秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識(shí)講稿.doc

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秘書資格證書培訓(xùn)基礎(chǔ)知識(shí)講稿(基礎(chǔ)班) 基礎(chǔ)班以講基礎(chǔ)知識(shí)為主，要求大家掌握基礎(chǔ)知識(shí)點(diǎn)，學(xué)會(huì)案例分析，完成工作實(shí)務(wù)。 柴世民 第一講 秘書資格證書考試及應(yīng)用文書 的概念與制發(fā)程序 國(guó)家秘書職業(yè)資格證書是由原國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部推出，迄今已有十余年時(shí)間，現(xiàn)在由人力資源與社會(huì)保障部頒發(fā)?？荚噧?nèi)容分為秘書（涉外）、秘書（普通）兩個(gè)種類，每個(gè)種類分國(guó)家職業(yè)資格五級(jí)、四級(jí)、三級(jí)和二級(jí)共四個(gè)級(jí)別。其中，秘書（涉外）專業(yè)外語(yǔ)考核設(shè)英語(yǔ)、日語(yǔ)、俄語(yǔ)3個(gè)語(yǔ)種，報(bào)考人員可根據(jù)自己的專業(yè)語(yǔ)種，任選一種語(yǔ)言應(yīng)試。秘書（涉外）專業(yè)的其它考試與秘書（普通）考試相同。正在上大學(xué)本科或大專的學(xué)生可以直接報(bào)考三級(jí)秘書，當(dāng)參加秘書工作以后，可以報(bào)考二級(jí)秘書。 下面我們介紹秘書資格鑒定的考試內(nèi)容。秘書職業(yè)資格考試鑒定內(nèi)容包括職業(yè)道德、理論知識(shí)、案例分析、工作實(shí)務(wù)等四方面基本內(nèi)容。考試分為兩部分試卷。第一部分包括職業(yè)道德（25題，25分）和理論知識(shí)（100道題，100分）。職業(yè)道德考試分兩部分，一部分為職業(yè)道德基礎(chǔ)理論與知識(shí)部分，（第一至十六題），第二部分為職業(yè)道德個(gè)人表現(xiàn)部分，（第十七至二十五題）；關(guān)于第一部分是單選題與多選題，考試內(nèi)容基本上在國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程《職業(yè)道德》教材里面。關(guān)于第二部分為職業(yè)道德個(gè)人表現(xiàn)部分為離散選擇。例如，18，上班路上，你碰到一個(gè)生病老人時(shí)（）。 A，加快腳步走開。B，趕緊上前幫助。C，當(dāng)做什么事也沒有發(fā)生。Ｄ，沒有什么感覺。答案是A:0,B:1,C:0,D:-0.1。所以，職業(yè)道德考題不難，認(rèn)真看看教材與考題，有所重視，一般都能通過。希望大家把這兩年的考題看一看案。理論知識(shí)部分滿分１００分，單選題６０分，多選題４０。內(nèi)容基本上在秘書基礎(chǔ)知識(shí)部分與秘書三級(jí)秘書教材里面?；A(chǔ)知識(shí)占30%左右，三級(jí)秘書實(shí)務(wù)占70%左右。所以，同學(xué)們要認(rèn)真看書，把能夠出單選與多選的題都劃出來看。另外如果要把握考試的知識(shí)點(diǎn)，最好把這幾年的考題歸一個(gè)類，就會(huì)發(fā)現(xiàn)不僅許多考題有重復(fù)性，考點(diǎn)也有重復(fù)性。這就使我們?cè)谌鎻?fù)習(xí)的基礎(chǔ)上容易抓住重點(diǎn)。這里最好列一個(gè)表格。案例分析即錄像題有2道，總分５０分，第一題２０分，第二題３０分。錄像題即情景模擬：第一題，錄像反映了三級(jí)秘書工作時(shí)的情景，請(qǐng)仔細(xì)觀察三級(jí)秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為，找出其中至少10個(gè)正確點(diǎn)或不妥之處。（每題連續(xù)播放兩遍，應(yīng)至少找出10處正誤點(diǎn)）。第二題，錄像反映了三級(jí)秘書工作時(shí)的情景，請(qǐng)仔細(xì)觀察三級(jí)秘書的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個(gè)人行為，找出其中至少15個(gè)正確點(diǎn)或不妥之處。（每題連續(xù)聽兩遍，應(yīng)至少找出15處）。工作實(shí)務(wù)也稱操作題，是用來解決秘書工作存在的問題的。要求考生對(duì)卷面提出的工作任務(wù)進(jìn)行書面回答?？碱}內(nèi)容在三級(jí)秘書實(shí)務(wù)這本書里（第１題20分，第２題～第３題，每題15分，共50分），一張卷子100分。由此看出，職業(yè)道德、基礎(chǔ)知識(shí)、三級(jí)秘書實(shí)務(wù)三本書，三級(jí)秘書實(shí)務(wù)是學(xué)習(xí)的重中之重?？季淼碾y易度，三份試卷的組成難度，總體上為中等：低難度試題占20%，中等難度試題占70%，高難度試題占10%。涉外秘書增加外語(yǔ)考核部分，秘書職業(yè)資格二級(jí)增加業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估部分。 秘書考試成績(jī)的計(jì)算：秘書(五級(jí)、四級(jí)、三級(jí)、二級(jí))兩部分都達(dá)到及格線為及格，兩部分平均分及格但有一個(gè)模塊成績(jī)不及格者，其合格成績(jī)保留一次有效，保留期內(nèi)可自愿申請(qǐng)參加一次不及格模塊所在考試段的補(bǔ)考。兩部分都不及格需重考。 下面簡(jiǎn)單講一下看書與聽課的關(guān)系，重點(diǎn)與非重點(diǎn)的關(guān)系，基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系。 關(guān)于看書與聽課的關(guān)系。僅看聽課課件中的知識(shí)點(diǎn)是不夠的，應(yīng)結(jié)合考卷分析考試的知識(shí)點(diǎn)，通過考卷分析發(fā)現(xiàn)，單選與多選的考點(diǎn)是很細(xì)的，所以在聽講以后還應(yīng)多看書。 其次，關(guān)于重點(diǎn)與非重點(diǎn)的關(guān)系。從試卷歸類分析，歷年考試點(diǎn)集中的地方也是重復(fù)考試的地方，當(dāng)然也是重點(diǎn)。但是，由于試題庫(kù)抽題，試題的面一定廣，所以，我們認(rèn)為復(fù)習(xí)考試應(yīng)該全面撒網(wǎng)，重點(diǎn)突破。因?yàn)楦鶕?jù)經(jīng)驗(yàn)，重復(fù)題、重點(diǎn)題單選多選就三十分左右。所以，還應(yīng)全面看書。 第三，關(guān)于基礎(chǔ)與沖刺的關(guān)系?？记耙恍瞧?，進(jìn)行沖刺，之前抓基礎(chǔ)。沖刺的一個(gè)重要內(nèi)容就是大量做題。我們會(huì)給大家配題的。 下面我們講秘書基礎(chǔ)知識(shí)的具體內(nèi)容。 第一章 文書基礎(chǔ) 文書是一個(gè)概括性的名詞，指的是一種記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料。古往今來，人們通過書寫和制作文書來記錄信息，利用傳遞文書來彼此相互交流信息，利用公布文書對(duì)公眾發(fā)布信息等等。可見，文書是人們用來記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的一種工具。而秘書工作中運(yùn)用的文書被稱為應(yīng)用文書，它有其特定的格式與制發(fā)程序，是為秘書工作服務(wù)的。 第一節(jié) 應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序 一、應(yīng)用文書的含義與分類（標(biāo)記） 應(yīng)用文書是指各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)的時(shí)候經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱。它的任務(wù)也是記錄信息、交流信息和發(fā)布信息的。但必須通過一定的格式記錄信息、交流信息和發(fā)布信息才有效。所以，為了工作方便，各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理在處理事務(wù)中都用得著應(yīng)用文書。我們知道，單位有事，一個(gè)一個(gè)進(jìn)行通知，比寫一張通知麻煩多了。中央的會(huì)議精神如果不是用通報(bào)的文種傳達(dá)到各個(gè)單位是無法讓下面單位或個(gè)人了解的?？偛荒?3億人坐在一起開個(gè)會(huì)或給13億人一個(gè)一個(gè)口頭傳達(dá)吧？所以應(yīng)用文書的作用是不言而喻的。因此，應(yīng)用文書是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)的時(shí)候的好幫手。