第十部分 奧斯卡新華影城行政工作手冊

奧斯卡新華影城Oscar International Cinemas 營運手冊O(shè)peration Manuel 第十部分奧斯卡新華影城行政工作手冊一、管理層工作綜述1、營運管理要具有：1) 、市場開拓及票房收入分析能力；2) 、財務(wù)分析、預(yù)算、審計及運營成本控制能力；3) 、通曉與運營工作相關(guān)的法律、法規(guī)；4) 、客戶服務(wù)技巧； 5) 、清潔工作管理經(jīng)驗；6) 、廣告宣傳及公關(guān)能力；7) 、現(xiàn)金、保安、消防、衛(wèi)生防疫等相關(guān)安全工作管理經(jīng)驗；8) 、了解硬件設(shè)施、設(shè)備包括暖通、空調(diào)系統(tǒng)運行及維修常識；9) 、掌握放映技術(shù)及放映部經(jīng)營管理；10) 、賣品部經(jīng)營、庫存管理及控制能力；11) 、票房管理能力；12) 、影務(wù)管理能力；13) 、員工日常管理及薪資、薪酬控制技巧；14) 、日常工作（忙、閑時）安排及調(diào)節(jié)技巧；2、社交工作：影城管理者應(yīng)具備較強的社交能力，能夠持續(xù)推廣影院及影片。他應(yīng)是影城同當?shù)卣鞑块T、社會團體、商業(yè)精英、專業(yè)人士、同行業(yè)經(jīng)營者、電影發(fā)燒友等交往的大使。影城管理者的工作能力及社交技巧可以大幅度增加票房收入。3、行業(yè)競爭：影城管理者應(yīng)隨時收集同行業(yè)經(jīng)營者的片源、場次、票價政策、廣告宣傳、與影城相比較的同期經(jīng)營收益等信息，將此資訊作為文字資料存檔，并應(yīng)于每季度予以更新。4、管理方式：影城管理者的領(lǐng)導(dǎo)方式及聲譽應(yīng)追求完美無缺。重要的是要在工作繁忙時段在一線崗位不斷巡視，使自己能夠直接同顧客接觸，被顧客和員工認可，進而確立管理層在影城的領(lǐng)導(dǎo)地位。5、儀表：影城管理者在工作時間必須穿全套工服（包括名牌），并隨時注意保持工服的干凈整潔，將自己視為員工儀容儀表規(guī)范的標本。6、每日檢查記錄：影城管理者應(yīng)通過其自身及顧客的視覺來正確判斷營運工作是否處于正常狀態(tài)。因此，在營運過程中應(yīng)認真填寫和抽查各種檢查記錄，以保證顧客服務(wù)、保安、保潔、衛(wèi)生防疫等各項工作都能高標準的順利完成。這些檢查表包括但不限于：1）、消防檢查表；2）、衛(wèi)生間檢查表；3）、溫度檢查表；4）、影城巡視表；5）、清潔衛(wèi)生檢查表等項目。7、影訊語音播放系統(tǒng)：影城的影片資訊是靠語音播放系統(tǒng)傳輸給致電咨詢的顧客的。管理者應(yīng)于每日開店前和運營的固定時段，檢查該系統(tǒng)的信息是否正確，同時也應(yīng)檢查周排片計劃中的信息。影城還應(yīng)設(shè)定總機及電話分機系統(tǒng)的語音應(yīng)答，并隨時檢查其運行情況。8、突發(fā)事件的溝通聯(lián)絡(luò)：影城管理者應(yīng)將影響運營工作中的所有問題定期向相關(guān)部門書面匯報，同時對緊急突發(fā)事件應(yīng)于第一時間內(nèi)（一般在二十四小時內(nèi)）口頭和書面匯報。所有突發(fā)事件都應(yīng)認真填寫重要事件報告并做文件存檔。影城管理者應(yīng)牢記：保護顧客和員工的生命財產(chǎn)不受損失是最重要的。這類緊急突發(fā)事件包括但不限于：1) 偷盜或失竊。2) 火災(zāi)。3) 員工或顧客意外傷害。4) 炸彈爆炸。5) 管理人員的辭退和離職。6) 建筑結(jié)構(gòu)的損壞及設(shè)施設(shè)備的破損。7) 煤氣或其他氣體泄露。8) 其他危險事件。9、影城通訊錄、文檔管理：影城應(yīng)設(shè)有通訊錄，它分為內(nèi)部通訊錄及外部通訊錄，分別記錄營運工作所需的信息資料。1) 內(nèi)部通訊錄包括：上級主管部門、各種系統(tǒng)支持、經(jīng)理和員工聯(lián)絡(luò)方式等。2) 外部通訊錄包括：其他影院、地方政府職能部門、院線、重要觀眾、業(yè)務(wù)單位、供應(yīng)商、維修商等。通訊錄項目包括：姓名、地址、辦公室電話、傳真、手機號、E-mail地址等。