管理信息系統(tǒng)作業(yè)-某汽車企業(yè)財務管理信息系統(tǒng)案例分析

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. 管理信息系統(tǒng)作業(yè) 某汽車企業(yè)財務管理信息系統(tǒng)案例分析 2010級MBA周末二班 2012年1月6日 一、企業(yè)信息化建設動因分析 隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)面臨的竟爭環(huán)境發(fā)生了根本性變化，如顧客需求瞬息萬變，技術(shù)創(chuàng)新不斷加速，競爭日趨激烈。在這種形勢下，企業(yè)管理必須轉(zhuǎn)變，從粗放經(jīng)營向成本控制轉(zhuǎn)變，從部門管理到企業(yè)級協(xié)同管理轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能適應競爭形勢的變化。 隨著國家宏觀經(jīng)濟的結(jié)構(gòu)性調(diào)整和對汽車行業(yè)的扶持，汽車行業(yè)迎來了新的改革發(fā)展機遇，給企業(yè)帶來巨大的市場需求。這些外部宏觀環(huán)境的變化給企業(yè)的發(fā)展提供了較好的發(fā)展機會。 另一方面，汽車市場競爭也越來越激烈，更多的競爭對手加入到汽車市場的爭奪，顧客的選擇面加寬，對產(chǎn)品與服務質(zhì)量的要求越來越高，給企業(yè)的產(chǎn)品和服務提出了新的挑戰(zhàn)。同時公司經(jīng)過近幾年來的發(fā)展，生產(chǎn)已達到一定的規(guī)模，取得了較明顯的經(jīng)濟效益。在這種發(fā)展較好的形式下，企業(yè)怎樣在激烈的市場競爭中加快發(fā)展是擺在管理者面前迫在眉睫的課題。公司經(jīng)過長時間的分析研究，提出了企業(yè)在“做精做強”的原則下進入新一輪發(fā)展的戰(zhàn)略方針。通過分析公司存在的一些問題可以看出（例如管理層次多、管理幅度大、管理效率低；管理人員對競爭戰(zhàn)略理解程度以及職工對規(guī)范管理掌握程度都有待提高等），公司目前的管理模式很難支撐新的發(fā)展戰(zhàn)略。對公司進行管理變革已勢在必行，這正是公司實施財務管理信息系統(tǒng)的主要原因之一。 1、技術(shù)落后無法滿足現(xiàn)行經(jīng)營管理的需求。隨著業(yè)務水平，管理水平和應用水平的提高，原有系統(tǒng)只能在局域網(wǎng)上運行，不能進行遠程處理，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象，不能準確的對帳，而且重復錄入性工作多，特別是銀行對帳單不能直接引入，需要手工錄入。這種財務系統(tǒng)已遠遠滿足不了業(yè)務管理的需要。 2、財務核算不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和傳遞。原有系統(tǒng)最大不足之處在于存在信息孤島，不能滿足公司對財務整體狀況進行監(jiān)控、統(tǒng)計和內(nèi)部對帳等管理的需要。 3、事前、事中控制困難。由于原有系統(tǒng)功能簡單，財務不能完全甩帳，只能作事后分析，不能進行事前計劃和事中控制，難以較好發(fā)揮財務監(jiān)控的作用。因此，企業(yè)通過一系列的分析，決定需要更新原有的財務系統(tǒng)，建設一套具有本企業(yè)特色、先進、實用、可靠的管理信息系統(tǒng)，以適應總體發(fā)展戰(zhàn)略。 二、企業(yè)管理信息系統(tǒng)解決方案 1、系統(tǒng)建設目標 經(jīng)過公司多層次的反復討論，最后制定的公司財務管理信息系統(tǒng)項目總體目標是: 通過對企業(yè)現(xiàn)有流程的分析，實施業(yè)務流程重組，建立面向流程的管理模式；運用信息技術(shù)，實現(xiàn)對物流、資金流、信息流的集成控制，提高企業(yè)效益和市場競爭力。 通過財務管理，可以實現(xiàn)公司對資金流、信息流的集中管理，可以統(tǒng)一整個公司的核算標準及規(guī)則，可以完成對下級單位財務數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控，從而加強公司本部作為管理機構(gòu)的監(jiān)控職能，滿足公司對其下屬各級分支機構(gòu)管理與實時監(jiān)控的要求。