《辦公用品管理》PPT課件.ppt

辦公用品管理,學(xué)習(xí)目標(biāo),能夠購買或租用辦公設(shè)備以及消耗品。 能夠知曉辦公用品及設(shè)備的采購程序和步驟。 能夠?qū)嵤┺k公資源的保管、發(fā)放和利用。 能夠?qū)嵤┺k公設(shè)備和辦公用品的庫存監(jiān)管。,某公司的秘書小張，負(fù)責(zé)辦公室辦公用品和辦公設(shè)備的管理。公司近日要采購一批辦公用品，采購單上列有如下用品：貨架2個(gè)，儲(chǔ)藏文件夾2個(gè)，打印紙5箱，打印墨盒15個(gè)，信封300個(gè)，記事本200本，稿紙300本，鉛筆、油筆、簽字筆各10盒，大頭針、曲別針各40盒，訂書器10個(gè)，碎紙機(jī)2臺(tái)，備忘錄100個(gè)，紙簍20個(gè)。 訓(xùn)練（1）寫出采購以上商品的程序。 訓(xùn)練（2）如何辦理進(jìn)貨入庫手續(xù)？,技能訓(xùn)練,任務(wù)情景,小張到行政部就職已有一段時(shí)間了，部門經(jīng)理想好好培養(yǎng)他。于是試著讓他負(fù)責(zé)辦公設(shè)備和辦公用品的采購、保管和分發(fā)，同時(shí)又交給他一份采購清單，讓他本周之內(nèi)務(wù)必備齊清單上的物品。還特意囑咐他查看一下庫存的辦公用品是否缺乏，是否需要補(bǔ)充一些。第一次接到這樣的工作，小張不知道去哪采購、采購多少、怎么采購。 思考：辦公室資源采購程序如何？要遵守哪些基本原則？,一、辦公用品的種類,（1）紙簿類：復(fù)印紙，復(fù)寫紙，標(biāo)簽紙，筆記本，普通白紙，帶單位抬頭的用紙 （2）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液 （3）裝訂類：大頭針、打空機(jī)、剪刀、訂書機(jī) （4）歸檔用品：文件夾，檔案袋 辦公設(shè)備專用易耗品：復(fù)印機(jī)用墨盒，計(jì)算機(jī)磁盤 辦公設(shè)備桌椅、櫥柜類、器械、設(shè)備類：辦公桌椅、計(jì)算機(jī)桌椅、會(huì)議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復(fù)印、照相機(jī)、空調(diào)、電扇等,二、辦公用品的購買或租用,一、辦公用品的購買程序,（1）由需要購買貨物的人填寫公司內(nèi)部的購買申請(qǐng)表并簽字，說明需要貨物的理由和細(xì)節(jié)，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后批準(zhǔn)后交給采購人員。 （2）由采購人員向供應(yīng)商發(fā)出購買需求，各供應(yīng)商返回對(duì)應(yīng)的報(bào)價(jià)單或估價(jià)單，經(jīng)過采購人員比較、篩選。 （3）填寫正式訂購單并簽字，說明訂購貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商，該訂購單需要被授權(quán)人即公司高級(jí)主管簽字批準(zhǔn)，同時(shí)要復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門，表示開始購貨，準(zhǔn)備付款。 （4）當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后，要對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購單檢查貨物，查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求，講簽收后的交貨單送會(huì)計(jì)部門 （5）采購人員要根據(jù)收到的貨物填寫入庫單，貨物入庫，庫房人員要簽字表示貨物進(jìn)庫 （6）會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后，對(duì)照交貨單、入庫單、訂購單，三單數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)會(huì)主管簽字批準(zhǔn)，支付款額。,采購過程中的各類函件與表格,(見教材P20),采購過程中的各類函件與表格,采購過程中的各類函件與表格,辦公設(shè)備和易耗品的訂購方式 (1)電話訂購。大多數(shù)的日常辦公用品都通過電話從供應(yīng)商處訂購。 (2)傳真訂購。有些設(shè)備和辦公易耗品的訂購，需給供應(yīng)商發(fā)傳真，詳細(xì)列出訂購貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時(shí)間等細(xì)節(jié)，供應(yīng)商在接到傳真后，會(huì)按要求送貨上門。 (3)填寫訂購單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購單，在訂購時(shí)需將訂購單值寫好，郵寄或傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)要求送貨上門。 (4)因特網(wǎng)服務(wù)。訪問因特網(wǎng)可得到電子商務(wù)服務(wù)，如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿(mào)易、電子銀行、電子貨幣等，通過網(wǎng)上購物也可實(shí)現(xiàn)辦公用品和耗材的采購。,采購人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行比較篩選,提供的價(jià)格和費(fèi)用 質(zhì)量和交貨 售后服務(wù) 安全可靠性,任務(wù)實(shí)施 (1)上網(wǎng)或致電了解辦公用品供應(yīng)公司是否擁有需要的采購產(chǎn)品，并查看相關(guān)價(jià)格；撰寫詢價(jià)函并向?qū)Ψ焦景l(fā)出。 (2)得到對(duì)方公司的報(bào)價(jià)函后，與市場(chǎng)價(jià)格和以前購買的相同產(chǎn)品的價(jià)格進(jìn)行比較，確保價(jià)格的合理性；撰寫采購申請(qǐng)，連同對(duì)方公司的報(bào)價(jià)函一起上交給購物部門負(fù)責(zé)人，審核批準(zhǔn)采購申請(qǐng)。 (3)得到購物部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審批，得到同意的簽署意見后，拿給總經(jīng)理審批；得到總經(jīng)理的簽署意見后，按照購置物品程序向?qū)Ψ焦景l(fā)出訂購單。 (4)做好驗(yàn)收工作，根據(jù)逐級(jí)批準(zhǔn)的購置單驗(yàn)收已購物品，二者相符后，填寫收貨單，確認(rèn)無誤后簽字，最后索要票據(jù)和審核票據(jù)。 (5)收藏好票據(jù)，并將物品逐一登記入庫，以便保管和領(lǐng)用。,任務(wù)情景,小張是公司的辦公室秘書，管理著辦公用品的采購、保管和分發(fā)。長(zhǎng)期以來，公司辦公用品的管理一直處于無序狀態(tài)，辦公用品管理比較模糊，漏洞比較大，完全不正規(guī)，差什么就去采購什么，沒有一個(gè)大的計(jì)劃。發(fā)放就更不用說了，哪個(gè)部門缺少什么派個(gè)人就來領(lǐng)，也不用辦理什么領(lǐng)取手續(xù)。一年下來，統(tǒng)計(jì)辦公用品的消耗或費(fèi)用根本無法準(zhǔn)確清晰地反映出來，領(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)格整頓辦公室物品的管理，建立健全規(guī)范的辦公用品、辦公設(shè)備的管理制度。 思考：小張接下來應(yīng)該如何做？,三、辦公用品的接收,(1)先用訂貨單和通知單核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物。 (2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商。 (3)接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款。 (4)接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中。 (5)接收后，要及時(shí)更新庫存余額。 (6)將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好。 (7)訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。,四、辦公用品的保管,（1）儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失。 （2）各類物品要清楚地貼標(biāo)簽，表明類別和存放地，以便能迅速找到物品 （3）新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發(fā)出去，這可保證物品不會(huì)因過期而不得不銷毀 （4）體積大、分量重的物品應(yīng)放置在最下面，以減少從架子上取物時(shí)發(fā)生事故危險(xiǎn)的可能 （5）小的物品、常用的物品，如訂書釘盒，應(yīng)放在較大物品的前面，以防止被較大的物品擋住，不易見到和領(lǐng)取 （6）儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。 （7）儲(chǔ)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到,五、辦公用品的發(fā)放,（1）指定專人發(fā)放 （2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時(shí)間發(fā)放 （3）緊急需要物品時(shí)，要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)給予發(fā)放 （4）必須填寫物品申請(qǐng)表，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn) （5）物品申請(qǐng)表重的申請(qǐng)表編號(hào)、申請(qǐng)部門、物品名稱、數(shù)量、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導(dǎo)簽字、日期等要填寫清楚 （6）清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放的辦公用品 （7）提醒使用人注意節(jié)約，杜絕浪費(fèi),庫存物品分類記錄表,物品申領(lǐng)表,任務(wù)情景,小張負(fù)責(zé)公司A4文件紙張的購買，企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張的最大庫存量為100令，最小庫存量為15令，再定貨量為25令。 思考：小張應(yīng)該在這種紙張剩下多少的時(shí)候就組織訂購新貨？這種文件紙張庫存還剩多少時(shí)就會(huì)出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)？,六、辦公用品的庫存控制,最大庫存量。這是一項(xiàng)物品應(yīng)存儲(chǔ)的最大數(shù)量，這個(gè)數(shù)字的確定是由存儲(chǔ)費(fèi)用、存儲(chǔ)空間及物品的保存期限所決定的。 最小庫存量。