會計電算化 第四章講義

《會計電算化 第四章講義》由會員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《會計電算化 第四章講義（71頁珍藏版）》請在裝配圖網(wǎng)上搜索。

1、 第四章　會計軟件操作 本章要點：熟悉系統(tǒng)管理；熟悉系統(tǒng)初始化；熟悉日常賬務(wù)處理；熟悉期末處理；熟悉編制會計報表。 本章概述：本章是本科目中涉及到財務(wù)軟件操作的一章，知識點眾多，涉及題型多。 本章學習特點：培訓(xùn)時會演示財務(wù)軟件的主要操作，結(jié)合操作講授知識點 第一節(jié) 電算化會計核算基本流程 一、手工會計核算基本流程 任何會計主體要核算和監(jiān)督所發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都必須采用適當?shù)臅嫼怂惴椒ā＿@些方法主要包括：設(shè)置會計科目及賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、設(shè)置與登記賬簿、成本計算、財產(chǎn)清查以及編制會計報表。同時，這些會計方法相互聯(lián)系、緊密

2、結(jié)合，構(gòu)成了一套完整的方法體系。其中前四個方法既是賬務(wù)系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，也是記賬、算賬的一般方法。為了及時、正確、完整地處理會計業(yè)務(wù)，不同規(guī)模、不同業(yè)務(wù)量和業(yè)務(wù)屬性的企業(yè)，采取了不同的會計核算組織程序，也稱賬務(wù)處理程序。 所謂會計核算組織程序是指在會計循環(huán)中，會計主體采用的會計憑證、會計賬簿、會計報表的種類和格式與記賬程序有機結(jié)合的方法和步驟。即使是對于同樣的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理，如果采用的記賬程序不同，所采用的會計憑證、會計賬簿和會計報表的種類和格式也會有所不同。不同種類和格式的會計憑證、會計賬簿、會計報表與一定的記賬程序相結(jié)合，就形成了有著一定區(qū)別的各種會計核算組織程序。

3、 我國長期的會計工作實踐形成了以下多種會計核算組織程序：記賬憑證核算組織程序、科目匯總表核算組織程序、匯總記賬憑證核算組織程序、日記總賬核算組織程序等。其中，科目匯總表核算組織程序最為常見，其業(yè)務(wù)處理流程如圖4—1所示。 其處理步驟如下： 第①步，會計人員根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表填制記賬憑證。 第②步，出納根據(jù)收款憑證和付款憑證登記日記賬，即現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。 第③步，根據(jù)記賬憑證登記各種明細賬。一般單位根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小設(shè)置各個會計崗位，即分別由多個財會人員登記多本明細賬，如一個會計專門登記應(yīng)收、應(yīng)付賬款明細賬，一個會計專門登記費用明細

4、賬等。 第④步，總賬會計根據(jù)記賬憑證定期匯總編制科目匯總表，根據(jù)科目匯總表登記總分類賬。 第⑤步，月末處理。由于總賬、日記賬、明細賬分別由多個財會人員登記，不可避免地存在這樣或那樣的錯誤。因此，每月月末，財會人員要進行結(jié)賬，并將日記賬與總賬核對，明細賬與總賬核對，做到賬賬相符。 第⑥步，編制報表。月末財會人員根據(jù)日記賬、明細賬、總賬中的數(shù)據(jù)編制會計報表。 其他會計核算組織程序和科目匯總表核算組織程序的業(yè)務(wù)流程基本相同，主要區(qū)別體現(xiàn)在對總賬的登記方法上。例如記賬憑證核算組織程序的處理流程是根據(jù)記賬憑證登記總賬，見圖4—2。 二、電算化會計

5、核算基本流程 電算化會計核算流程與手工會計核算流程基本相同，但核算流程中各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容有很大差別。實際工作中，電算化會計核算流程因單位規(guī)模、類型和使用軟件的不同而在具體細節(jié)上有所不同，但基本流程是一致的。 (一)編制記賬憑證 編制記賬憑證可以采用以下幾種方式： 1．手工編制完成記賬憑證后錄入計算機。 2．根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證，采用這種方式應(yīng)當在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。 3．由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)(也稱為機制憑證)，采用這種方式應(yīng)當在記賬前打印出會計憑證并由經(jīng)辦人簽章。 (二)憑證審

6、核 負責審核的會計人員審核已輸入計算機的記賬憑證。無論是手工輸入的記賬憑證還是機制憑證，都需要再次進行審核，以確保其正確性。 (三)記賬 電算化會計核算流程中的記賬有以下特點： 1．記賬是一個功能按鍵，由計算機自動完成相關(guān)賬簿登記； 2．同時登記總賬、明細賬和日記賬； 3．各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是“數(shù)據(jù)搬家”，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。 記賬的另一目的是為了保證會計數(shù)據(jù)的安全和正確，對于已記賬的會計數(shù)據(jù)只能使用留有痕跡的修改方法。 (四)結(jié)賬和編制會計報表 手工會計核算流程中，結(jié)賬和編制會計報表是兩

