公文寫作培訓(xùn)課件

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1、公 文 寫 作 的 基 礎(chǔ) 知 識(shí) 與常 見 問(wèn) 題 分 析 一 、 概 述 一 、 概 述 （ 一 ） 公 文 的 定 義 公 文 是 黨 政 機(jī) 關(guān) 及 其 他 社 會(huì) 組 織 (包 括 企 事 業(yè) 單位 ） 在 公 務(wù) 活 動(dòng) 中 為 行 使 職 權(quán) 、 實(shí) 施 管 理 、 商洽 和 交 流 工 作 而 制 作 的 具 有 法 定 （ 或 特 定 ） 效用 和 規(guī) 范 體 式 的 文 件 ， 屬 于 應(yīng) 用 文 的 一 個(gè) 重 要組 成 部 分 。 一 、 概 述 （ 二 ） 公 文 的 特 點(diǎn) 是 特 定 的 作 者 制 定 和 發(fā) 布 的 。 具 有 法 定 （ 或 特 定 ） 的

2、現(xiàn) 行 執(zhí) 行 效 用 。 具 有 規(guī) 范 的 文 體 、 結(jié) 構(gòu) 和 格 式 。 需 要 履 行 法 定 （ 或 特 定 ） 的 程 序 。 文 字 必 須 莊 重 、 樸 實(shí) 、 準(zhǔn) 確 、 精 煉 。 整 體 上 立 意 準(zhǔn) 確 、 結(jié) 構(gòu) 嚴(yán) 謹(jǐn) 、 層 次 清 晰 、 邏 輯性 強(qiáng) 、 素 材 翔 實(shí) 、 措 施 得 當(dāng) 、 語(yǔ) 言 規(guī) 范 。 一 、 概 述 （ 三 ） 公 文 的 分 類 按 其 行 文 方 向 ， 可 分 為 上 行 文 、 下 行 文 、 平 行文 。 按 其 時(shí) 限 要 求 ， 可 分 為 特 急 公 文 、 急 辦 公 文 、常 規(guī) 公 文 （ 我 司 僅

3、 分 為 緊 急 和 正 常 兩 種 ） 。 按 其 時(shí) 限 要 求 ， 可 分 為 絕 密 公 文 、 機(jī) 密 公 文 、秘 密 公 文 、 普 通 公 文 （ 我 司 僅 分 為 秘 密 和 普 通兩 種 ） 。 二 、 常 用 公 文 文 種 二 、 常 用 公 文 文 種 （ 一 ） 我 國(guó) 現(xiàn) 行 黨 政 機(jī) 關(guān) 使 用 的 文 種 我 國(guó) 現(xiàn) 行 黨 和 各 級(jí) 領(lǐng) 導(dǎo) 機(jī) 關(guān) 使 用 的 文 件 有 14個(gè) ：u決 議 、 決 定 、 指 示 、 意 見 、 通 知 、 通 報(bào) 、 公 報(bào) 、 報(bào) 告 、請(qǐng) 示 、 批 復(fù) 、 條 例 、 規(guī) 定 、 函 、 會(huì) 議 紀(jì) 要 。

4、國(guó) 家 行 政 機(jī) 關(guān) 使 用 的 公 文 種 類 有 1 3 個(gè) :u命 令 （ 令 ） 、 決 定 、 公 告 、 通 告 、 通 知 、 通 報(bào) 、 議 案 、報(bào) 告 、 請(qǐng) 示 、 批 復(fù) 、 意 見 、 函 、 會(huì) 議 紀(jì) 要 。 上 述 文 件 共 2 7 個(gè) ， 其 中 9 個(gè) 是 相 同 的 ， 即 ：決定、意見、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要； 不 同 的 有 9 個(gè) ， 其 中 屬 黨 的 機(jī) 關(guān) 的 有 5 個(gè) ， 即 ：公報(bào)、指示、決議、條例、規(guī)定；屬 國(guó) 家 行 政 機(jī) 關(guān) 的 有 4 個(gè) ， 即 ：命令（令）、議案、通告、公告。 由 于 這 1 8 個(gè)

5、文 件 是 黨 和 國(guó) 家 在公 文 管 理 法 規(guī) 中 明 確 規(guī) 定 的 ， 一 般 稱 為 法 定 文 種 。 二 、 常 用 公 文 文 種 （ 二 ） 公 司 常 用 的 主 要 公 文 種 類 1 .決 定 適 用 于 總 公 司 對(duì) 重 要 事 項(xiàng) 或 者 重 大 行 動(dòng) 做 出 安 排 ， 如 機(jī) 構(gòu) 設(shè) 立 與撤 銷 ； 變 更 或 撤 銷 分 公 司 不 適 當(dāng) 決 定 。 2 .通 報(bào) 傳 達(dá) 重 要 精 神 或 者 通 報(bào) 有 關(guān) 重 要 情 況 ， 也 適 用 于 對(duì) 全 系 統(tǒng) 各 單 位或 個(gè) 人 的 表 彰 與 批 評(píng) 。u表 彰 通 報(bào) ： 介 紹 先 進(jìn) 事

6、 跡 先 進(jìn) 事 跡 意 義 表 彰 決 定 希 望號(hào) 召u批 評(píng) 通 報(bào) ： 錯(cuò) 誤 事 實(shí) 錯(cuò) 誤 性 質(zhì) 分 析 懲 罰 措 施 提 出 希 望要 求 u情 況 通 報(bào) ： 緣 由 目 的 情 況 信 息 希 望 要 求 二 、 常 用 公 文 文 種 3 .請(qǐng) 示 適 用 于 總 公 司 向 國(guó) 務(wù) 院 有 關(guān) 部 委 、 保 監(jiān) 會(huì) ， 分 公 司 向 當(dāng) 地 政 府 有關(guān) 部 門 、 保 監(jiān) 局 等 監(jiān) 管 單 位 的 請(qǐng) 求 指 示 和 批 準(zhǔn) ； 也 適 用 于 分 公 司必 須 以 公 文 形 式 向 總 公 司 的 請(qǐng) 求 指 示 和 批 準(zhǔn) 。u應(yīng) 用 范 圍 （ 1 ）

7、 遇 到 問(wèn) 題 無(wú) 法 解 決 ， 需 要 上 級(jí) 指 示 ； （ 2 ） 處 理 較 為 重 要 的 事 件 和 問(wèn) 題 ， 要 上 報(bào) 批 準(zhǔn) ； （ 3 ） 遇 到 問(wèn) 題 ， 雖 有 解 決 方 法 ， 但 沒(méi) 有 權(quán) 力 或 能 力 實(shí) 施 ， 需 要 上級(jí) 幫 助 ； （ 4 ） 對(duì) 有 關(guān) 方 針 、 政 策 和 上 級(jí) 發(fā) 布 指 示 有 疑 問(wèn) ， 要 上 級(jí) 解 答 ； （ 5 ） 下 級(jí) 機(jī) 關(guān) 之 間 在 重 要 問(wèn) 題 上 出 現(xiàn) 意 見 分 岐 ， 要 上 級(jí) 仲 裁 ； （ 6 ） 請(qǐng) 上 級(jí) 領(lǐng) 導(dǎo) 參 加 活 動(dòng) ， 指 導(dǎo) 工 作 。 二 、 常 用 公

8、文 文 種u注 意 事 項(xiàng) （ 1 ） 主 送 機(jī) 關(guān) 只 能 有 一 個(gè) ， 如 需 同 時(shí) 送 其 他 機(jī) 關(guān) ， 應(yīng) 當(dāng) 用 抄 送的 形 式 ； （ 2 ） 只 能 主 送 上 級(jí) 機(jī) 關(guān) ， 不 能 送 領(lǐng) 導(dǎo) 者 本 人 ； （ 3 ） 不 得 越 級(jí) ； （ 4 ） 必 須 由 主 要 負(fù) 責(zé) 人 簽 發(fā) ， 要 留 下 聯(lián) 系 人 聯(lián) 系 電 話 ； （ 5 ） 常 用 結(jié) 語(yǔ) （ 當(dāng) 否 ， 請(qǐng) 批 示 ， 妥 否 ， 請(qǐng) 批 復(fù) ， 以 上 請(qǐng) 示 ， 請(qǐng)予 審 批 ， 特 此 請(qǐng) 示 ， 請(qǐng) 予 批 復(fù) 等 ） 。 二 、 常 用 公 文 文 種 4 .報(bào) 告 適 用 于