，人們特別是秘書必須學(xué)會(huì)擬寫應(yīng)用文書。 秘書應(yīng)用文書主要有行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書3類。 行政文書是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。行政公文的文種是指國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所規(guī)定的命令（令）、決定、公告、通知、通告、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等13種行政公文。但是在現(xiàn)實(shí)生活中，行政公文文種的使用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了行政機(jī)關(guān)，在商務(wù)、科技、司法等領(lǐng)域也廣泛使用，因此，行政公文也稱通用公文。 39，通用公文的格式要素可劃分為：眉首、主體和（） A附注 B附件 C主題詞 D版記 41，應(yīng)當(dāng)在公文中最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)的后面（） A標(biāo)句號(hào) B標(biāo)分號(hào) C標(biāo)冒號(hào) D不標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 事務(wù)文書是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理 。本章主要闡述傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)信、賀信、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿等事務(wù)文書。 商務(wù)文書是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。本章主要闡述意向書、訂貨單、商品說明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同等。 我們看這么一道題： 例：下面屬于行政公文的是（　?。? A.通知、決定、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要 B.通知、決定、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要 C.通知、決議、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要 D.通知、決定、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要 答案：A 解析：調(diào)查報(bào)告和總結(jié)屬于事務(wù)公文 “市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告”是提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考的，因此，它的落腳點(diǎn)應(yīng)在（） A、建議部分 B、情況部分 C、回顧部分 D、預(yù)測(cè)部分 二、通用公文的制發(fā)程序（何謂制發(fā)？發(fā)文辦理。暫時(shí)以制作發(fā)行來理解） 通用公文是因?yàn)槭枪俜轿臅哂蟹尚Я?因而是有著嚴(yán)格的制發(fā)程序的。通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。主要有草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。我們主要介紹草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核四部分。 草擬就是擬寫公文草稿。秘書草擬公文的要求是： （1）、文稿要符合國(guó)家的法律、法規(guī)、及其他有關(guān)規(guī)定。所以，秘書基礎(chǔ)知識(shí)第六章專門講述秘書應(yīng)掌握的法律法規(guī)。實(shí)際上，秘書還應(yīng)該掌握與工作有關(guān)的政策。 （2）、草擬文稿要情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 （3）、文稿中人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。如果出了問題，就會(huì)傳遞錯(cuò)誤信息。 （4）、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。 （5）、應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 （6）、文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。 （7）、公文中的數(shù)字。除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 以上這些都是秘書在草擬文稿的時(shí)候必須解決的問題。 審核就是對(duì)公文稿進(jìn)行審查核定。文稿草擬以后，高一級(jí)秘書負(fù)責(zé)對(duì)文稿進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《辦法》的規(guī)定等。 62、文稿審核是文稿（）前的最后一道文字工序。 A、簽發(fā) B、復(fù)核 C、繕印 D、分發(fā)(2008年5月單選題) 93、文稿審核中發(fā)現(xiàn)的（）可以直接修改 A、錯(cuò)字 B、漏字 C、不對(duì)的符號(hào) D、不對(duì)的標(biāo)點(diǎn)(2008年5月多選題) 簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。 我們看這么一道題： 例：決定公文文稿能否生效的環(huán)節(jié)是（　　） A.擬辦 B.審核 C.簽發(fā) D.批辦 答案：C 解析：簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。 例如 文稿審核是文稿( )前的最后一道文字工序。 A、簽發(fā) B、復(fù)核 C、繕印 D、分發(fā) 解析：簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。 復(fù)核就是再一次對(duì)公文制發(fā)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行審查核對(duì)。 復(fù)核的重點(diǎn)是：審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一，規(guī)范等。復(fù)核是發(fā)文過程的最后一道把關(guān)環(huán)節(jié)。（以上為第一講講稿） 第二講 通用公文的格式 下面我們講 第二節(jié) 應(yīng)用文書的格式 應(yīng)用文書的格式包括通用公文、事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式。 一、通用公文的格式 通用公文的格式是指指通用公文的外觀樣式。即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識(shí)的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。作為國(guó)家機(jī)關(guān)或政府行為，通用公文的格式確保其行文的嚴(yán)肅性，必須認(rèn)真遵守。這類似于過去皇帝的圣旨，有其固定的格式。 國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，是我國(guó)目前學(xué)習(xí)、運(yùn)用公文格式的唯一標(biāo)準(zhǔn)。（大家可以打開基礎(chǔ)知識(shí)教材12頁(yè)） 　?。ㄒ唬┩ㄓ霉挠眉埡陀⊙b規(guī)格（標(biāo)記） 　　（1）公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。其幅面尺寸為210mm*297mm. 　　（2）公文頁(yè)邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm+1mm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm+1mm；版心尺寸為156*225mm（不含頁(yè)碼）。 　　（3）文字符號(hào)從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行。每行排28個(gè)字。 　　（4）公文左側(cè)騎馬訂或平訂，不掉頁(yè)；后背平整、不空。 