7、個工作環(huán)節(jié)，工作量大且復(fù)雜。電算化會計核算中，通過一次性預(yù)先定義賬戶結(jié)轉(zhuǎn)關(guān)系和賬戶報表數(shù)據(jù)對應(yīng)關(guān)系，結(jié)賬和編制報表是作為一個步驟由計算機在較短時間內(nèi)同時自動完成。例如，結(jié)賬工作由人工控制計算機自動完成。當進行結(jié)賬時，計算機將自動進行總賬與明細賬的核對、總賬與各種輔助賬的核對，同時結(jié)束本月業(yè)務(wù)的處理。 另外，在計算機會計賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時，也有類似手工的建賬工作，這一工作通過對系統(tǒng)的初始設(shè)置來完成。 第二節(jié) 帳務(wù)處理系統(tǒng)基本操作 第一小節(jié) 系統(tǒng)管理 一、概述 系統(tǒng)管理模塊為各子系統(tǒng)提供統(tǒng)一的環(huán)境，對整個系列產(chǎn)品的公

8、共任務(wù)進行統(tǒng)一管理。 統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護，具體包括以下幾個方面： 1．賬套管理。賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。 2．年度賬管理。在軟件中，用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中還可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。 3．操作員及其權(quán)限管理。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限等 二、啟動和注冊系統(tǒng)管理 系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身

9、份； 二是以賬套主管的身份。 系統(tǒng)管理員身份注冊進入后，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。 賬套主管負責主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬進行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置1．啟動系統(tǒng)管理。 2．注冊系統(tǒng)管理。 以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份注冊系統(tǒng)管理，密碼是空。 設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。 增加操作員 　　編號:101；姓名:趙玨 口令：888 　　編號:102；姓名:劉丁 口令：888 提示： 　?、俨僮?/p>

10、員編號在系統(tǒng)中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù)。 　?、谒O(shè)置的操作人員的姓名，必須輸入。 　　③所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除（如該操作人員進入系統(tǒng)并制填了憑證）。 　?、懿僮鲉T進行系統(tǒng)登錄時使用的口令，系統(tǒng)管理員可以給每一個操作員設(shè)置一個初始口令，操作員使用系統(tǒng)時能夠自己修改操作口令。 三、建立賬套 賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、賬套引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進行，而賬套的修改只能由賬套主管進行。 建立賬套，就是指使用財務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首次使用系統(tǒng)時，應(yīng)先進行賬套參數(shù)設(shè)置。 1．設(shè)置賬套信息。

11、賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號惟一，且必須輸入。 賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。 賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認路徑。 啟用會計期：新設(shè)置賬套被啟用的時問。系統(tǒng)規(guī)定啟用會計期就是為了便于確定計算機方式下總賬系統(tǒng)的起點，保證證賬、表數(shù)據(jù)的連續(xù)性。啟用會計期應(yīng)在第一次初始沒置時確定，一般情況下，軟件默認為計算機系統(tǒng)的時間，請注意調(diào)整正確，設(shè)定后將不能更改。 會計期間：會計期問是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。有些單位可以根據(jù)單位實際情況自行設(shè)定，例如某單位在每月25日結(jié)賬，26日到月底

12、發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)作為下月的業(yè)務(wù)記人下月的賬簿中。 案例 1、設(shè)置賬套信息。 賬套號：666： 賬套名稱：北京啟明科技公司； 賬套路徑：(默認)； 啟用會計期：2011年01月。 操作步驟 (1)執(zhí)行“賬套一建立”命令，打開“創(chuàng)建賬套”對話框。 (2)輸入賬套信息。賬套號-：666；賬套名稱：北京啟明科技公司；賬套路徑：(默認)；啟用會計期：2011年01月。 (3)單擊“下一步”按鈕，進行單位信息設(shè)置。 2．設(shè)置單位信息。單位信息用于記錄本單位的基本信息企業(yè)除定義單位名稱外，還可按照實際情況，建立本單位的基本信息資料，如單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和

13、稅號等信息。 3．確定核算類型。用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預(yù)置科目等。 本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。 本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱。用戶必須輸入。 賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。 企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù)，如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。 行業(yè)性質(zhì)：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希

14、望預(yù)置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該項。 4．確定分類信息。 若選擇各項分類核算，則必須先設(shè)置各項分類方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。 5．確定編碼方案。 編碼總級長為每級編碼級長之和。 6．設(shè)置數(shù)據(jù)精度。數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。 7．系統(tǒng)啟用。在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。 四、設(shè)置操作員權(quán)限 操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主