對下級分支機構(gòu)的經(jīng)營活動及資金運作狀況能夠?qū)崟r查詢與控制，及時掌握其經(jīng)營動態(tài)，便于管理局領導進行科學決策。 加強財務預算管理，包括各種資金預算、費用預算等，合理編制預算，通過對下屬各業(yè)務單位項目執(zhí)行情況的跟蹤、核算與管理實現(xiàn)對預算的執(zhí)行情況進行跟蹤控制，有效控制部門、項目費用，降低成本。既支持單一企業(yè)的預算編制功能，也支持集團企業(yè)預算指標的下發(fā)、預算數(shù)據(jù)的上報審批、以及預算執(zhí)行數(shù)據(jù)的上報匯總等功能。 功能強大數(shù)據(jù)匯總功能，可以進行多角度數(shù)據(jù)匯總，全面滿足不同使用人員的需要；同時系統(tǒng)支持溯源查詢。 及時準確的合并報表：對內(nèi)部交易能夠快速準確地實現(xiàn)對賬，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集分層過濾抵銷的功能，真實反映集團的財務狀況、經(jīng)營成果。 隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展和擴大，企業(yè)內(nèi)部總部和分銷機構(gòu)之間或企業(yè)總部與遠程倉庫之間的數(shù)據(jù)傳遞問題成為企業(yè)關注的焦點，為使總部能及時了解各分支機構(gòu)的采購、銷售、庫存及應收帳款狀況，為企業(yè)的管理提供準確詳細的信息。 通過瀏覽器，實現(xiàn)完全的遠程操作，支持遠程辦公，為企業(yè)提供一個及時掌握企業(yè)、各子公司業(yè)務全貌的信息處理平臺。 使企業(yè)總部及時通過各子公司傳遞的各種數(shù)據(jù)，了解子公司的經(jīng)營情況，調(diào)整公司的經(jīng)營策略。母公司就可以在總部應用服務器中依據(jù)獨立核算的子公司情況建立相應的賬套，使子公司可以通過數(shù)據(jù)復制功能，將子公司賬套內(nèi)新增加的數(shù)據(jù)，及時復制到母公司的相應賬套內(nèi)，以便實現(xiàn)母公司的實時監(jiān)控。 具體來講，包括： （1）內(nèi)部采用統(tǒng)一的財務系統(tǒng)，統(tǒng)一會計制度和會計原則，方便財務信息的采集，同時適應內(nèi)部不同行業(yè)的財務核算要求； （2）組建財務信息網(wǎng)絡，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，上級機構(gòu)對下級機構(gòu)的財務從計算機上做到即時查詢、審計，嚴格內(nèi)部監(jiān)管制度，強化財務管理； （3）企業(yè)內(nèi)部財務數(shù)據(jù)能及時自動上報,上級機構(gòu)能對上報數(shù)據(jù)進行匯總、合并和分析，使領導及時掌握全公司的經(jīng)營狀況，為其提供決策支持數(shù)據(jù)，提高市場應變能力； （4）財務電算化系統(tǒng)具有WEB功能，支持遠程錄入、查詢、會計憑證、帳簿、報表等有關會計數(shù)據(jù)，實現(xiàn)遠程操作； （5）能實現(xiàn)預算編制、預算執(zhí)行和預算評價三個過程。 （6）能對資金的使用、結(jié)構(gòu)、安全、成本（含利息）和效益進行控制。 2、應用解決方案 公司采用用友ERP-U8管理軟件。公司ERP系統(tǒng)實施的范圍包括公司管理機關（含管理處室和職能部門）、各主流程單位、4個輔助單位。 根據(jù)組織機構(gòu)設置和管理需要，公司決定采用如下站點分布方案： 功能模塊 總部站點數(shù) 技術(shù)開發(fā)區(qū)站點數(shù) 使用部門 總帳 １０ １０ 財務部、審計部 應收系統(tǒng) １０ １０ 財務部 應付系統(tǒng) １０ １０ 財務部 ＵＦＯ表 １０ １０ 財務部、市場部 決策支持 不限站點 無 財務部、辦公室 財務分析 不限站點 不限站點 財務部、辦公室 資金管理 不限站點 無 財務部 預算管理 不限站點 不限站點 財務部、市場部 3、業(yè)務流程具體解決方案 管理信息系統(tǒng)通過集中建賬、統(tǒng)一基礎科目設置、集中數(shù)據(jù)管理、遠程實時查賬等等手段，全面支持了企業(yè)的集中式管理模式。 （1）統(tǒng)一規(guī)范的基礎設置，實現(xiàn)集團信息統(tǒng)一管理和橫向?qū)Ρ确治?。在管理信息系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的會計科目，制訂統(tǒng)一的基礎設置規(guī)范，統(tǒng)一采用新的企業(yè)會計制度，保證整個企業(yè)在基礎設置上的統(tǒng)一規(guī)范，為實現(xiàn)多組織的集中管理奠定良好基礎。 （2）另建一套費用帳進行集中報帳。各單位單獨設立帳套，另外設一套費用帳（以單位別設憑證類別），單獨核算、控制費用，在財務分析中編制費用預算，日常各單位發(fā)生費用統(tǒng)一在費用帳中反映，能控制個人在各單位報銷的費用，便于及時平衡各單位盈虧。月末將費用帳中的憑證分類別的輸出，然后利用總帳工具分別引入到各單位帳中進行核算。 （3）預算管理（包括現(xiàn)金預算、收入與費用預算、損益與指標預算）。預算管理包括預算編制、預算執(zhí)行和預算評價三個過程。預算編制全面預算按季滾動編制，現(xiàn)金收支計劃按月滾動編制。財務部定制表格，同時提供與預算期相等時間（期）的各預算單位的歷史實際數(shù)據(jù)，以供編制者參考，各預算單位編制好預算，預算管理系統(tǒng)據(jù)引自動生成預算匯總表（部門預算——＞公司預算——＞總部預算）；預算執(zhí)行過程包括預算檢查、分析、調(diào)整和控制，軟件系統(tǒng)對突破預算的支出做到實時反映，提供提示、警告以及不得錄入等多種選擇；預算評價過程包括預算結(jié)果分析、問題揭示和預算業(yè)績評價等，提供按月度、季度和年度的預算指標與實際數(shù)的對照分析，反映預算執(zhí)行差額和差率。 （4）用輔助核算簡化科目體系，加強管理。在科目設置時將往來科目設為客戶、供應商往來核算，將固定資產(chǎn)、在建工程、存貨類、成本類、收入類等設為項目核算，其他應收款—個人往來、費用內(nèi)某些科目設為個人往來，其余費用類科目設為部門核算。對科目進行輔助核算后，科目體系中科目不需要隨單位經(jīng)營期的變化而進行調(diào)整，系統(tǒng)編制相關憑證時，提示用戶錄入對應的輔助信息，這樣，在節(jié)省科目的同時保證信息的詳盡。另外，將成本類、收入類設為項目核算，形成一個利潤中心，加強盈虧管理。 3、使用效果評估 財務管理信息系統(tǒng)的核心思想是實現(xiàn)對整個價值鏈和供應鏈的有效管理，實施財務管理信息系統(tǒng)后，首先優(yōu)化了業(yè)務運作流程，實現(xiàn)了“三流”的集成和控制，利用信息技術(shù)實現(xiàn)信息的集成性、準確性和實時性。通過實施財務管理信息系統(tǒng)后，公司在以下八個方面（“八化”）產(chǎn)生較大的變化：流程體系化/效率化；組織扁平化/規(guī)范化；采購集中化；營銷市場化；效益管理動態(tài)化；財務業(yè)務控制一體化；績效管理顯性化；預算管理日?；Ｏ到y(tǒng)提高了公司的整體管理水平和企業(yè)效率、效益及市場競爭力，為公司的進一步發(fā)展打下良好的管理基礎。 具體來說主要有：建立和完善基于流程管理的組織和績效考核體系；建立適合公司實際需求的資金預算和監(jiān)督體系，通過采用標準成本法等手段實現(xiàn)貫穿采購、庫存、生產(chǎn)和銷售全過程的動態(tài)成本實時監(jiān)控；充分利用信息技術(shù)建立財務—業(yè)務一體化集成系統(tǒng)，實現(xiàn)財務從目前會計核算到財務管理、戰(zhàn)略財務管理的轉(zhuǎn)變，從而有效支持決策；建立和完善公司的采購和銷售模式，利用信息技術(shù)最大程度上實現(xiàn)采購和銷售信息的共享和監(jiān)管，達到實現(xiàn)采購管理規(guī)范和建立面向客戶的營銷體系；基于物流和信息流的統(tǒng)一，建立快速、實時的生產(chǎn)制造管理信息系統(tǒng)。 （1）統(tǒng)一設置基礎科目實現(xiàn)集團信息可比性。在原來的分散賬務信息系統(tǒng)下，由于信息傳遞速度低、不準確，經(jīng)常出現(xiàn)公司上下科目設置不一致的情況，給企業(yè)財務管理和各營業(yè)部之間業(yè)務的對比分析和管理帶來很大困難。