此為騎馬訂、平訂、鎖線膠訂、無線膠訂圖. （二）通用公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則(重點(diǎn)) 通用公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記3部分。 　　1.眉首。公文眉首部分包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人（會(huì)簽人）和紅色反線等要素。 　　編制公文序號(hào)時(shí)應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位數(shù)，但至少不低于兩位，既“1”編為“01” 　　秘密等級(jí)目前分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)，如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，保密期限也一樣，不過秘密等級(jí)與保密期限用黑實(shí)五角星隔開。 　　緊急程度，是指文件送達(dá)和承辦的時(shí)限要求，分“特急”“急件”兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)的話，秘密等級(jí)標(biāo)識(shí)在版心右上角第一行，緊急程度標(biāo)識(shí)在版心右上角第二行。 　　對(duì)于平行文與下行文來說，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣25mm，上行文則標(biāo)識(shí)至上邊緣80mm，一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。 　　發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字，年份和序號(hào)組成。如：國(guó)發(fā)辦〔2006〕5號(hào) 　　發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)位置有兩種形式，一是平行文，下行文的發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，劇中排列；另一是上行文的發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，居左空1字。 100、發(fā)文字號(hào)“國(guó)發(fā)（2007）23號(hào)”包含的要素有（）。 A、發(fā)文機(jī)關(guān)B序號(hào) C、年份 D、文種 　　紅色反線標(biāo)識(shí)在發(fā)文字號(hào)之下的4mm處，其長(zhǎng)度與版心等寬，既156mm 　　2.主體。公文主體部分包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。 　　公文標(biāo)題位于紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可1行或多行居中排列 下列公文標(biāo)題可以使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的是（） A、規(guī)章 B、指令 C、公告 D、決定 　　主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行并用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，左側(cè)頂格，標(biāo)點(diǎn)符合的用法：同類機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，不同類之間用逗號(hào)。末端標(biāo)全角冒號(hào)。 101、下列四組機(jī)關(guān)部門中，可以聯(lián)合行文（） A、省人民政府、省民政廳、省公安廳 B、中共中央，國(guó)務(wù)院，中央軍委 C、市公安局、市衛(wèi)生局、市人事局 D、教育部、文化部、國(guó)家語(yǔ)委（2008年5月多選題） 　　正文位于主送機(jī)關(guān)下1行，采用3號(hào)仿宋體 　　附件，應(yīng)在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”，其后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱 　　成文日期：1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)2、會(huì)議討論通過的，以通過日期為準(zhǔn)3、須經(jīng)上級(jí)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字標(biāo)全年、月、日；零寫作“O” 　　印章是公文的生效標(biāo)識(shí)。聯(lián)合上行文時(shí)由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下行文時(shí)，所有發(fā)文機(jī)關(guān)要加蓋印章，蓋章應(yīng)端正，印文要清晰，一律用紅色。 　　落款的書寫位置一般位于成文日期上一行。 　　3.版記。公文版記部分包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、片刻中的反線 等要素。 　　一份文件的主題詞標(biāo)引，除類別詞外，最多不超過5個(gè)?！爸黝}詞”三字用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，其后標(biāo)全角冒號(hào)。詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字。詞目之間空1字書寫，不可用逗號(hào)取代空格。 　　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期同占一行，位于“抄送”之下，無抄送的在主題詞下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)機(jī)關(guān)用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 　?。ㄈ┩ㄓ霉牡奶囟ǜ袷? 　　通用公文的特定格式有3種，即信函式格式、命令格式、會(huì)議紀(jì)要式格式。 　　1.信函式格式 　　在信函式格式中，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣上布邊的距離為30mm，用小標(biāo)宋體字，字號(hào)大小不超過22mm*15mm；發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后不加“文件”二字。 45、下列不符合信函格式要求的是（）。 A、發(fā)文機(jī)關(guān)不加“文件”二字 B、發(fā)文字號(hào)在武文線下版心右上角 C、首頁(yè)應(yīng)顯示頁(yè)碼 D、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱只能標(biāo)識(shí)全稱(2008年5月單選題) 　　發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條橫線（武文線），線長(zhǎng)170mm,距下頁(yè)邊20mm處為一條橫線（文武線），線長(zhǎng)170mm，，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和雙線均為紅色。 　　2.會(huì)議紀(jì)要式格式 　　《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式條文釋義》指出，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中的會(huì)議紀(jì)要格式主要是針對(duì)國(guó)家行政機(jī)關(guān)的辦公紀(jì)要而言，至于用作公文種類的會(huì)議紀(jì)要，可用“文件式”或“信函式”公文形式來發(fā)，并在植中顯示。 　　在會(huì)議紀(jì)要格式中，會(huì)議紀(jì)要眉首部分的“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”處，不是“*****文件”而由“*****會(huì)議紀(jì)要”組成，用紅色小標(biāo)宋體字。 第三講 應(yīng)用文書的要素 寫好應(yīng)用文書，必須從四大要素即材料、結(jié)構(gòu)、主題與語(yǔ)言入手，因此，下面我們講應(yīng)用文書的四大要素。 一、材料 　　材料是指作者為了某一寫作目的，收集、攝取以及寫入文章之中的一系列事實(shí)或依據(jù)。 