15、管有權(quán)進行權(quán)限設(shè)置，但兩者的權(quán)限又有所區(qū)別。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進行權(quán)限沒置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進行權(quán)限指定。 操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。 提示：一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限 例題1．用友軟件中，下列關(guān)于操作員的說法正確的是(　)。 A．操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一 B．不同的賬套，操作員編號可以重復(fù) C．一個操作員只能被一個賬套引用 D．所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除 答案： 2．用友軟件中，下列賬套信

16、息建立后，不能更改的是(　)。 A．賬套號　B．賬套名稱　C．賬套路徑　　D．啟用會計期 答案： 解析：賬套名稱和賬套路徑是可以更改的。 3．下列不屬于建立賬套時需要建立的信息有(　)。 A．設(shè)置賬套信息 B．設(shè)置單位信息 C．確定核算類型　　D．輸入期初余額 答案： 解析：輸入期初余額屬于系統(tǒng)初始化的內(nèi)容。 4．用友軟件中，系統(tǒng)管理的功能包括(　)。 A．賬套管理 B．憑證管理 C．操作員及權(quán)限管理　　D．年度賬管理 答案：ACD 解析：憑證管理

17、屬于日常業(yè)務(wù)處理的內(nèi)容。 　　5．用友軟件中，賬套管理包括賬套的(　)等功能 　　A．建立 　　B．修改 　C．引入 　D．輸出 　答案： 解析：賬套指的是一組相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)。一般來說，我們可以為企業(yè)中每個獨立核算的單位建立一個賬套，用友系統(tǒng)中最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。 6.【單選題】賬務(wù)系統(tǒng)中賬套號設(shè)置的最重要的要求是（　）。 　　A.只能用兩位數(shù)字　　B.賬套號不能重復(fù) 　　C.只能用兩位字符　　D.可以任意設(shè)置 『正確答案』 案例 一、系統(tǒng)→注冊---系統(tǒng)管理員（Admin）的身份

18、二、權(quán)限→操作員 　　操作員管理功能由系統(tǒng)管理員和賬套主管調(diào)用，一般操作人員無權(quán)使用該項功能。 　　操作員管理包括兩個方面，一是操作人員增加與刪除，二是操作人員分工和權(quán)限控制。 　　增加操作員 　　編號:105；姓名:李紅 口令： 　　編號:106；姓名: 張江 口令： 　　　三、建立賬套 　　1.設(shè)置賬套信息。 　　賬套號：888 賬套號為3位，賬套號惟一，且必須輸入。 　　賬套名稱：北京天寶科技有限責任公司 　　賬套路徑：（默認） 　　啟用會計期：2012年1月 會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。 　　2.設(shè)置單位信息。 　

19、　單位名稱：北京天寶科技有限責任公司 　　單位簡稱：天寶科技 　　單位地址：北京市海淀區(qū)知春路118號 　　稅號：110108781734255 　　3.確定核算類型。 　　本位幣代碼：RMB。 　　本位幣名稱：人民幣。 　　賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，選李紅是帳套主管 　　企業(yè)類型：工業(yè)。 　　行業(yè)性質(zhì)：新企業(yè)會計制度。 　　是否按行業(yè)預(yù)置科目：選中該項。 　　4.確定分類信息。 　　若選擇各項分類核算，則必先設(shè)置各項分類方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。 　　客戶是否分類：否 　　供應(yīng)商是否分類：否 　　存貨是否分類：否 　　有無外幣核算：否 點

20、完成，可以創(chuàng)建帳套了嗎？點是 　　5.確定編碼方案---會計科目、企業(yè)內(nèi)的部門。 　　例：應(yīng)收賬款 1122 　　　　　　　　-北京 01 -張三 01 　　　　　　　　　　　　 -李四 02 　　　　　　　　-河北 02 　　 張三 11220101 　　編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。 　　編碼規(guī)則是指 分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次。每級（或每段）的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。 　　科目編碼級次：4-2-2-2 　　在編碼規(guī)則是2時，二級科目：最多設(shè)99個明細

21、。 　　其他科目編碼級次采用默認值。 　　6.設(shè)置數(shù)據(jù)精度。 　　數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。 　　所有小數(shù)位數(shù)均設(shè)置為2位。 可以默認，確認，提示創(chuàng)建帳套成功，確定后，提示是否啟用帳套？是 　　7.系統(tǒng)啟用。 　　在建立賬套時，可選擇啟用子系統(tǒng)； 　　也可在賬套建立完成以后，以 賬套主管的身份進入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。 　　啟用總賬子系統(tǒng)。 　　8。設(shè)置操作員權(quán)限 　　權(quán)限→權(quán)限 　　界面左側(cè)顯示的是在計算機中已安裝的各個子系統(tǒng)，當選中某個子系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動將該子系統(tǒng)的所有明細權(quán)限在界面右側(cè)部分顯示出來。 　　可以在左側(cè)界面中 雙擊某一明細權(quán)限，表

