崗位說明書的編寫

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1、 真誠為您提供優(yōu)質(zhì)參考資料，若有不當(dāng)之處，請指正。 崗位說明書的編寫 編制崗位說明書的前提——部門職能說明書 每個企業(yè)在編制各個崗位說明書之前，必須先按照現(xiàn)代企業(yè)管理要求，把企業(yè)的戰(zhàn)略職能具體落實到企業(yè)中各部門，系統(tǒng)地界定企業(yè)各部門的關(guān)鍵職能，完成企業(yè)現(xiàn)有部門的職能定位，明晰各部門的使命、責(zé)任、主要工作流程以及關(guān)鍵績效指標(biāo)等，建立起各個部門職能說明書；將部門擁有的工作業(yè)務(wù)流程在部門職能中逐一列出，建立了部門職能與企業(yè)關(guān)鍵工作流程之間的鏈接，為部門職能的實現(xiàn)提供了可靠的途徑，為崗位說明書奠下了基礎(chǔ)，同時還將部門主要工作流程的輸出成果以部門關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPI）的方式確定下來，引導(dǎo)部門成員圍

2、繞關(guān)鍵績效指標(biāo)開展工作，為部門績效管理建立依據(jù)。 在這里，筆者不對部門職能說明書的編寫進(jìn)行具體地闡述，只對與本文有關(guān)的內(nèi)容稍做論述。部門是組織職能實現(xiàn)的基本單位，而部門職能是組織設(shè)計部門化的結(jié)果；部門職能說明書是部門職能管理的有效工具，是組織職能與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)的基礎(chǔ)。部門職能說明書可以根據(jù)企業(yè)性質(zhì)不同而不同，但都必須包涵基本內(nèi)容：部門使命、部門主要職責(zé)、內(nèi)部架構(gòu)圖、職位設(shè)置、職位編制、部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)等等，如表1： 表1X X部門職能說明書 編號NO： 部門名稱 部門負(fù)責(zé)人崗位 直接領(lǐng)導(dǎo)職位 部 門 職 位 設(shè) 置 部門職位編制 職位名稱 編制

3、 部門使命 部門主要職責(zé) 部門關(guān)鍵流程 部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI） 其中，部門關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI）指的是實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，本部門應(yīng)承擔(dān)哪些指標(biāo)？大致可以分為幾類進(jìn)行闡述： 1、財務(wù)類指標(biāo)，如費用預(yù)算達(dá)成率、銷售收入達(dá)成率、投資收益率； 1 / 8 2、客戶類指標(biāo)，如客戶滿意度、客戶投訴處理解決的滿意度、公共關(guān)系效果評價、媒體正面爆光次數(shù)等； 3、流程類指標(biāo)，如差錯率、工作計劃達(dá)成率、安全性等； 4、學(xué)習(xí)成長類指標(biāo)，如培訓(xùn)計劃達(dá)成率、員工建議數(shù)量與質(zhì)量等。 如何編寫崗位說明書 崗位說明書具體內(nèi)容的編寫是牽涉面最廣，涉及到所

4、有員工，工作量十分浩大的文件整理匯編工作，大體可分為幾個步驟來進(jìn)行：準(zhǔn)備階段、編寫、審核與修訂、定稿等。 1、準(zhǔn)備階段 （1）組建編寫小組：負(fù)責(zé)具體編寫工作和協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。編寫小組成員由顧問公司（如有外聘）、人力資源部及其他部門指定的人員組成。對小組成員具體要求： 對企業(yè)及本部門的經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)狀況比較了解、有一定的影響力、能公平公正地處理問題、有一定的文字功底、小組成員一般是各部門的負(fù)責(zé)人。 （2）組建領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審核編寫的結(jié)果和解決編寫中出現(xiàn)的有關(guān)問題，主要由企業(yè)資深、高層管理人員組成。 2、編寫階段 （1）設(shè)計框架。由編寫小組主要成員共同設(shè)計出適合本企業(yè)的崗位說明書框架，包括

5、崗位說明書的樣式草本及相關(guān)內(nèi)容（如表2），并提交領(lǐng)導(dǎo)小組審定。 表2　　　崗位說明書 崗位名稱 所在部門 崗位定員數(shù) 崗位編號 部門編號 薪酬等級 直接上級 直接下級 崗位圖 工作綜述 崗位職責(zé) 序號 工作項目 具體職責(zé) 工作權(quán)重% 績效指標(biāo) 1 2 3 4 5 6 7 8 工作協(xié)作關(guān)系 內(nèi)部 外部 任職資格 任職資格項目 要求 教育程度

6、專業(yè)（工種） 工作經(jīng)驗 知識要求 上崗證/資格證 對身體健康要求 專業(yè) 技能 技能 級別 需求程度的級別：很強(qiáng)-5，強(qiáng)-4，較強(qiáng)-3，一般-2，無要求-1 其他 工作環(huán)境 工作時間 特 征 使用的主要工具設(shè)備 述職簽字 任職人 任職人 上 級 人力資 源 部 （2）組織培訓(xùn)。針對崗位說明書的框架，由編寫小組的主要成員組織全體員工進(jìn)行崗位說明書編寫技能與技巧的培訓(xùn)。 （3）編寫。編寫小組輔導(dǎo)或者幫助崗位任職人進(jìn)行崗位說明書的編寫，并完成初稿，提交

