn)行評審，經(jīng)審批通過后生效執(zhí)行。3. 立項：項目經(jīng)理完成 EPM 上相關(guān)立項資料填寫并上傳項目實(shí)施計劃后，提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后項目進(jìn)入實(shí)施階段。4. 管理文檔歸檔：立項階段的管理文檔包括該項目的項目方案建議書 、項目實(shí)施計劃等，統(tǒng)一上傳 EPM。2.4.3 項目實(shí)施1. 項目經(jīng)理項目經(jīng)理對工程實(shí)施的質(zhì)量、進(jìn)度、實(shí)施費(fèi)用預(yù)算全面負(fù)責(zé)，根據(jù)合同、技術(shù)方案、項目實(shí)施計劃，組織項目中人、財、物各種資源，按照項目實(shí)施計劃進(jìn)度完成各階段任務(wù)。2. 監(jiān)控形式 項目管理部、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門分別按照職責(zé)權(quán)限，對工程項目進(jìn)行分級監(jiān)控，項目必要信息要及時溝通，以便統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理。第 8 頁 共 13 頁 項目管理部對工程項目的管理及監(jiān)控，主要通過項目周報 、 項目例會紀(jì)要 、階段成果驗證、項目溝通會（主要是市場人員、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門的信息交換）等方式進(jìn)行。 項目管理部在項目各里程碑階段進(jìn)行檢驗，檢查可以以里程碑評審或項目經(jīng)理述職形式進(jìn)行，并形成項目經(jīng)理述職報告 。3. 項目周報和項目進(jìn)度計劃監(jiān)控表 編制責(zé)任人：項目經(jīng)理。 編制方式：EPM 員工周報形成項目周報。項目組成員周五下班前用EPM 寫員工周報時，選擇相對應(yīng)的項目號填寫內(nèi)容，即形成項目周報；在外不能用 EPM 的，應(yīng)提交電子版周報給項目助理，項目助理應(yīng)在每周一中午之前上傳 EPM。由項目管理部每周二下午前向總裁室及各一級部門領(lǐng)導(dǎo)匯報項目周報提交情況。 內(nèi)容要求：EPM 項目周報 應(yīng)包括“任務(wù)名稱” 、 “任務(wù)狀態(tài)”“完成任務(wù)量” 、 “預(yù)計完成日期” 、 “還需人日” 、 “本周工作完成情況” 、 “下周工作計劃” 、 “已投入人員及工時” 、 “存在問題與解決”信息。 周報審批：項目經(jīng)理負(fù)責(zé)及時對項目組成員的周報進(jìn)行審批，部門主管經(jīng)理負(fù)責(zé)及時對項目經(jīng)理周報進(jìn)行審批。 各技術(shù)部的質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)督促項目經(jīng)理填寫項目周報 ，項目管理部負(fù)責(zé)定期檢查并及時反饋信息。 項目進(jìn)度計劃監(jiān)控表：EPM 根據(jù)項目周報，自動生成項目進(jìn)度計劃監(jiān)控表 。4. 項目月費(fèi)用預(yù)算管理 實(shí)施項目月費(fèi)用支出，按公司預(yù)算管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下每月 25-27 日完成下月的項目費(fèi)用預(yù)算，經(jīng)逐級審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。 新立項項目的當(dāng)月費(fèi)用預(yù)算，可以根據(jù)實(shí)際情況在立項申請時填寫，第 9 頁 共 13 頁費(fèi)用預(yù)算即可生效執(zhí)行。5. 項目信息溝通 信息匯總：項目管理部通過不同監(jiān)控方式獲取實(shí)施項目動態(tài)信息，整理匯總出工程項目的整體情況，包括項目狀態(tài)、上周進(jìn)展情況、存在的問題、本周計劃情況、風(fēng)險狀態(tài)等內(nèi)容；質(zhì)量管理部門或是相關(guān)技術(shù)部門對項目監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題，依據(jù)公司重大/突發(fā)事件上報管理規(guī)范執(zhí)行。 