22、示賦予操作人員該項明細權(quán)限； 再次雙擊該項明細權(quán)限，即可取消已賦予的權(quán)限。 　　“李紅”具有“ 賬套主管”權(quán)限。 　　提示：一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。 張江授予總帳、現(xiàn)金等多種權(quán)限。 第二小節(jié) 系統(tǒng)初始化 一、概述 　 總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。 二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案 設(shè)置基礎(chǔ)檔案包括設(shè)置部門檔案、設(shè)置職員檔案、設(shè)置客戶檔案、設(shè)置供應(yīng)商檔案、設(shè)置外幣及匯率、設(shè)置結(jié)算方式等。這些檔案信息將在設(shè)置會計科目、填制憑證等操作中將有選擇地被引用。 1．設(shè)置部門檔案。在會計核算中，往往

23、需要按部門進行分類、匯總和管理，從下一級自動向有隸屬關(guān)系的上一級進行匯總。部門檔案是設(shè)置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。 　　“基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→部門檔案 2．設(shè)置職員檔案。職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。 　　基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→職員檔案。 　提示：輸入一個職員的檔案信息之后，必須敲回車鍵換行才能保存。 　3．設(shè)置客戶檔案。如果企業(yè)需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息

24、。必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。 　　基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→客戶檔案。 　4。設(shè)置供應(yīng)商檔案。企業(yè)如果需要進行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細資料錄入供應(yīng)商檔案。必須先選擇末級分類，然后才能輸入供應(yīng)商檔案。 　基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→供應(yīng)商檔案。 　 5．設(shè)置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進行外幣及匯率的設(shè)置。 　6．設(shè)置結(jié)算方式。為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。 　結(jié)算方式設(shè)置主要內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標志等。票據(jù)管理標志是軟件為輔助出納對

25、銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。 基礎(chǔ)設(shè)置→收付結(jié)算→結(jié)算方式 　　編碼：1； 名稱：現(xiàn)金； 票據(jù)管理：否。 　　編碼：2； 名稱：轉(zhuǎn)賬支票； 票據(jù)管理：是。 三、設(shè)置會計科目 設(shè)置會計科目的內(nèi)容包括建立會計科目、修改和刪除會計科目、指定會計科目等操作。 1．建立會計科目。在財務(wù)軟件中，建立會計科目時，輸入的基本內(nèi)容包括：科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、輔助賬標記等項目。 (1)會計科目編碼。 設(shè)計會計科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細科目。一級科目編碼按財政部的統(tǒng)一編碼方案編制；明細科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編

26、碼級次和級長的規(guī)定進行設(shè)置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系；便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸人速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。 (2)會計科目名稱。會計科目名稱是指會計科目的漢字名稱。輸入科目名稱時應(yīng)盡量避免重名，以免影響科目運用的準確性。 　(3)科目類型。即按會計科目性質(zhì)對會計科目進行劃分。按照會計制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負債、所有者

27、權(quán)益、成本、損益。指定會計科目的類型，這是計算機自動進行分類匯總的依據(jù)。財政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負債”，“3=所有者權(quán)益”，“4= 成本”，“5=損益”。因此在指定科目類型時必須將定義的類型與編碼的第一位保持一致。一般情況下，資產(chǎn)類科目、成本類科目的科目性質(zhì)為借方，負債類科目、所有者權(quán)益類科目的科目性質(zhì)為貸方，損益類科目是費用性質(zhì)的為借方，損益類科目是收入性質(zhì)的為貸方。 　　只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。 　　已有初始余額或已用于填制憑證的科目不能再修改科目性質(zhì)。 (4)賬頁格式。即根據(jù)會計核算的需

28、要對會計賬簿進行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。 (5)輔助賬設(shè)置。輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。 輔助賬標記要求設(shè)在最底層的科目上。輔助賬一經(jīng)定義并使用，不要隨意進行修改，以免造成賬簿數(shù)據(jù)的混亂。 提示： ·增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則。 ·科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級科目。只能增加同級科目。 ·由于建立會計科目的內(nèi)容較多，很多輔助核算內(nèi)容對后面憑證輸入操作產(chǎn)生影響，因此在建立會計科目時，要小

29、心并反復(fù)檢查。 　【單選題】在賬務(wù)系統(tǒng)中進行科目設(shè)置時，設(shè)置的輔助核算類別一般應(yīng)設(shè)在（?。?。 　　A.一級科目 　　B.每一級科目 　　C.最末一級科目 　　D.任何一級科目 　『正確答案』 （6）日記賬、銀行賬。 　　庫存現(xiàn)金科目要求設(shè)為日記賬， 　　銀行存款科目要求設(shè)為銀行賬和日記賬。 　　設(shè)置為現(xiàn)金和銀行存款的科目還需要在 “編輯”菜單中調(diào)用“指定科目”功能，設(shè)定“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，被指定為現(xiàn)金和銀行存款的科目能夠輸出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日報。 【例題】增加會計科目。 　　科目編碼：100201； 　　科目名稱：工行存款