9、 總 公 司 向 國(guó) 務(wù) 院 有 關(guān) 部 委 以 及 保 監(jiān) 會(huì) 等 匯 報(bào) 工 作 ， 反 映 情況 ， 答 復(fù) 上 述 有 關(guān) 單 位 的 詢 問(wèn) ； 分 公 司 向 當(dāng) 地 政 府 有 關(guān) 部 門 、 保監(jiān) 局 以 及 總 公 司 匯 報(bào) 工 作 ， 反 映 情 況 ， 答 復(fù) 上 述 有 關(guān) 單 位 的 詢 問(wèn) 。u工 作 報(bào) 告u情 況 報(bào) 告u建 議 報(bào) 告u回 復(fù) 報(bào) 告u備 案 報(bào) 告 5 .批 復(fù) 適 用 于 批 準(zhǔn) 分 公 司 以 公 文 形 式 上 報(bào) 的 請(qǐng) 示 事 項(xiàng) 。 注 意 ： 主 送 機(jī) 關(guān) 一 個(gè) ， 即 發(fā) 出 請(qǐng) 示 的 下 級(jí) 機(jī) 關(guān) 。 二 、 常

10、用 公 文 文 種 6 .函 適 用 于 與 不 相 隸 屬 單 位 之 間 相 互 商 洽 工 作 、 詢 問(wèn) 和 答 復(fù) 問(wèn) 題 ， 不在 公 司 內(nèi) 部 使 用 。u公 函 和 便 函u發(fā) 函 和 復(fù) 函注 意 ： 主 送 機(jī) 關(guān) 一 個(gè) ， 即 發(fā) 出 請(qǐng) 示 的 下 級(jí) 機(jī) 關(guān) 。 7 .通 知 適 用 于 總 、 分 公 司 批 轉(zhuǎn) 至 下 級(jí) 公 司 和 有 關(guān) 部 門 的 公 文 ， 轉(zhuǎn) 發(fā) 保 監(jiān)會(huì) （ 局 ） 的 公 文 ； 傳 達(dá) 要 求 下 級(jí) 公 司 和 有 關(guān) 部 門 辦 理 的 需 要 周 知或 者 執(zhí) 行 的 事 項(xiàng) ； 人 事 任 免 等 。u發(fā) 布 指 示

11、的 通 知 u頒 發(fā) 規(guī) 章 的 通 知 因 在 行 政 公 文 文 種 中 沒(méi) 有 條 例 、 規(guī) 定 、 辦 法 、 細(xì) 則 、 方 案 等 文 種 ， 所以 在 發(fā) 布 這 類 規(guī) 章 性 文 件 時(shí) ， 都 要 用 通 知 ， 也 就 是 加 一 個(gè) 文 件 頭 。 被 發(fā) 布 規(guī) 章 全 文 附 在 通 知 后 ， 但 不 作 附 件 處 理 。 二 、 常 用 公 文 文 種u批 轉(zhuǎn) 、 轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件 的 通 知u曉 諭 性 通 知 （ 比 如 會(huì) 議 通 知 等 ）u任 免 通 知 8 .會(huì) 議 紀(jì) 要 適 用 于 記 載 、 傳 達(dá) 會(huì) 議 情 況 和 會(huì) 議 事 項(xiàng) 。u決

12、 策 型u交 流 型u研 討 型注 意 ： 會(huì) 議 紀(jì) 要 一 般 不 加 蓋 公 章 二 、 常 用 公 文 文 種 （ 三 ） 常 用 非 規(guī) 范 性 公 文 1 .常 用 非 規(guī) 范 性 公 文 調(diào) 查 報(bào) 告 、 工 作 計(jì) 劃 、 工 作 總 結(jié) 、 提 案 、 建 議 、 說(shuō) 明 、 講 話 稿 、簡(jiǎn) 報(bào) 信 息 、 書 信 類 、 啟 事 類 、 條 據(jù) 類 、 表 格 類 、 大 事 記 等 等 。 2 .簽 報(bào) 簽 報(bào) 適 用 于 總 公 司 部 門 、 分 公 司 向 總 公 司 責(zé) 任 人 或 分 公 司 部 門 、中 支 向 分 公 司 負(fù) 責(zé) 人 （ 分 公 司 直

13、接 管 轄 的 支 公 司 、 服 務(wù) 部 向 分 公司 負(fù) 責(zé) 人 ） 以 及 支 公 司 、 服 務(wù) 部 向 中 支 負(fù) 責(zé) 人 請(qǐng) 示 除 必 須 以 正 式公 文 形 式 行 文 的 有 關(guān) 事 項(xiàng) ， 不 得 越 級(jí) 簽 報(bào) 。 3 .電 話 記 錄 單 適 用 于 接 聽 上 級(jí) 機(jī) 關(guān) 的 電 話 通 知 后 ， 予 以 及 時(shí) 記 載 ， 便 于 領(lǐng) 導(dǎo) 處 理 及 有 關(guān) 部 門 辦 理 。 三 、 公 文 的 格 式 三 、 公 文 的 格 式 （ 一 ） 公 文 格 式 的 組 成 公 文 格 式 的 組 成 要 素 包 括 ： （ 1 ） 發(fā) 文 單 位 標(biāo) 識(shí) （ 版

14、 頭 、 紅 頭 ） （ 2 ） 公 文 份 數(shù) 序 號(hào) （ 3 ） 密 級(jí) （ 4 ） 發(fā) 文 字 號(hào) （ 5 ） 簽 發(fā) 人 （ 主 要 用 于 上 行 文 ） （ 6 ） 標(biāo) 題 （ 7 ） 主 送 單 位 （ 8 ） 正 文 （ 9 ） 附 件 （ 1 0 ） 發(fā) 文 單 位 （ 署 名 ） （ 1 1 ） 成 文 日 期 （ 1 2 ） 印 章 （ 1 3 ） 附 注 （ 此 件 發(fā) 至 XX級(jí) ） （ 1 4 ） 主 題 詞 （ 1 5 ） 抄 送 單 位 （ 1 6 ） 印 刷 單 位 和 印 刷 時(shí) 間 印 刷 用 紙 和 技 術(shù) 要 求 ： 用 A4 型 紙 （ 2 9 7

15、X2 1 0 ） ， 正 文 用 3 號(hào) 仿 宋 體 ， 每 頁(yè) 2 2 行 ， 每 行 2 6 -2 8個(gè) 字 。 三 、 公 文 的 格 式 （ 二 ） 發(fā) 文 字 號(hào) 編 寫 發(fā) 文 字 號(hào) 原 則 ： 包 括 單 位 （ 部 門 ） 代 字 、 年 份 、序 號(hào) 。 注 意 ： 年 份 不 能 省 略 ， 兩 邊 用 六 角 括 號(hào) ； 序 號(hào) 不 編 虛位 ， 不 加 第 。 （ 三 ） 公 文 標(biāo) 題 標(biāo) 準(zhǔn) 式 ： 發(fā) 文 單 位 +發(fā) 文 事 由 +文 種 凡 是 有 紅 色 版 頭 的 文 件 ， 因 已 表 明 發(fā) 文 單 位 ， 故 發(fā) 文 單 位 名 稱 可省 略 。

16、特 殊 形 式 ： u研 討 發(fā) 文 單 位 +文 種 。 如 中 華 人 民 共 和 國(guó) 主 席 令 u發(fā) 文 單 位 +轉(zhuǎn) 發(fā) 文 件 名 +文 種 ， 也 稱 轉(zhuǎn) 文 式 標(biāo) 題 ， 用 于 轉(zhuǎn) 發(fā) 文件 。 三 、 公 文 的 格 式 （ 四 ） 成 文 日 期 成 文 日 期 確 定 原 則u會(huì) 議 通 過(guò) 的 決 定 、 決 議 以 會(huì) 議 通 過(guò) 日 期 為 準(zhǔn) 。u領(lǐng) 導(dǎo) 簽 發(fā) 的 ， 以 簽 發(fā) 日 期 為 準(zhǔn) 。u聯(lián) 合 行 文 ， 以 最 后 簽 發(fā) 機(jī) 關(guān) 的 領(lǐng) 導(dǎo) 簽 發(fā) 日 期 為 準(zhǔn) 。u法 規(guī) 性 文 件 以 文 件 批 準(zhǔn) 日 期 為 準(zhǔn) 。u一 般 信