材料運(yùn)用有4個(gè)環(huán)節(jié)，即材料的占有、鑒別、選擇和使用。 （一）材料的占有（標(biāo)記） 占有材料有兩種途徑：一是親身經(jīng)歷所獲；二是調(diào)查閱讀所獲。占有材料的要求是，時(shí)間不分古今（歷史和現(xiàn)實(shí)的材料）；地域不分中外（中國(guó)和外國(guó)的材料）；性質(zhì)不分正反（正面和反面的材料）；類別不分點(diǎn)面（具體和概括的材料）?？傊?，占有的材料越多越好。 （二）材料的鑒別（標(biāo)記） 鑒別就是對(duì)材料進(jìn)行分析，比較的研究過程。 　　（三）材料的選擇（標(biāo)記） 選擇材料有4項(xiàng)原則： 1.圍繞主題選擇材料 2.選擇典型材料 3.選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料 4.選擇生動(dòng)新穎的材 （四）材料的使用（標(biāo)記） 用材要注意兩點(diǎn)： 1.恰當(dāng)安排材料的先后順序 2．確定材料的詳略程度 二、主題（標(biāo)記） （一）主題的概念（標(biāo)記） 所謂主題，即作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時(shí)，通過文章全部?jī)?nèi)容所表達(dá)出來的基本觀點(diǎn)或中心思想。 （二）確立主題的依據(jù)（標(biāo)記） 確立主題應(yīng)依據(jù)以下兩點(diǎn)： 　　1.以寫作目的為立意依據(jù) 　　2.以材料本身的意義為立意依據(jù) 　?。ㄈ?duì)主題的要求（標(biāo)記） 　　1.正確 對(duì)公文來說，主題的“正確”體現(xiàn)在與黨、國(guó)家的法律、法令、方針、政策相符合上，體現(xiàn)在與上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖相符合上。如果不相符合，或出現(xiàn)些微偏差，就難以發(fā)揮公文的作用，從而不能使其成為治理社會(huì)、管理國(guó)家、管理機(jī)關(guān)的工具。 　　對(duì)其他應(yīng)用文書來說，作者闡明的觀點(diǎn)，提出的見解，發(fā)表的主張，應(yīng)能“正確”反映社會(huì)、部門的真實(shí)面貌，能經(jīng)受住實(shí)踐的檢驗(yàn)。 　　2.深刻 　　3.新穎 　　4.集中 三、結(jié)構(gòu) 　　結(jié)構(gòu)是指文章內(nèi)部的組織和構(gòu)造。 　?。ㄒ唬┙Y(jié)構(gòu)的內(nèi)容（標(biāo)記） 　　結(jié)構(gòu)的內(nèi)容有：標(biāo)題、開頭、結(jié)尾、層次、段落、過渡、照應(yīng)等。 　　1.標(biāo)題 　　標(biāo)題是文章的命名。鮮明、準(zhǔn)確的標(biāo)題能夠給讀者留下深刻的印象。 　　應(yīng)用文書的標(biāo)題的基本模式有兩種： 　?。?）公文式標(biāo)題。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要的概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！币虼耍臉?biāo)題的構(gòu)成通常是：“發(fā)方機(jī)關(guān)+事由+文種”。 　　　 　　不少非公文也常常采用公文式標(biāo)題，以求明確實(shí)用。 　?。?）一般文章式標(biāo)題。一般文章式標(biāo)題常用于簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、述職報(bào)告等事務(wù)文書。它可　　分為單標(biāo)題與雙標(biāo)題兩種。 　　2．開頭 　　常用的開頭方式有4種： 　?。?）概述式。指概括敘述有關(guān)情況或背景材料的開頭方式。 　　（2）目的式。指闡述發(fā)文的意義、宗旨作為開頭的方式。 　?。?）開門見山式。指開篇直入內(nèi)容或主題的開頭方式。 　?。?）引述來文式。指引述對(duì)方來文、來電的標(biāo)題與發(fā)文字號(hào)作為開頭的方式。 　　3.層次 　　層次指的是文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)次序。它是作者開展步驟的體現(xiàn)出作者邏輯思想的功力。 　　常見的層次方式有； 　?。?）總分式。指各個(gè)層次之間表現(xiàn)為先“總”后“分”或先“分”后“總”的結(jié)構(gòu)方式。 　?。?）并列式。指各個(gè)層次之間的邏輯關(guān)系互為并列的結(jié)構(gòu)形式。 　?。?）遞進(jìn)式。指各個(gè)層次之間由淺入深、層層深入的結(jié)構(gòu)形式。 　?。?）因果式。指各個(gè)層次之間按前因后果或后果前因順序安排的結(jié)構(gòu) 形式。 　?。?）時(shí)序式。指以時(shí)間先后為序，按照事情的發(fā)生、發(fā)展、變化過程安排層次的方式。 　　（6）三段式。指公文常常采用的3層次結(jié)構(gòu)形式，即發(fā)文緣由。事項(xiàng)與尾語(yǔ)。 　　4.段落 　　段落是構(gòu)成文章的基本單位，是文章思想內(nèi)容在表達(dá)時(shí)由于轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)、間歇等情況所造成的文字停　　頓，俗稱“自然段”。分段的目的在于有步驟地顯示、表達(dá)主題。在語(yǔ)言形式上是以開頭和換行為標(biāo)志。常用的段落方式有： 　?。?）提行式。指以另起行表示內(nèi)容轉(zhuǎn)換的方式。 　?。?）條款式。指以序數(shù)為標(biāo)志，按不同意思分條列項(xiàng)劃段的方式，又稱條文式。 　　（3）篇段合一式。指一篇文章為一段的劃段方式。 　　1.過渡 　　過渡是指上下文之間的銜接、轉(zhuǎn)換。過渡在文章中起承上啟下作用。常用的方式有： 　?。?）過渡詞。 　?。?）過渡句。 　　（3）過渡段。 　　2.照應(yīng) 　　照應(yīng)是指前后內(nèi)容上的關(guān)照、呼應(yīng)。照應(yīng)并非簡(jiǎn)單的文字重復(fù)，而是根據(jù)事物的內(nèi)在聯(lián)系所作的有意識(shí)有計(jì)劃的強(qiáng)調(diào)和反復(fù)，它在一定程度上表現(xiàn)了內(nèi)容的發(fā)展變化和思想的逐步深入，增強(qiáng)了文章的整體感。 　　常用的照應(yīng)方式有： 　?。?）首尾照應(yīng)。指文章開頭與結(jié)尾照應(yīng)。 　　（2）文題照應(yīng)。包括多種形式，主要有：文章內(nèi)容與標(biāo)題照應(yīng)；文章主題與標(biāo)題照應(yīng)；文章開頭與標(biāo)題照應(yīng)；文章結(jié)尾與標(biāo)題照應(yīng)等。 　　（3）行文前后照應(yīng)。指圍繞主題，行文中多次照應(yīng)。 　　3.結(jié)尾 　　應(yīng)用文結(jié)尾的目的是強(qiáng)化主題、明確任務(wù)，以達(dá)到預(yù)期的應(yīng)用目的。常用 的結(jié)尾方式有5種： 　?。?）強(qiáng)調(diào)式。指對(duì)正文中的主要問題作強(qiáng)調(diào)說明，以強(qiáng)化讀者印象的結(jié)尾方式。 　　（2）期求式。指在正文結(jié)束后表達(dá)期求愿望的結(jié)尾方式。 　?。?）希望式。指在正文結(jié)束后向讀者提出要求，號(hào)召或希望的結(jié)尾方式。 　?。?）說明式。指在文書結(jié)尾處補(bǔ)充說明某些內(nèi)容的結(jié)尾方式。 　?。?）禿尾。是沒有結(jié)尾的結(jié)尾。 　?。ǘ?duì)結(jié)構(gòu)的要求（標(biāo)記） 　　對(duì)結(jié)構(gòu)的要求有4點(diǎn)： 　　1.嚴(yán)謹(jǐn) 　　嚴(yán)謹(jǐn)，一是指思維縝密、無懈可擊；二是指組織嚴(yán)密、無破綻可查。 　　2.自然 　　是指結(jié)的撰藝術(shù)如行云流水，無人工雕鑿斧削痕跡。 　　3.完整 　　指結(jié)構(gòu)主干飽滿，首尾圓合。 　　4.統(tǒng)一 　　指形式和諧，通篇一貫。 　　四、語(yǔ)言 　　語(yǔ)言，是人類特有的用來表達(dá)意思、交流思想的工具，是一種特殊的社會(huì)現(xiàn)象，由語(yǔ)音、詞匯各語(yǔ)法構(gòu)成的一定系統(tǒng)，文章的表現(xiàn)工具就是語(yǔ)言。 　?。ㄒ唬┻\(yùn)用語(yǔ)言的標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)記） 　　1.準(zhǔn)確。就是要求語(yǔ)言含義清楚，詞語(yǔ)內(nèi)涵外延明確。 　　2.簡(jiǎn)潔。是說語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要，沒有多余的話。 　　