物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理制度.docx

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1、*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理辦法*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展部管理辦法1.目的 建立和完善*物業(yè)管理服務(wù)有限公司拓展部管理機(jī)制，保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)增值，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益；為了配合公司發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；提升物業(yè)公司品質(zhì)服務(wù)。確定操作流程，明確各部門工作協(xié)調(diào)配合程序流程,提高工作效率。 確定可操作的管理銷售模式，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展需要奠定基礎(chǔ)。2.適用范圍此制度適用于*物業(yè)服務(wù)有限公司拓展管理服務(wù)業(yè)務(wù)。3.拓展部人員配置及人員工作職責(zé)3.1 人員配置拓展總監(jiān)一名，拓展經(jīng)理一名；拓展專員一名；3.2 人員日常工作范圍3.2.1在公司總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)公司向外承接物業(yè)管理項(xiàng)目的相關(guān)工作。3.2.2

2、深入調(diào)查、收集市場(chǎng)信息，在進(jìn)行綜合分析、預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上制訂切實(shí)可行的物業(yè)拓展計(jì)劃。3.2.3面向國(guó)內(nèi)市場(chǎng)廣泛宣傳公司的企業(yè)公眾形象，并協(xié)助公司相關(guān)的策劃、宣傳工作。3.2.4參與社會(huì)上的物業(yè)招投標(biāo)工作，積極的與有關(guān)單位（開(kāi)發(fā)商）建立良好的合作關(guān)系。3.2.5負(fù)責(zé)編制擬接管物業(yè)的標(biāo)書、管理方案。3.2.6準(zhǔn)備物業(yè)管理合同文本，負(fù)責(zé)簽署管理合同的相關(guān)事宜。3.2.7負(fù)責(zé)新物業(yè)介入的前期準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗(yàn)收。3.2.8完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3 工作職責(zé)3.3.1總監(jiān)職責(zé)：對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)，向總經(jīng)理匯報(bào)工作，確定拓展工作目標(biāo)，努力達(dá)成。3.3.2 經(jīng)理職責(zé)：3.3.2.1在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下

3、，協(xié)助總監(jiān)開(kāi)展公司對(duì)外物業(yè)市場(chǎng)的拓展，提升公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)；3.3.2.2分析研究本地區(qū)和外埠物業(yè)拓展?fàn)顩r，對(duì)部門的全面工作提出建議和意見(jiàn)； 3.3.2.3協(xié)助總監(jiān)進(jìn)行項(xiàng)目策劃、調(diào)研，擬定項(xiàng)目的管理計(jì)劃并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)；3.3.2.4協(xié)助總監(jiān)完成年度或階段經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)指標(biāo)，評(píng)估拓展計(jì)劃執(zhí)行情況，向總監(jiān)提供建議；3.3.2.5參與協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門，配合拓展業(yè)務(wù)的開(kāi)展。3.3.2.6完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.3.3專員職責(zé)：3.3.3.1在總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，積極開(kāi)展公司物業(yè)市場(chǎng)的對(duì)外拓展，提升公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)；3.3.3.2參與分析研究本地區(qū)物業(yè)拓展?fàn)顩r，深入調(diào)查、收集市場(chǎng)信息；3.3.3.3宣傳公司的企業(yè)公眾

4、形象，并參與相關(guān)的策劃、宣傳工作。3.3.3.4參與社會(huì)上的物業(yè)招投標(biāo)工作，編寫擬接管物業(yè)的標(biāo)書及相關(guān)文件。3.3.3.5編寫物業(yè)管理合同文本，做好簽署管理合同的相關(guān)事宜。3.3.3.6參與新物業(yè)前期介入的準(zhǔn)備工作，協(xié)助小區(qū)（大廈）的接管驗(yàn)收。3.3.3.7完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。4.工作流程信息收集接單報(bào)公司評(píng)審小組評(píng)審制作標(biāo)書投標(biāo)中標(biāo)簽定合同接管團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備實(shí)施物業(yè)管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接管實(shí)施。拓展團(tuán)隊(duì)從信息收集開(kāi)始，到合同簽訂，即完成一個(gè)拓展工作。項(xiàng)目交由物業(yè)總監(jiān)安排管理團(tuán)隊(duì)實(shí)施。5.信息收集5.1信息收集渠道在建樓盤，計(jì)劃建設(shè)樓盤，政府采購(gòu)網(wǎng)，企事業(yè)單位辦公需求，物業(yè)管理達(dá)不到業(yè)主要求需要更換物業(yè)

