業(yè)主委員會財務管理制度

業(yè)主委員會財務管理制度XXXX全體業(yè)主：經(jīng)業(yè)委會研究商討后制定出XX市XXXX業(yè)主委員會財務管理制度，現(xiàn)予以公布。特此公告(本公告在小區(qū)業(yè)主大會微信公眾號“XXXXXX業(yè)主大會”及小區(qū)前后門公告欄公示，業(yè)主、物業(yè)使用人、利害關(guān)系人對本公告有異議的，可以向業(yè)主監(jiān)事會及XX區(qū)住建局或XX街道辦事處反映或者向人民法院提起訴訟，反映及訴訟期間不停止執(zhí)行)附：XX市XXXX業(yè)主委員會財務管理制度XX市XXXX業(yè)主委員會(蓋章)20XX年4月5日(業(yè)主委員會聯(lián)系人及聯(lián)系電話： (試行)為創(chuàng)造優(yōu)美的小區(qū)環(huán)境，維護好業(yè)主的共同利益，加強業(yè)主委員會、業(yè)主監(jiān)事會管理小區(qū)的收支管理，增強財務收支的透明度，有效管理監(jiān)督好管理小區(qū)的財務行為，根據(jù)國家財務管理制度的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本小區(qū)實際情況，特制定本財務管理制度。第一條 公共收益、財務收入公共收益、財務收入主要包括公共設施、設備、場所租賃費、場所廣告費，業(yè)主(特定)和物業(yè)使用人(特定)的物業(yè)管理費等應當屬于全體業(yè)主，經(jīng)業(yè)主大會、業(yè)主委員會同意收取的合法收入。第二條 財務支出財務支出主要包括小區(qū)公共設施的維護、管理、使用等相關(guān)支出;水電支出;業(yè)主委員會、業(yè)主監(jiān)事會根據(jù)工作需要聘用的員工工資、保險、津貼及辦公支出;業(yè)主大會、業(yè)主委員會、業(yè)主監(jiān)事會會議支出;業(yè)委會成員、監(jiān)事會成員交通和通訊費用等補貼;獎勵支出、慰問補貼，以及業(yè)主大會同意的其他支出。所有開支憑證必須真實、有效。第三條 借款審批權(quán)限及管理借款人首先應填寫借款申請單向業(yè)委會批準權(quán)限人說明借款的原因和金額，經(jīng)核準，業(yè)委會主任、業(yè)委會分管副主任批準。經(jīng)批準后，借款單交財務部留存，待借款人歸還借款后交還本人作為清賬依據(jù)。1、1000元以內(nèi)的借款由委員核準，一位副主任批準，并須在3天內(nèi)向財務交賬結(jié)清;1000元以上至1萬元由一位副主任及主任批準，1萬元以上無特殊情況，不得借款，如需借款，需要由業(yè)委會會議過半通過;2、1000元至10000元以內(nèi)的借款，須在7天內(nèi)向財務交賬結(jié)清;如有特殊情況需延期向財務交清結(jié)賬的，借款人要分別向業(yè)委會批準人書面說明情況。第四條 報銷費用程序、批準權(quán)限及管理小區(qū)業(yè)主、委員有義務本著合理、節(jié)約、有效的原則使用各項費用，報銷憑證必須真實、合法、有效。報銷費用的經(jīng)手人需填寫費用報銷憑證并注明報銷理由或用途，經(jīng)委員審核、復查后參照第三條規(guī)定報批準人批準，批準人不在時，應電話匯報情況后核準人以手機短信或微信、QQ等通信工具確認批準，事后補批準。支付現(xiàn)金僅用于零星采購，原則上采取轉(zhuǎn)賬支付。