3.平實(shí)。是指語(yǔ)言平易實(shí)在、樸素規(guī)范。 　?。ǘ?yīng)用文書專用語(yǔ)言（標(biāo)記） 　　常見的有以下8類： 　　1.開頭用語(yǔ)。用于說明發(fā)文緣由，包括意義。根據(jù)，或介紹背景材料及情況等。如:為了、根據(jù)、鑒于。 　　2.承啟用語(yǔ)。用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語(yǔ)。如：根據(jù)….決定、依據(jù)….公告如下 　　3.引述用語(yǔ)。用于批復(fù)或復(fù)函引述來文作為依據(jù)的用語(yǔ)。如：收悉、文悉 　　4.批轉(zhuǎn)用語(yǔ)。用于批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知時(shí)的用語(yǔ)。如：批示、閱批、轉(zhuǎn)發(fā) 　　5.稱謂用語(yǔ)。對(duì)各機(jī)關(guān)稱謂的簡(jiǎn)稱。如：我部、貴局 　　6.經(jīng)辦用語(yǔ)。表明工作處理過程或情況。如：未經(jīng)、業(yè)經(jīng)、施行、會(huì)議聽取了 　　7.表態(tài)用語(yǔ)。用于表態(tài)的語(yǔ)言。如：不同意、不可、批準(zhǔn) 　　8.結(jié)尾用語(yǔ)。用于請(qǐng)示、函、報(bào)告、批復(fù)、復(fù)函。如：當(dāng)否、清批示、妥否 第四講 第二章 辦公自動(dòng)化基礎(chǔ) 現(xiàn)在,秘書工作中辦公自動(dòng)化已越來越明顯,計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)于秘書工作也越來越重要。 一個(gè)優(yōu)秀的秘書必須掌握辦公自動(dòng)化知識(shí)。本章講述計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，常用辦公軟件的應(yīng)用及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用常識(shí)。由于使用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)的同學(xué)已經(jīng)有了一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)基礎(chǔ)，本章的講述僅以應(yīng)對(duì)考試為目的。希望同學(xué)們對(duì)照教材利用計(jì)算機(jī)多實(shí)踐。 第一節(jié)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí) 　　計(jì)算機(jī)是一種能對(duì)各種數(shù)字化信息進(jìn)行處理的工具。它包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以協(xié)助人們獲取信息、處理信息、存儲(chǔ)信息和傳遞信息。是秘書信息工作的得力助手。 一、計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng) 　　計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)是指組成一臺(tái)計(jì)算機(jī)的各種物理設(shè)備。硬件是計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。 　　從外觀上看，計(jì)算機(jī)可分為主機(jī)箱和外部設(shè)備兩大部分 　　從功能上看，計(jì)算機(jī)可分為運(yùn)算器，控制器，存儲(chǔ)器，輸入設(shè)備和輸出設(shè)備。運(yùn)算器，控制器組成CPU即中央處理器。是計(jì)算機(jī)的核心部件，對(duì)計(jì)算機(jī)整體性能起決定作用。 計(jì)算機(jī)主要技術(shù)指標(biāo)通常是指（） A、硬盤容量的大小 B、顯示器的分辨率、打印機(jī)的配置 C、所配備的系統(tǒng)軟件的優(yōu)勢(shì) D、CPU的主頻和運(yùn)算速度、字長(zhǎng)、存儲(chǔ)容量 　　二、計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng) 　計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng)是指在硬件設(shè)備上運(yùn)行的各種程序以及有關(guān)的資料。 　　軟件系統(tǒng)分為：系統(tǒng)軟件（必備軟件），主要有操作系統(tǒng) 　　應(yīng)用軟件，它是專業(yè)人員為各種應(yīng)用目的而開發(fā)的程序。 三、計(jì)算機(jī)的日常使用與維護(hù) （一）啟動(dòng)與關(guān)機(jī) 　　1.開關(guān)機(jī)順序：先開顯示器等外部設(shè)備電源，后主機(jī)電源，關(guān)機(jī)相反。 　　2.啟動(dòng)：冷啟動(dòng)是指計(jì)算機(jī)在沒有接通電源的情況下進(jìn)行啟動(dòng)。熱啟動(dòng)是指計(jì)算機(jī)在通電情況下啟動(dòng)。 （二）“死機(jī)”的處理 　　死機(jī)是一種不可能由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行故障狀態(tài)。唯一恢復(fù)辦法是重新啟動(dòng)系統(tǒng)。 　　計(jì)算機(jī)死機(jī)應(yīng)進(jìn)行熱啟動(dòng)。 51、下列關(guān)于“死機(jī)”的描述，錯(cuò)誤的是（）。 A、當(dāng)顯示器黑屏?xí)r，就意味著計(jì)算機(jī)已經(jīng)“死機(jī)” B、“死機(jī)”是一種不可能由操作系統(tǒng)恢復(fù)的計(jì)算機(jī)運(yùn)行故障狀態(tài) C、操作系統(tǒng)本身存在缺陷是造成“死機(jī)”的一種重要原因 D、計(jì)算機(jī)“死機(jī)”時(shí)應(yīng)該進(jìn)行熱啟動(dòng)(2008年5月單選題) ?。ㄈ┏Ｒ?guī)硬件維護(hù) 　　計(jì)算機(jī)必須進(jìn)行常規(guī)清理，因?yàn)樵陲@示器、主機(jī)箱表面及其它外部設(shè)備都會(huì)出現(xiàn)灰塵。計(jì)算機(jī)常規(guī)清理應(yīng)注意的事項(xiàng)： 　?。?）首先要關(guān)閉主機(jī)及所有外部設(shè)備的電源。 　?。?）使用柔軟干凈的濕布，難以清除的污漬可以使用中性清潔劑。 　　（3）擦拭鍵盤時(shí)，注意不要讓液體灑到鍵盤上。 　?。?）機(jī)械式鼠標(biāo)在使用一段時(shí)間后，滾動(dòng)球上附著的灰塵會(huì)進(jìn)入鼠標(biāo)內(nèi)部，導(dǎo)致鼠標(biāo)靈敏度降低。只需要把鼠標(biāo)球取出用濕布擦干凈并晾干后再重新裝好即可。使用光電式鼠標(biāo)注意不要把鼠標(biāo)放在強(qiáng)光下照射，否則會(huì)影響鼠標(biāo)指針的移動(dòng)。 　?。ㄋ模┸浖到y(tǒng)的維護(hù) 　　1.清理磁盤 　　操作步驟：在windows開始菜單中選擇“所有程序”—“附件”—“系統(tǒng)工具”—“磁盤清理”—選擇要清理的驅(qū)動(dòng)器—“確定”。 　　2.整理碎片 　　操作步驟：在windows開始菜單中選擇“程序”—“附件”—“系統(tǒng)工具”—“磁盤碎片整理程序” —選擇要整理的硬盤—“碎片整理”。 　　3.檢查磁盤 運(yùn)行方法是：在“我的電腦”窗口中選定要檢查的驅(qū)動(dòng)器，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“屬性”，出現(xiàn)磁盤屬性對(duì)話框，單擊“工具”選項(xiàng)卡，單擊“開始檢查”按鈕，系統(tǒng)即開始檢查磁盤。 　?。ㄈ┯?jì)算機(jī)病毒 　　計(jì)算機(jī)病毒，是指編制或者在計(jì)算機(jī)程序中插入的破壞計(jì)算機(jī)功能或者毀壞數(shù)據(jù)，影響計(jì)算機(jī)使用，并能自我復(fù)制的一組計(jì)算機(jī)指令或者程序代碼。 　　1.計(jì)算機(jī)病毒的特征： 　?。?）傳染性（2）隱蔽性（3）潛伏性（4）破壞性（5）不可預(yù)見性。 　　例：計(jì)算機(jī)病毒不具備（） 　　A.自生自滅 B.干擾或破壞性 C.自我復(fù)制 D.傳染性 　　答案：A 　　解析：計(jì)算機(jī)病毒具有傳染性、隱蔽性、潛伏性、破壞性、不可預(yù)見性 　　2.計(jì)算機(jī)病毒的防治 　　一般應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： （1）不濫用磁盤，盡量做到專機(jī)專用、專盤專用。 （2）不要運(yùn)行來路不明的軟件，盜版軟件是沒有任何保障的，很可能隱藏病毒。 （3）安裝防病毒軟件，運(yùn)行病毒防火墻，實(shí)時(shí)監(jiān)視病毒的入侵和感染。使用正版殺毒軟件。 （4）不要打開來歷不明的郵件。 （5）對(duì)重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。 第五講 第二節(jié) Windows XP 操作系統(tǒng)應(yīng)用基礎(chǔ) 了解了計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)以后,我們?cè)倭私庥?jì)算機(jī)Windows XP 操作系統(tǒng)。首先我們了解Windows XP 的工作界面。 一、Windows XP 的工作界面 　?。ㄒ唬￤indows XP桌面布局 　　所謂桌面，就是指啟動(dòng)Windows XP后的整個(gè)屏幕。 　　桌面由（背景畫面）、（快捷圖標(biāo)）和（任務(wù)欄）組成。----填空題 　　任務(wù)欄一般出現(xiàn)在桌面的下方，它由（開始）按鈕、（應(yīng)用程序）欄和（通知）欄組成。（可能出填空題）。 應(yīng)用程序欄顯示已經(jīng)啟動(dòng)的應(yīng)用程序名稱。通知欄顯示時(shí)鐘等系統(tǒng)當(dāng)時(shí)的狀態(tài)。 　　（二）Windows窗口（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計(jì)算機(jī)上實(shí)踐就行） Windows有兩種不同類型的窗口，即應(yīng)用程序窗口和文檔窗口。 　　1.Windows窗口基本組成元素 　　幾乎所有的Windows窗口都具有下列共同的特征：（1）標(biāo)題欄。 　?。?）菜單欄。緊挨標(biāo)題欄下方的是菜單欄。 　?。?）工具欄。 　?。?）邊框。 　　（5）滾動(dòng)條。有垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條兩種。 　?。?）狀態(tài)欄。 　?。?）工作區(qū)。 　　2.Windows窗口基本操作 　?。?）移動(dòng)窗口。 　　怎樣移動(dòng)窗口？ 　　將鼠標(biāo)指針移到窗口的“標(biāo)題欄”，按下鼠標(biāo)左鍵不放，移動(dòng)鼠標(biāo)到所需要的地方，此時(shí)屏幕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)虛線框，松開鼠標(biāo)左鍵，即可移動(dòng)窗口。 　?。?）改變窗口的大小。 　　怎樣改變窗口大?。? 　　鼠標(biāo)指印移到窗口的邊框或角上，鼠標(biāo)指印自動(dòng)變?yōu)殡p箭頭開關(guān)，按下左鍵即可以改變窗口的大小。 　?。?）滾動(dòng)窗口的內(nèi)容. 　　怎樣滾動(dòng)窗口內(nèi)容？ 　　通過單擊滾動(dòng)箭頭或拖動(dòng)滾動(dòng)塊可以控制窗口中內(nèi)容上下左右滾動(dòng)。 　?。?）切換窗口。 　　怎樣切換窗口？ 　　在所需切換的窗口還沒有完全被擋住時(shí)單擊所需要的窗口即可完成切換。也可以用鼠標(biāo)單擊“任務(wù)欄”上窗口圖標(biāo)。 　　（5）排列窗口。 　　窗口的排列方式有（層疊）、（橫向平鋪）和（縱向平鋪）3種。----填空題 　　用鼠標(biāo)右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處，在彈出的快捷菜單中可以選擇窗口的排列方式。 　?。ㄈ￤indows對(duì)話框 　　Windows系統(tǒng)為了完成某項(xiàng)任務(wù)需要從用戶那里得到更多的信息時(shí)，變會(huì)顯示一個(gè)對(duì)話框。當(dāng)用戶執(zhí)行后面帶有省略號(hào)的菜單命令時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。對(duì)話框中的組成元素有： 　?。?）標(biāo)題欄。 　?。?）文本框。 　?。?）數(shù)值框。 　?。?）列表框。 　　（5）下拉式列表框。 　?。?）單選按鈕。 　　（7）復(fù)選框。 　?。?）滑塊。 　　（9）命令按鈕。 　　對(duì)話框分為兩類：一類是模態(tài)對(duì)話框；另一類是非模態(tài)對(duì)話框。 （四）Windows菜單（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計(jì)算機(jī)上實(shí)踐就行） 　　1.菜單的種類 　　Windows中的菜單主要有（開始菜單）、（控制菜單）、（快捷菜單）、（下拉菜單）以及級(jí)聯(lián)菜單等。 　　（1）開始菜單。在Windows XP中，任務(wù)欄的左側(cè)有一個(gè)“開始”按鈕，單擊它可以打開“開始”菜單。 　?。?）控制菜單。每個(gè)窗口都有一個(gè)控制菜單，包括窗口處理的各種功能。 　　（3）快捷菜單。將鼠標(biāo)指向某個(gè)已經(jīng)選中的對(duì)象或屏幕的某個(gè)位置，單擊鼠標(biāo)右鍵即可打開一個(gè)快捷菜單。快捷菜單具有很強(qiáng)的針對(duì)性，對(duì)于不同的操作對(duì)象，菜單內(nèi)容會(huì)有很大的差異。 　　（4）下拉菜單。位于應(yīng)用程序窗口上方的菜單欄，均采用下拉式菜單方式。 　　（5）級(jí)聯(lián)菜單。級(jí)聯(lián)菜單不是一個(gè)獨(dú)立的菜單，是由菜單中的一個(gè)功能選項(xiàng)擴(kuò)展出來的下一級(jí)子菜單，并多層嵌套。 　　2.菜單的約定 二、文件管理（關(guān)于這部分，同學(xué)們看書并在計(jì)算機(jī)上實(shí)踐就行） windowsXP具有哪些文件管理功能？ 　　Windows XP是一個(gè)面向?qū)ο蟮奈募芾硐到y(tǒng)，具有完善的文件管理功能，可以對(duì)文件以及文件夾進(jìn)行創(chuàng)建、復(fù)制、移動(dòng)、刪除、重命名、查找以及查看等操作。 　?。ò耍￤indows資源管理器的使用 　　1.資源管理的啟動(dòng) 　　如何開始資源管理器的啟動(dòng)？ 　　（1）從“開始”按鈕啟動(dòng)資源管理器。 （ 2）使用快捷菜單啟動(dòng)資源管理器。 　　例:下列操作中，無法打開Windows資源管理器窗口的是|（　?。? 　　A.用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面上的“我的電腦”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令 　　B.用鼠標(biāo)右鍵單擊“開始”按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令 　　C.用鼠標(biāo)右鍵單擊桌面上的“回收站”圖標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器”命令 　　D.用鼠標(biāo)右鍵單擊“任務(wù)欄”的空白處，在彈出的快捷菜單中選擇“資源管理器” 　　答案：D 　　解析：ABC均可打開，但D是不能打開的 54、在Windows資源管理器窗口中，要修改已選定文件夾的名稱，下列操作中，不能實(shí)現(xiàn)改名操作的是（）。、 A、單擊“文件”菜單中的“重命名”命令 B、兩次單擊該對(duì)象的名稱 C、右單擊該對(duì)象，然后單擊快捷菜單中的“重命名”命令 D、單擊該對(duì)象的圖標(biāo)（2008年5月單選題） 　　2.資源管理器的窗口布局 　　3.資源管理器的使用方法？ 　　（1）查看文件及文件夾。 　　具體方法是：先在左窗格中打開相應(yīng)的文件夾，然后選擇“查看”菜單中具體選項(xiàng)命令。其中又有： 　　1）縮略圖方式。 　　2）平鋪方式。 　　3）圖標(biāo)方式。 　　4）列表方式。 　　5）詳細(xì)信息方式。 　?。?）打開文件夾中的對(duì)象。 三、程序管理 　?。ㄒ唬﹩?dòng)程序 　　（1）使用快捷方式。如果用戶在“開始”菜單中、桌面上或某個(gè)文件夾中曾經(jīng)創(chuàng)建過某程序的快捷方式，那么只需要雙擊議程序的快捷方式即可。 　?。?）選擇“開始”菜單中的“運(yùn)行”命令。 　?。?）在“我的電腦”或“Windows資源管理器”中雙擊程序圖標(biāo)。 　?。?）通過文檔啟動(dòng)程序。從“我的電腦”或“Windows資源管理器”窗口中直接雙擊文檔圖標(biāo)，也可啟動(dòng)應(yīng)用程序。 　?。ǘ┣袚Q程序 在Windows XP中切換應(yīng)用程序也有多種方法： 　?。?）是通過任務(wù)欄切換。單擊任何一個(gè)應(yīng)用程序圖標(biāo)，該應(yīng)用程序被打開，全置于屏幕最上層。還可以通過快捷鍵“Alt”+"Tab"進(jìn)行切換。 　?。?）如果用戶要看的應(yīng)用程序窗口被當(dāng)前窗口覆蓋住，但用戶可以看見它，可單擊該窗口的任何部位，窗口即成當(dāng)前窗口。 　