采購部管理制度與工作流程.doc

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1、采購管理制度與工作流程一、 目的：為規(guī)范采購流程，提高采購工作的效率，特制定本制度。二、 適用范圍：適用于本公司采購管理。三、內(nèi)容： 1、 總則為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。2、 采購基本流程采購需求-采購計(jì)劃-尋找供貨商-詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)-采購洽談-合同的簽訂（確定付款條件、配送方式、售后服務(wù)）-交貨驗(yàn)收（倉管）-質(zhì)檢（不合格退貨）-入庫-計(jì)劃對(duì)賬-財(cái)務(wù)結(jié)算 采購流程圖如下圖所示：采購需求總經(jīng)理/財(cái)務(wù)總經(jīng)理審批財(cái)務(wù)部確認(rèn)付款條件及帳期 采購計(jì)劃審批尋找供應(yīng)商產(chǎn)品采購部 總監(jiān)尋價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購洽談董事長審批驗(yàn)收不合格

2、入倉退貨計(jì)劃對(duì)賬合同的簽訂交貨驗(yàn)收驗(yàn)收合格下單建立供應(yīng)商資料財(cái)務(wù)結(jié)算1） 采購計(jì)劃：采購員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購單和公司銷售計(jì)劃制訂采購計(jì)劃。2） 供應(yīng)商的選擇和考核：供應(yīng)商的選擇與考核，一般從經(jīng)營情況、供應(yīng)能力、品質(zhì)能力等方面評(píng)定，并定期從質(zhì)量、運(yùn)貨、價(jià)格、逾期率、是否配合等方面綜合打分。3）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 。4）合同的簽訂：買賣雙方經(jīng)過詢價(jià)、報(bào)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)及其它過程，最后雙方簽訂有關(guān)協(xié)議，合約即告成立。采購合同的簽訂要根據(jù)采購商品的要求、供應(yīng)商的情況、企業(yè)本身的管理要求、采購方針等要求的不同而各不相同。需與財(cái)務(wù)部核實(shí)確定付款條件、貨運(yùn)方式、售后服務(wù)等情況。5）交貨驗(yàn)收：采購員必須確定貨物品種、數(shù)量

3、、質(zhì)量、交貨期的正確無誤。以采購員的確定和合同為驗(yàn)收數(shù)據(jù)。6）質(zhì)檢：貨物質(zhì)檢合格則入庫，不合格的，需安排補(bǔ)救和退貨。7）財(cái)務(wù)結(jié)算：貨物入庫后，財(cái)務(wù)結(jié)算采購訂購3、申請(qǐng)商品采購流程圖采購部審批（有合同）采購部審批（無合同）總經(jīng)理/財(cái)務(wù)審批銷售部提出需求1）銷售部提出采購需求，2）采購部制定采購計(jì)劃，由采購部負(fù)責(zé)人報(bào)總經(jīng)理、財(cái)務(wù)審批；3）審批通過后，由采購主管下單。根據(jù)供應(yīng)商帳期限4、申請(qǐng)付款流程圖總經(jīng)理/財(cái)務(wù)部審批采購部審批采購人對(duì)賬采購 財(cái)務(wù)部付款 1） 采購商品入倉后，做應(yīng)付款計(jì)劃2） 計(jì)劃主管根據(jù)供應(yīng)商賬期核對(duì)成本金額和付款金額是否一致，不一致的找出原因，調(diào)整成本金額直至與付款金額一致后做

4、應(yīng)付款；3） 采購部審批到期應(yīng)付款4） 總經(jīng)理批準(zhǔn)付款倉管驗(yàn)貨5、商品到貨驗(yàn)收流程進(jìn)倉成本會(huì)計(jì)審核入庫單倉管打入庫單1） 倉庫根據(jù)供應(yīng)商送貨單驗(yàn)收產(chǎn)品2） 驗(yàn)收后打入庫單，核對(duì)入庫單金額是否與送貨單金額一致，一致后方可審核入庫，不一致需報(bào)采購審核，采購在當(dāng)日給予答復(fù)6、促銷流程配送門店訂單落實(shí)促銷計(jì)劃1）每周例會(huì)上確定促銷計(jì)劃2）確定產(chǎn)品信息，包括價(jià)格、貨源、促銷執(zhí)行時(shí)間3）報(bào)總經(jīng)理申請(qǐng)促銷采購資金4）落實(shí)采購訂單和促銷執(zhí)行方式5）反饋促銷結(jié)果在下周例會(huì)上通報(bào)退單同意7、退貨流程門店退貨申請(qǐng)單供應(yīng)商倉庫采購部審核不同意報(bào)損門店1） 門店填寫退貨申請(qǐng)單，寫明原因2） 采購部根據(jù)供應(yīng)商合同和合作情