信息上報：項目管理部將匯總信息形成實(shí)施項目綜合信息簡報 ，以郵件方式定期上報給總裁室及各部門相關(guān)人員；質(zhì)量管理部門或是相關(guān)技術(shù)部門的專題報告，要在第一時間通報總裁室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，同時抄送項目管理部。 信息處理：總裁室成員根據(jù)所上報的信息，對有問題的項目提出處理意見，反饋給項目管理部、質(zhì)量管理部、相關(guān)技術(shù)部門。 問題跟蹤：項目管理部根據(jù)總裁室的意見，按各部門職責(zé)權(quán)限組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行問題處理過程，并跟蹤處理結(jié)果，直到問題處理完畢。6. 項目變更A. 變更總要求 當(dāng)項目的實(shí)際進(jìn)展?fàn)顩r與立項計劃出現(xiàn)偏差時，應(yīng)做變更并提交變更申請。經(jīng)過相關(guān)方審核通過后，變更有效。B. 項目變更具體要求 項目采購計劃變更：當(dāng)設(shè)備或材料的采購與立項時設(shè)備清單不一致時，項目經(jīng)理應(yīng)通過 EPM 進(jìn)行變更。在“項目變更”界面填寫項目變更信息及變更明細(xì)，形成變更申請和項目采購計劃變更細(xì)目表 ，在 EPM 提交給相關(guān)主管人員審批。 項目費(fèi)用預(yù)算變更：當(dāng)實(shí)際或預(yù)計發(fā)生的費(fèi)用超出立項時的預(yù)算時，項目經(jīng)理應(yīng)通過 EPM 進(jìn)行變更（否則財務(wù)不予報銷） 。在“項目變更”界面填寫項目變更信息及變更明細(xì)，形成變更申請和項第 10 頁 共 13 頁目費(fèi)用預(yù)算變更細(xì)目表 ，在 EPM 提交給相關(guān)主管人員審批。 項目進(jìn)度計劃變更表：在項目實(shí)施過程中，當(dāng)項目里程碑出現(xiàn)偏差時，項目經(jīng)理應(yīng)通過 EPM 進(jìn)行變更。在“項目變更”界面填寫項目變更信息及變更明細(xì)，形成變更申請和項目進(jìn)度計劃變更表 ，在 EPM 提交給相關(guān)主管人員審批。 項目經(jīng)理變更：技術(shù)部門與項目管理部確認(rèn)后，將需要做項目經(jīng)理變更的項目簡碼、項目名稱及變更后的項目經(jīng)理等信息書面通知項目管理員，由項目管理員在 EPM 生成項目經(jīng)理變更審批單，待相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，項目管理員對 EPM 做變更。原項目經(jīng)理需提交“工作交接單”給新項目經(jīng)理，如項目經(jīng)理離職，需先經(jīng)新項目經(jīng)理確認(rèn)一切應(yīng)辦手續(xù)齊全后，項目管理部方可簽字。7. 項目暫停 暫停申請：當(dāng)項目需要暫停時，項目經(jīng)理須填寫項目暫停申請表交項目管理部備案。項目事實(shí)上已暫停（以停止提交周報為準(zhǔn)） ，但是項目經(jīng)理未提交項目暫停申請表的，項目管理部與項目經(jīng)理所在部門的負(fù)責(zé)人確認(rèn)暫停后，有權(quán)將項目狀態(tài)直接調(diào)整為暫停。 暫?？刂疲簳和ｍ椖孔詴和Ｅ鷾?zhǔn)之日暫停每周的項目周報 ，同時暫停該項目費(fèi)用報銷。 暫?；謴?fù)：如暫停項目恢復(fù)實(shí)施，需提交項目暫停恢復(fù)實(shí)施申請表給項目管理部，項目管理部門審核確認(rèn)后將 EPM 中項目狀態(tài)轉(zhuǎn)為實(shí)施，該項目可發(fā)生費(fèi)用報銷。 暫停期限：原則上項目暫停期限為 3 個月，逾期項目因故未能恢復(fù)實(shí)施的，項目管理部視實(shí)際情況，與相關(guān)部門溝通后負(fù)責(zé)提出對該項目的處理意見，報總裁室審批后執(zhí)行。8. 項目撤項 如項目需要撤項，項目管理部經(jīng)與技術(shù)部門主管領(lǐng)導(dǎo)溝通后，會以電子郵件形式通知客戶經(jīng)理啟動撤項，客戶經(jīng)理填寫合同/項目撤第 11 頁 共 13 頁銷審批表并由相關(guān)人員簽字批準(zhǔn)后，提交項目管理部，同時提交形成的設(shè)備簽收單、產(chǎn)品附錄列出的成果文檔，項目管理部根據(jù)各部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見做相應(yīng)處理，對得到批準(zhǔn)的撤項項目在 EPM中將狀態(tài)轉(zhuǎn)為撤項；對需要結(jié)項的，項目管理員發(fā)出結(jié)項啟動郵件通知技術(shù)部門啟動結(jié)項。