5、管理，內(nèi)部渠道等其他信息。5.2 信息篩選整理，確定有用信息后，下載、打印或登門拜訪了解有用信息，并歸集整理，包括：項(xiàng)目名稱，體量，服務(wù)范圍，之前物業(yè)管理情況，通過(guò)招標(biāo)網(wǎng)站收集的信息須包括招標(biāo)單位情況，投標(biāo)人資格要求等。6.接單6.1 拓展部根據(jù)篩選收集到的各種有用信息應(yīng)通過(guò)OA及時(shí)報(bào)告給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門，掌握工作動(dòng)向，為下一步工作配合做準(zhǔn)備。6.2 通過(guò)相關(guān)招投標(biāo)網(wǎng)站獲得信息需要購(gòu)買標(biāo)書的，必須提前將費(fèi)用報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后通過(guò)財(cái)務(wù)支付。方可進(jìn)行下一步工作。6.3 不需投標(biāo)的樓盤接洽必須及時(shí)報(bào)總經(jīng)理、物業(yè)總監(jiān)組織進(jìn)行預(yù)先評(píng)估現(xiàn)場(chǎng)勘查，制作項(xiàng)目管理方案供甲方審閱和合同簽訂前的洽談，并簽訂合同。6.4

6、拓展部在收集招投標(biāo)信息后，通過(guò)初步篩選及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理及物業(yè)總監(jiān)，由公司總經(jīng)理召開(kāi)經(jīng)理辦公會(huì)議決定是否參加投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，如決定參加投標(biāo)，則由公司拓展部組成投標(biāo)文件編制小組，并由公司領(lǐng)導(dǎo)班子負(fù)責(zé)組成評(píng)審小組，具體操作標(biāo)書編制工作及項(xiàng)目評(píng)審工作。7. 成立公司評(píng)審小組7.1 工作職責(zé)：財(cái)務(wù)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)開(kāi)辦費(fèi)、管理成本、預(yù)期效益的測(cè)算；物業(yè)部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)日常管理工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)管理方案、設(shè)備、設(shè)施、人員配置編制、管理目標(biāo)、管理計(jì)劃、質(zhì)量保證措施、服務(wù)承諾編制的擬定；辦公室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，依據(jù)物業(yè)部提供人員配制編制，負(fù)責(zé)擬接項(xiàng)目的人員配置信息簡(jiǎn)歷，所獲證書，人員工作情況，公司培訓(xùn)情況，培訓(xùn)計(jì)劃的

7、擬定及公司投標(biāo)相關(guān)證照合同的提供和掃描，拓展部抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干及時(shí)與招標(biāo)方及各部門溝通聯(lián)系，負(fù)責(zé)及時(shí)全面地收集擬接項(xiàng)目的外部及內(nèi)部信息資料。7.1.1研究物業(yè)管理投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。7.1.2擬接物業(yè)的基本情況。7.1.3公司接管后準(zhǔn)備采取的管理方式。7.1.4針對(duì)管理的難點(diǎn)、重點(diǎn)所采取的針對(duì)性措施。7.1.5為開(kāi)展物業(yè)管理所配置的人力、物力資源。7.1.6開(kāi)展物業(yè)管理一段時(shí)間后所力爭(zhēng)達(dá)到的管理目標(biāo)。7.1.7為有效地提高物業(yè)管理水準(zhǔn)所必要的服務(wù)承諾。7.1.8費(fèi)用投入和成本測(cè)算。7.1.9經(jīng)濟(jì)效益分析。7.1.10社會(huì)效益預(yù)測(cè)。7.1.11需要招標(biāo)單位協(xié)助解決的問(wèn)題。 7.1.12本公司的優(yōu)勢(shì)和