30、； 　　輔助核算：日記賬，銀行賬。 　　設(shè)置會計科目輔助核算： 　　科目編碼：1122； 　　科目名稱：應(yīng)收賬款； 　　輔助核算：客戶。 　　辦公費：部門核算 2．修改和刪除會計科目。 如果需要對原有會計科目的某些項目進行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計科目?？赏ㄟ^“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計科目，應(yīng)先選中該會計科目。 　修改或刪除會計科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。 修改或刪除會計科日已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額(改為0

31、)，才能修改或刪除該科目。 科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目 3．指定會計科目。指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。 　在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復(fù)選框。 指定“現(xiàn)金”和“銀行存款”會計科目。 四、設(shè)置憑證類別 企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。 通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇： 　　(1)記賬憑證； 　　(2)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

32、 　　(3)現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證； 　(4)現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證； 　(5)自定義憑證類別。 　某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型： (1)借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。 (2)貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一一個發(fā)生額。 (3)憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。 (4)憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。 (5)無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科日。

33、 限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸人，但不能重復(fù)錄入。 在錄人憑證之前，應(yīng)進行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；如果限制科目為非末級科日，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。 五、輸入期初余額 在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。 期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最

34、末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負號。 期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。 1．總賬期初余額錄入。對于沒有設(shè)置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。 【例題】總賬期初余額錄入 　　“庫存現(xiàn)金”科目的期初借方余額為5 000元； 　　“銀行存款——工行存款”科目的期初借方余額為90 000元； 　　“實收資本”科目的期初貸方余額為100 000元。 2．輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對應(yīng)，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由

35、輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。 提示：當不想輸入某項內(nèi)容而系統(tǒng)又提示必須輸入時，可按ESC鍵取消輸入。此操作在本軟件中很多地方是適用的。 【例題】輔助核算科目期初余額錄入 　　會計科目：應(yīng)收賬款　　余額：借5 000元 　　客戶：鼎盛公司　　　　摘要：欠款 3．試算平衡。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證；如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。 例題 1．期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從(　)科目開始。 A．一級 　

36、　B．二級 　　C．三級 　　D．最末級 　答案： 解析：期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算生成。 2．科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是(　) A．便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系　 　B．減少輸入工作量，提高輸入速度 C．便于檢索、分類及匯總等 　D．便于計算機識別和處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字 答案： 解析：科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進行定義。其作用是：便于反映會計科目間的上下級邏輯關(guān)系；便于計算機識別和

37、處理，將會計科目編碼作為數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵字，便于檢索、分類及匯總等；減少輸入工作量，提高輸人速度；促進會計核算的規(guī)范化和標準化。 3．計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中，某種憑證類型一旦使用，則年度內(nèi)(　)。 　A．不能變動 　　B．能修改但不能刪除 C．不能刪除 　　D．不能修改或刪除 　答案： 解析：計算機賬務(wù)處理系統(tǒng)中，某種憑證類型一旦使用，則年度內(nèi)不能修改或刪除。但是，可以在下個年度開始使用前，進行相關(guān)的初始化操作。 第三小節(jié)　日常賬務(wù)處理 　在總賬系統(tǒng)中，當初始設(shè)置完成后，便能夠進行日常業(yè)務(wù)處理。日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)主要包括填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各

38、種憑證、日記賬、明細賬和總分類賬。 一、填制憑證 在實際工作中。可直接在計算機上根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項內(nèi)容。 填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。 1．增加憑證。記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。 (1)憑證頭內(nèi)容。 　①憑證類別。可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。 ?、趹{證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。系統(tǒng)也同時自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五條記錄，當某號憑證不只一頁時，系統(tǒng)將自動在憑證號后面標上分單號，如：收-000

39、1號0002／0003表示收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當前光標所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時設(shè)置憑證編號的方式為“手工編號”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號。 ?、壑茊稳掌?，即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。 ?、芨絾螕?jù)數(shù)。即所輸入憑證的原始單據(jù)張數(shù)。 　(2)憑證正文內(nèi)容。 ?、僬?。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了，不能為空。 ?、诳颇俊１仨気斎肽┘壙颇?。輸入時，可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼等。 ③輔助信息。對于要進行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸

40、入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算。如果需要對所輸入的輔助項進行修改，可雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，然后進行修改。 ④金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字以負數(shù)形式輸入。 　　演示增加一張普通憑證。 1月2日，市場部購買了600元的辦公用品，以現(xiàn)金支付(附單據(jù)一張)。 　　(付款憑證)摘要：購辦公用品 　借：營業(yè)費用(5501)600 貸：現(xiàn)金(1001)600 　演示增加一張有輔助核算信息的憑證。 1月10日，市場部收到北京育培中學轉(zhuǎn)來一張轉(zhuǎn)賬支票，,