17、函 、 電 文 以 實(shí) 際 發(fā) 出 日 期 為 準(zhǔn) 。 成 文 日 期 必 須 寫 年 月 日 ， 且 要 用 漢 字 三 、 公 文 的 格 式 （ 五 ） 主 題 詞 主 題 詞 是 用 于 文 件 的 分 類 和 檢 索 的 標(biāo) 識(shí) 符 號(hào) ， 由 類 別詞 、 類 屬 詞 和 文 種 詞 三 部 分 組 成 。 上 行 公 文 應(yīng) 當(dāng) 按 照上 級(jí) 單 位 的 要 求 標(biāo) 注 主 題 詞 。u一 份 公 文 標(biāo) 引 的 主 題 詞 ， 除 類 別 詞 外 ， 最 多 不 超 過(guò) 五 個(gè) 。 標(biāo) 引 主 題 詞 的 順 序 為 先 標(biāo) 類 別 詞 ， 再 標(biāo) 類 屬 詞 。 在 標(biāo) 類

18、屬 詞時(shí) ， 先 標(biāo) 反 映 公 文 內(nèi) 容 的 詞 ， 最 后 標(biāo) 反 映 公 文 形 式 的 詞 。u一 份 公 文 有 兩 個(gè) 以 上 主 題 內(nèi) 容 時(shí) ， 先 集 中 對(duì) 第 一 個(gè) 主 題 內(nèi) 容標(biāo) 注 ， 再 對(duì) 第 二 個(gè) 主 題 內(nèi) 容 進(jìn) 行 標(biāo) 注 ， 最 后 標(biāo) 文 種 。u根 據(jù) 需 要 ， 可 將 不 同 類 主 題 詞 進(jìn) 行 組 配 標(biāo) 引 。 由 于 金 融 系 統(tǒng) 主 題 詞 表 基 本 無(wú) 法 使 用 ， 所 以 總 公 司 大 體 統(tǒng) 一主 題 詞 如 下 ： 一 是 種 詞 一 律 使 用 發(fā) 文 主 辦 部 門 業(yè) 務(wù) 代 稱 ， 如 業(yè) 務(wù) 管 理

19、 部 代 稱 為“ 業(yè) 務(wù) 管 理 ” 、 多 元 銷 售 部 代 稱 為 “ 多 元 銷 售 ” ， 這 樣 就 可 從 主 題 詞 檢 索 中 發(fā) 現(xiàn) 是 哪 個(gè) 部 門 發(fā) 起 的 文 件 。 二 是 屬 詞 可 以 根 據(jù) 內(nèi) 容 再 次 細(xì) 分 。 三 是 文 種 詞 必 須 是 公 司 公 文 規(guī) 范 中 規(guī) 定 的 八 類 文 種 。 三 、 公 文 的 格 式 （ 六 ） 用 印 一 般 的 用 印 方 法 是 ： 騎 年 壓 月 ， 上 大 下 小 。 根 據(jù) 國(guó) 家 行 政 機(jī) 關(guān) 公 文 格 式 規(guī) 定 ： 單 一 機(jī) 關(guān) 制 發(fā) 的 公 文 在 落款 處 不 署 發(fā) 文

20、 機(jī) 關(guān) 名 稱 ， 只 標(biāo) 成 文 時(shí) 間 。 當(dāng) 印 章 下 弧 無(wú) 文 字 時(shí) ，僅 以 下 弧 壓 在 成 文 時(shí) 間 上 ， 當(dāng) 印 章 下 弧 有 文 字 時(shí) ， 采 用 中 套 方 式 ，即 印 章 中 心 線 壓 在 成 文 時(shí) 間 上 。 聯(lián) 合 行 文 ： 聯(lián) 合 行 文 需 加 蓋 兩 個(gè) 印 章 時(shí) ， 主 辦 機(jī) 關(guān) 印 章 在 前 ； 兩個(gè) 印 章 均 壓 成 文 時(shí) 間 ， 之 間 互 不 相 交 或 相 切 ， 相 距 不 超 過(guò) 3 mm；當(dāng) 聯(lián) 合 行 文 需 加 蓋 3 個(gè) 以 上 印 章 時(shí) ， 應(yīng) 將 各 發(fā) 文 機(jī) 關(guān) 名 稱 （ 可 用簡(jiǎn) 稱 ）

21、排 在 發(fā) 文 時(shí) 間 和 正 文 之 間 。 主 辦 機(jī) 關(guān) 印 章 在 前 ， 每 排 最 多3 個(gè) 印 章 ， 兩 端 不 得 超 過(guò) 版 心 ； 最 后 一 排 如 余 一 個(gè) 或 兩 個(gè) 印 章 ， 均 居 中 排 布 ； 印 章 之 間 互 不 相 交 或 相 切 ； 在 最 后 一 排 印 章 之 下 右空 2 字 標(biāo) 識(shí) 成 文 時(shí) 間 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 公 文 不 同 于 其 他 文 字 作 品 ， 它 的 寫 作 、 制 發(fā) 、 處 理 必須 按 照 固 有 的 規(guī) 定 、 特 定 的 體 例 格 式

22、 來(lái) 進(jìn) 行 。 （ 一 ） 確 定 文 種 這 是 寫 作 公 文 首 先 要 明 確 的 。 我 們 在 寫 作 公 文 前 ， 要弄 清 楚 這 個(gè) 文 件 具 有 或 者 說(shuō) 應(yīng) 該 發(fā) 揮 什 么 作 用 ， 是 在什 么 背 景 下 寫 這 個(gè) 文 件 材 料 。 根 據(jù) 寫 作 的 背 景 、 目 的 、受 文 對(duì) 象 （ 為 什 么 要 寫 這 個(gè) 文 件 ； 寫 這 個(gè) 文 件 要 達(dá) 到什 么 目 的 ， 是 安 排 工 作 、 通 報(bào) 情 況 ， 還 是 解 決 問(wèn) 題 ；文 件 是 寫 給 哪 個(gè) 部 門 ， 是 上 行 、 平 行 還 是 下 行 ） ， 確定 采 取

23、 哪 個(gè) 文 種 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 （ 二 ） 規(guī) 范 寫 作 1 .主 題 規(guī) 范 主 題 是 文 章 所 要 表 達(dá) 的 中 心 思 想 。 任 何 文 章 都 要 有 主 題 ， 公 文 也不 例 外 。 公 文 主 題 的 提 煉 標(biāo) 準(zhǔn) ， 就 是 集 中 單 一 、 鮮 明 顯 露 。 要 求一 文 一 事 ， 一 個(gè) 主 題 ， 主 題 鮮 明 突 出 。 主 張 什 么 ， 反 對(duì) 什 么 ， 要鮮 明 直 接 ， 不 能 含 糊 ， 不 能 讓 人 產(chǎn) 生 歧 義 。 2 .使 用 材 料 規(guī) 范 公 文 材 料 的 選 用 標(biāo) 準(zhǔn) 必 須 是

24、真 實(shí) 、 典 型 、 新 鮮 有 力 的 。 所 謂 真 實(shí) ，就 是 實(shí) 實(shí) 在 在 存 在 的 、 反 映 當(dāng) 前 事 物 本 質(zhì) 規(guī) 律 的 。 我 們 分 析 問(wèn) 題時(shí) ， 所 列 舉 的 現(xiàn) 象 ， 不 是 假 的 、 人 為 編 造 的 ， 也 不 是 偶 然 現(xiàn) 象 和個(gè) 別 現(xiàn) 象 。 所 謂 典 型 ， 就 是 既 是 個(gè) 性 特 征 ， 又 是 共 性 特 征 。 新 鮮 有 力 ， 就 是 我 們 所 列 舉 的 、 分 析 的 問(wèn) 題 ， 提 出 的 辦 法 ， 必 須 是 符合 當(dāng) 前 實(shí) 際 的 ， 必 須 是 有 說(shuō) 服 力 的 。 四 、 公 文 寫 作 的

25、共 性 要 求 寫 公 文 也 好 、 安 排 工 作 也 好 （ 事 實(shí) 上 ， 寫 公 文 也 是 安 排 工 作 的 一種 方 式 ） ， 一 定 要 “ 有 的 放 矢 ” 。 公 文 的 選 材 標(biāo) 準(zhǔn) 與 文 學(xué) 作 品 不同 ， 公 文 強(qiáng) 調(diào) 真 實(shí) ， 強(qiáng) 調(diào) 掌 握 最 基 礎(chǔ) 、 最 真 實(shí) 的 材 料 ， 屏 棄 想 象 ；而 想 象 則 是 文 學(xué) 作 品 的 核 心 和 靈 魂 。 3 .文 章 格 式 規(guī) 范 公 文 普 遍 的 結(jié) 構(gòu) 格 式 是 ： 公 文 標(biāo) 題 主 送 單 位 正 文 結(jié) 尾 成文 時(shí) 間 。 為 了 便 于 大 家 理 解 ， 把 公 文

