XX公司公文處理辦法

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1、某某公司公文處理辦法 第一章 總 則 第一條 為使某某公司（簡稱某公司）的公文處理工作規(guī)范化、制度化，提高公文處理效率和公文質(zhì)量，依據(jù)公司實際情況，制定本辦法。 第二條 本辦法適用于公司公文處理工作。 第三條 公司的公文是公司管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)、貫徹黨和國家的方針政策，請示和答復(fù)問題，聯(lián)系商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。 第四條 公文處理工作是指公文的發(fā)文辦理、收文辦理和立卷存檔管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 第五條 公司的公文處理實行歸口管理。 行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的公文處理工作，行政部政務(wù)秘書負(fù)責(zé)公

2、文處理； 公司各機(jī)構(gòu)（黨委、董事會、監(jiān)事會、工會、團(tuán)支部等）設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)公文處理工作。 第六條 公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。 第七條 本辦法涉及公文種類、公文格式等標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容以國家標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。執(zhí)行中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的有關(guān)規(guī)定。 第二章 公文種類 第八條 公文種類包括但不限于以下種類： （一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。 （二）決定。適用于對重要事項作出決策和部署。 （三）規(guī)定。適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制度帶有約束性的

3、措施。 （四）通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 （五）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。 （六）報告。適用于向上級單位匯報工作、反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。 （七）請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。 （八）批復(fù)。適用于答復(fù)請示事項。 （九）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。 （十）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。 第三章 公文格式 第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單

4、位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等組成。 （一）份號。使用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。 （二）密級和保密期限。公文的秘密等級分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限，使用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。 （三）緊急程度。公文緊急程度分別標(biāo)注“特急”“加急”，使用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。 （四）發(fā)文單位標(biāo)志。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)

5、范化簡稱加 “文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨用主辦機(jī)構(gòu)名稱。發(fā)文單位標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，使用紅色小標(biāo)宋體字。 （五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位，在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。 （六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓

6、名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。 （七）標(biāo)題。使用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。 （八）主送單位。使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標(biāo)全角冒號。 （九）正文。使用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標(biāo)注；一般第一層用

7、黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。 （十）特殊情況說明。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。 （十一）附件說明。在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。 （十二）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。 （十三）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)

8、全稱，月、日不編虛位。 （十四）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。有特定發(fā)文單位標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。 （十五）附注。居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。 （十六）附件。應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。 （十七）抄送單位。使用單位

9、全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。使用4號仿宋體字，在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蛦挝幻Q，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標(biāo)句號。 如需把主送單位移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送單位。既有主送單位又有抄送單位時，應(yīng)當(dāng)將主送單位置于抄送單位之上一行，之間不加分隔線。 （十八）印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位和印發(fā)日期使用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)”二字。 （十九）頁碼。使用4號半角宋

10、體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。 第十條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。 第十一條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。 第四章 行文規(guī)則 第十二條 行文要確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 第十三條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，要同時抄報

11、被越過的單位。 第十四條 向上級單位行文，要遵循以下規(guī)則： （一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位； （二）某公司的請示、報告事項，原則上須以母公司某某集團(tuán)名義向上級單位呈報，屬公司職權(quán)范圍內(nèi)的事項，經(jīng)母公司批準(zhǔn)后，報送上級主管部門，同時抄報母公司； （三）請示要一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項； （四）除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送公文，不得以公司負(fù)責(zé)人名義向上級單位報送公文。 第十五條 公司內(nèi)部行文，要遵循以下規(guī)則： （一）公司有發(fā)文權(quán)的機(jī)構(gòu)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向公司所屬各部門行

12、文。 （二）涉及多個部門或者機(jī)構(gòu)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門或者機(jī)構(gòu)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。 第十六條 公司各機(jī)構(gòu)必要時可以聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦機(jī)構(gòu)。 屬于各機(jī)構(gòu)各自職權(quán)范圍之內(nèi)的，不得聯(lián)合行文。 第十七條 除經(jīng)公司授權(quán)，公司各職能部門不得以部門的名義對外行文。 第五章 發(fā)文辦理 第十八條 公司經(jīng)營層的發(fā)文辦理包括擬稿、簽發(fā)時限、簽發(fā)、發(fā)文、存檔等五個程序。 第十九條 擬稿。屬于綜合性的發(fā)文由行政部組織起草、審核；屬于專業(yè)性較強的發(fā)文，由各專業(yè)部門起草，由行政部審核；聯(lián)合發(fā)文要征求聯(lián)合發(fā)文機(jī)構(gòu)的意見，由主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，由行政部會同聯(lián)合發(fā)文機(jī)構(gòu)共同審核。 第二十

13、條 簽發(fā)時限。行政部應(yīng)根據(jù)擬發(fā)文的緩急程度確定簽發(fā)時限，將發(fā)文分為平件、急件、特急件限時辦理： （一）平件應(yīng)于擬稿之日起（不包括擬稿日）2個工作日內(nèi)簽發(fā)，即“T+2”工作日； （二）急件應(yīng)于擬稿當(dāng)日內(nèi)簽發(fā)，即“T+0”工作日； （三）特急件應(yīng)在擬稿完成后隨報隨簽，即“H+1”工作小時； （四）對于綜合性較強的、需要集體研究的事關(guān)重大的擬發(fā)文件，可適當(dāng)寬限，但最多不能超過5個工作日簽發(fā)。 第二十一條 簽發(fā)。公司文件簽發(fā)由行政部填寫文件簽發(fā)單，履行如下簽發(fā)程序： （一）對于一般性文件，行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報行政部分管經(jīng)理簽發(fā)；必要時呈報總經(jīng)理簽發(fā)； （二）對于重要性文件，