7、部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核與修訂。 崗位說明書內(nèi)容的具體如何編寫，一般分為幾大部分，下面對其中部分內(nèi)容作簡要說明： ●基本概況：崗位名稱指的是任職崗位的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質(zhì)、突出崗位的職能，如招聘干事、教育干事等；崗位的編號一般由企業(yè)人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本崗位隸屬的部門名稱；直接上級指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，一般一個崗位只有一個直接上級崗位；直接下級指所描述崗位直接領(lǐng)導(dǎo)的下屬崗位名稱；薪酬等級指根據(jù)崗位評價的結(jié)果，按照企業(yè)的管理制度確認(rèn)的薪酬級別；崗位圖指的是部門內(nèi)部架構(gòu)圖。 ●工作綜述：即設(shè)置該崗位的最重要的原因，指對本崗位職能進(jìn)行綜合、概括性的描述，一般用一句話，

8、采用“三段論”的方式來描述，即“依據(jù)/按照……，做……（行動），達(dá)成……結(jié)果”。 ●崗位工作描述：崗位工作描述包括工作項目、工作描述、績效標(biāo)準(zhǔn)3部分。其中工作項目包括崗位關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)和崗位基礎(chǔ)工作職責(zé) ；關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作職責(zé)指為發(fā)揮本崗位職能必須承擔(dān)的具體業(yè)務(wù)模塊的工作職責(zé)，崗位基礎(chǔ)工作指各部門為完善本崗位的職能建設(shè)所承擔(dān)的共性工作；一般情況下管理崗位才有必要描述基礎(chǔ)工作。工作描述指對工作項目的具體內(nèi)容進(jìn)行描述，一般也采用“三段論”的格式。工作權(quán)重指本項工作的工作量占本崗位工作總量的比例，一般情況下可以用時間比例來代替，所有工作的總權(quán)重為100%?？冃?biāo)準(zhǔn)指衡量本項工作完成情況的指標(biāo)及

9、標(biāo)準(zhǔn)，主要從時間、數(shù)量、質(zhì)量和成本等方面來設(shè)置。 ●工作協(xié)作關(guān)系：工作協(xié)作關(guān)系包括對內(nèi)和對外兩部分。對內(nèi)主要指與直接上級或平級部門/崗位之間協(xié)作關(guān)系，一般填寫最常聯(lián)系的3-5個部門或崗位；對外協(xié)作關(guān)系主要從上級單位、政府有關(guān)部門，客戶及中介組織等方面來描述。 ●任職資格：任職資格的內(nèi)容包括學(xué)歷要求、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗、職業(yè)資格證、專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)工種及崗位對英語和計算機(jī)方面的要求。基本資格指要完成本崗位工作職能任職者必須具備的資格，本欄必須全部填寫。崗位技能主要從招聘的角度出發(fā)，根據(jù)崗位工作的需要，并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。 ●其他部分：包含工作環(huán)境和工作時間

10、。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實際工作環(huán)境，如崗位是否面臨噪音、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作時間主要是指本崗位工作時間的規(guī)律性；使用的主要工具設(shè)備指完成崗位職責(zé)所需要使用的工具或設(shè)備。 3、審核與修訂 部門負(fù)責(zé)人對崗位說明書的初稿進(jìn)行初步審核，及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題；編寫小組提供崗位說明書的審核技術(shù)和辦法，負(fù)責(zé)審核的過程輔導(dǎo)，解決項目小組審核中遇到的技術(shù)問題,并負(fù)責(zé)收集審核意見，并修訂。 4、定稿 編寫小組將已初步修訂的崗位說明書提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組對所有的崗位說明書進(jìn)行綜合性全面審核，提出審核意見，并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同探討，最

11、終確定修訂的辦法，經(jīng)編寫小組再修訂后，崗位說明書定稿。 崗位說明書定稿后，通過一定的程序進(jìn)行下發(fā)執(zhí)行。 崗位說明書的定期審查和保管 崗位說明書并不是一成不變的，它應(yīng)該隔一段時間進(jìn)行一次修訂，在應(yīng)用中動態(tài)地改進(jìn)崗位說明書的內(nèi)容，而且這種修訂是應(yīng)該和企業(yè)的人力資源規(guī)劃結(jié)合在一起。這就是通常所說的規(guī)范化管理的系統(tǒng)性。 1、常規(guī)性調(diào)整 崗位說明書一般實行會審制度，由企業(yè)人力資源部每年或定期組織對崗位說明書進(jìn)行分級審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調(diào)整。 2、應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)整而調(diào)整 在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整之后，可能會引起組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和變化，那么這時組織結(jié)構(gòu)就變了，職能變了，當(dāng)然

12、崗位也變了，會出現(xiàn)一些新的崗位，或者有一些老崗位消失，或者有些崗位的內(nèi)容職責(zé)、工作負(fù)荷也會有所變化，應(yīng)重新修訂崗位說明書。這項工作由人力資源部主持，和相關(guān)的部門來研究決定，研究以后要進(jìn)行總的調(diào)整。 3、崗位說明書作為界定部門或崗位職責(zé)的重要靜態(tài)資料，應(yīng)妥善保管 崗位說明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完成情況；直接上級保管一份，用于檢查、督導(dǎo)員工的工作；人力資源部存檔一份，用于了解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工作是否公平、公正和合理。崗位說明書作為企業(yè)文件，當(dāng)任職人辭職、辭退、調(diào)出、離任時不得將其帶走，應(yīng)移交給上級主管或繼任崗位人員。 總之，崗位說明書的編寫工作應(yīng)該首先得到管理高層的認(rèn)可，取得高層對崗位職責(zé)“變革”的理解和支持，并且在員工的積極參與和配合下，逐步分層實施。根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，再根據(jù)組織結(jié)構(gòu)來確定部門職責(zé)，崗位的職責(zé)應(yīng)為部門職責(zé)的分解，部門的各項職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)即“人人有事做，事事有人做”。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，將部門的工作任務(wù)合理地分解到具體的崗位，確定部門的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責(zé)。 溫馨提示：最好仔細(xì)閱讀后才下載使用，萬分感謝！