26、 格 式 方 面 的 內(nèi) 容 分 為 寫 作 格 式 和 印 制格 式 兩 個(gè) 方 面 來(lái) 講 ， 這 里 主 要 講 公 文 的 寫 作 格 式 ， 寫 作 格 式 包 括 標(biāo) 題 、 正 文 、 結(jié) 尾 三 個(gè) 部 分 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 （ 1 ） 標(biāo) 題 的 寫 法u公 文 標(biāo) 題 的 一 般 寫 法 是 關(guān) 于 +事 由 +文 種 。 （ 2 ） 主 送 單 位 的 寫 法u一 是 只 寫 受 文 單 位 的 名 稱 ， 不 寫 領(lǐng) 導(dǎo) 個(gè) 人 名 字 （ 領(lǐng) 導(dǎo) 特 別 要求 的 除 外 ， 比 如 簽 報(bào) ） ； 二 是 上 行 文 只 寫 一 個(gè) 主

27、 送 單 位 ， 其他 需 要 送 達(dá) 的 受 文 單 位 采 取 抄 送 方 式 ； 三 是 用 統(tǒng) 稱 或 者 規(guī) 范的 簡(jiǎn) 稱 ， 不 能 隨 意 寫 ； 四 是 行 文 關(guān) 系 ， 只 能 逐 級(jí) 行 文 ， 一 般不 能 越 級(jí) 行 文 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 （ 3 ） 正 文 的 寫 法u正 文 是 主 送 單 位 以 下 、 結(jié) 束 語(yǔ) 之 前 的 部 分 。 正 文 是 一 篇 公 文用 筆 最 多 、 最 重 要 的 部 分 。 一 般 是 在 主 送 單 位 之 后 ， 先 寫 一段 或 幾 句 導(dǎo) 語(yǔ) ， 說(shuō) 明 寫 這 篇 公 文 的 原 因

28、、 根 據(jù) 或 者 目 的 ， 導(dǎo)入 正 文 。 正 文 要 做 到 邏 輯 、 層 次 清 楚 有 序 ， 說(shuō) 理 簡(jiǎn) 潔 、 準(zhǔn) 確并 力 求 深 刻 ， 用 語(yǔ) 符 合 規(guī) 范 。 （ 4 ） 結(jié) 尾 的 寫 法u正 文 寫 完 后 ， 一 般 要 寫 幾 句 號(hào) 召 的 話 （ 一 般 針 對(duì) 下 行 文 ） ，或 者 表 決 心 、 態(tài) 度 的 話 （ 上 行 文 ） 。u 請(qǐng) 示 要 說(shuō) “ 妥 否 ， 請(qǐng) 批 示 ； 通 知 和 報(bào) 告 可 以 不要 結(jié) 尾 ， 說(shuō) 完 就 落 款 結(jié) 束 或 者 用 “ 特 此 通 知 ” 、 “ 特 此 報(bào) 告 ” 等 ； 講 話 稿 類 的

29、 一 般 有 鼓 動(dòng) 、 號(hào) 召 的 話 語(yǔ) ； 匯 報(bào) 材 料 一 般 有表 示 感 謝 和 今 后 打 算 、 態(tài) 度 等 的 結(jié) 束 語(yǔ) 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 4 .文 字 表 述 規(guī) 范 公 文 的 用 語(yǔ) 用 字 要 求 簡(jiǎn) 明 、 準(zhǔn) 確 、 樸 實(shí) 、 得 體 、 通 俗 、 易 懂 ， 體現(xiàn) 字 面 意 義 而 非 聯(lián) 想 意 義 ， 講 求 陳 述 性 、 寫 實(shí) 性 、 確 定 性 ， 而 非描 繪 性 、 虛 擬 性 或 可 能 性 。 一 般 以 概 述 為 主 ， 據(jù) 事 說(shuō) 理 ， 言 之 有物 。 不 象 詩(shī) 歌 、 散 文 、 小 說(shuō)

30、等 文 學(xué) 作 品 ， 需 要 大 肆 鋪 展 、 渲 染 ，大 量 的 想 象 ， 細(xì) 致 的 描 寫 ， 這 些 ， 恰 恰 是 寫 公 文 所 忌 諱 的 。 很 多 時(shí) 候 ， 我 們 看 文 學(xué) 作 品 很 過(guò) 癮 ， 看 公 文 則 覺(jué) 得 死 板 、 千 篇 一律 ， 這 個(gè) 跟 公 文 的 性 質(zhì) 有 關(guān) 系 ， 但 是 公 文 同 樣 可 以 寫 得 很 好 ， 好的 法 規(guī) 性 、 政 策 性 公 文 ， 充 分 考 慮 了 各 階 層 、 各 方 面 的 利 益 問(wèn) 題和 可 能 出 現(xiàn) 的 反 應(yīng) ， 可 以 做 到 面 面 俱 到 或 滴 水 不 漏 ， 好 的 講

31、話 稿可 以 寫 得 飽 含 感 情 ， 深 刻 、 精 彩 ， 讓 受 眾 深 受 教 育 或 情 緒 激 昂 。 四 、 公 文 寫 作 的 共 性 要 求 5 .標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 使 用 規(guī) 范 該 用 逗 號(hào) 用 逗 號(hào) ， 該 用 句 號(hào) 用 句 號(hào) 。 需 要 慢 慢 積 累 琢 磨 。 一 般 標(biāo) 題 中 沒(méi) 有 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) ， 只 有 幾 種 特 殊 情 況 ： 一 是 引 用 書 名 、 文 件 名 、 法 律 名 稱 時(shí) 可 以 使 用 書 名 號(hào) ； 二 是 轉(zhuǎn) 發(fā) 的 文 件 標(biāo) 題 中 就 帶 有 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 的 。 6 .數(shù) 字 和 計(jì) 量 單 位 使 用 規(guī)

32、 范 一 般 使 用 阿 拉 伯 數(shù) 字 。 前 后 要 統(tǒng) 一 ， 不 能 一 時(shí) 用 大 寫 ， 一 時(shí) 用 小寫 。 7 .行 文 層 次 序 數(shù) 規(guī) 范 一 個(gè) 正 式 的 文 件 材 料 ， 除 總 標(biāo) 題 外 一 般 有 四 個(gè) 層 次 。 第 一 個(gè) 層 次 ， 是 大 標(biāo) 題 ， 寫 成 一 、 二 、 三 、 ； 第 二 個(gè) 層 次 是 小 標(biāo) 題 ， 用 （ 一 ） （ 二 ） （ 三 ） 來(lái) 表 示 ； 第 三 個(gè) 層 次 用 阿 拉 百 數(shù) 字 表 示 ， 即 1 . 2 . 3 .；第 四 個(gè) 層 次 用 （ 1 ） （ 2 ） （ 3 ） 表 示 。 五 、 幾 種

33、 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) （ 一 ） 常 用 規(guī) 范 性 公 文 1 .請(qǐng) 示 請(qǐng) 示 就 是 需 要 上 級(jí) 批 示 或 批 復(fù) 的 事 項(xiàng) 。 寫 請(qǐng) 示 要 注 意 幾 個(gè) 問(wèn) 題 ： 一 是 只 能 一 事 一 請(qǐng) ， 不 能 在 一 個(gè) 請(qǐng) 示 里 夾 帶 多 個(gè) 請(qǐng) 示 事 項(xiàng) 。 二 是 一 請(qǐng) 一 報(bào) ， 一 個(gè) 請(qǐng) 示 只 能 報(bào) 一 個(gè) 主 送 單 位 ， 不 能 多 頭 報(bào) 送 。 三 是 一 般 不 越 級(jí) 請(qǐng) 示 。 四 是 要 簡(jiǎn) 短 精 煉 ， 簡(jiǎn) 潔 明 了 地 講 明 目 的 、 原 因 、 困