報銷單據(jù)的審核要求：1、審核呈批表填寫規(guī)范，報銷項目與呈批表內(nèi)容，發(fā)票一致，與實施項目相符;2、日常支出時應盡量取得發(fā)票，發(fā)票需按規(guī)范開具，抬頭：XX市XXXX業(yè)主委員會，稅號：XXXXXXXX，品名、數(shù)量、單價等須填寫完整;3、報銷時填寫報銷單，報銷單內(nèi)容須規(guī)范完整如實填寫，經(jīng)手人、領款人處必須本人親筆簽名，不得代簽名或蓋私章;4、對于零星支出，金額不高于200元，不能取得發(fā)票的，需提供收據(jù)，收據(jù)需要對方蓋章及簽名(簽名需全稱)，個別無公章的要寫上店鋪名稱及聯(lián)系人及方式，并填寫支付證明單，注明未取得發(fā)票的原因，在經(jīng)手人處親筆簽名，證明人由參與的其他人或部門領導簽名。5、具體項目除發(fā)票外還應提供的報銷資料：(1)如物資采購，物料清單，出庫或送貨單，提貨人等資料，500元以上的經(jīng)辦人檢查所購物資，零星維修材料可由經(jīng)辦人購回拍照確認;(2)如網(wǎng)上購買，應附上網(wǎng)上下單記錄及繳款憑證;(3)如餐館就餐，需提供點餐清單、用餐人數(shù)，外出就餐事由;(4)如車費報銷，需列明日期、行程、金額;(5)飯?zhí)妹刻煨杼峁┵徺I食材明細(食材、數(shù)量、金額)，以就餐人員補貼的可提供每天的值班記錄。6、上述資料審核符合規(guī)定，報銷單或支付證明單經(jīng)批準人簽字后到財務部報銷。第五條 采購物品等審批1、采購審批事項：(1)呈批表填寫要求：呈批部門，呈批事由，解決方法，預算經(jīng)費，預算明細(物資需要寫明品名數(shù)量)(2)非公開招投標項目：金額超過20000元的采購，需進行詢價，至少提供3個單位的報價表或預算書(加蓋對方公章，可以傳真或掃描件留存);如為續(xù)簽合同，提供舊合同作為參考。2、審批權(quán)限(1)、2000元及以內(nèi)由一位副主任或主任直接審批(2)、2001-19999元，由1位副主任和主任審批，主任或副主任不能當場審批的，2天內(nèi)補齊簽名，預計2天內(nèi)無法補齊簽名的，由業(yè)委會不少于1/2委員簽字同意。(3)、20000元-49999元，需要業(yè)委會不少于1/2委員簽字同意。(4)、50000元以上需要業(yè)委會不少于2/3委員簽字同意。3、物資購進和領用登記：購入時，登記好物資名稱、購入時間、數(shù)量、存放地、經(jīng)手人;領用時：登記物資名，數(shù)量，領用人，用于何處、領用時間。財務人員每月盤點，接受主任及監(jiān)事會不定期進行抽盤。第六條 會計核算管理1、采用借貸記賬法，按權(quán)責發(fā)生制的原則確認收入，收入與其相關(guān)的成本、費用應當相互配比。2、會計月度結(jié)賬日期為月末最后一天，會計年度自公歷1月1日起至12月31日止，次月10日前編制出月度財務報表。3、會計科目的設置、會計憑證、帳簿、報表和其他會計資料的編制，必須符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，及時向領導和有關(guān)部門報送會計報表，并應當按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案并妥善保管。第七條 現(xiàn)金銀行管理1、現(xiàn)金管理(1)根據(jù)小區(qū)管理業(yè)務的需要，應保持有適量庫存現(xiàn)金以備小額現(xiàn)金的零星支出，庫存現(xiàn)金余額不得超過1000元，現(xiàn)金收入應在當天存入銀行，不得超限額擺放現(xiàn)金;(2)庫存現(xiàn)金要做到日清月結(jié)，帳實相符，不得以“白條”抵充庫存現(xiàn)金，更不得挪用現(xiàn)金;(3)提取現(xiàn)金時，相關(guān)人員需填寫提現(xiàn)申請單，報業(yè)委會批準權(quán)限人審批核準后方可提取。