?。ㄈ┌惭b與卸載應(yīng)用程序 　　1.如何安裝程序？ 　　除了直接從軟盤或光盤上復(fù)制或運(yùn)行安裝程序的方法外，Windows XP還提供了自動(dòng)添加/刪除程序的功能。具體操作方法是： 　?。?）打開“控制面板”，單擊“添加/刪除程序”圖標(biāo)，將會(huì)出現(xiàn)“添加或刪除程序”對(duì)話框。 　?。?）單擊“添加新程序”按鈕，右邊顯示了兩種選擇：從CD-ROM或軟盤安裝程序、從Microsoft添加程序。一般都是從光盤或軟盤上添加程序，選擇“CD或軟盤”按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示插入安裝盤。 　　（3）插入安裝盤，然后單擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)開始在軟盤或光盤中查找安裝程序。 　?。?）確定安裝程序后，單擊“安裝”按鈕開始安裝。 　　2.如何卸載程序？ 　?。?）通過調(diào)用該應(yīng)用程序組自己的卸載程序。具體操作方法是：在“開始”菜單“所有程序”級(jí)聯(lián)菜單中的程序組里找到卸載程序單擊即可。 　?。?）利用控制面板的“添加/刪除程序”進(jìn)行應(yīng)用程序的卸載。 　　（3）如果在“當(dāng)前安裝的程序”選項(xiàng)卡的列表中沒有該程序，還可以檢查該程序民在的文件夾，查找標(biāo)記為Remove或Uninstall的卸載程序，雙擊即可卸載。 　　（四）創(chuàng)建和使用快捷方式 　　在桌面上創(chuàng)建快捷方式的方法是： 　?。?）在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“新建”—“快捷方式”命令，打開“創(chuàng)建快捷方式”的對(duì)話框。 　　（2）單擊“瀏覽”按鈕，在出現(xiàn)的“瀏覽”對(duì)話框中，選擇要?jiǎng)?chuàng)建快捷方式的對(duì)象，然后單擊“打開”按鈕，返回“創(chuàng)建快捷方式”對(duì)話框。 　?。?）單擊“下一步”按鈕，彈出“選擇程序標(biāo)題”對(duì)話框。輸入快捷方式的名稱，然后單擊“完成”按鈕，新創(chuàng)建的快捷方式將出現(xiàn)在桌面上。 　　四、Windows XP的其他常用操作 （一）修改系統(tǒng)上期和時(shí)間 　　具體操作方法： 　?。?）雙擊任務(wù)欄上狀態(tài)指示器中顯示時(shí)間的位置，打開“日期/時(shí)間屬性”對(duì)話框。 　?。?）在“時(shí)間和日期”選項(xiàng)卡中可以對(duì)時(shí)間、日期等信息進(jìn)行設(shè)置；在“時(shí)區(qū)”選項(xiàng)卡中可以選擇正確的時(shí)區(qū)；在“Internet時(shí)間”選擇卡中可以使計(jì)算機(jī)時(shí)鐘同Internet時(shí)間服務(wù)器同步。 （二）使用屏幕保護(hù)程序 　　具體設(shè)置方法是： 　?。?）在桌面上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開“顯示屬性”對(duì)話框?！　∵x擇“屏幕保護(hù)程序”選項(xiàng)卡。 　?。?）單擊該選項(xiàng)卡中的“屏幕保護(hù)程序”下拉列表，選取一種屏幕保護(hù)程序，單擊“預(yù)覽”按鈕，可顯示該屏幕保護(hù)程序的動(dòng)態(tài)演示外觀；單擊“設(shè)置”按鈕，自定義該屏幕保護(hù)程序的顯示選項(xiàng)；利用“等待”按鈕設(shè)置系統(tǒng)啟動(dòng)屏幕保護(hù)程序之前要等待的時(shí)間。 　　（3）設(shè)置完成后，單擊“確定”按鈕即可。 第三節(jié) Word 2003應(yīng)用基礎(chǔ) 一、Word 2003的啟動(dòng)(略) 二、文本編輯 （一）選擇中文輸入法 　　在輸入文本前選擇一種中文輸入法，可以首先單擊Windows任務(wù)欄右端的輸入法鍵盤式圖標(biāo)，然后在輸入法列表中選擇一種拼音或五筆輸入法。 　　（二）移動(dòng)插入點(diǎn) 　　在文檔中移動(dòng)插入點(diǎn)的方法很多： 　?。?）如果要在當(dāng)前屏幕上移動(dòng)插入點(diǎn)，只需把I形指針指向新位置，然后單擊鼠標(biāo)左鍵即可。 　?。?）如果文檔很長(zhǎng)，需要編輯的文本沒有在屏幕上顯示出來 ，可以利用垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條來查看文檔。 　?。ㄈ┻x取文本 　　Word把選定的文本按反白方式顯示，即黑底白字而不是標(biāo)準(zhǔn)的白底黑字。 用鼠標(biāo)選取文本只需把鼠標(biāo)指針定位于要選定文本塊的開始處，按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動(dòng)，直到使所需 文本變?yōu)榉窗罪@示。 　?。ㄋ模?fù)制、移動(dòng)、刪除文本 　　1.怎樣復(fù)制文本？ 　　操作步驟是：先選定要復(fù)制的文本，然后選擇“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令（或按“Ctrl+C”鍵）或者單擊“彰”工具欄中的“復(fù)制”按鈕。接下來將插入點(diǎn)移到要粘貼文本的新位置，再選擇“編輯”菜單中的“粘貼”命令（或按“Ctrl+v”鍵），或者單擊“常用”工具欄中的“粘貼”按鈕即可。 67、在word編輯狀態(tài)下，要選定大范圍的文本，可以在要選定塊的起始處單擊，按?。ǎ╂I，再單擊選定塊的末尾。 A、Ctrl B、Shift C、Alt D、Ins(2008年5月單選題) 　　2.怎樣移動(dòng)文本？ 　　移動(dòng)文本的操作與復(fù)制文本類似：選定要移動(dòng)的文本后，選擇“編輯”菜單中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”鍵）或者單擊“常用”工具欄中的“剪切”按鈕，此時(shí)，選定的文本已從原位置處刪除，存放　到剪貼板中；在文本將出現(xiàn)的位置處單擊以放置入點(diǎn)；選擇“粘貼”命令。 　　3.怎樣刪除文本？ 　　欲刪除文本塊，只需選定文本塊后，按“Del”鍵即可。要注意的是，按“Del”鍵會(huì)刪除插入點(diǎn)右側(cè)的文本，按“Backspace”鍵會(huì)刪除插入點(diǎn)左側(cè)的文本。 　?。ㄎ澹┏蜂N與恢復(fù)操作 　　在文檔的編輯過程中，如果不小心刪除了一些文字，Word允許把剛刪除的內(nèi)容恢復(fù)過來；如果又想刪除該文字，則可以選擇“恢復(fù)”命令。 　　（六）插入與改寫文本 　　Worde啟動(dòng)時(shí)默認(rèn)方式為插入方式，在這種方式下，輸入新的文本后，插入點(diǎn)后的文本自動(dòng)向右移動(dòng)。在改寫狀態(tài)下，新輸入的文本會(huì)覆蓋自找文本。 　?。ㄆ撸┎檎液吞鎿Q 　　查找和替換功能，使用戶能夠迅速找出指定的文本、格式和樣式等，然后可以用新的文本、格式或樣式替換舊的。 　　1.怎樣查找文本？ 　　其步驟為： 　?。?）選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，出現(xiàn)“查找和替換”對(duì)話框，選中“查找”選項(xiàng)卡。 　?。?）在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找的文本。單擊“高級(jí)”按鈕，可以打開一個(gè)能設(shè)置各種查找條件的詳細(xì)對(duì)話框。 　?。?）單擊“查找下一處”按鈕開始查找。 　?。?）要繼續(xù)進(jìn)行查找，可單擊“查找下一處”按鈕；要切換到文檔中編輯內(nèi)容，可以單擊文檔，然后進(jìn)行編輯，編輯完畢后，單擊“查找與替換”對(duì)話框的任意位置，繼續(xù)進(jìn)行查找工作。 　?。?）要關(guān)閉“查找和替換”對(duì)話框，可以單擊“取消”按鈕，插入點(diǎn)停留在當(dāng)前查找的文本處。 　　2.怎樣替換文本？ 　　可按以下步驟進(jìn)行操作： 　　（1）選擇“編輯”菜單中的“替換”命令，出現(xiàn)“查找和替換”對(duì)話框，選定“替換”選項(xiàng)卡。 　?。?）在“查找內(nèi)容”文本框中輸入查找的文本或格式。 　　（3）在“替換為”文本框中輸入要替換的文本或格式。 　?。?）單擊“查找下一處”按鈕，開始查找。當(dāng)找到匹配的文本后，會(huì)在文檔中反白顯示該文本。 　　此時(shí)，用戶可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇： 　?。?）如果不想替換當(dāng)前的內(nèi)容，可以單擊“查找下一處”按鈕，繼續(xù)進(jìn)行查找。 　　（2）如果想替換當(dāng)前查找的內(nèi)容，可以單擊“替換”按鈕，替換完后，繼續(xù)進(jìn)行查找。 　