管理信息系統(tǒng)作業(yè)-某汽車企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)案例分析
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管理信息系統(tǒng)作業(yè)-某汽車企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)案例分析
.管理信息系統(tǒng)作業(yè)某汽車企業(yè)財務(wù)管理信息系統(tǒng)案例分析2010級MBA周末二班 2012年1月6日一、企業(yè)信息化建設(shè)動因分析隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,企業(yè)面臨的竟爭環(huán)境發(fā)生了根本性變化,如顧客需求瞬息萬變,技術(shù)創(chuàng)新不斷加速,競爭日趨激烈。在這種形勢下,企業(yè)管理必須轉(zhuǎn)變,從粗放經(jīng)營向成本控制轉(zhuǎn)變,從部門管理到企業(yè)級協(xié)同管理轉(zhuǎn)變。只有這樣,才能適應(yīng)競爭形勢的變化。隨著國家宏觀經(jīng)濟的結(jié)構(gòu)性調(diào)整和對汽車行業(yè)的扶持,汽車行業(yè)迎來了新的改革發(fā)展機遇,給企業(yè)帶來巨大的市場需求。這些外部宏觀環(huán)境的變化給企業(yè)的發(fā)展提供了較好的發(fā)展機會。另一方面,汽車市場競爭也越來越激烈,更多的競爭對手加入到汽車市場的爭奪,顧客的選擇面加寬,對產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量的要求越來越高,給企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)提出了新的挑戰(zhàn)。同時公司經(jīng)過近幾年來的發(fā)展,生產(chǎn)已達到一定的規(guī)模,取得了較明顯的經(jīng)濟效益。在這種發(fā)展較好的形式下,企業(yè)怎樣在激烈的市場競爭中加快發(fā)展是擺在管理者面前迫在眉睫的課題。公司經(jīng)過長時間的分析研究,提出了企業(yè)在“做精做強”的原則下進入新一輪發(fā)展的戰(zhàn)略方針。通過分析公司存在的一些問題可以看出(例如管理層次多、管理幅度大、管理效率低;管理人員對競爭戰(zhàn)略理解程度以及職工對規(guī)范管理掌握程度都有待提高等),公司目前的管理模式很難支撐新的發(fā)展戰(zhàn)略。對公司進行管理變革已勢在必行,這正是公司實施財務(wù)管理信息系統(tǒng)的主要原因之一。 1、技術(shù)落后無法滿足現(xiàn)行經(jīng)營管理的需求。隨著業(yè)務(wù)水平,管理水平和應(yīng)用水平的提高,原有系統(tǒng)只能在局域網(wǎng)上運行,不能進行遠程處理,經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象,不能準確的對帳,而且重復(fù)錄入性工作多,特別是銀行對帳單不能直接引入,需要手工錄入。這種財務(wù)系統(tǒng)已遠遠滿足不了業(yè)務(wù)管理的需要。 2、財務(wù)核算不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和傳遞。原有系統(tǒng)最大不足之處在于存在信息孤島,不能滿足公司對財務(wù)整體狀況進行監(jiān)控、統(tǒng)計和內(nèi)部對帳等管理的需要。 3、事前、事中控制困難。由于原有系統(tǒng)功能簡單,財務(wù)不能完全甩帳,只能作事后分析,不能進行事前計劃和事中控制,難以較好發(fā)揮財務(wù)監(jiān)控的作用。因此,企業(yè)通過一系列的分析,決定需要更新原有的財務(wù)系統(tǒng),建設(shè)一套具有本企業(yè)特色、先進、實用、可靠的管理信息系統(tǒng),以適應(yīng)總體發(fā)展戰(zhàn)略。