41、金額40000元，用以償還前欠貨款。 　　(收款憑證)摘要：收到貨款 　　借：銀行存款／工行存款(100201)40000 貸：應(yīng)收賬款(1131)40000 　提示： ·采用序時控制時，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，但不能超過業(yè)務(wù)日期。 ·憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。 ·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。 ·科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可選擇輸入。 ·金額不能為“零”，紅字以“-”號表示。 ·可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前

42、光標位置。 ·不能確定的輔助核算信息可不輸入。． 2．修改憑證。在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需要修改的地方進行修改即可?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。 3．刪除憑證。 (1)作廢／恢復(fù)憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。方法是：進入填制憑證窗口后，找到要作廢的憑證。執(zhí)行“制單→作廢／恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。 　若當前憑證已作廢，還可執(zhí)行“制單一作廢／恢復(fù)”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復(fù)為有效憑證。 (2)整

43、理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證進行憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。 4．查詢憑證?？傎~系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸人口，同時也提供了強大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。 演示查詢未記賬的付款憑證。 二、審核憑證 為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的準確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的

44、審核。 審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查員認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與制單員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進行審核操作。會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。 憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來進行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。 演示更換操作員。 以“劉偉”的身份重新注冊。 演示審核憑證。 審核憑證操作 提示： 　·審核人必須具有審核權(quán)。 　·作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。 ·審核人和制單人不能是同一個人；憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除；只有取

45、消審核簽字后才可以修改或刪除；已標記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。 三、記賬 記賬是以會計憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄到具有賬戶基本結(jié)構(gòu)的賬簿中去的一種方法。 在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細賬。 在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。 記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記

46、賬操作每月可多次進行。 演示記賬。 提示： ·第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 ·上月未記賬，本月不能記賬。 ·未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。 ·作廢憑證不需審核可直接記賬。 ·記賬過程一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。 四、賬簿查詢 企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計賬簿。賬簿管理包括基本會計核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。 1．基本會計核算賬簿管理?；緯嫼怂阗~簿管理包括總賬、余額表、明細賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。

47、 (1)總賬的查詢及打印。 (2)明細賬的查詢及打印。 　(3)日記賬的查詢及打印。 演示 現(xiàn)金日記賬的查詢。 2。各種輔助核算賬簿管理。輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算賬簿的總賬、明細賬查詢輸出，以及部門收支分析和項目統(tǒng)計表的查詢輸出。 演示部門總賬的查詢。 例題 1．企業(yè)必須定期將(　)與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 　A．銀行存款日記賬　B．B現(xiàn)金日記賬 　C．資金日報表 D．現(xiàn)金支票 答案： 解析：為了能夠準確掌握銀行存款的實際余額，了解實際可以動用貨幣的資金數(shù)額，防止記賬發(fā)生差錯，企業(yè)必須定

48、期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2．關(guān)于審核憑證，下列說法中錯誤的是(　)。 　A．審核人必須具有審核權(quán) 　　B．作廢憑證不能被審核，也不能被標錯 　C．審核人和制單人可以是同一個人 D．憑證一經(jīng)審核，不能被直接修改或刪除 答案： 解析：會計制度規(guī)定，審核員與制單員不能為同一人。 3．下面四種情況中，(　)能自動核銷已對賬的記錄。 A．對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同 B．對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同 C．對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一

49、條記錄完全相同 D．對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同 答案： 解析：只有在對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同 4．憑證一旦保存，其( )不能修改。 　A．制單日期 　　B．摘要　　C．憑證編號 　　D．金額 答案： 解析：憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。 5．關(guān)于記賬操作，下列說法中錯誤的是(　)。 　A．記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理 　B．記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確 　C．未經(jīng)審核的憑證也可以記賬 D．第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，則不能記賬 答案： 解析：在電算化

50、方式下，記賬憑證須經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，計算機將按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。 6．只有審核后的憑證才能執(zhí)行記賬操作。(　) 答案： 解析：同上 第四小節(jié)　期末處理 一、銀行對賬 銀行對賬是企業(yè)出納人員最基本的工作之一。企業(yè)的結(jié)算業(yè)務(wù)大部分要通過銀行進行結(jié)算，但由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和人賬時間不一致，往往會發(fā)生雙方賬面不一致的情況，即出現(xiàn)所謂“未達賬項”。 銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容。在計算機總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目在科

51、目設(shè)置時應(yīng)定義為“銀行賬”輔助賬類的科目性質(zhì)。 1．輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)。 用戶應(yīng)在此錄入最后一次對賬企業(yè)方與銀行方的調(diào)整前余額，以及啟用日期之前的單位日記賬和銀行對賬單的未達項。 演示輸入銀行對賬期初數(shù)據(jù)。 啟明公司銀行賬的啟用日期為2005／01／01，工行人民幣戶企業(yè)日記賬的調(diào)整前余額為82000元，銀行對賬單的調(diào)整前余額為85000元，未達賬項一筆，系銀行已收而企業(yè)未收款3000元。 提示： ·第一次使用銀行對賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對賬單未達賬項，在開始使用銀行對賬功能之后不再使用。 ·在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達賬項后，請不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其