8、長(zhǎng)處。7.1.13物業(yè)接管后的工作進(jìn)度安排。7.2評(píng)審小組提供信息要求：7.2.1“擬接管物業(yè)的基本概況”要求詳細(xì)列出擬接管物業(yè)的地理位置、環(huán)境、占地面積、建筑面積、棟數(shù)、層數(shù)、樓宇結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、基本設(shè)施、設(shè)備、住戶基本構(gòu)成、驗(yàn)收移交情況等。7.2.2“準(zhǔn)備采取的管理方式”要求針對(duì)擬接管物業(yè)的自身特點(diǎn)編制出總體管理方案和分項(xiàng)管理方案。7.2.3對(duì)擬接物業(yè)的管理難點(diǎn)、重點(diǎn)應(yīng)針對(duì)性地列出具體的管理措施。7.2.4人力、物力資源要求詳細(xì)列出。7.2.4.1擬接管物業(yè)的組織架構(gòu)。7.2.4.2擬接管物業(yè)的人事定編和崗位設(shè)置、崗位描述。7.2.4.3主要業(yè)務(wù)骨干的配置人選和人員素質(zhì)介紹。7.2.4.4公司內(nèi)

9、部培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況。7.2.4.5為開(kāi)展工作前期投入的設(shè)備、設(shè)施。7.2.5管理目標(biāo)要求具體列出明確的總體目標(biāo)和詳細(xì)分項(xiàng)目標(biāo)，目標(biāo)要求有可操作性和可考核性。7.2.6服務(wù)承諾要求針對(duì)小區(qū)業(yè)主的要求和物業(yè)管理服務(wù)的特點(diǎn)列出有鮮明特色的服務(wù)措施來(lái)。7.2.7費(fèi)用投入和成本測(cè)算要求針對(duì)擬接小區(qū)的現(xiàn)狀和管理要求、難度逐項(xiàng)測(cè)算出前期投入和管理成本。7.2.8經(jīng)濟(jì)效益分析要求按照物業(yè)管理“以區(qū)養(yǎng)區(qū)、保本微利”的特點(diǎn)詳盡地計(jì)算出擬接物業(yè)后的經(jīng)濟(jì)效益。7.3. 評(píng)審小組人員組成組長(zhǎng)：物業(yè)總監(jiān)，副組長(zhǎng)：拓展總監(jiān)，組員：財(cái)務(wù)、人事、環(huán)境、工程、安保經(jīng)理或主管。8. 制作標(biāo)書8.1總經(jīng)理依據(jù)拓展部收集到的擬接物業(yè)

10、的信息和現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察的結(jié)果給出編制投標(biāo)書的原則和要求。8.2拓展部經(jīng)理依據(jù)招標(biāo)文件要求組織協(xié)調(diào)收集相關(guān)部門須提供投標(biāo)資料。8.3評(píng)審小組開(kāi)始詳細(xì)依照本方案7.2條的要求逐條完成單項(xiàng)評(píng)審編制工作。8.4拓展部專員在單項(xiàng)工作編制完畢后開(kāi)始組織匯編。8.5匯編完成后報(bào)總經(jīng)理審批及定稿。8.6針對(duì)具體項(xiàng)目，拓展專員根據(jù)評(píng)審小組報(bào)總經(jīng)理同意執(zhí)行價(jià)格在投標(biāo)時(shí)間前2天，報(bào)總經(jīng)理審核同意，制作標(biāo)書。8.7 投標(biāo)時(shí)間前一天，保質(zhì)保量完成投標(biāo)文件制作匯編工作，需要光盤的同時(shí)一并制作完成，并按招標(biāo)文件要求裝裱、密封。9.投標(biāo)9.1 拓展總監(jiān)根據(jù)投標(biāo)文件要求及時(shí)間、地點(diǎn)做好投標(biāo)準(zhǔn)備，結(jié)合項(xiàng)目情況直接參與投標(biāo)或邀請(qǐng)總經(jīng)