2、銀行賬戶管理(1)銀行賬戶管理首選電腦網(wǎng)銀，原則上不購領使用支票;(2)超過2000元以上的支出，應當以網(wǎng)銀形式付款;任何一筆資金變動必須按照流程審批(特殊情況除外);(3)預留銀行印鑒及網(wǎng)銀電子密鑰管理預留銀行印鑒應當分開保管，嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章，業(yè)委會主任保管公章、法人章，出納人員保管財務專用章、發(fā)票專用章、收款收據(jù)章;所有印章應該有使用管理登記簿，如實記錄啟用日期、保管人及移交記錄;網(wǎng)銀電子密鑰應當分開保管，嚴禁一人保管支付款項所需的全部網(wǎng)銀電子密鑰，錄入權(quán)限密鑰由出納人員保管，審核權(quán)限密鑰由業(yè)委會主任保管;預留印鑒通常用于簽發(fā)支票及辦理銀行事務，其他需要加蓋和法人章的文件，需經(jīng)業(yè)委會批準權(quán)限人審批后，方可加蓋，加蓋應有記錄。第八條 會計賬冊裝訂及管理有關(guān)資金結(jié)算、現(xiàn)金收支等憑證，均需有效單據(jù)附后;會計憑證按月裝訂成冊，由財務人員存檔保管。歸檔的會計資料不得攜帶外出或外借，除監(jiān)事會及政府相關(guān)部門外，凡復制、摘錄、攜帶外出會計資料必須經(jīng)業(yè)委會主任批準并辦理登記記錄手續(xù)，借閱人對檔案資料要嚴格保管，限期歸還。第九條 財務公開與監(jiān)督1、按照財務公開原則，物業(yè)管理小區(qū)按月報送財務報表，定期在小區(qū)相關(guān)公示欄或業(yè)委會辦公場所公布業(yè)委會財務賬目(表)，憑證接受全體業(yè)主監(jiān)督。2、業(yè)主監(jiān)事會依議事規(guī)則規(guī)定可以不定期查賬，業(yè)主可以在監(jiān)事會陪同下查賬，但查詢需提前預約，由財務人員配合查詢，但為了不影響財務日常運作，每次查賬時間間隔不得少于90日，有重大事件、監(jiān)事會決定的情況下不受此限。3、財務人員編制的財務報告，通過業(yè)委會定期向業(yè)主大會報告，接受業(yè)主代表的質(zhì)詢。第十條 預算監(jiān)督與管理實行業(yè)主委員會對物業(yè)管理小區(qū)的財務進行管理業(yè)主監(jiān)事會進行監(jiān)督，物業(yè)管理小區(qū)依據(jù)小區(qū)環(huán)境改善和發(fā)展需要全體業(yè)主承擔的維修公共設施、設備等相關(guān)的預算，每年12月底之前按有關(guān)規(guī)定，結(jié)合具體情況，編制下一年度的財務預算及收支計劃，經(jīng)業(yè)主大會審查批準后執(zhí)行。編制預算必須堅持“量入為出，收支平衡”的原則，收入預算堅持“積極穩(wěn)妥有效”的原則，支出預算堅持“統(tǒng)籌兼顧、保證重點、勤儉節(jié)約”的原則。第十一條 相關(guān)責任1、禁止私設帳外帳、收款不入帳等，出納對現(xiàn)金的收支負有直接責任，會計負有監(jiān)管責任，業(yè)委會主任負有管理責任。2、由于不按本制度操作給小區(qū)造成經(jīng)濟損失的相關(guān)人員，依法追究其經(jīng)濟責任或法律責任。本制度從20XX年4月1起執(zhí)行，試行一年(暫定)，對未盡事宜，依照相關(guān)的法律法規(guī)作適當補充修正。