52、是向前調(diào)，這樣可能會出現(xiàn)啟用日期后的期初數(shù)不再能參與對賬的問題。 2·輸入銀行對賬單。 要實現(xiàn)計算機自動對賬操作，在每月月末對賬前，須將銀行開出的銀行對賬單輸入計算機。本功能用于平時錄入銀行對賬單。在指定賬戶(銀行科目)后，可錄入本張戶下的銀行對賬單。 演示輸人銀行對賬單數(shù)據(jù)。下表是1月份的銀行對賬單。 3．銀行對賬。銀行對賬可以采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。 自動對賬即由計算機根據(jù)對賬依據(jù)將銀行日記賬未達賬項與銀行對賬單進行自動核對和勾銷。對賬依據(jù)通常是“結(jié)算方式+ 結(jié)算號+方向+金額”或“方向+金額”。 手工對賬是對自動對賬的補充。采用自動對賬后，可能還有一些特殊的已

53、達賬沒有核對出來，而被視為未達賬項，為了保證對賬更徹底和正確，可通過手工對賬進行調(diào)整勾銷。 下面四種情況中，只有第一種情況能自動核銷已對賬的記錄，后三種情況均需通過手工對賬來強制核銷。 (1)對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同。 (2)對賬單文件中一條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同。 (3)對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的一條記錄完全相同。 (4)對賬單文件中多條記錄和銀行日記賬未達賬項文件中的多條記錄完全相同。 演示進行銀行對賬。 提示： ·對賬條件中的方向、金額相同是必選條件，對賬截止日期可輸入可不輸。 ·對

54、于已達賬項，系統(tǒng)自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清”欄打上圓圈標志。 ·在自動對賬不能完全對上的情況下，可采用手工對賬。在自動對賬窗口，對于一些應(yīng)勾對而未勾對上的賬項，可分別雙擊“兩清”欄，直接進行手工調(diào)整。 4．余額調(diào)節(jié)表的查詢輸出。 演示查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表 二、結(jié)賬 每月月底都要進行結(jié)賬操作。結(jié)賬實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。 結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次。 在結(jié)賬之前要作下列檢查： 1·檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。 2·月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。 3·檢查

55、上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。 4·核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否已經(jīng)一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。 5·檢查損益類賬戶是否已經(jīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬。 6·如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬，如果沒有，則本月不能結(jié)賬。 結(jié)賬前要進行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作；計算本月各賬戶發(fā)生額合計和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。 演示結(jié)賬。 提示： ·結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進行。 ·本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。 ·結(jié)賬必須按月連續(xù)進行，上月未結(jié)賬，則本月

56、不能結(jié)賬。 ·若總賬與明細賬對賬不符，則不能結(jié)賬。 ·若與其他系統(tǒng)聯(lián)合使用，而其他子系統(tǒng)未全部結(jié)賬時，本月不能結(jié)賬。 ·結(jié)賬前，系統(tǒng)要進行數(shù)據(jù)備份。 第五小節(jié) 編制會計報表 一、概述 1．UF0報表的功能概述。 (1)文件管理功能。UF0提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UF0的數(shù)據(jù)文件還能夠被轉(zhuǎn)換成不同的文件格式：如文本文件、*.MDB文件、Xl3文件等。此外，通過 UF0提供的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以實現(xiàn)與其他流行財務(wù)軟件之間的數(shù)據(jù)交換。 (2)格式設(shè)計功能。UF0提供的格式設(shè)計功能， UF0還內(nèi)置了ll種套用格式和l9個行業(yè)的標準財務(wù)報表

57、模板，UF0還提供了自定義模板功能。 (3)公式設(shè)計功能。UF0提供了絕對單元公式和相對單元公式，可以方便、迅速地定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式。 (4)數(shù)據(jù)處理功能。UF0的數(shù)據(jù)處理功能可以固定格式管理大量數(shù)據(jù)不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系。此外，還提供了表頁的排序、查詢、審核、舍位平衡和匯總等功能。 (5)圖表功能。UF0可以很方便地對數(shù)據(jù)進行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種分析圖表。 2．UF0報表的相關(guān)概念。 (1)格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。 ①格式狀態(tài)。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄

58、入、計算等操作。 ②數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。 (2)單元。單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標識。例如，c8表示第3列第8行交匯的那個單元。UFO 的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。 ①數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。 ②字符單元。 ③表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)。 （3）．組合單元。

