建筑企業(yè) 物資采購控制程序

版次/修改狀態(tài)：A/0 物資采購控制程序 生效日期：2010-12-181 目的為了規(guī)范公司的物資采購工作，保證所采購物資符合國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及合同條款的規(guī)定,公司制定物資采購控制程序。2 適用范圍本程序適用于公司承接的所有工程的物資采購工作；本程序適用于公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康管理體系。3 相關(guān)文件公司管理手冊(cè)施工過程控制程序記錄控制程序文件和資料控制程序試驗(yàn)控制程序應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程序4 術(shù)語和定義分供方: 提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。物資：指工程使用的原材料、半成品、成品、建安設(shè)備等。讓步接受：對(duì)使用或放行不符合規(guī)定要求的產(chǎn)品的許可。降級(jí)使用：為使不合格產(chǎn)品符合不同于原有的要求而使其等級(jí)的改變。 專用設(shè)備：指技術(shù)和安裝要求較高的設(shè)備，如電梯、空調(diào)機(jī)組等。專業(yè)分公司：包括物資供應(yīng)分公司、物資設(shè)備租賃分公司、大型機(jī)械租賃分公司、吊裝分公司。5 職責(zé)5.1 物資管理部負(fù)責(zé)制定并組織實(shí)施本程序；負(fù)責(zé)制定公司物資采購、物資供應(yīng)的管理文件及規(guī)章制度并監(jiān)督實(shí)施；負(fù)責(zé)根據(jù)公司年度施工生產(chǎn)綜合計(jì)劃編制年度物資需用計(jì)劃，并負(fù)責(zé)“三材”月度計(jì)劃的審核、傳遞；負(fù)責(zé)公司物資采購合同審查及備案工作；參與公司物資采購的招標(biāo)工作；負(fù)責(zé)對(duì)合格分供方進(jìn)行審批，編制合格分供方名錄。 5.2 物資供應(yīng)分公司負(fù)責(zé)采購其權(quán)限內(nèi)的物資；根據(jù)各單位月度材料需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)材料、建安設(shè)備的采購、供應(yīng)，負(fù)責(zé)所供材料的質(zhì)量監(jiān)控與服務(wù)情況，按內(nèi)部供應(yīng)合同完成相關(guān)工作；組織材料采購招標(biāo)工作并負(fù)責(zé)采購權(quán)限內(nèi)的材料采購合同的談判和簽訂，負(fù)責(zé)材料采購合同的履行、臺(tái)帳建立、信息傳遞工作；負(fù)責(zé)采購范圍內(nèi)合格分供方評(píng)定，定期向物資管理部傳遞有關(guān)報(bào)價(jià)資料及各種材料的采購價(jià)格資料；及時(shí)提供有關(guān)材料、建安設(shè)備的采購憑證。5.3 項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）負(fù)責(zé)編制物資采購月計(jì)劃,負(fù)責(zé)其權(quán)限范圍內(nèi)物資的采購工作；負(fù)責(zé)協(xié)助物資管理部和物資供應(yīng)分公司評(píng)價(jià)合格分供方；負(fù)責(zé)物資采購資料的編制、收集和整理；負(fù)責(zé)進(jìn)場材料的驗(yàn)收，采購物資資料的收集和整理，以及組織對(duì)不合格物資的評(píng)審和處置。6. 工作程序 工作流程圖：采 購 計(jì) 劃物資管理部編制年度物資采購計(jì)劃合格分供方的評(píng)定及復(fù)評(píng)項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）編制物資采購月計(jì)劃簽定采購合同業(yè)主提供物資的控制采 購 材 料物資的緊急放行進(jìn) 貨 檢 驗(yàn)不合格品的控制6.1 采購權(quán)限6.1.1物資供應(yīng)分公司負(fù)責(zé)采購鋼材、木材、水泥、門窗及門窗制品、地材、建材、水暖器材、油漆化工材料、結(jié)構(gòu)件、安全防護(hù)用品、竹編板等材料。6.1.2 項(xiàng)目經(jīng)理部材料科負(fù)責(zé)采購商品混凝土、五金制品、施工工具、低值易耗品、橡膠及塑料制品、零星用料等（詳見公司物資市場管理辦法附表）和其執(zhí)行的公司經(jīng)營承包方式中允許其采購的物資。6.1.3 實(shí)行全額利費(fèi)保全方式承包的項(xiàng)目經(jīng)理部除鋼材、木材、水泥由物資供應(yīng)分公司和項(xiàng)目經(jīng)理部共同竟價(jià)采購?fù)猓渌牧显诖_保工程質(zhì)量目標(biāo)的前提下，本著優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)的原則由現(xiàn)場材料人員自行采購。