影城基本文檔包括： 年、季、月度經(jīng)營預(yù)算。影城財務(wù)損益報表。周經(jīng)營情況匯總。影院日志。排片計劃等。10、經(jīng)理日記本和經(jīng)理留言本：經(jīng)理日記本：每個管理人員都應(yīng)有一個日記本，用來記錄工作中發(fā)生的情況。經(jīng)理留言本：影城的經(jīng)理留言本是管理層之間溝通的重要渠道之一。值班經(jīng)理應(yīng)將當日的工作情況以及需要下一個班次跟蹤解決的問題認真記錄在經(jīng)理留言本中。每位管理人員均應(yīng)養(yǎng)成到崗后先看經(jīng)理留言本并簽名的習慣。11、電子郵件：值班經(jīng)理每天至少應(yīng)檢查三次自己的電子郵件信箱，以便及時回答顧客從網(wǎng)上提出的問題或需要。其他管理人員也應(yīng)隨時檢查自己的電子郵件信箱，以便同相關(guān)人士或顧客保持良好的聯(lián)絡(luò)。二、總經(jīng)理崗位職責（一）發(fā)展規(guī)劃1、負責完善影院的五星級管理，制訂提升營業(yè)額、促進人員發(fā)展方面的長期目標和行動計劃。2、負責影城市場推廣計劃的制訂及實施，針對不同的時段采取獨特的促銷手段組織并領(lǐng)導(dǎo)影片的票房促銷，以實現(xiàn)票房收入的提升和影城品牌的建立。3、了解與運營工作相關(guān)的法律知識，合理處理影城運營工作中發(fā)生的涉及法律的事件，有效避免影城運營工作中的經(jīng)濟和形象方面的損失。4、具有較強的社交能力，能夠同當?shù)氐恼畽C關(guān)、企事業(yè)單位、媒體記者、同行業(yè)經(jīng)營者以及影迷之間建立良好的關(guān)系，對提升票房收入起到輔助作用。5、及時了解當?shù)赝袠I(yè)的經(jīng)營狀況，收集同行業(yè)經(jīng)營者的片源、場次、票價政策、廣告宣傳及市場營銷方式、同影城相比同期的經(jīng)營收益等信息，為影城的發(fā)展提供信息上的監(jiān)督及幫助。6、指導(dǎo)及管理營運辦公室人員做好各種文檔的管理工作，對影城營運過程中產(chǎn)生的各種文檔按類分存，并定期做出匯總分析，提供有助于影城發(fā)展的真實、有效的文字資訊。（二）運營督導(dǎo)1、合理安排管理組人員的行政工作。2、堅持貫徹公司的服務(wù)目的，讓所有顧客獲得100滿意的服務(wù)。3、深入現(xiàn)場，細致了解各崗位職責及工作標準執(zhí)行的情況。每周兩次值班（其中一次須為周末晚班）；每月至少一次盤點班，獨立完成盤點、出庫、損耗統(tǒng)計的報告和盤點分析報告。4、加強放映工作管理，監(jiān)督放映主管的日常工作。對放映設(shè)施設(shè)備的運轉(zhuǎn)有全面的了解，及時發(fā)現(xiàn)放映設(shè)備的事故隱患，處理放映設(shè)備的故障問題，杜絕放映技術(shù)事故的發(fā)生。5、細致了解影城賣品部或電影副產(chǎn)品的經(jīng)營狀況，不斷創(chuàng)新，開拓并建立有效的經(jīng)營方式，同時合理控制損耗，達到完成預(yù)算目標直至贏利的目的。（三）財務(wù)控制1、審核預(yù)算。2、對整個影城的營運情況及人員配置有全面把握，對每月的收入和支出作出準確、合理的判斷和分析，將可控制的利潤和損耗項目保持在預(yù)算之內(nèi)。（四）人力資源與后勤保障1、招募與保留合格的員工、維修人員及放映員，引導(dǎo)其全身心地投入實現(xiàn)公司服務(wù)目的的工作中。2、合理招募保安公司及保潔公司，加強日常監(jiān)督管理，嚴格執(zhí)行保安及保潔合同中規(guī)定的各項條款。三、行政助理崗位職責（一）外聯(lián)工作1、協(xié)助總經(jīng)理做好辦公室各項工作，包括各種文件、檔案的管理、接待重要來訪等事務(wù)的管理。2、協(xié)助總經(jīng)理進行各種對外聯(lián)系，包括制作相關(guān)單位及負責人的聯(lián)絡(luò)方式，及時制作并派發(fā)影城的影訊等。3、配合營運搞好各種影片活動的配合，包括見面會及抽獎活動等。（二）內(nèi)部管理1、負責影城的人事管理和財務(wù)工作。