?。?）如果想替換整個(gè)文檔中的該文本，可以單擊“全部替換”按鈕，替換完后，會(huì)出現(xiàn)對(duì)話框，提示總共替換了多少處。 三、表格處理 　?。ㄒ唬﹦?chuàng)建表格 1.使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格。其步驟為： 　?。?）將光標(biāo)定位于欲插入表格的位置。 　?。?）單擊“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕，此時(shí)出現(xiàn)表格模型。 　　（3）在出現(xiàn)的表格模型中按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)增加行列數(shù)。 　?。?）松開鼠標(biāo)左鍵，即可在當(dāng)前光標(biāo)處插入一個(gè)規(guī)則表格。 　　2.用“表格”菜單上的“命令”建立空表格 　　選擇“表格”菜單中的“插入表格”命令，會(huì)出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框，輸入合適的行列數(shù)值。如果按預(yù)定義的格式創(chuàng)建表格，則單擊“自動(dòng)套用格式”按鈕，選擇好表格形式后單擊“確定”會(huì)在當(dāng)前光標(biāo)處創(chuàng)建一個(gè)新的空白表格。 　　3.用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格 　　其操作如下： 　　（1）單擊“表格”菜單上的“繪制表格”或者是“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。指針變?yōu)楣P形。 　　（2）按住鼠標(biāo)左鍵從左上拖至右下，確定表格的外圍邊框。 　　（3）繪制行列框線。 　　（4）如果要擦除框線，單擊“擦除”按鈕，度在要擦除的框線上拖動(dòng)。 　?。ǘ┚庉嫳砀? 　 在表格的單元格中的編輯文本的方法與在表格外的文檔中基本相同。 　?。ㄈ┬薷谋砀? 　　1.選定表格 　　可以用鼠標(biāo)單擊拖動(dòng)的方法來選定部分單元格或文本。 　　2.合并與拆分單元格 　　選定要合并的單元格后，單擊“表格和邊框”工具欄中的“合并單元格”按鈕，或者選擇“表格”菜單中的“合并單元格”命令即可。還可以用擦除的方式來達(dá)到合并的目的。 　　拆分的操作步驟是： 　?。?）選定要拆分的一個(gè)或多個(gè)單元格。 　?。?）單擊“表格”菜單中的“拆分單元格”命令，會(huì)出現(xiàn)“拆分單元格”對(duì)話框。 　?。?）輸入每個(gè)單元格要拆分的行列數(shù)。 　?。?）如果選中“拆分前合并單元格”復(fù)選框，則在拆分前先合并所選單元格。 　?。?）單擊“確定”按鈕即可。 　　3.插入或刪除行（列） 　　插入行（列），先選定行（列）數(shù)后，選擇“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“行（列）”命令即可。如果想刪除表格中的某些行（列），只需選定要?jiǎng)h除的行（列），然后選擇“表格”菜單中的“刪除”子菜單上的“行（列）”命令。 　　4.怎樣插入或刪除單元格？ 　　插入單元格時(shí)，選擇單元格，選擇的單元格的數(shù)目應(yīng)和擬插入的單元格的數(shù)目相同。然后單擊“表格”菜單中的“插入”子菜單上的“單元格”命令，會(huì)出現(xiàn)“插入單元格”對(duì)話框。選擇如何移動(dòng)單元格后，單擊“確定”按鈕。 刪除單元格，首先需選定要?jiǎng)h除的單元格，然后選擇“表格”菜單中“刪除”子菜單中的“單元格”命令，出現(xiàn)“刪除單元格”對(duì)話框，選擇相應(yīng)的選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。 　?。ㄋ模┡虐姹砀? 　　1.怎樣改變行高或列寬？ 　　當(dāng)對(duì)任何行中的單元格添加文本時(shí)，Word將自動(dòng)設(shè)置行高和列寬。用戶也可以手動(dòng)改變表格行高或列寬。 　?。?）使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。 　?。?）使用對(duì)話框進(jìn)行精確的調(diào)整。 　　2.如何進(jìn)行表格文字的格式化？ 　　對(duì)表格文字的格式化可以采用對(duì)文本化相同步驟來對(duì)單元格中的內(nèi)容進(jìn)行格式化。 　　3.如何設(shè)置表格邊框？ 　　步驟為：選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，出現(xiàn)“邊框和底紋”對(duì)話框。單擊“邊框”選項(xiàng)卡，在對(duì)話框中可以進(jìn)行邊框的設(shè)置。 　　4.如何使用表格的自動(dòng)套用格式？ 　　具體操作步驟如下： 　?。?）將插入點(diǎn)置于要格式化的表格中。 　?。?）選擇“表格”菜單中的“表格自動(dòng)套用格式”命令，出現(xiàn)“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話框。 　?。?）從“表格樣式”列表框中選擇預(yù)先定義好的格式，在下邊的“預(yù)覽”框中顯示所選格式將生成的表格外觀。 　?。?）將“特殊格式應(yīng)用于”組框中的選項(xiàng)用于控制表格的某一部分的開關(guān)狀態(tài)。 　　（5）設(shè)置完畢后，單擊“應(yīng)用”按鈕即可。 三、格式設(shè)置 （一）設(shè)置字符格式 　　所謂Word的字符格式，包括字符的字體、字號(hào)、字形以及字符間距與垂直間距的控制。其操作方法是：打開“格式”下拉菜單，單擊“字體”命令，在“字體”對(duì)話框中設(shè)置Word所能提供的所有字符格式。 　?。ǘ┰O(shè)置段落格式 　　段落是指任意數(shù)量的文本或圖形其后跟一個(gè)段落標(biāo)記。 　　設(shè)置段落格式的操作方法是：打開“格式”下拉菜單，單擊“段落”命令，彈出“段落”對(duì)話框，在此對(duì)話框中設(shè)置Word所能提供的所有段落格式。 　?。ㄈ┰O(shè)置頁(yè)面格式 　　如何在WORD中對(duì)文檔進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置？ 　　1.打開“文件”下拉菜單，單擊“頁(yè)面設(shè)置”命令，可以打開頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，根據(jù)自己的需求設(shè)置對(duì)話框中的頁(yè)邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)格等。 四、打印輸出 （一）打印預(yù)覽 打印文檔之前讓用戶查看打印效果的文檔視圖，即打印預(yù)覽視圖。 　　要切換到打印預(yù)覽視力中，可以選擇“文件”菜單中的“打印預(yù)覽”命令，或者單擊“常用”工具上的打印預(yù)覽按鈕，出現(xiàn)“打印預(yù)覽”窗口。 ?。ǘ┐蛴≥敵? 　　單擊“常用”工具欄中的“打印”按鈕，即可將整個(gè)文檔從頭至尾打印一份。如果想一次打印多份，或者 需要其他的設(shè)置，可以通過“打印”對(duì)話框來打印。 第四節(jié) Excel 2003應(yīng)用基礎(chǔ) 一、建立和編輯工作表 　?。ㄒ唬┕ぷ鞑镜膭?chuàng)建 　　單擊Windows XP中文版桌面左下角的“開始”按鈕，將鼠標(biāo)指向“所有程序”級(jí)聯(lián)菜單上的　　　“Microsoft Office”,在其右側(cè)出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中單擊“Microsoft Office Excel 2003”命令，即可啟動(dòng)Excel 2003。Excel 2003的窗口界面與Word的界面極為相似，都有標(biāo)題欄、菜單欄、“常用”工具欄、　“格式”工具欄、Office助手和狀態(tài)欄等。其與Word界面的不同之處在于： 　　(1)編輯欄。 　　(2)工作表格區(qū)。 (3)工作表標(biāo)簽。 　　(4)水平、垂直滾動(dòng)條。 　　啟動(dòng)Excel時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿.該工作簿內(nèi)包含3個(gè)打開的工作表,名字分別是sheet1、sheet2、sheet3。 例：一個(gè)新建的Excel工作簿中，默認(rèn)的工作表個(gè)數(shù)是（） 　　A.5個(gè) B.3個(gè) C.255個(gè) D.254個(gè) 　　答案：B 　　解析：新建的Excel工作簿，默認(rèn)的工作表是sheet1、sheet2、sheet3 在Excell中，如果輸入“01/9”,則在單元格中會(huì)出現(xiàn)