6.1.4 吊裝分公司、大型機(jī)械租賃分公司、物資設(shè)備租賃分公司負(fù)責(zé)其相關(guān)配件、小五金、工具用具的采購與結(jié)算。6.2 合格分供方的評(píng)定及復(fù)評(píng)6.2.1合格分供方的評(píng)定6.2.1.1對(duì)構(gòu)成建筑產(chǎn)品實(shí)體的物資及安全網(wǎng)、安全帽、安全帶等安全防護(hù)用品,由物資供應(yīng)分公司經(jīng)理組織有關(guān)業(yè)務(wù)人員按采購范圍分工對(duì)分供方的營業(yè)范圍、資質(zhì)、供應(yīng)歷史、業(yè)績、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、采購物資的樣品、試驗(yàn)結(jié)果、產(chǎn)品說明書等進(jìn)行綜合評(píng)定,填寫分供方評(píng)定記錄表后報(bào)物資管理部審批。確定合格分供方要同時(shí)符合行業(yè)規(guī)定的資格要求。6.2.1.2對(duì)擬采購產(chǎn)品已經(jīng)取得產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證的企業(yè)和已經(jīng)取得質(zhì)量體系認(rèn)證的企業(yè)，物資供應(yīng)分公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員在取得證明材料后可直接填寫分供方評(píng)定記錄表，報(bào)物資管理部審批。6.2.1.3項(xiàng)目經(jīng)理部及專業(yè)分公司對(duì)施工現(xiàn)場使用的其采購范圍內(nèi)的物資，由項(xiàng)目經(jīng)理部及專業(yè)分公司材料科協(xié)助物資供應(yīng)分公司有關(guān)業(yè)務(wù)人員按照本程序6.2.1.1條款的要求進(jìn)行評(píng)定,合格分供方經(jīng)物資管理部批準(zhǔn)后生效。6.2.1.4項(xiàng)目經(jīng)理部使用的商品混凝土分供方，由材料主管組織項(xiàng)目經(jīng)理部技術(shù)科、質(zhì)量科、生產(chǎn)科的負(fù)責(zé)人進(jìn)行評(píng)定，填寫分供方評(píng)定記錄表，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意后，材料科提供相關(guān)資質(zhì)，報(bào)送物資管理部審核批準(zhǔn)并備案。確定合格分供方要同時(shí)符合行業(yè)規(guī)定的資格要求。6.2.1.5對(duì)于實(shí)行包工包料形式進(jìn)行分包的項(xiàng)目經(jīng)理部，分包方負(fù)責(zé)將分供方的相關(guān)資料提供給項(xiàng)目經(jīng)理部材料人員，材料人員負(fù)責(zé)對(duì)分供方進(jìn)行考察、評(píng)定，并填寫分供方評(píng)定記錄表，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意后，上報(bào)物資管理部，物資管理部進(jìn)行最終審批備案，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部有疑義或認(rèn)為不合格的分供方經(jīng)核實(shí)后，通知分包方，分包方接到通知后不得再采購不合格分供方提供的物資。6.2.1.6在確定合格分供方后,物資管理部統(tǒng)一編制并公布合格分供方名錄，評(píng)定單位將合格分供方的有關(guān)資料隨評(píng)定記錄建檔保存。6.2.1.7根據(jù)物資采購任務(wù)的需要，合格分供方的評(píng)定工作可按照“6.2.1”條款的規(guī)定要求隨時(shí)進(jìn)行，并在公司合格分供方名錄上及時(shí)增補(bǔ)。6.2.2合格分供方的除名6.2.2.1在采購過程中，分供方出現(xiàn)供貨質(zhì)量低劣，嚴(yán)重違反合同要求等方面的問題，影響項(xiàng)目經(jīng)理部生產(chǎn)的正常進(jìn)行，由項(xiàng)目經(jīng)理部、評(píng)定單位或相關(guān)人員提名，經(jīng)物資管理部核實(shí)后，予以除名。6.2.2.2對(duì)于安全網(wǎng)、安全帽、安全帶等安全防護(hù)用品，分供方出現(xiàn)質(zhì)量問題，一經(jīng)除名將永不錄用為合格分供方。6.2.3合格分供方的復(fù)評(píng)6.2.3.1每年年底，負(fù)責(zé)分供方評(píng)定的業(yè)務(wù)人員填報(bào)分供方業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)表，項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）經(jīng)理組織對(duì)分供方進(jìn)行復(fù)評(píng)。