二、企業(yè)管理信息系統(tǒng)解決方案1、系統(tǒng)建設(shè)目標經(jīng)過公司多層次的反復(fù)討論,最后制定的公司財務(wù)管理信息系統(tǒng)項目總體目標是: 通過對企業(yè)現(xiàn)有流程的分析,實施業(yè)務(wù)流程重組,建立面向流程的管理模式;運用信息技術(shù),實現(xiàn)對物流、資金流、信息流的集成控制,提高企業(yè)效益和市場競爭力。通過財務(wù)管理,可以實現(xiàn)公司對資金流、信息流的集中管理,可以統(tǒng)一整個公司的核算標準及規(guī)則,可以完成對下級單位財務(wù)數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控,從而加強公司本部作為管理機構(gòu)的監(jiān)控職能,滿足公司對其下屬各級分支機構(gòu)管理與實時監(jiān)控的要求。對下級分支機構(gòu)的經(jīng)營活動及資金運作狀況能夠?qū)崟r查詢與控制,及時掌握其經(jīng)營動態(tài),便于管理局領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策。 加強財務(wù)預(yù)算管理,包括各種資金預(yù)算、費用預(yù)算等,合理編制預(yù)算,通過對下屬各業(yè)務(wù)單位項目執(zhí)行情況的跟蹤、核算與管理實現(xiàn)對預(yù)算的執(zhí)行情況進行跟蹤控制,有效控制部門、項目費用,降低成本。既支持單一企業(yè)的預(yù)算編制功能,也支持集團企業(yè)預(yù)算指標的下發(fā)、預(yù)算數(shù)據(jù)的上報審批、以及預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的上報匯總等功能。 功能強大數(shù)據(jù)匯總功能,可以進行多角度數(shù)據(jù)匯總,全面滿足不同使用人員的需要;同時系統(tǒng)支持溯源查詢。 及時準確的合并報表:對內(nèi)部交易能夠快速準確地實現(xiàn)對賬,實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集分層過濾抵銷的功能,真實反映集團的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果。 隨著企業(yè)規(guī)模的不斷發(fā)展和擴大,企業(yè)內(nèi)部總部和分銷機構(gòu)之間或企業(yè)總部與遠程倉庫之間的數(shù)據(jù)傳遞問題成為企業(yè)關(guān)注的焦點,為使總部能及時了解各分支機構(gòu)的采購、銷售、庫存及應(yīng)收帳款狀況,為企業(yè)的管理提供準確詳細的信息。 通過瀏覽器,實現(xiàn)完全的遠程操作,支持遠程辦公,為企業(yè)提供一個及時掌握企業(yè)、各子公司業(yè)務(wù)全貌的信息處理平臺。 使企業(yè)總部及時通過各子公司傳遞的各種數(shù)據(jù),了解子公司的經(jīng)營情況,調(diào)整公司的經(jīng)營策略。母公司就可以在總部應(yīng)用服務(wù)器中依據(jù)獨立核算的子公司情況建立相應(yīng)的賬套,使子公司可以通過數(shù)據(jù)復(fù)制功能,將子公司賬套內(nèi)新增加的數(shù)據(jù),及時復(fù)制到母公司的相應(yīng)賬套內(nèi),以便實現(xiàn)母公司的實時監(jiān)控。 具體來講,包括:(1)內(nèi)部采用統(tǒng)一的財務(wù)系統(tǒng),統(tǒng)一會計制度和會計原則,方便財務(wù)信息的采集,同時適應(yīng)內(nèi)部不同行業(yè)的財務(wù)核算要求;(2)組建財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò),企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享,上級機構(gòu)對下級機構(gòu)的財務(wù)從計算機上做到即時查詢、審計,嚴格內(nèi)部監(jiān)管制度,強化財務(wù)管理;(3)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)能及時自動上報,上級機構(gòu)能對上報數(shù)據(jù)進行匯總、合并和分析,使領(lǐng)導(dǎo)及時掌握全公司的經(jīng)營狀況,為其提供決策支持數(shù)據(jù),提高市場應(yīng)變能力;(4)財務(wù)電算化系統(tǒng)具有WEB功能,支持遠程錄入、查詢、會計憑證、帳簿、報表等有關(guān)會計數(shù)據(jù),實現(xiàn)遠程操作;(5)能實現(xiàn)預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算評價三個過程。