14、行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)行政部分管經(jīng)理審核后，呈報總經(jīng)理簽發(fā)； （三）對于涉及專業(yè)性較強的文件，由有關(guān)專業(yè)部門提出意見，行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)分管經(jīng)理審核，報行政部分管經(jīng)理審批，呈報總經(jīng)理簽發(fā)；必要時呈報董事長簽發(fā)； （四）對于涉及合同、協(xié)議、對外擔(dān)保、法律事務(wù)的文件，行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，有關(guān)專業(yè)部門提出意見，經(jīng)分管經(jīng)理審核，報行政部分管經(jīng)理和總經(jīng)理審批，呈報董事長簽發(fā)。 （五）對于聯(lián)合發(fā)文文件，由各機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)會簽后印發(fā)。 第二十二條 發(fā)文。文件簽發(fā)后，由行政部按發(fā)文規(guī)則編號、印制、用印，由文件主辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)取分發(fā)，同時做好文件簽收、登記。 聯(lián)合發(fā)文由主辦機(jī)構(gòu)按發(fā)文規(guī)

15、則編號、印制，聯(lián)合發(fā)文各機(jī)構(gòu)用印后，由文件主辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)取分發(fā)，并同時做好文件簽收、登記。 第二十三條 存檔。行政部將公司發(fā)文的擬稿紙、文件的原件（一式兩份）、修改稿、附件和文件發(fā)送登記表全部存檔。聯(lián)合發(fā)文的原件由主辦機(jī)構(gòu)存檔。 第六章 收文辦理 第二十四條 公司經(jīng)營層的收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦（遞轉(zhuǎn)）、辦文時限、傳閱、承辦、催辦、答復(fù)和存檔等九個程序。 第二十五條 簽收和登記。行政部對簽收的文件、資料等逐件清點，根據(jù)文件、資料的性質(zhì)進(jìn)行分類、登記；如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文單位查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。 （一）外來文件、資料、書信由行政部簽收、分類、登記，分發(fā)至相關(guān)

16、部門； （二）公司各機(jī)構(gòu)上報的材料和文件報行政部，行政部根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)進(jìn)行登記，履行公司文件處理程序； （三）代表公司外出參加會議的人員，回公司后應(yīng)將會議資料全部移交行政部，由行政部進(jìn)行登記，履行公司文件處理程序； （四）代表公司外出考察人員，回公司后應(yīng)將考察資料、考察報告移交行政部，由行政部進(jìn)行登記，履行公司文件處理程序。 第二十六條 登記。登記項目包括：收文編號、收文日期、發(fā)文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)，并將辦理結(jié)果予以登記。 第二十七條 擬辦（遞轉(zhuǎn)）。行政部按文件內(nèi)容和緩急程度填好傳閱單，履行如下擬辦程序： （一）對于一般性文件，由行政部負(fù)責(zé)人提出擬

17、辦意見，報行政部分管經(jīng)理閱批；必要時呈報總經(jīng)理閱批； （二）對于重要性文件，由行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)行政部分管經(jīng)理審閱后，呈報總經(jīng)理閱批； （三）對于涉及有關(guān)專業(yè)內(nèi)容的文件，由行政部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，有關(guān)專業(yè)部門提出意見，經(jīng)分管經(jīng)理審閱后，報行政部分管經(jīng)理和總經(jīng)理閱批； （四） 對于涉及各機(jī)構(gòu)的公文，由行政部簽收、登記后，遞轉(zhuǎn)至公司各機(jī)構(gòu)。 第二十八條 辦理時限。行政部應(yīng)根據(jù)文件的緩急程度將文件分為平件、急件、特急件限時辦理： （一）平件應(yīng)于文件送達(dá)之日起（不包括文件送達(dá)日）2個工作日內(nèi)閱完，即“T+2”工作日； （二）急件應(yīng)于文件送達(dá)當(dāng)日內(nèi)閱完，

18、即“T+0”工作日； （三）特急件應(yīng)隨送隨閱批，即“H+1”工作小時。 第二十九條 傳閱。行政部根據(jù)批示意見，按照一定的程序?qū)⑽募瓦_(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或閱示。閱文人應(yīng)根據(jù)文件要求，嚴(yán)格按“T+X”工作制度，及時簽閱。行政部應(yīng)隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳或延誤。 第三十條 承辦。行政部按照批示，將文件送達(dá)有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時辦理，不得延誤和推諉。承辦時間從承辦部門收到公文之日起計算。 第三十一條 催辦。行政部應(yīng)在規(guī)定時間前，向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證公文及時辦理完畢。 第三十二條 答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。 第三十三條 存檔。行政部應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)閱批單原件和文件原件保存并存檔。 第七章 附 則 第三十四條 公司各機(jī)構(gòu)（黨委、董事會、監(jiān)事會、工會、團(tuán)支部等）公文辦理參照本辦法執(zhí)行。 第三十五條 本辦法由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。 第三十六條 本辦法自公司會議審議通過后執(zhí)行。 - 11 -