復(fù)評(píng)后對(duì)嚴(yán)重違反合同要求和供貨質(zhì)量低劣的分供方立即除名。將其有關(guān)資料按照記錄控制程序的規(guī)定要求,進(jìn)行整理、歸檔和移交;對(duì)復(fù)評(píng)合格的分供方,繼續(xù)保留原評(píng)定記錄和資料。6.3采購計(jì)劃6.3.1年度物資供應(yīng)計(jì)劃，由物資管理部于每年年初根據(jù)公司年度綜合經(jīng)營計(jì)劃要求編制，用以指導(dǎo)物資采購供應(yīng)工作。6.3.2外加工訂貨計(jì)劃由項(xiàng)目經(jīng)理部棟號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人編制，由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)材料科編制加工訂貨計(jì)劃。6.3.3勞動(dòng)保護(hù)用品由項(xiàng)目經(jīng)理部安全員或棟號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人報(bào)材料計(jì)劃到材料科。6.3.4其余工程材料計(jì)劃由項(xiàng)目經(jīng)理部材料科計(jì)劃員編制，并交項(xiàng)目總工程師、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字。6.3.5項(xiàng)目經(jīng)理部材料科根據(jù)簽字后的工程材料計(jì)劃編制“三材”及加工訂貨物資采購月計(jì)劃，并在每月22日前一式三份報(bào)物資管理部審核后，送物資供應(yīng)分公司執(zhí)行，物資供應(yīng)分公司在進(jìn)行計(jì)劃平衡后進(jìn)行采購、供應(yīng)，屬于一次性加工訂貨計(jì)劃（單位工程門、窗、構(gòu)配件）的，項(xiàng)目經(jīng)理部在計(jì)劃中明確技術(shù)要求。6.3.6周轉(zhuǎn)材料租用計(jì)劃由要求租用單位根據(jù)施工進(jìn)度和分批用料計(jì)劃，提前一個(gè)月（大模板45天）報(bào)租用計(jì)劃（包括品名、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間），一式二份報(bào)物資管理部，經(jīng)物資管理部批復(fù)后轉(zhuǎn)物資設(shè)備租賃分公司。6.4 采購合同項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）負(fù)責(zé)其采購權(quán)限范圍內(nèi)物資采購合同、加工訂貨合同的簽定。合同由項(xiàng)目經(jīng)理部（分公司）經(jīng)理簽字后報(bào)物資管理部審核、蓋章、備案。對(duì)于油漆、油料及化學(xué)危險(xiǎn)品在合同中要有環(huán)保要求。6.5進(jìn)貨檢驗(yàn)對(duì)于所有進(jìn)場物資的檢驗(yàn)執(zhí)行物資進(jìn)場驗(yàn)收管理辦法的規(guī)定要求。6.6 不合格品的控制6.6.1不合格物資的范圍 a) 材質(zhì)、規(guī)格、外形尺寸、公差標(biāo)準(zhǔn)等項(xiàng)目不符合國家標(biāo)準(zhǔn)或合同規(guī)定的物資； b) 受潮、受損、變質(zhì)及過期的物資； c) 無產(chǎn)品合格證或質(zhì)量證明書的物資； d) 不具備規(guī)定生產(chǎn)資質(zhì)或生產(chǎn)許可證（備案號(hào)）廠家的物資。6.6.2 用于工程的所有物資進(jìn)場后,按照物資進(jìn)場驗(yàn)收管理辦法的規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)經(jīng)驗(yàn)證或檢驗(yàn)和試驗(yàn)確定為不合格的物資，現(xiàn)場材料員按照公司試驗(yàn)控制程序的規(guī)定要求進(jìn)行標(biāo)識(shí),必要時(shí)隔離，嚴(yán)禁投入工程中使用。屬原材料不合格的物資項(xiàng)目經(jīng)理部材料員要將項(xiàng)目經(jīng)理部總工程師簽署意見后的試驗(yàn)不合格通知單交公司物資管理部備案。6.6.3 施工過程中發(fā)現(xiàn)不合格物資時(shí)，由項(xiàng)目經(jīng)理部材料員確認(rèn)后立即追回并予以標(biāo)識(shí)，必要時(shí)隔離,嚴(yán)禁投入工程中使用。