34、難 ， 對(duì) 請(qǐng) 求上 級(jí) 批 準(zhǔn) 的 事 項(xiàng) 要 寫 明 白 。 針 對(duì) 我 司 的 情 況 ， 大 體 上 要 說(shuō) 明 ： 為 什 么 目 的 、 干 什 么 事 情 ， 什么 人 、 什 么 時(shí) 間 、 在 什 么 地 點(diǎn) ， 需 多 少 花 費(fèi) ， 預(yù) 算 內(nèi) 還 是 預(yù) 算 外 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 2 .報(bào) 告 報(bào) 告 的 特 點(diǎn) 是 閱 知 性 ， 不 是 批 復(fù) 、 答 復(fù) 性 ， 看 的 人 可 以 簽 署 意 見 ，也 可 以 不 簽 署 意 見 或 表 態(tài) 。 （ 1 ） 分 類 一 是 工 作 報(bào) 告 ， 是 按 照 上 級(jí) 單 位 要

35、求 或 公 司 治 理 結(jié) 構(gòu) 要 求 所做 的 報(bào) 告 ， 如 總 裁 室 工 作 報(bào) 告 、 董 事 會(huì) 工 作 報(bào) 告 ； 二 是 情 況 報(bào) 告 ， 即 在 工 作 中 遇 到 了 問(wèn) 題 ， 或 覺(jué) 得 應(yīng) 該 讓 上 級(jí)知 道 某 個(gè) 重 要 事 項(xiàng) 的 當(dāng) 前 情 況 （ 貫 徹 落 實(shí) 會(huì) 議 精 神 的 報(bào) 告 ） ； 三 是 建 議 報(bào) 告 ， 即 在 工 作 中 發(fā) 現(xiàn) 好 的 經(jīng) 驗(yàn) 、 做 法 ， 認(rèn) 為 應(yīng) 讓上 級(jí) 采 納 或 推 廣 ， 可 以 寫 建 議 報(bào) 告 ； 四 是 回 復(fù) 性 報(bào) 告 ， 回 答 上 級(jí) 問(wèn) 詢 、 落 實(shí) 上 級(jí) 臨 時(shí) 交 辦 的

36、 某 項(xiàng)工 作 （ 關(guān) 于 審 計(jì) 意 見 整 改 情 況 的 報(bào) 告 ） ； 五 是 備 案 報(bào) 告 （ 上 級(jí) 的 規(guī) 范 性 文 件 要 求 的 備 案 ） 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) （ 2 ） 寫 法 一 是 要 有 導(dǎo) 語(yǔ) ： 說(shuō) 明 依 據(jù) 什 么 寫 這 個(gè) 報(bào) 告 ， 或 者 為 什 么 要 寫這 個(gè) 報(bào) 告 （ 依 據(jù) 上 級(jí) 的 什 么 通 知 精 神 ， 或 者 根 據(jù) 某 位 領(lǐng) 導(dǎo) 的 批 示精 神 ， 我 們 做 了 什 么 ， 怎 么 做 的 ） 。 二 是 總 體 結(jié) 構(gòu) 一 般 包 括 ： 第 一 ， 基 本 情 況 ； 第 二

37、， 主 要 做 法 ；第 三 ， 收 到 的 效 果 ； 第 四 ， 存 在 的 問(wèn) 題 ； 第 五 ， 今 后 工 作 的 建 議 。 也 可 以 先 寫 成 效 （ 或 一 并 寫 做 法 ） ， 再 寫 問(wèn) 題 ， 最 后 寫 建 議 ，總 共 由 三 個(gè) 部 分 完 成 。 回 復(fù) 報(bào) 告 的 寫 法 比 較 直 接 ， 上 級(jí) 問(wèn) 什 么 問(wèn) 題 ， 我 們 就 答 什 么問(wèn) 題 ， 一 條 一 條 的 答 （ 比 如 審 計(jì) 意 見 整 改 報(bào) 告 ， 用 打 醬 油 的 錢 打了 醋 我 們 是 怎 么 整 改 的 ， 程 序 不 規(guī) 范 我 們 是 怎 么 整 改 的 ， 擠

38、占 專項(xiàng) 資 金 我 們 是 怎 么 整 改 的 ） 。 三 是 結(jié) 尾 ： 報(bào) 告 結(jié) 尾 寫 “ 專 （ 特 ） 此 報(bào) 告 ， 請(qǐng) 閱 ” ； 一 般 不能 寫 “ 當(dāng) （ 妥 ） 否 ， 請(qǐng) 閱 （ 批 ） 示 ” ； 備 案 報(bào) 告 寫 “ 請(qǐng) 予 審 查 ” 。 注 意 ： 切 忌 報(bào) 告 中 夾 帶 請(qǐng) 示 事 項(xiàng) 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 3 .通 知 通 知 的 應(yīng) 用 范 圍 很 廣 泛 。 傳 達(dá) 指 示 、 部 署 工 作 、 實(shí) 施 管 理 措 施 、處 理 公 共 事 務(wù) 、 任 免 干 部 等 等 ， 都 需 要 印 發(fā) 通 知 。

39、通 知 屬 下 行 文 ， 要 下 級(jí) 單 位 （ 或 受 文 對(duì) 象 ） 明 確 做 什 么 、 怎 么 做（ 這 與 請(qǐng) 示 、 報(bào) 告 不 同 ， 一 定 要 細(xì) ， 避 免 執(zhí) 行 過(guò) 程 中 的 反 復(fù) 詢問(wèn) ） ， 要 具 有 可 操 作 性 。 例 如 寫 一 個(gè) 會(huì) 議 通 知 ， 開 會(huì) 的 目 的 、 時(shí) 間 、 地 點(diǎn) 、 人 員 、 會(huì)議 內(nèi) 容 （ 議 程 ） 、 其 他 要 求 等 等 ， 要 逐 一 說(shuō) 清 楚 ， 讓 執(zhí) 行 的 人 一看 就 明 白 。 注 意 ： 轉(zhuǎn) 了 又 轉(zhuǎn) 的 文 件 怎 么 處 理 標(biāo) 題 ？ 假 如 總 公 司 來(lái) 文 轉(zhuǎn) 發(fā) 中

40、國(guó) 保 監(jiān) 會(huì) 關(guān) 于 加 強(qiáng) 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 工 作 的通 知 ， 分 公 司 可 以 直 接 轉(zhuǎn) 發(fā) 中 國(guó) 保 監(jiān) 會(huì) 的 文 件 ， 將 題 目 也 擬 成 轉(zhuǎn) 發(fā) 中 國(guó) 保 監(jiān) 會(huì) 關(guān) 于 加 強(qiáng) 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 工 作 的 通 知 ， 但 要 在 文 件中 提 一 句 “ 根 據(jù) 總 公 司 轉(zhuǎn) 發(fā) 中 國(guó) 保 監(jiān) 會(huì) 關(guān) 于 加 強(qiáng) 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 工 作的 通 知 （ 民 壽 發(fā) 2008 56號(hào) ） 要 求 ， 現(xiàn) 將 中 國(guó) 保 監(jiān) 會(huì) 關(guān) 于 加 強(qiáng) 風(fēng) 險(xiǎn) 管 理 工 作 的 通 知 （ 保 監(jiān) 發(fā) 2008 567號(hào) ） 轉(zhuǎn) 發(fā) 你們 ” 。 五 、 幾 種 常 見

41、 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 4 .批 復(fù) 批 復(fù) 的 正 文 一 般 都 很 簡(jiǎn) 短 ， 不 必 像 通 知 那 樣 詳 細(xì) 闡 述 意 義 或 道 理 ，也 不 必 像 請(qǐng) 示 那 樣 充 分 說(shuō) 明 理 由 ， 而 只 是 答 復(fù) 問(wèn) 題 。 一 般 由 “ 引語(yǔ) ” 和 “ 答 復(fù) 意 見 ” 兩 部 分 組 成 ： 引 語(yǔ) 即 引 述 請(qǐng) 示 名 稱 或 請(qǐng) 示 主 要 事 項(xiàng) 來(lái) 作 為 批 復(fù) 的 依 據(jù) ， 多為 “ （ 號(hào) 文 ） 收 悉 ” 等 語(yǔ) 。 “ 答 復(fù) 意 見 ” 即 針 對(duì) 請(qǐng) 示 問(wèn) 題 所 作 的 具 體 答 復(fù) ， 也 很 簡(jiǎn) 短 。如 果 答 復(fù) 意