59、是由相鄰的兩個或更多的單元給組成，這些單元的單元類型必須完全相同，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。 （4）區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在UF0中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。 （5）表頁。一個UF0報表最多可容納99 999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。 （6）關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以惟一標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。 UF0共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，UF0還增加了

60、一個自定義關(guān)鍵字， 關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字?！? （7）函數(shù)。企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。 自總賬取數(shù)的公式：賬務(wù)函數(shù)。 賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有： 總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式 期初額函數(shù)：Qc( ) sQC( ) wQC( ) 期末額函數(shù)：QM( ) sQM( ) wQM( ) 發(fā)生額函數(shù)：FS( ) sFS( ) wFS( ) 累計發(fā)生額函數(shù)：IFS(

61、) sLFS( ) wLFS( ) 條件發(fā)生額函數(shù)：TFS( )sTFS( ) wTFS( ) 對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS( )sDFS( ) wDFS( ) 凈額函數(shù)： JE( ) sJE( ) WJE( ) 匯率函數(shù)：HL( ) 自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個： 數(shù)據(jù)合計：PTOTAL( ) 平均值：PAVG( ) 最大值：PMAX(　) 最小值：PMIN(　) 自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)?？梢允褂肧ELECT（）。 自其他報表取數(shù)的函數(shù)?？墒褂谩皥蟊韀.REP]” 二、報表格式定義 報表

62、格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風格、定義單元屬性、設(shè)置關(guān)鍵字等。 報表定義需要在“格式”狀態(tài)下進行。單擊空白報表底部左下角的．“格式／數(shù)據(jù)”按鈕，使當前狀態(tài)變?yōu)椤案袷健睜顟B(tài)。 1．設(shè)置報表尺寸。沒置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。 2．定義組合單元。有些內(nèi)容如標題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。 3．畫表格線。報表的尺寸設(shè)置完成后，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，該報表是沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。 4．輸入

63、報表項目。報表的表間項目是指報表的文字內(nèi)容主要包括表頭內(nèi)容、表體項目和表尾項目等。 5．定義報表行高和列寬。如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度或列的寬度。 提示：行高、列寬的單位為毫米。 6．設(shè)置單元風格。單元風格主要指的是單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。設(shè)置單元風格會使報表更符合閱讀習慣，更加美觀清晰。 7．設(shè)置關(guān)鍵字。關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、 年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字。 8．調(diào)整關(guān)鍵字位置。如果關(guān)鍵字的位置不合適，可通過調(diào)整偏移量的方式來調(diào)整關(guān)鍵字的位置。 提示：·關(guān)鍵字的位置可以用偏移量來表示，負數(shù)表

64、示向左移，正數(shù)表示向右移。在調(diào)整時，可以通過輸入正或負的數(shù)值進行調(diào)整。 ·關(guān)鍵字偏移量單位為象素。 三、報表公式定義 報表中，主要有計算公式、審核公式和舍位平衡公式。 計算公式：定義了報表數(shù)據(jù)之間的運算關(guān)系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以必須定義計算公式。 審核公式：用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。 舍位平衡公式：用于報表數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報表數(shù)據(jù)時，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。 報表公式的定義方法有直接輸入法和引導(dǎo)輸入法。 提示：·單

65、元公式中涉及到的符號均為英文半角字符。 ·單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對話框。 ·報表格式?jīng)]置完以后，切記要及時將這張報表的格式保存下來，以便隨時調(diào)用。 ·“．REP”為用友報表文件的專用擴展名。 四、報表數(shù)據(jù)處理 　報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進行的，報表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進行。 1．錄入關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是表頁定位的特定標識，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。 2．整表重算。當完成報表的格式設(shè)計并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后

66、便可以計算指定賬套和指定報表時問的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。 例題 1．會計報表系統(tǒng)中，運算公式的設(shè)置應(yīng)在(　)之后完成。 　A．報表格式定義　　B．報表打印 　C．報表輸出　　D．報表編輯 答案： 解析：根據(jù)報表的設(shè)計要求，運算公式的設(shè)置一般應(yīng)在報表格式定義之后完成。 2．用友報表系統(tǒng)中，要生成有數(shù)據(jù)的報表，最重要的一個步驟是(　)。 　A．輸入關(guān)鍵字 　　B．保存報表格式 C．組合單元 　　 D．畫表格線 答案： 解析：關(guān)鍵字是表頁定位的特定標識，在“格式”狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標志，并為表頁間、表與表之間的取數(shù)提供依據(jù)。 3．用友報表系統(tǒng)中，報表數(shù)據(jù)文件還能夠被轉(zhuǎn)換成的文件格式包括(　)。（多選） 　 　A．．xls　　B．．mdb　　C．．txt　　D．．exe 答案： 解析：XLS文件是EXCEL報表文件，mdb是數(shù)據(jù)庫文件，txt是文本文件。用友軟件中，報表數(shù)據(jù)文件均可與它們進行轉(zhuǎn)換。而e