6.6.4不合格物資處置的方法有：a） 讓步接受 b） 降級(jí)使用 c） 拒收6.7不合格物資的評(píng)審6.7.1當(dāng)不合格物資可降級(jí)使用或讓步接受時(shí),由項(xiàng)目經(jīng)理部材料負(fù)責(zé)人組織項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)檢員等相關(guān)人員參加評(píng)審,由現(xiàn)場試驗(yàn)員、材料員提供客觀證據(jù)。通過評(píng)審,提出處置意見。評(píng)審情況由材料員在不合格物資記錄、評(píng)審、處置、驗(yàn)收表中予以記錄?？勺尣浇邮芑蚪导?jí)使用時(shí)由項(xiàng)目經(jīng)理部主管領(lǐng)導(dǎo)簽認(rèn)后填寫讓步接受或降級(jí)使用物資記錄方可使用。6.7.2當(dāng)場拒收或退貨的不合格物資不組織評(píng)審活動(dòng),由項(xiàng)目經(jīng)理部材料員將處置方法填寫在不合格物資記錄、評(píng)審、處置、驗(yàn)收記錄表中。6.7.3屬于業(yè)主提供不合格物資執(zhí)行公司物資管理控制程序中6.6條款的規(guī)定要求,現(xiàn)場材料員和質(zhì)量員監(jiān)督檢查其處置情況。6.7.4讓步接受或降級(jí)使用的物資應(yīng)對(duì)其使用的數(shù)量、部位由現(xiàn)場材料員建立書面記錄，確保可追溯性要求。6.8 業(yè)主提供物資的控制6.8.1經(jīng)營管理部在簽訂施工合同時(shí),明確業(yè)主提供物資的類型、規(guī)格、數(shù)量及相關(guān)要求,將有關(guān)書面資料提供給物資管理部。6.8.2項(xiàng)目經(jīng)理部(分公司)材料科根據(jù)工程進(jìn)度,編制業(yè)主提供物資供應(yīng)計(jì)劃,交業(yè)主材料部門或其代表。6.8.3 業(yè)主提供物資送到工地后,項(xiàng)目經(jīng)理部(分公司)材料員邀請(qǐng)業(yè)主代表,按照公司物資進(jìn)場驗(yàn)收管理辦法的規(guī)定要求,共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)經(jīng)驗(yàn)收合格的物資由現(xiàn)場材料員填寫物資進(jìn)料驗(yàn)收登記臺(tái)賬,并在“備注”欄中注明“業(yè)主供貨”。6.8.4 對(duì)到貨驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)已損壞、丟失或不適用的物資,以及經(jīng)復(fù)試不合格的物資,由現(xiàn)場材料員填寫物資進(jìn)料驗(yàn)收登記臺(tái)帳和業(yè)主提供物資不合格報(bào)告單。項(xiàng)目經(jīng)理部(分公司)材料主管將業(yè)主提供物資不合格報(bào)告單提交業(yè)主代表簽收,向業(yè)主提出處置要求。當(dāng)業(yè)主提出要求時(shí),公司對(duì)不合格物資的處置予以協(xié)助。6.8.5 業(yè)主提供的物資經(jīng)驗(yàn)收合格后,現(xiàn)場材料員按照本程序6.6條款的規(guī)定要求進(jìn)行保管和維護(hù)。業(yè)主提供物資在貯存、使用期間發(fā)生損壞、丟失,由現(xiàn)場有關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任。6.8.6 公司對(duì)業(yè)主提供物資的驗(yàn)證,不能減輕業(yè)主提供合格物資的責(zé)任。6.8.7 項(xiàng)目經(jīng)理部(分公司)在業(yè)主提供物資的控制工作中形成的各種記錄及資料,執(zhí)行公司文件和資料的控制工作程序,妥善收集、保存和移交，確?？勺匪菪缘囊?。6.9物資的緊急放行6.9.1 特殊物資原則上無緊急放行。如遇工程搶險(xiǎn)或出現(xiàn)突發(fā)事故,物資必須立即投入使用,雖不具備驗(yàn)證和檢驗(yàn)時(shí),也可緊急放行。材料員對(duì)緊急放行物資填寫緊急放行物資記錄表,并由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可投入使用。6.9.2 對(duì)緊急放行的物資的使用數(shù)量、部位由現(xiàn)場材料員建立書面記錄，確?？勺匪菪砸?。7. 附件及標(biāo)準(zhǔn)表格附件：（1）公司物資市場管理辦法（2）公司周轉(zhuǎn)材料管理辦法（3）公司物資進(jìn)場驗(yàn)收管理辦法（4）公司合格分供方名錄標(biāo)準(zhǔn)表格：（1）物資采購月計(jì)劃表（2）物資進(jìn)料驗(yàn)收登記臺(tái)帳（3）分供方評(píng)定記錄表（4）分供方業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)表（5）物資采購（加工定貨）合同一覽表（6）不合格物資記錄、評(píng)審、處置、驗(yàn)收表（7）緊急放行物資登記表（8）業(yè)主提供物資不合格報(bào)告單（9）讓步接收或降級(jí)使用物資記錄（10）進(jìn)場材料通知單