當(dāng)庫存余額達(dá)到最小庫存量時(shí)，就必須采取緊急行動(dòng)檢查是否已經(jīng)定貨，并與供應(yīng)商聯(lián)系，確定可以接受的交貨時(shí)間。 再定貨量。這個(gè)數(shù)字是由物品的平均使用量、物品交貨的時(shí)間長(zhǎng)短來確定的，當(dāng)庫存余額與再定貨量接近時(shí)，就意味著必須訂購新的貨物來使貨物的余額達(dá)到最大庫存量，以保證業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行。,庫存控制的優(yōu)點(diǎn) (1)大量的資金不被不必要的庫存占用。 (2)空間不被用來存儲(chǔ)不必要的貨物。 (3)能監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。 (4)避免物品被破壞或因過期而作廢。 (5)保持充足的庫存，以保證組織的順利運(yùn)作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。 (6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價(jià)。,七、辦公用品的庫存監(jiān)督,檢查庫存物品申請(qǐng)表和庫存卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況，其目的是防止物品的過度使用，這種庫存監(jiān)督可能每2個(gè)月1次。 定期檢查庫存記錄卡，了解庫存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫存量和再定貨量，其目的是了解公司發(fā)展變化后，在使用方式改變的情況下是否需要重新調(diào)整這些量；也通過監(jiān)督處理那些過期的和多余的物品。這種監(jiān)督通常1年檢查2次 檢查實(shí)際庫存，將庫存中實(shí)際存放的物品余額對(duì)照卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止浪費(fèi)和被盜；準(zhǔn)確計(jì)算庫存價(jià)值；剔除那些從未使用的物品；發(fā)現(xiàn)和糾正庫存記錄的不正確填寫。這種監(jiān)督通常有規(guī)定的時(shí)間間隔，例如1年4次。,八、建立庫存目錄,(1)庫存目錄系列序號(hào)。 (2)財(cái)產(chǎn)描述。 (3)財(cái)產(chǎn)消耗。 (4)供應(yīng)商名稱。 (5)接收日期。 (6)存放位置。,要學(xué)會(huì)填寫庫存記錄卡,原材料庫存月報(bào)表,年 月 日,庫存物品分類記錄表,編號(hào)： 類別；辦公文具 第23頁,九、辦公設(shè)備建檔,1.對(duì)日常用品、辦公用品、辦公家具、各類設(shè)備的數(shù)量、現(xiàn)狀和使用情況調(diào)查的清清楚楚，然后進(jìn)行分類建檔。包括名稱、制造商、購買時(shí)間、放置地點(diǎn)等 2.設(shè)備的操作、保修和維護(hù)信息 3.設(shè)備的故障排除和零部件更換信息，發(fā)生故障的日期，情況，報(bào)告人等 4.設(shè)備的使用情況登記。,任務(wù)實(shí)施 通過庫存知識(shí)的學(xué)習(xí)，我們可以知道小張采購A4文件紙張的一次進(jìn)貨量最多不能超過庫存數(shù)量100令，超過了會(huì)造成浪費(fèi)。而當(dāng)庫存中A4文件紙數(shù)量達(dá)到25令時(shí)候，小張就要組織再次訂購新貨了。如果A4文件紙數(shù)量少于15令時(shí)小張還沒有去購買這種紙，那就是小張的失職了。,班級(jí)要舉行元旦聯(lián)歡晚會(huì)，你作為采購組成員負(fù)責(zé)晚會(huì)使用物品的采購。你打算從哪幾個(gè)方面做好這件事？,技能訓(xùn)練,秘書小張負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理。由于他的記憶力特別好，每次進(jìn)貨時(shí)，他都能夠很快記住所進(jìn)貨物的規(guī)格和質(zhì)量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營銷部的取貨單前來取貨，小張因?yàn)楫?dāng)時(shí)有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來時(shí)，小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒有看取貨單，也沒有清點(diǎn)貨物，下班時(shí)關(guān)上門就走了。到了月底清點(diǎn)庫存時(shí)，發(fā)現(xiàn)少了很多用品，小張也說不明白這些用品的去處。 分析討論：說說秘書小張?jiān)趯?duì)辦公設(shè)備和辦公用品的庫存管理中的不當(dāng)之處，并討論如果你是小張，應(yīng)在哪些方面進(jìn)行改進(jìn)？,案例分析,你馬上要休年假了，時(shí)間是15天，領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)批準(zhǔn)了你的休假請(qǐng)求，從這個(gè)周末你就可以不用來公司上班了。作為辦公室的秘書，要負(fù)責(zé)辦公用品和辦公設(shè)備的采購和分發(fā)，為了保證在你休假期間工作人員的辦公用品不會(huì)缺乏，你休假前應(yīng)該做些什么？,案例分析,2008年9月8日星期一上午8：30，寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領(lǐng)取復(fù)印紙兩包、圓珠筆7支，文件夾4個(gè)，他該如何領(lǐng)用呢？,技能訓(xùn)練,謝謝！,