5、況，審核退貨申請(qǐng)3） 審核通過可退回倉庫，倉庫每周以供應(yīng)商為單位做退貨單4） 不能退回供應(yīng)商的，做報(bào)損處理，報(bào)損比例不得超過0.5%四、 采購管理制度： 1) 建立供應(yīng)商資料管理（表）冊(cè)，售后服務(wù)管理表。2) 建立、建全比價(jià)制度，保證采購產(chǎn)品的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。3) 每月末將本月付款、欠款、欠票情況進(jìn)行匯總、總結(jié)，并提出下月用款計(jì)劃。4) 簽訂采購合同后，應(yīng)全面了解發(fā)貨情況，如不能及時(shí)供貨，應(yīng)將原因提前兩日通知請(qǐng)購部門或請(qǐng)購人。5) 所有貨物一律開箱驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)和供應(yīng)商聯(lián)系，盡早解決。6) 驗(yàn)收合格后應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)。五、采購部職責(zé)采購部工作職責(zé)1.制定并完善采購制度和采購流程： （

6、1）根據(jù)公司的長期計(jì)劃，擬定采購部門的工作方針和目標(biāo)； （2）負(fù)責(zé)制定采購方針、策略、制度及采購工作流程與方法，確保貫徹執(zhí)行； 2.制定并實(shí)施采購計(jì)劃： （1）根據(jù)公司的拓展規(guī)模以及年度的經(jīng)營目標(biāo)，制訂有效的采購目標(biāo)和采購計(jì)劃； （2）審核采購需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂采購計(jì)劃； （3）組織實(shí)施市場調(diào)研、預(yù)測和跟蹤公司采購需求，熟悉各種產(chǎn)品的供應(yīng)渠道和市場變化情況，據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃； （4）根據(jù)采購管理程序，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的談判、簽約，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況； （6）督導(dǎo)檢查倉庫的驗(yàn)收、入庫、出庫及管理工作，確保采銷質(zhì)量； 3.采購成本預(yù)算和控制： （1）編制月度和周采購預(yù)算

7、，實(shí)施采購的預(yù)防控制和過程控制，有效降低成本； （2）采購價(jià)格審核、預(yù)算、報(bào)價(jià)，達(dá)到有效的成本控制； （4）對(duì)采購合同履行過程進(jìn)行管理、監(jiān)督檢查，及時(shí)支付相關(guān)款項(xiàng)； 4.選擇并管理供應(yīng)商： （1）根據(jù)公司的銷售需求，選定價(jià)格合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)廠商，建立長期戰(zhàn)略同盟； （2）建立對(duì)供應(yīng)商的資信、履約、售后服務(wù)能力及市場價(jià)格狀況和走勢(shì)的綜合評(píng)估系統(tǒng)； （3）不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)新老客戶的走訪和調(diào)查； （4）制定供應(yīng)商管理辦法，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理、考核，確保供應(yīng)商提供產(chǎn)品的優(yōu)良性； 采購部主管職責(zé)1、直配供應(yīng)商引進(jìn)及維護(hù)2、采購部日常管理，主要包括：（1）部門

8、工作安排（日、周、月）（2）供應(yīng)商談判，（3）相關(guān)流程制定和調(diào)整（4）突發(fā)事件的處理3、訂單的審核，參考安全庫存4、應(yīng)付款的管控5、庫存金額的管控以及消耗6、審核并調(diào)整周月采購需求和計(jì)劃6、與其他部門的協(xié)調(diào)7、庫配需求的統(tǒng)計(jì)和采購計(jì)劃的制定8、日常訂單的制定和跟進(jìn)9、退貨處理10、庫配供應(yīng)商的談判、引進(jìn)和維護(hù)11、庫配商品促銷計(jì)劃的制定和落實(shí)12、批發(fā)毛利率與毛利額周、月報(bào)表7、貨品殘損率周、月報(bào)表；8、不動(dòng)銷商品率月報(bào)表（30天不動(dòng)銷品）9、庫存商品缺貨率匯總?cè)辗答亪?bào)表（公司標(biāo)準(zhǔn)比例不可超20%）；采購主管職責(zé)（分管系統(tǒng)和直配）1、系統(tǒng)信息更新2、倉庫庫存的掌控3、資料的整理（供應(yīng)商合同，報(bào)價(jià)單、資質(zhì)、調(diào)價(jià)歸檔、促銷政策）4、直配供應(yīng)商的溝通和維護(hù)5、直配供應(yīng)商促銷政策的制定和落實(shí)6、庫存情況周、月報(bào)表7、供應(yīng)商應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算與協(xié)調(diào)8、直配商應(yīng)收款和應(yīng)付款的統(tǒng)計(jì)、結(jié)算和監(jiān)控9、相關(guān)表格的制作和歸檔