11、理參與。9.2投標(biāo)時(shí)依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況，須改動(dòng)投標(biāo)文件重要內(nèi)容的，如：有價(jià)格變動(dòng)等，須口頭上報(bào)總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可改動(dòng)。10.投標(biāo)結(jié)果及投標(biāo)保證金的收回10.1 投標(biāo)完成后，及時(shí)跟進(jìn)招標(biāo)單位的中標(biāo)結(jié)果，及時(shí)收回投標(biāo)保證金，如果中標(biāo)，積極與招標(biāo)方聯(lián)系進(jìn)行合同簽訂的討論及簽訂工作。10.2 流標(biāo)：流標(biāo)后，根據(jù)招標(biāo)方給出的意見(jiàn)，分析流標(biāo)的問(wèn)題所在，及時(shí)修正工作不足，積極應(yīng)對(duì)，調(diào)整策略為下一步工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)吸取教訓(xùn)。11. 物業(yè)入場(chǎng)實(shí)施管理11.1 配合物業(yè)部成立物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組：公司在業(yè)務(wù)拓展的同時(shí)，成立以物業(yè)總監(jiān)為組長(zhǎng)的物業(yè)接管領(lǐng)導(dǎo)小組。11.2負(fù)責(zé)物管部與招標(biāo)方的入場(chǎng)銜接及聯(lián)系溝通。11.3及時(shí)根

12、據(jù)拓展合同安排入場(chǎng)實(shí)施管理。附件1工作流程評(píng)審小組職責(zé)：1、 研究招標(biāo)文件及招標(biāo)方服務(wù)要求，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2、 實(shí)地勘察招標(biāo)場(chǎng)地體量。3、 研究投標(biāo)項(xiàng)目擬投入人員、及服務(wù)方案，所需資金情況，實(shí)施計(jì)劃，管理措施，項(xiàng)目合理性建議。樓盤項(xiàng)目信 息 源報(bào)物業(yè)總監(jiān)，組建項(xiàng)目班底，人、財(cái)、物準(zhǔn)備入場(chǎng)總結(jié)分析流標(biāo)原因制作完標(biāo)書報(bào)總經(jīng)理同意，簽發(fā)進(jìn)入下一步評(píng)審小組組成組長(zhǎng)：物業(yè)總監(jiān)副組長(zhǎng)：拓展總監(jiān)組員：財(cái)務(wù)經(jīng)理 人事經(jīng)理 環(huán)境 工程 安保評(píng)審確定投標(biāo)價(jià)報(bào)總經(jīng)理批復(fù)網(wǎng)上下載投批總經(jīng)理研究體量后購(gòu)買標(biāo)書物業(yè)部入場(chǎng)實(shí)施管理接管小組準(zhǔn)備實(shí)施流標(biāo)中標(biāo)簽訂合同投標(biāo)制作標(biāo)書公司評(píng)審小組研究接單附件2招投標(biāo)拓展項(xiàng)目基本情況表招標(biāo)

13、內(nèi)容地址招標(biāo)單位地址規(guī)模項(xiàng)目期價(jià)格聯(lián)系人電話投標(biāo)單位資格要求投標(biāo)文件獲取投標(biāo)文件遞交備注附件3服務(wù)要求評(píng)審表客戶名稱開(kāi)標(biāo)日期服務(wù)期間服務(wù)方式信息來(lái)源 c 電話記錄 c附招標(biāo)書或合同草案等 共 頁(yè)顧客對(duì)服務(wù)明示與潛在的要求（技術(shù)要求、質(zhì)量要求、支持服務(wù)、價(jià)格等）填寫人： 日期：本公司為滿足顧客要求作出的承諾填寫人： 日期：物業(yè)部（日常管理工作方案、難點(diǎn)、重點(diǎn)管理方案設(shè)備及人員配制）填寫人： 日期：采購(gòu)部（設(shè)備及物料供應(yīng)能力）填寫人： 日期：財(cái)務(wù)部（開(kāi)辦費(fèi)、管理成本、預(yù)期效益的測(cè)算）填寫人： 日期：人力資源部（擬接項(xiàng)目的人員配置招錄情況）填寫人： 日期：評(píng)審結(jié)論（由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)）填寫人： 日期：備注10附件4物業(yè)項(xiàng)目信息匯總表序號(hào)項(xiàng)目名稱服務(wù)內(nèi)容服務(wù)面積開(kāi)標(biāo)日期采購(gòu)預(yù)算備注12附件5評(píng)審小組人員名單項(xiàng)目名稱：項(xiàng)目地址：姓名部門小組職務(wù)主要職責(zé)