2205369127檔案文件交接制度

檔案文件交接制度篇一：各類檔案移交管理辦法 公司各類檔案移交管理辦法 為了進一步細化在公司檔案統(tǒng)一管理中移交環(huán)節(jié)的工作，結(jié)合公司實際，在公司各類檔案移交過程中，按照檔案歸屬的職能和性質(zhì)，將收集前的檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、榮譽實物檔案七類。具體管理辦法如下： 文書檔案管理 一、文書檔案歸檔范圍：公司行政事務(wù)、教育培訓(xùn)、職業(yè)衛(wèi)生、勞動合同等活動中反映主要職能的歷史面貌，有保存價值的文件材料，以及有密切關(guān)系的上下級文件材料。 二、辦公室應(yīng)由專人負責(zé)處理公司文件材料的收發(fā)工作，上級下發(fā)的各種文件應(yīng)將原稿和正文統(tǒng)一存放，公司領(lǐng)導(dǎo)參加上級會議帶回的文件材料也應(yīng)及時收回歸檔，并于當(dāng)年年底移交檔案室，移交時按目錄清點，交按雙方在移交冊上簽字，各執(zhí)一份。 三、歸檔文件材料必須齊全、完整，立卷時要按照公司檔案分類方案中的規(guī)定組卷。 四、檔案保管期限分為永久、30年、10年三種，立卷時要按照檔案統(tǒng)一規(guī)定的保管期限表劃分文件材料的保管期限。 業(yè)務(wù)檔案管理 一、業(yè)務(wù)檔案管理歸檔的基本范圍：公司正常生產(chǎn)、銷售、采購等環(huán)節(jié)崗位管理活動中形成的所有臺賬和資料。 二、業(yè)務(wù)檔案由各職能科室日常工作積累形成，按時要做好文件材料的收集、整理工作，于當(dāng)年度年底前移交檔案室。 三、業(yè)務(wù)檔案的立卷工作要遵循檔案室編制的檔案分類規(guī)則，做到真實、完整、符合檔案規(guī)范要求。 四、查閱過往業(yè)務(wù)檔案的，需經(jīng)登記簽字后方可查閱。 五、一經(jīng)組卷歸檔的文件材料，任何人不得更改其內(nèi)容，更不能抽換檔內(nèi)材料。 財務(wù)檔案管理 一、 財務(wù)檔案是記錄和反映我公司生產(chǎn)經(jīng)營運行活動的重要史料和證據(jù)，是檔案資料的重要組成部分，必須集中統(tǒng)一管理。 二、財務(wù)檔案歸檔的范圍：財務(wù)工作中的憑證、賬簿、報表及其它。 三、每年形成的財務(wù)檔案，應(yīng)由公司財務(wù)科按歸檔要求負責(zé)整卷，當(dāng)年的財務(wù)檔案，在年底終了后，可暫由財務(wù)科保存一年，期滿后編制案卷目錄一式三份，財務(wù)科留一份，其余兩份連同財務(wù)檔案一并交公司檔案室保管。 四、財務(wù)案卷原則上不得外借，如有特殊情況，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得拆卷，應(yīng)限期歸還。 五、財務(wù)檔案保管期滿后，由檔案室提出銷毀意見，連同財務(wù)科共同鑒定，編制銷毀清單，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核并報公司董事長審批后方可銷毀。 人事檔案管理 一、人事檔案包括公司全體在職干部、職工及離退休職工的人事檔案。 二、人事檔案由勞資科系統(tǒng)整理后交檔案室統(tǒng)一管理。 三、人事檔案要做到目錄、案卷、帳卡相符。 四、定期檢查檔案，對于案卷中紙張破損、變質(zhì)、字跡褪色、擴散等文件材料應(yīng)及時修復(fù)、復(fù)制。 