適應企業(yè)集團化應用特點和財務信息可比性需要，企業(yè)利用系統(tǒng)中統(tǒng)一科目的功能，這樣就解決了總部對下屬單位的財務核算、預算、資金的實時監(jiān)控和對比分析等問題，以便整合內(nèi)外部資源，發(fā)揮總部的計劃與控制作用。 （2）數(shù)據(jù)的集中管理，保證了集中式管理模式的實現(xiàn)。企業(yè)管理信息系統(tǒng)以總部為中心，各下屬單位集中建帳，兩個區(qū)域之間采用互聯(lián)網(wǎng)進行傳遞數(shù)據(jù)，總部對整個企業(yè)的財務信息可以一目了然，方便地實現(xiàn)了賬、證、表數(shù)據(jù)的高度集成，保證了公司集中式管理的實現(xiàn)。 （3）實現(xiàn)異地實時查詢與統(tǒng)計分析，充分發(fā)揮領導的監(jiān)控職能?；赪EB功能的管理信息系統(tǒng)提供了遠程查賬功能，總部可以根據(jù)報表反映出來的結(jié)果追溯到業(yè)務發(fā)生的最原始單據(jù)，系統(tǒng)使財務報表上報制度大為簡化，財務報表傳遞周期明顯縮短；還具備了財務預算、異地實時查詢、統(tǒng)計、分析和監(jiān)督管理等在傳統(tǒng)桌面型財務軟件中無法有效完成的功能。領導能對各單位的財務狀況進行實時監(jiān)控；在不影響單位工作的前提下，領導能夠及時獲取有效信息，及時發(fā)現(xiàn)各單位在財務管理中存在的問題并及時解決，充分發(fā)揮領導財務監(jiān)控的職能。 （4）強化資金的集中管理。利用系統(tǒng)中的資金管理子系統(tǒng)，企業(yè)能夠很好地處理各類籌資、投資、擔保、內(nèi)部資金撥付、資金計息等資金業(yè)務，并能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)外部各種資金進行預測、控制、分析，管理各種資金合同，動態(tài)準確地反映各項資金的來源與去向，保證資金的運作效率，并且實現(xiàn)了資金的統(tǒng)一調(diào)配，控制資金的流出，降低風險，提高資金運作效益。 （5）輔助核算能力增強。在實際業(yè)務中，有許多輔助核算，如：個人、部門、對外投資、利潤中心、在建工程等，這些項目核算量大且統(tǒng)計要求頻繁。如果使用傳統(tǒng)的科目核算方法，按項目開設賬頁，并在賬頁中按輔助項設專欄進行明細核算，即所謂多欄賬，會導致科目數(shù)量成倍增加，造成科目體系龐大、錯賬率高、難以進行縱向橫向分析比較、統(tǒng)計核算匯總不便等許多弊端。采取這種科目結(jié)構(gòu)，即使在計算機上也不會得到理想的管理效率和效果。另外，將成本、費用進行項目核算，可以及時準確的了解各業(yè)務利潤。 （6）豐富的報表查詢?yōu)楣芾硖峁┲С?。在完成日常業(yè)務的基礎上，該系統(tǒng)提供靈活多樣的查詢方式、組合式查詢條件，這些報表的提供滿足了財務部門帳表的數(shù)據(jù)要求，以及業(yè)務部門和分管總經(jīng)理的查詢和匯總要求，同時為統(tǒng)計部門提供必要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 （7）實現(xiàn)預算管理。在預算編制方面，財務部門發(fā)布預算表格時，同時提供與預算期相等時間（期）的各預算單位的歷史實際數(shù)據(jù)，給編制者參考；各預算單位編好送至財務部門，預算管理系統(tǒng)據(jù)此自動生成預算匯總表；經(jīng)過董事會決議發(fā)布的預算方案，在系統(tǒng)中不能隨意修改，如需變更，需在系統(tǒng)中履行簽批程序；預算實現(xiàn)滾動編制。在預算執(zhí)行方面，財務人員能夠?qū)崟r掌握各預算的執(zhí)行情況（發(fā)生進度）；向各預算單位提供預算執(zhí)行進度等預算提示報告；預算期內(nèi)，各預算單位可就預算的部分內(nèi)容通過規(guī)定的程序要求作預算變更，財務系統(tǒng)應當揭示部分預算變更對全面預算的影響（變更前后之分析）；對費用和現(xiàn)金實行嚴格控制，突破預算的支出提供提示、警告以及不得錄入等多種選，并提供單項報告。 （8）解決開發(fā)中心拆試存貨管理。在汽車專用技術(shù)開發(fā)中心的用來研究試用的存貨進行項目管理，試用時按項目分別進入長期待攤費用具體項目，攤銷時直接從一個虛擬的項目（攤銷）出去。這樣就可以保存每一試用存貨的原始價值，又可以達到平衡攤銷目的。 .