42、見 稍 多 ， 須 分 項(xiàng) 來(lái) 寫 。 “ 答 復(fù) 意 見 ” 如 是 同 意 意 見 ，必 要 時(shí) 還 可 加 上 幾 點(diǎn) 指 示 或 說(shuō) 明 ； 如 是 不 同 意 見 ， 要 說(shuō) 明 不 同 意的 理 由 ， 以 便 于 下 級(jí) 理 解 和 接 受 。 在 擬 寫 批 復(fù) 時(shí) 還 要 注 意 及 時(shí) 性 和 一 致 性 。 批 復(fù) 是 答 復(fù) 請(qǐng) 示 事項(xiàng) 的 公 文 ， 對(duì) 請(qǐng) 示 事 項(xiàng) 的 答 復(fù) ， 一 定 要 及 時(shí) ， 以 免 誤 事 。 凡 請(qǐng) 示事 項(xiàng) 涉 及 到 其 它 部 門 的 問(wèn) 題 ， 批 復(fù) 前 要 盡 快 與 其 協(xié) 商 ， 取 得 一 致意 見 ， 然 后

43、 寫 成 批 復(fù) 意 見 ， 以 利 于 下 級(jí) 機(jī) 構(gòu) 的 實(shí) 施 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) （ 二 ） 常 用 非 規(guī) 范 性 公 文 常 用 非 規(guī) 范 性 公 文 有 ： 工 作 計(jì) 劃 、 工 作 總 結(jié) 、 講 話 稿 、 調(diào) 查 報(bào) 告 、 匯報(bào) 材 料 、 禮 儀 講 話 、 簽 報(bào) 等 ， 下 面 分 別 作 簡(jiǎn) 單 介 紹 。 1 .工 作 計(jì) 劃 類 是 對(duì) 未 來(lái) 一 定 時(shí) 期 內(nèi) 的 某 項(xiàng) 工 作 或 全 面 工 作 進(jìn) 行 安 排 部 署 的 文 件 ，明 確 下 一 步 做 什 么 、 怎 么 做 。 計(jì) 劃 、 規(guī) 劃 、 方

44、案 、 要 點(diǎn) ， 都 屬 于 計(jì) 劃 類 公 文 范 疇 。 計(jì) 劃 類 公 文必 須 具 備 目 標(biāo) 、 措 施 、 步 驟 、 檢 查 與 考 核 等 四 要 素 。 計(jì) 劃 類 公 文 有 兩 種 格 式 ： 一 是 文 字 表 述 式 ， 一 是 圖 表 式 （ 圖 表 式越 來(lái) 越 多 ， 清 晰 、 明 了 、 包 含 的 信 息 量 大 ） ， 比 如 重 點(diǎn) 工 作 任 務(wù)分 解 、 擬 辦 事 項(xiàng) 分 解 、 主 要 經(jīng) 營(yíng) 指 標(biāo) 分 解 、 辦 理 責(zé) 任 分 解 等 都 可以 采 用 圖 表 式 。 計(jì) 劃 類 文 件 要 有 前 瞻 性 和 可 操 作 性 ， 不

45、能 泛 泛 而 談 ， 更 不 能 隨 便 列 幾 條 交 差 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 2 .工 作 總 結(jié) 類 工 作 總 結(jié) 的 特 點(diǎn) 是 實(shí) 踐 性 、 經(jīng) 驗(yàn) 性 、 自 述 性 、 理 論 性 。 不 僅 要 陳述 工 作 情 況 ， 更 要 揭 示 理 性 認(rèn) 識(shí) ， 不 僅 回 答 “ 是 什 么 ” ， 更 要 回答 “ 為 什 么 ” 、 “ 怎 么 做 ” 的 問(wèn) 題 。 工 作 總 結(jié) 一 般 包 括 本 年 度 （ 半 年 ） 基 本 工 作 情 況 、 所 做 的 主 要 工作 、 工 作 進(jìn) 度 、 取 得 哪 些 成 績(jī) 經(jīng) 驗(yàn)

46、、 存 在 的 不 足 和 教 訓(xùn) 、 下 一 步工 作 計(jì) 劃 （ 個(gè) 人 總 結(jié) 寫 努 力 方 向 ） 。 個(gè) 人 總 結(jié) 要 抓 住 主 要 問(wèn) 題 ， 把 握 寫 的 側(cè) 重 點(diǎn) ， 突 出 收 獲 最 大 、 成績(jī) 最 突 出 或 者 感 受 體 會(huì) 最 深 的 東 西 ， 切 忌 寫 成 流 水 帳 。 工 作 總 結(jié) 類 材 料 ， 要 注 意 亮 點(diǎn) 的 提 煉 和 先 進(jìn) 經(jīng) 驗(yàn) 的 總 結(jié) 。 要 讓 閱讀 者 看 出 ， 與 別 的 單 位 相 比 我 們 有 什 么 亮 點(diǎn) 、 與 去 年 相 比 有 哪 些做 得 更 好 ， 促 成 以 上 變 化 的 原 因 、

47、政 策 、 措 施 、 方 法 是 什 么 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 3 .領(lǐng) 導(dǎo) 講 話 類 主 要 有 工 作 報(bào) 告 (代 表 單 位 或 機(jī) 構(gòu) ） 、 會(huì) 議 講 話 （ 報(bào) 告 ） 、 匯 報(bào) 材料 、 傳 達(dá) 提 綱 、 述 職 報(bào) 告 等 。 （ 1 ） 標(biāo) 題 的 寫 法 工 作 報(bào) 告 和 會(huì) 議 講 話 的 標(biāo) 題 可 以 使 用 標(biāo) 題 式 （ 主 標(biāo) 題 、 副 標(biāo)題 構(gòu) 成 ， 主 標(biāo) 題 是 報(bào) 告 內(nèi) 容 的 精 煉 、 概 括 ， 副 標(biāo) 題 寫 報(bào) 告 人 、 報(bào)告 時(shí) 間 ， ） ； 還 有 一 種 常 用 的 標(biāo) 題 ， 就

48、 是 講 話 人 會(huì) 議 名 稱 +文種 構(gòu) 成 ， 如 董 事 長(zhǎng) 在 黨 建 工 作 會(huì) 議 上 的 講 話 ， 簡(jiǎn) 潔 明 了 。 （ 2 ） 主 體 內(nèi) 容 和 基 本 要 求 內(nèi) 容 一 般 包 括 ： 上 年 （ 上 一 階 段 ） 工 作 回 顧 、 存 在 問(wèn) 題 和 困難 、 下 年 （ 下 一 階 段 ） 工 作 任 務(wù) 、 措 施 等 。 總 體 要 求 是 中 心 突 出 、 議 題 集 中 、 政 策 清 楚 、 任 務(wù) 明 確 。 寫得 好 的 講 話 ， 還 需 要 生 動(dòng) 、 富 于 感 情 。 工 作 報(bào) 告 比 較 正 規(guī) ， 用 語(yǔ) 莊 重 ， 一 般 不

49、 用 口 語(yǔ) 化 語(yǔ) 言 ， 一 般不 舉 例 子 ， 但 工 作 做 得 怎 么 樣 ， 要 用 詳 實(shí) 的 數(shù) 據(jù) 說(shuō) 話 ， 一 般 不 允許 脫 稿 臨 場(chǎng) 發(fā) 揮 。 會(huì) 議 講 話 則 相 反 ， 用 語(yǔ) 要 力 求 生 動(dòng) ， 可 以 較 多 地 使 用 口 語(yǔ) 化語(yǔ) 言 ， 體 現(xiàn) 個(gè) 人 風(fēng) 格 ， 可 以 臨 場(chǎng) 脫 稿 發(fā) 揮 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) （ 3 ） 寫 好 講 話 要 具 備 的 基 本 條 件 一 是 全 面 、 深 入 了 解 工 作 情 況 ， 包 括 困 難 問(wèn) 題 、 經(jīng) 驗(yàn) 教 訓(xùn) ，才 能 做 到 落 筆 真 實(shí)

50、 、 全 面 、 客 觀 ； 二 是 要 了 解 有 關(guān) 形 勢(shì) 和 政 策 ， 特 別 是 新 機(jī) 遇 新 政 策 ， 有 什 么好 的 新 政 策 ， 有 什 么 限 制 因 素 和 政 策 ， 擬 訂 措 施 才 能 夠 有 針 對(duì) 性 ，體 現(xiàn) 時(shí) 代 性 ; 三 是 要 有 高 度 ， 要 提 煉 、 歸 納 、 提 高 。 如 果 是 代 總 裁 擬 講 話稿 ， 就 要 站 在 總 裁 的 角 度 思 考 問(wèn) 題 ， 該 講 什 么 ， 該 怎 樣 講 ， 都 有講 究 ； 若 是 代 黨 委 書 記 擬 講 話 稿 ， 就 要 站 在 書 記 的 角 度 來(lái) 考 慮 ，該 如