五、暫借人事檔案必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意 設(shè)備檔案管理 一、設(shè)備檔案包括構(gòu)成公司生產(chǎn)管理所需的各類辦公用品、電子產(chǎn)品、設(shè)備等購置中形成的文件、說明書等。 二、凡屬設(shè)備的購置申請、批復(fù)、開箱驗收、技術(shù)文件及說明書，經(jīng)所屬專人系統(tǒng)管理，分項登記后及時移交檔案室統(tǒng)一管理。 三、凡設(shè)備開箱驗收必須有檔案員參加并簽字。 四、使用設(shè)備檔案需經(jīng)分管負責(zé)人批準(zhǔn)后方可從檔案室借出。 聲像檔案管理 一、聲像檔案是我公司檔案重要組成部分，必須由檔案室集中統(tǒng)一管理，達到完整、準(zhǔn)確。 二、各有關(guān)科室負責(zé)聲像檔案材料的形成、積累、預(yù)立卷、整理和歸檔工作，并列入其崗位職責(zé)予以考核。 三、檔案室有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)并協(xié)助各職能科室做好聲像檔案的歸檔工作。 四、凡需歸檔的聲像材料，其制作材料必須宜于長期保存，圖像需清晰，聲音需穩(wěn)定。 五、獨立項目的聲像檔案材料，在項目結(jié)束后一個月內(nèi)整理歸檔，歸檔時要填寫移交目錄一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。 榮譽實物檔案管理 一、榮譽實物檔案即我公司在各項工作中獲得的以實物形式記載和反映的榮譽物件，包括獎狀、獎杯、錦旗、獎牌、證書等。 二、檔案室有責(zé)任監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)并協(xié)助各單位、科室做好榮譽實物檔案的整理和歸檔工作。 三、榮譽實物檔案的歸檔時間一般定于次年一季度末，對還需在指定地點存放的，可先將目錄交檔案室。歸檔時，需由移交單位或科室填寫移交目錄一式二份，經(jīng)檔案室查點后，交接雙方在移交目錄上簽字后各執(zhí)一份。篇二：檔案資料移交管理辦法 工程造價部成果資料管理辦法 一、 資料存檔內(nèi)容 1、清單及控制價編制項目 紙質(zhì)版資料包括：委托方對編制工作的要求文件、設(shè)計答疑文件、委托方就編制工程量清單及控制價召開的會議紀(jì)要、工程量清單及控制價中蓋章頁、簽字頁、紙版詢價單、委托單位評價表。 電子版資料包括：電子版成果文件(含加蓋公章的封面掃描件)、工程造價指標(biāo)、材料造價信息中沒有的材料、設(shè)備價格信息、各類電子郵件。 2、全過程跟蹤審計項目 紙質(zhì)版資料包括：過程中出具的工作審核意見、各單位之間往來函件、工作月報、其他單位合同復(fù)印件、造價專題會議紀(jì)要、結(jié)算審核報告、委托單位評價表。 電子版資料包括：電子版成果文件、各類會議紀(jì)要（參加委托方的會議時自行草擬）、圖紙、變更洽商、工程造價指標(biāo)、材料造價信息中沒有的材料、設(shè)備價格信息（包括：暫估材料、設(shè)備的認價信息）、各類電子文件。 3、結(jié)算審核 紙質(zhì)版資料包括：委托任務(wù)書（若有）、施工合同復(fù)印件、送審結(jié)算復(fù)印件（簽字及蓋章頁）、結(jié)算審核報告（簽字及蓋章頁）、往來函件、委托單位評價表。電子版資料包括：電子版成果文件(含加蓋各單位公章的定案表掃描件或結(jié)算審核報告蓋章后的掃描件)、工程造價指標(biāo)、材料造價信息中沒有的材料、設(shè)備價格信息（包括：暫估材料、設(shè)備的認價信息）、圖紙、各類函件（包括電子郵件）。 