(6)能對資金的使用、結(jié)構(gòu)、安全、成本(含利息)和效益進行控制。2、應(yīng)用解決方案公司采用用友ERP-U8管理軟件。公司ERP系統(tǒng)實施的范圍包括公司管理機關(guān)(含管理處室和職能部門)、各主流程單位、4個輔助單位。根據(jù)組織機構(gòu)設(shè)置和管理需要,公司決定采用如下站點分布方案:功能模塊總部站點數(shù)技術(shù)開發(fā)區(qū)站點數(shù)使用部門總帳財務(wù)部、審計部應(yīng)收系統(tǒng)財務(wù)部應(yīng)付系統(tǒng)財務(wù)部表財務(wù)部、市場部決策支持不限站點無財務(wù)部、辦公室財務(wù)分析不限站點不限站點財務(wù)部、辦公室資金管理不限站點無 財務(wù)部預(yù)算管理不限站點不限站點財務(wù)部、市場部3、業(yè)務(wù)流程具體解決方案管理信息系統(tǒng)通過集中建賬、統(tǒng)一基礎(chǔ)科目設(shè)置、集中數(shù)據(jù)管理、遠程實時查賬等等手段,全面支持了企業(yè)的集中式管理模式。(1)統(tǒng)一規(guī)范的基礎(chǔ)設(shè)置,實現(xiàn)集團信息統(tǒng)一管理和橫向?qū)Ρ确治?。在管理信息系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的會計科目,制訂統(tǒng)一的基礎(chǔ)設(shè)置規(guī)范,統(tǒng)一采用新的企業(yè)會計制度,保證整個企業(yè)在基礎(chǔ)設(shè)置上的統(tǒng)一規(guī)范,為實現(xiàn)多組織的集中管理奠定良好基礎(chǔ)。(2)另建一套費用帳進行集中報帳。各單位單獨設(shè)立帳套,另外設(shè)一套費用帳(以單位別設(shè)憑證類別),單獨核算、控制費用,在財務(wù)分析中編制費用預(yù)算,日常各單位發(fā)生費用統(tǒng)一在費用帳中反映,能控制個人在各單位報銷的費用,便于及時平衡各單位盈虧。月末將費用帳中的憑證分類別的輸出,然后利用總帳工具分別引入到各單位帳中進行核算。(3)預(yù)算管理(包括現(xiàn)金預(yù)算、收入與費用預(yù)算、損益與指標預(yù)算)。預(yù)算管理包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算評價三個過程。預(yù)算編制全面預(yù)算按季滾動編制,現(xiàn)金收支計劃按月滾動編制。財務(wù)部定制表格,同時提供與預(yù)算期相等時間(期)的各預(yù)算單位的歷史實際數(shù)據(jù),以供編制者參考,各預(yù)算單位編制好預(yù)算,預(yù)算管理系統(tǒng)據(jù)引自動生成預(yù)算匯總表(部門預(yù)算公司預(yù)算總部預(yù)算);預(yù)算執(zhí)行過程包括預(yù)算檢查、分析、調(diào)整和控制,軟件系統(tǒng)對突破預(yù)算的支出做到實時反映,提供提示、警告以及不得錄入等多種選擇;預(yù)算評價過程包括預(yù)算結(jié)果分析、問題揭示和預(yù)算業(yè)績評價等,提供按月度、季度和年度的預(yù)算指標與實際數(shù)的對照分析,反映預(yù)算執(zhí)行差額和差率。(4)用輔助核算簡化科目體系,加強管理。在科目設(shè)置時將往來科目設(shè)為客戶、供應(yīng)商往來核算,將固定資產(chǎn)、在建工程、存貨類、成本類、收入類等設(shè)為項目核算,其他應(yīng)收款個人往來、費用內(nèi)某些科目設(shè)為個人往來,其余費用類科目設(shè)為部門核算。對科目進行輔助核算后,科目體系中科目不需要隨單位經(jīng)營期的變化而進行調(diào)整,系統(tǒng)編制相關(guān)憑證時,提示用戶錄入對應(yīng)的輔助信息,這樣,在節(jié)省科目的同時保證信息的詳盡。