51、何 講 、 怎 樣 講 ， 二 者 是 有 差 別 的 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 4 .匯 報(bào) 材 料 和 傳 達(dá) 提 綱 都 要 簡(jiǎn) 明 扼 要 ， 條 理 清 晰 ， 實(shí) 事 求 是 。 （ 1 ） 匯 報(bào) 材 料 事 實(shí) 準(zhǔn) 確 、 重 點(diǎn) 突 出 、 要 有 事 例 和 數(shù) 據(jù) ， 事 例 要 有說(shuō) 服 力 。 一 般 根 據(jù) 工 作 情 況 來(lái) 安 排 框 架 ， 但 上 級(jí) 有 明 確 要 求 內(nèi) 容的 ， 一 般 按 上 級(jí) 要 求 逐 一 匯 報(bào) 。 （ 2 ） 傳 達(dá) 提 綱 的 寫 作 要 點(diǎn) ： 一 是 不 能 原 原 本 本 地 照 搬 領(lǐng)

52、 導(dǎo) 講 話 或討 論 發(fā) 言 ， 要 抽 取 、 綜 合 主 要 的 、 有 代 表 性 的 體 現(xiàn) 會(huì) 議 精 神 的 東西 ； 二 是 要 有 側(cè) 重 ， 要 將 本 部 門 、 本 機(jī) 構(gòu) 急 待 落 實(shí) 的 方 面 作 為 傳達(dá) 重 點(diǎn) ； 三 是 貫 徹 落 實(shí) 措 施 也 要 緊 密 結(jié) 合 本 部 門 、 本 機(jī) 構(gòu) 的 實(shí) 際 。 5 .禮 儀 講 話 歡 迎 詞 、 答 謝 詞 、 祝 酒 詞 、 悼 詞 、 紀(jì) 念 性 講 話 等 （ 開 幕 詞 、 閉 幕詞 也 可 以 列 入 禮 儀 講 話 ） 。 其 特 點(diǎn) ： 一 是 簡(jiǎn) 短 精 煉 ； 二 是 富 有 感 情

53、， 歡 迎 詞 、 祝 酒 詞 要 熱 情洋 溢 ， 悼 詞 要 沉 痛 、 沉 重 ； 三 是 力 求 流 暢 悅 耳 ， 文 采 飛 揚(yáng) 。 一 般 要 避 免 小 標(biāo) 題 。 歡 迎 詞 除 在 開 篇 表 示 歡 迎 外 ， 要 簡(jiǎn) 要 介 紹 本 單 位 的 情 況 、 本 次 活動(dòng) 的 目 的 和 安 排 ， 要 展 望 今 后 的 合 作 與 情 誼 ， 最 后 要 有 祝 愿 的 話 。 五 、 幾 種 常 見 公 文 的 寫 作 要 點(diǎn) 6 .簽 報(bào) 發(fā) 起 簽 報(bào) 應(yīng) 當(dāng) 符 合 以 下 規(guī) 則 ： （ 1） 簽 報(bào) 必 須 一 事 一 請(qǐng) ， 必 須 是 針 對(duì) 具 體

54、的 某 一 事 件 。 （ 已 經(jīng) 批示 的 同 一 事 項(xiàng) 需 再 次 提 出 請(qǐng) 示 簽 報(bào) 時(shí) ， 必 須 在 新 簽 報(bào) 中 注 明 并 將上 次 或 同 類 簽 報(bào) 作 為 附 件 一 并 提 交 。 ）（ 2） 簽 報(bào) 必 須 有 簽 報(bào) 人 明 確 的 意 見 或 建 議 。（ 3） 會(huì) 簽 的 簽 報(bào) 必 須 由 會(huì) 簽 部 門 會(huì) 簽 完 畢（ 4） 主 送 人 只 能 為 一 人 ， 必 須 是 該 簽 報(bào) 批 閱 的 具 體 人 員 姓 名 ， 不得 籠 統(tǒng) 地 寫 為 “ 總 裁 室 ” 、 “ 總 經(jīng) 理 室 ” 等 字 樣 。（ 5） 切 忌 過(guò) 簡(jiǎn) 過(guò) 繁 。 在

55、 開 展 重 大 活 動(dòng) 或 制 定 方 案 的 簽 報(bào) 中 ， 要 掌握 簽 報(bào) 正 文 和 附 件 的 功 能 ， 正 文 是 摘 要 ， 附 件 是 具 體 細(xì) 節(jié) 、 報(bào) 表 、明 細(xì) 、 說(shuō) 明 等 。 既 不 能 寫 一 句 話 “ 詳 情 見 附 件 ” ， 也 不 能 把 整 個(gè)方 案 照 搬 到 正 文 里 。 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 （ 一 ） 文 種 的 誤 用 主 要 表 現(xiàn) 在 報(bào) 告 和 請(qǐng) 示 的 錯(cuò) 用 報(bào) 告 和 請(qǐng) 示 同 屬 上 行 文 ， 但 是 性 質(zhì) 截 然 不 同 的 兩 類 文 種

56、。 1 .行 文 目 的 不 同 報(bào) 告 以 陳 述 情 況 為 主 ， 不 要 求 上 級(jí) 批 復(fù) ； 請(qǐng) 示 以 請(qǐng) 求 指 示 或 批 準(zhǔn)事 項(xiàng) 為 主 ， 要 求 上 級(jí) 批 復(fù) 。 2 .公 文 內(nèi) 容 不 同 請(qǐng) 示 可 圍 繞 請(qǐng) 求 事 項(xiàng) 反 映 情 況 ， 說(shuō) 明 理 由 ， 不 排 除 含 有 一 定 的 情況 匯 報(bào) ， 但 報(bào) 告 中 不 能 夾 雜 請(qǐng) 示 事 項(xiàng) 。 3 .規(guī) 范 性 用 語(yǔ) 不 同 報(bào) 告 用 “ 特 此 報(bào) 告 ” 等 ； 請(qǐng) 示 用 “ 當(dāng) 否 ， 請(qǐng) 批 復(fù) ” ， “ 特 此 請(qǐng) 示 ，請(qǐng) 批 復(fù) ” 。 4 .事 例 這 兩 種 文 種

57、 的 濫 用 主 要 表 現(xiàn) 在 兩 個(gè) 方 面 。（ 1） 請(qǐng) 示 、 報(bào) 告 混 用 如 關(guān) 于 請(qǐng) 公 司 領(lǐng) 導(dǎo) 出 席 開 業(yè) 典 禮 的 報(bào) 告 （ 2） 請(qǐng) 示 、 報(bào) 告 并 用 如 關(guān) 于 召 開 -會(huì) 議 的 請(qǐng) 示 報(bào) 告 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 （ 二 ） 隨 意 請(qǐng) 報(bào) “ 請(qǐng) 報(bào) ” 指 以 單 位 名 義 向 上 級(jí) 報(bào) 送 “ 請(qǐng) 示 ” 、 “ 意 見 ” 、 “ 報(bào)告 ” 。 隨 意 請(qǐng) 報(bào) 主 要 有 三 種 情 況 ： 1 .主 送 個(gè) 人 ， 如 “ xx副 總 裁 ” 、 “ xx總 經(jīng) 理 ” 。 2 .多 頭 主 送 ， 如

58、“ xx部 、 xx處 并 xx處 ” 。 3 .越 級(jí) 上 報(bào) 。 （ 三 ） 公 文 組 成 要 素 不 全 1 .上 行 文 缺 簽 發(fā) 人 ， “ 請(qǐng) 示 ” 缺 聯(lián) 系 人 姓 名 、 電 話 。 2 .缺 附 件 。 3 .成 文 日 期 不 全 ， 如 “ 二 OO九 年 一 月 ” 、 “ 0 9 年 2 月 2 2 日 ” 等 。 4 .缺 主 題 詞 或 主 題 詞 不 全 ， 如 缺 類 別 詞 、 文 種 詞 等 。 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 （ 四 ） 公 文 標(biāo) 題 病 誤 1 .標(biāo) 題 無(wú) 文 種 將 一 般 公 文 誤 作 為 法 定 公 文