2、負責影城人員的管理，加強團隊建設(shè)、協(xié)調(diào)影城內(nèi)各種人事關(guān)系、組織各種有效的團隊活動，增強企業(yè)的凝聚力。3、核查員工考勤登記，根據(jù)考勤記錄每月按時制作員工工資及各種補貼，報相關(guān)人員審核后及時發(fā)放到員工的賬戶中。4、定期對員工進行考核、轉(zhuǎn)正、晉升、加薪等人事變動工作，對相關(guān)文件要及時確認并存檔。5、每周員工排班確認，并以此及時完成各類薪資報告。6、管理備用金及各項相關(guān)財務(wù)事務(wù)，根據(jù)要求制作財務(wù)報表。7、配合值班經(jīng)理監(jiān)督營運工作，特別關(guān)注員工在營運過程中的各種表現(xiàn)，及時發(fā)現(xiàn)問題隱患，向培訓經(jīng)理提供相應(yīng)的信息。8、完成總經(jīng)理交辦的其他工作。四、行政文員工作職責（一）外聯(lián)工作1、負責影城各種物品的采購工作，考核合適的供應(yīng)商，呈報總經(jīng)理批準后建立合作關(guān)系。2、配合營運針對不同影片開展的各種宣傳活動，安排廣告公司的制作及信息發(fā)布事宜，廣泛征集意見，盡量使各項活動辦得豐富多彩。3、負責影城的通訊往來，每日至少三次檢查電子郵箱，將郵箱中的內(nèi)容及時傳達到相關(guān)營運及管理人員，以保證信息暢通。4、根據(jù)排片表及時更新影城咨詢電話的信息內(nèi)容，以方便顧客查詢。（二）內(nèi)部管理1、負責影城日常行政工作及營運辦公室日常工作。2、負責行政庫日常出入庫的管理、每月行政庫盤點工作，完成各種盤點報表的制作及發(fā)放。3、影城各種硬件設(shè)備的維護、跟蹤及登記，包括工程設(shè)施、賣品部設(shè)備、影院內(nèi)的各種燈具等。4、各種辦公用品的管理，包括定期查看是否足夠，如果不足需做定購單并聯(lián)系供應(yīng)商送貨，以便及時補充。5、各種文檔的管理，包括各供應(yīng)商的資料、信息、各種通訊錄、各種會議的記錄、歸檔及分發(fā)、各種傳真的發(fā)送、各單位、各部門的發(fā)函等。6、在行政助理不在崗時，協(xié)助行政助理辦理人事及財務(wù)的各項工作。7、完成總經(jīng)理及管理組交辦的其他工作。五、管理組例會制度1、會議時間：每周一下午3：00為固定的管理組例會時間。2、參加人員：總經(jīng)理、營運經(jīng)理、助理營運經(jīng)理、放映主管、員工組長及團體票銷售人員。3、討論議題：（1）前一周工作總結(jié)；（2）下一周工作計劃等。4、會議紀律：1）、與會人員應(yīng)準時參加會議，如有特殊情況不能到會應(yīng)提前向總經(jīng)理申請批準；2）、會議期間與會人員應(yīng)關(guān)閉手機或放在振動上，無特殊緊急情況不能接聽電話；3）、與會人員應(yīng)對會議的內(nèi)容保密，對于泄露會議議題者，參照有關(guān)制度處理。4）、會議記錄：行政助理負責會議記錄工作，并在會議結(jié)束后將會議記錄送達與會人員簽字確認。5）、決議落實：確定相關(guān)責任人按照決議執(zhí)行，在下次例會上公布落實情況。無正當理由沒有完成會議議題的按違紀處理。六、公章、合同章使用及管理規(guī)定（一）公章1、公章由總經(jīng)理或其授權(quán)人員負責保管，并存放在保險柜中。2、如需要使用公章，應(yīng)事先得到總經(jīng)理同意，并在印章使用登記本（見表格文件夾行政工作表格）上詳細備案（包括：用途、日期、使用人、次數(shù)和總經(jīng)理簽名批準等）。（二）合同章1、合同章由總經(jīng)理或其授權(quán)人員負責保管，并存放在保險柜中。2、如需要使用合同章時，應(yīng)事先得到總經(jīng)理同意，并在印章使用登記本上詳細備案（包括：用途、日期、使用人、次數(shù)和總經(jīng)理簽名批準等）。3、影城所有的合同的簽訂，必須事先得到總經(jīng)理的簽字批準。（三）合同的批準程序1、影城與供應(yīng)商的合同洽談應(yīng)由總經(jīng)理或授權(quán)的人與供應(yīng)商進行。2、合同或協(xié)議的初稿應(yīng)送交有關(guān)上級主管部門審批。3、審批后由總經(jīng)理簽字確認并加蓋合同章。4、影城所簽合同或協(xié)議應(yīng)交財務(wù)部保存。15