4、投資北京初設(shè)概算評審、竣工決算審核 紙質(zhì)版資料包括：投資北京下發(fā)的造價資咨詢?nèi)蝿?wù)通知、單位之間往來函件、會議紀(jì)要、初設(shè)概算評審報告（簽字及蓋章頁）、竣工決算審核報告（簽字及蓋章頁）、委托單位評價表。 電子版資料包括：電子版成果文件(注：決算審核項目含加蓋各單位公章的定案表掃描件)、審核匯報ppt、工程造價指標(biāo)、材料造價信息中沒有的材料、設(shè)備價格信息、往來函件、圖紙。 5、監(jiān)理項目造價控制 紙質(zhì)版資料包括：變更洽商審核資料、進度款批復(fù)資料（若有）、暫估價審核資料、竣工結(jié)算審核意見及審核資料，施工單位上報資料。 電子版資料包括：變更洽商費用、竣工結(jié)算審核出具的電子版審核意見及審核資料，施工單位上報資料。 6、項目管理造價控制 紙質(zhì)版資料：概算審核資料、工程量清單控制價審核資料、變更洽商審核資料、暫估價審核資料、竣工結(jié)算審核意見及審核資料，施工單位上報資料。 電子版資料包括：出具的造價審核意見及以上相關(guān)的審核資料。 二、 成果資料移交程序1、項目負責(zé)人在出具成果文件后，按上述要求整理資料并附資料目錄，填寫紙質(zhì)版資料移交單（見下附表1）。同時，電子版資料按要求填寫電子版資料移交單（見下附表2）。 2、項目負責(zé)人將所有成果資料報該業(yè)務(wù)版塊的部門負責(zé)人審核，審核合格簽字確認后，將紙質(zhì)版資料交資料管理員進行存檔，其中咨詢成果關(guān)鍵頁（咨詢報告書封面、結(jié)算定案表等）掃描件與電子版資料，由部門經(jīng)理統(tǒng)一保存到部門的移動硬盤。 3、項目管理和監(jiān)理項目造價控制經(jīng)該業(yè)務(wù)板塊部門負責(zé)人簽認后，全部資料分別移交到項目管理部和監(jiān)理部，并由部門資料管理員分類排序登記。 三、成果資料文件的上傳及造價業(yè)務(wù)咨詢業(yè)務(wù)登記 定點小型審計項目、造價咨詢項目成果文件需要上傳到北京市工程造價服務(wù)平臺，相關(guān)要求如下： 1、定點小型審計上傳要求 每個工程文件夾下建立兩個壓縮文件： ? 審核說明壓縮為一個文件，更名為“原始工程編制說明”； ? 定案表、匯總表、分部分項審核對比表壓縮為一個文件，更名為“原始工程文件”。 2、造價咨詢項目 (1) 需要先填一個成果文件上傳模板； (2) 每個工程文件夾下建立兩個壓縮文件： ? 清單編制說明壓縮為一個文件，更名為“原始工程編制說明”； ? 各專業(yè)電子導(dǎo)出文件壓縮為一個文件，更名為“原始工程文件”。 項目負責(zé)人在項目結(jié)束后在共享文件內(nèi)造價咨詢業(yè)務(wù)登記表中填寫相關(guān)數(shù)據(jù)及歸檔日期。 本辦法自頒布之日起執(zhí)行，并補充至公司造價咨詢業(yè)務(wù)手冊中相應(yīng)部分。 附表1 紙質(zhì)版成果資料移交單 篇三：檔 案 交 接 制 度 檔 案 交 接 制 度 1、認真填寫移交清冊，編寫目錄。 2、交接雙方根據(jù)移交目錄認真清點、核對，雙方簽字并加蓋單位公章，各存一份查備。 3、綜合檔案室接收檔案時，對不符合質(zhì)量要求的案卷有權(quán)拒絕接收，并責(zé)成其限期整改。 4、檔案接收后，檔案人員要進行分類、編號，編制目錄，然后上架保管。 5、檔案管理人員崗位發(fā)生變動時，要嚴(yán)格履行交接手續(xù)。9