59、， 致 使 標(biāo) 題 無(wú) 文 種 。 如 民 生 人 壽 管 理 辦 法 （ 暫 行 ) 、 民 生 人 壽 總 結(jié) 報(bào) 告 。 轉(zhuǎn) 發(fā) 、 印 發(fā) 性 通 知 文 種 被 放 棄 ， 致 使 標(biāo) 題 無(wú) 文 種 。 如 關(guān) 于 轉(zhuǎn)發(fā) 的 方 案 。 2 .不 倫 不 類 的 標(biāo) 題 兩 個(gè) 文 種 并 用 ： 如 請(qǐng) 示 報(bào) 告 、 任 免 決 定 的 通 知 等 。 混 用 文 種 ： 將 “ 請(qǐng) 示 ” 錯(cuò) 用 成 “ 申 請(qǐng) ” 。 字 面 意 義 重 復(fù) ： 關(guān) 于 申 請(qǐng) 的 請(qǐng) 示 。 3 .標(biāo) 題 中 事 由 表 達(dá) 不 全 如 關(guān) 于 追 加 -分 公 司 預(yù) 算 的 請(qǐng) 示

60、。 4 .標(biāo) 題 中 亂 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 公 文 標(biāo) 題 中 除 法 規(guī) 、 規(guī) 章 名 稱 加 書 名 號(hào) 外 ， 一 般 不 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 。 公 文 中 亂 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 主 要 表 現(xiàn) 在 ：（ 1） 轉(zhuǎn) 發(fā) 和 頒 發(fā) 法 規(guī) 、 規(guī) 章 ， 不 用 書 名 號(hào) 而 用 引 號(hào) 。（ 2） 不 必 用 其 他 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 而 隨 意 使 用 。 如 ： 關(guān) 于 2010年 “ 文 明禮 貌 月 活 動(dòng) ” 安 排 的 通 知 。 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 （ 五 ） 語(yǔ) 言 結(jié) 構(gòu) 和 文 字 方 面 問(wèn) 題 1 .段 落 層 次 不 清 ， 主

61、 次 不 分 。不 善 于 用 結(jié) 構(gòu) 層 次 序 數(shù) ， 如 一 、 二 、 ， （ 一 ） （ 二 ） ， 1 .、 2 .、 。在 不 同 的 段 落 用 不 同 的 層 次 序 數(shù) 。 2 .不 合 公 文 文 體 ， 出 現(xiàn) 描 述 性 語(yǔ) 言 和 客 套 話 。 3 .以 公 司 名 義 發(fā) 布 的 公 文 ， 正 文 中 出 現(xiàn) “ -部 門 制 定了 - ”。 4 .主 語(yǔ) 謂 語(yǔ) 搭 配 不 當(dāng) 。如 ： 全 系 統(tǒng) 的 工 作 水 平 普 遍 增 加 了 。 （ 提 高 ） 上 述 問(wèn) 題 ， 今 后 準(zhǔn) 備 進(jìn) 一 步 加 強(qiáng) 和 改 進(jìn) 。 （ 解 決 和 糾 正 ）

62、六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 5 .引 文 文 號(hào) 錯(cuò) 放 在 文 件 名 前例 ： 根 據(jù) 保 監(jiān) 會(huì) 2 0 0 9 3 號(hào) 文 件 頒 布 的 - 的 文 件 精 神 ， 。 6 .標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) 錯(cuò) 用（ 1 ） 句 號(hào) 、 逗 號(hào) 錯(cuò) 用 為 了 加 強(qiáng) 營(yíng) 銷 渠 道 管 理 ， 規(guī) 范 銷 售 行 為 ， 維 護(hù) 消 費(fèi) 者 利 益 ， 在全 系 統(tǒng) 建 立 防 范 違 法 違 規(guī) 行 為 監(jiān) 督 檢 查 體 系 。 根 據(jù) 保 監(jiān) 會(huì) -會(huì) 議精 神 ， 決 定 （ 2 ） 頓 號(hào) 、 逗 號(hào) 錯(cuò) 用 在 時(shí) 間 緊 ， 任 務(wù) 重 ， 困 難 多 的 情 況 下

63、 ， 公 司 號(hào) 召 全 體 員 工 。（ 3 ） 在 小 標(biāo) 題 上 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào)（ 4 ） 正 文 中 標(biāo) 注 附 件 的 部 分 用 標(biāo) 點(diǎn) 符 號(hào) ： 附 件 ： 民 生 人 壽 專 職 講 師 津 貼 管 理 辦 法 六 、 公 文 中 常 見 問(wèn) 題 分 析 （ 六 ） 公 文 時(shí) 效 及 廢 止 問(wèn) 題 公 文 都 有 時(shí) 效 ， 目 前 在 這 方 面 主 要 有 兩 類 問(wèn) 題 ： 1 .由 于 缺 乏 計(jì) 劃 性 ， 公 文 發(fā) 布 時(shí) 間 倉(cāng) 促 ， 未 給 執(zhí) 行 單位 留 足 準(zhǔn) 備 時(shí) 間 。 2 .修 訂 制 度 類 文 件 ， 對(duì) 文 件 的 歷 史 缺

64、乏 了 解 ， 在 印 發(fā)新 制 度 時(shí) ， 未 對(duì) 舊 制 度 廢 止 。 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) （ 一 ） 通 用 介 紹 1 .目 前 公 司 OA系 統(tǒng) 中 的 文 件 流 程 包 括 發(fā) 文 、 收 文 和 簽報(bào) （ 分 為 總 部 簽 報(bào) 和 分 公 司 -總 部 簽 報(bào) ） ； 2 . OA中 各 流 程 、 各 節(jié) 點(diǎn) 通 用 的 功 能 包 括 查 詢 經(jīng) 過(guò) 本 節(jié)點(diǎn) 后 文 件 的 流 轉(zhuǎn) 狀 態(tài) 和 稿 紙 打 印 。 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn)流 轉(zhuǎn) 狀 態(tài) 查 詢 （ 流 程 圖 ） 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn)流 轉(zhuǎn) 狀 態(tài) 查 詢 （

65、 流 程 狀 態(tài) ） 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn)打 印 本 節(jié) 點(diǎn) 已 提 交 本 節(jié) 點(diǎn) 未 提 交 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) （ 二 ） 發(fā) 文 流 程 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn)常 見 問(wèn) 題 說(shuō) 明 1 .所 有 的 退 回 均 將 文 件 退 至 “ 2 -部 門 負(fù) 責(zé) 人 審 核 ” ； 2 .部 門 負(fù) 責(zé) 人 及 以 上 擁 有 “ 轉(zhuǎn) 發(fā) ” 權(quán) 限 ； 3 .多 人 同 時(shí) 處 理 同 一 環(huán) 節(jié) ， 均 為 平 行 設(shè) 置 ， 當(dāng) 最 后 一 人 處理 完 畢 后 進(jìn) 入 下 一 環(huán) 節(jié) ； 4 .責(zé) 任 人 審 核 環(huán) 節(jié) 如 為 多 選 ，

66、 每 個(gè) 操 作 人 都 有 退 回 權(quán) 限 。 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) （ 三 ） 收 文 流 程 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) （ 四 ） 簽 報(bào) 流 程 1 .總 部 簽 報(bào) 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) 2 .分 公 司 -總 部 簽 報(bào) 七 、 OA中 的 文 件 流 轉(zhuǎn) （ 五 ） OA文 件 流 轉(zhuǎn) 的 幾 點(diǎn) 注 意 事 項(xiàng) 1 .正 文 附 件 和 發(fā) 文 依 據(jù) 的 運(yùn) 用 在 OA發(fā) 文 流 程 中 ， 有 “ 正 文 附 件 ” 和 “ 發(fā) 文 依 據(jù) ” 兩 個(gè) 欄 目 。 “ 正 文 附 件 ” 主 要 用 來(lái) 上 傳 需 要 附 于 文 件 后 ， 但 不 在 版 記 以 內(nèi) 的各 類 文 件 。 “ 發(fā) 文 依 據(jù) ” 主 要 用 于 選 擇 本 操 作 人 參 與 過(guò) 的 流 程 作 為 本 次 發(fā) 文的 發(fā) 文 理 由 及 依 據(jù) 。 由 于 受 到 系 統(tǒng) 功 能 限 制 ， 一 些 作 為 依 據(jù) 的 本 地 文 件 或 不 掛 網(wǎng) 但 具有 參 考 意 義 的 文 件 也 可 以 以 “ 正 文 附 件 ” 的 方 式