電子郵件寫作金字塔原理.ppt

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電子郵件寫作,CopyrightsZhuang,Jing,,為什么要寫郵件？寫郵件時最困難的事情是什么？平常工作時最常寫的是什么郵件？,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,電子郵件的目的,電子郵件可以用來幫助發(fā)件人達成以下目的提出要求/指示傳遞相關信息作出解釋說明不要事事都用郵件解決發(fā)送給正確的人TO需要針對郵件采取行動的人CC需要知情的人或是可能有幫助的人寫作中始終記得自己的目的對事，不對人,我明明已經說清楚了，為什么對方沒搞明白？,我明明交待了三件事，為什么對方只做好了一件？,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,電子郵件的結構,電子郵件的結構服務于電子郵件的目的對各種觀點進行分組向讀者灌輸思想觀點最有效的途徑是自上而下式使用“金字塔原理”寫作同樣的內容+不同的結構=不同的含義,電子郵件的結構——分組,狗、貓、大象、龍、恐龍、老虎,十二生肖狗老虎龍非十二生肖貓大象恐龍,現在存在狗貓大象老虎現在不存在龍恐龍,可以家養(yǎng)狗貓通常不可家養(yǎng)大象龍恐龍老虎,合適的分組可以讓收件人所看到的事物和你想要告訴他們的保持一致,電子郵件的結構——自上而下,電子郵件不是文學作品自上而下是一種給定的邏輯聯(lián)系跳躍會造成信息缺失一——二——三；總——分——總,電子郵件的結構——金字塔原理,金字塔中的觀點遵循三個原則每一層次的觀點必須是低一層次觀點的概括每一組的觀點必須在邏輯上屬于同一范疇每一組的觀點必須符合邏輯順序常用邏輯順序演繹順序：按演繹推理組織內容因果順序：按因果關系組織重要性順序：按重要程度組織條理清晰的關鍵，是把你的觀點組織成金字塔結構，然后按照組織好的結構下筆,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,電子郵件的內容,電子郵件的內容最終也服務于電子郵件的目的清晰的標題恰當的主體有頭有尾,電子郵件的內容——標題,標題必須是郵件所談論的事情轉發(fā)前檢查標題標題可以是郵件核心思想的濃縮標題長短合適，可以省略不必要的詞語一個郵件最好只有一個或一類主題,電子郵件的內容——主體,主體的內容詳細程度取決于收件人不同的人在同一時間對同一事情的理解程度不同有些指代要清楚，不用不常用的縮寫主體的內容詳細程度取決于主題情境的事態(tài)資源是否充足立場是否一致,電子郵件的內容——主體,最好在郵件的第一段明確地說出自己的主要目的郵件主體里不可缺少的三個部分如果想從對方那里得到我想要的信息，我需要給對方提供哪些信息我希望對方采取哪些行動措施我需要對方什么時候給予回復,電子郵件的內容——主體,行文時的注意事項明確簡潔不要模棱兩可避免使用復雜的句子清單列表中列舉項的第一個詞的詞性盡量保持一致?lián)Q位思考強調對方利益可以強硬地表達立場，但最好不要使用責難、挖苦對方的語氣慎用大寫字母、紅色字體和感嘆號,電子郵件的內容——開頭和結尾,建議不要省略問候語建議在首句和對方寒暄一下建議在結束部分積極展望一下雙方未來的合作請使用公司要求的標準簽名格式和縮略格式,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,電子郵件的典型類型,提出要求/指示基本涵蓋日常的工作郵件傳遞相關信息會議紀要轉發(fā)通知作出解釋說明案例描述分析報告,電子郵件的典型類型——要求/指示,日常工作最常用的郵件建議和特定聯(lián)系人約定特定標題、格式不易出錯方便整理關鍵信息盡可能詳細時間數量注意用語禮貌,電子郵件的典型類型——傳遞信息,會議紀要ToDoList——有邏輯順序OpenIssues——列明所需資源Deadline&Responsibleperson轉發(fā)通知F.Y.I.?只轉發(fā)給需要的人轉發(fā)一串長長的討論時，不妨自己總結一下規(guī)避潛在風險,電子郵件的典型類型——解釋說明,案例描述情景、沖突、問題、解決方案（建議）標準式：情境——沖突、問題——解決方案突出憂慮式：沖突、問題——情境——解決方案突出信心式：問題——情境、沖突——解決方案分析報告開篇點明主題清晰劃定報告范圍對主要發(fā)現進行摘要以結論和建議措施結尾,提綱,電子郵件的目的電子郵件的結構電子郵件的內容電子郵件的典型類型電子郵件中的英語,電子郵件中的英語,開篇Thanksfor+名詞/動名詞Iamwritingto+動詞Howisgoingon?結語Thankyouandwaitingforyourreply/comments.Thankyouandhopewecangetitdonetogether.Thankyouandhopethesituationcangetbettersoon.,電子郵件中的英語,詢問進度Imalittleconcernedabout+名詞/動名詞Iseverythingonschedule?Whatiscurrentsituationfor+名詞/動名詞回復進度Everythingisgoingwell.Wehaveaslight/seriousproblemwith+名詞,電子郵件中的英語,提出建議Ipropose/suggestthatwecan/should+動詞Howabout+動名詞在建議后給出原因Foronething,+原因Onreasonisthat+原因回復建議Inmyopinion,itis(not)agoodidea.Iamnotsureaboutthissuggestion,canIgetbacktoyoulater?,電子郵件中的英語,表示遺憾Iamsorry,but+從句Unfortunately,+從句表示高興Itismypleasureto+動詞Wearepleasedto+動詞,電子郵件中的英語,表示要求Pleasekindly+動詞Couldyoupls+動詞Woulditbepossibleforyouto+動詞表示確認/根據As主語mentioned,+從句Aswediscussed,+從句,電子郵件中的英語,連接詞追加：and,also,inaddition,moreover轉折：but,however,still,yet,incontrast比較：similarly,inthesameway,likewise因果：because,dueto,so,therefore順序：first.next,then,afterthat,finally總結：tosummarize,insummary舉例：forexample,forinstance強調：especially,inparticular,Iwouldliketoemphasize參照：asabove,asbelow,asfollowing,電子郵件中的英語,靈活運用不同人稱代詞不要使用You直接作為句子的開始使用We可以強調集體的努力和拉近距離對于沒有十足把握的觀點盡量使用I靈活運用主動態(tài)/被動態(tài)不論主動態(tài)或被動態(tài)，主語總是被突出的多用主動態(tài)表現出主動積極Wehavegotitdone.Itisdone.傳達不好的消息時多用被動態(tài)WedidnotapproveyourapplicationYourapplicationwasnotapproved,有用的建議,重要的郵件盡量不要選擇在周五或長假前發(fā)給對方法郵件重要的郵件發(fā)出之前再讀一遍，正文和附件中的關鍵數據再核對一遍如果覺得自己郵件措辭過于激烈，不妨寫好后先不發(fā)，心情平復后重新讀一遍，改一遍非必要情況不要發(fā)過大的附件（5M），如果附件較大，請壓縮后發(fā)送看到別人寫得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用,書目推薦,《金字塔原理》——[美]巴巴拉明托《商務電子郵件寫作大全》——[韓]KevinKyung,ThankYou!,