項目撤銷后不能發(fā)生費(fèi)用。 工程項目在辦理撤項時必須有財務(wù)部對資產(chǎn)進(jìn)行審核簽字。 9. 產(chǎn)品度量和客戶滿意度調(diào)查參見軟件產(chǎn)品度量規(guī)程和顧客滿意度評價規(guī)程 。2.4.4 項目結(jié)項1. 結(jié)項原則：集成項目原則上初驗后啟動結(jié)項；軟件項目原則上終驗后啟動結(jié)項，但是初驗后開始核算獎金。初驗后項目經(jīng)理要估算出初驗到終驗期間的工作量，以確定此期間的費(fèi)用在成本范圍之內(nèi)。2. 結(jié)項準(zhǔn)備：項目經(jīng)理憑經(jīng)客戶確認(rèn)的驗收報告，可到項目管理部門辦理啟動結(jié)項。自啟動之日起，項目經(jīng)理必須在 10 個工作日內(nèi)完成結(jié)項全部工作，同時完成項目費(fèi)用的報銷。3. 結(jié)項過程 結(jié)項申請：項目經(jīng)理完成結(jié)項準(zhǔn)備工作后，申請項目結(jié)項，在 EPM中填寫項目結(jié)項申請表 ，并提交 EPM 由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 維護(hù)啟動：項目經(jīng)理在實(shí)施轉(zhuǎn)維護(hù)接口表填寫有關(guān)結(jié)項信息和維護(hù)立項所需資料，并上傳 EPM。 項目總結(jié)：項目結(jié)項總結(jié)報告經(jīng)相關(guān)部門審批通過后，由項目經(jīng)理上傳 EPM。 技術(shù)文檔資料要求：工程項目結(jié)項時， 實(shí)施轉(zhuǎn)維護(hù)接口表等項目文檔資料統(tǒng)一上傳 EPM。存檔的集成及軟件項目的技術(shù)文檔資料內(nèi)容，一般情況下詳見技術(shù)文檔資料目錄。因軟件項目需要時，公司配置管理員應(yīng)保證及時向項目管理部提供最新版本的技術(shù)文檔資料。 工作成果一致性審核：質(zhì)量管理部門核查項目提交的工作成果是否第 12 頁 共 13 頁與“項目合同”和項目實(shí)施計劃中所列的“工作產(chǎn)品”一致。 結(jié)項通知：項目結(jié)項審批通過后， EPM 中項目狀態(tài)自動轉(zhuǎn)成結(jié)項狀態(tài)。項目結(jié)項項目經(jīng)理將不能報銷費(fèi)用入此項目。項目實(shí)施階段結(jié)束。4. 項目終驗：項目的終驗工作由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，客戶經(jīng)理協(xié)助完成。項目結(jié)項后，由項目管理員統(tǒng)一匯總合同約定的終驗時間，提前 1 個月通知項目經(jīng)理、客戶經(jīng)理準(zhǔn)備相關(guān)終驗工作，按時組織終驗并取得經(jīng)客戶確認(rèn)的終驗報告，提交項目管理部歸檔。2.5 輸出項目管理文檔：初驗報告、產(chǎn)品度量表統(tǒng)計表、項目總結(jié)報告、實(shí)施轉(zhuǎn)維護(hù)接口表、終驗報告。項目技術(shù)文檔：詳見技術(shù)文檔目錄。退出準(zhǔn)則：項目結(jié)項評審?fù)ㄟ^。3 技術(shù)文檔目錄技術(shù)文檔詳細(xì)目錄：集成項目 軟件項目實(shí)施部門存檔或上傳 EPM 實(shí)施部門存檔或上傳 EPM1、 項目實(shí)施手冊 2、 現(xiàn)場勘察報告 3、 設(shè)備簽收單 4、 已安裝設(shè)備明細(xì)表 5、 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備拓?fù)鋱D 6、 IP 地址分配圖7、 測試文檔 8、 用戶使用手冊 1、 項目方案建議書 2、 需求分析規(guī)格說明書3、 概要設(shè)計 4、 詳細(xì)設(shè)計 5、 源程序、源代碼 6、 測試文檔7、 用戶手冊系統(tǒng)安裝說明、維護(hù)手冊8、 驗收報告 （初驗、終驗）4 記錄模板第 13 頁 共 13 頁