另外,將成本類、收入類設(shè)為項目核算,形成一個利潤中心,加強盈虧管理。3、使用效果評估財務(wù)管理信息系統(tǒng)的核心思想是實現(xiàn)對整個價值鏈和供應(yīng)鏈的有效管理,實施財務(wù)管理信息系統(tǒng)后,首先優(yōu)化了業(yè)務(wù)運作流程,實現(xiàn)了“三流”的集成和控制,利用信息技術(shù)實現(xiàn)信息的集成性、準確性和實時性。通過實施財務(wù)管理信息系統(tǒng)后,公司在以下八個方面(“八化”)產(chǎn)生較大的變化:流程體系化/效率化;組織扁平化/規(guī)范化;采購集中化;營銷市場化;效益管理動態(tài)化;財務(wù)業(yè)務(wù)控制一體化;績效管理顯性化;預(yù)算管理日?;O到y(tǒng)提高了公司的整體管理水平和企業(yè)效率、效益及市場競爭力,為公司的進一步發(fā)展打下良好的管理基礎(chǔ)。具體來說主要有:建立和完善基于流程管理的組織和績效考核體系;建立適合公司實際需求的資金預(yù)算和監(jiān)督體系,通過采用標準成本法等手段實現(xiàn)貫穿采購、庫存、生產(chǎn)和銷售全過程的動態(tài)成本實時監(jiān)控;充分利用信息技術(shù)建立財務(wù)業(yè)務(wù)一體化集成系統(tǒng),實現(xiàn)財務(wù)從目前會計核算到財務(wù)管理、戰(zhàn)略財務(wù)管理的轉(zhuǎn)變,從而有效支持決策;建立和完善公司的采購和銷售模式,利用信息技術(shù)最大程度上實現(xiàn)采購和銷售信息的共享和監(jiān)管,達到實現(xiàn)采購管理規(guī)范和建立面向客戶的營銷體系;基于物流和信息流的統(tǒng)一,建立快速、實時的生產(chǎn)制造管理信息系統(tǒng)。(1)統(tǒng)一設(shè)置基礎(chǔ)科目實現(xiàn)集團信息可比性。在原來的分散賬務(wù)信息系統(tǒng)下,由于信息傳遞速度低、不準確,經(jīng)常出現(xiàn)公司上下科目設(shè)置不一致的情況,給企業(yè)財務(wù)管理和各營業(yè)部之間業(yè)務(wù)的對比分析和管理帶來很大困難。適應(yīng)企業(yè)集團化應(yīng)用特點和財務(wù)信息可比性需要,企業(yè)利用系統(tǒng)中統(tǒng)一科目的功能,這樣就解決了總部對下屬單位的財務(wù)核算、預(yù)算、資金的實時監(jiān)控和對比分析等問題,以便整合內(nèi)外部資源,發(fā)揮總部的計劃與控制作用。(2)數(shù)據(jù)的集中管理,保證了集中式管理模式的實現(xiàn)。企業(yè)管理信息系統(tǒng)以總部為中心,各下屬單位集中建帳,兩個區(qū)域之間采用互聯(lián)網(wǎng)進行傳遞數(shù)據(jù),總部對整個企業(yè)的財務(wù)信息可以一目了然,方便地實現(xiàn)了賬、證、表數(shù)據(jù)的高度集成,保證了公司集中式管理的實現(xiàn)。 (3)實現(xiàn)異地實時查詢與統(tǒng)計分析,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控職能?;赪EB功能的管理信息系統(tǒng)提供了遠程查賬功能,總部可以根據(jù)報表反映出來的結(jié)果追溯到業(yè)務(wù)發(fā)生的最原始單據(jù),系統(tǒng)使財務(wù)報表上報制度大為簡化,財務(wù)報表傳遞周期明顯縮短;還具備了財務(wù)預(yù)算、異地實時查詢、統(tǒng)計、分析和監(jiān)督管理等在傳統(tǒng)桌面型財務(wù)軟件中無法有效完成的功能。領(lǐng)導(dǎo)能對各單位的財務(wù)狀況進行實時監(jiān)控;在不影響單位工作的前提下,領(lǐng)導(dǎo)能夠及時獲取有效信息,及時發(fā)現(xiàn)各單位在財務(wù)管理中存在的問題并及時解決,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)監(jiān)控的職能。(4)強化資金的集中管理。利用系統(tǒng)中的資金管理子系統(tǒng),企業(yè)能夠很好地處理各類籌資、投資、擔保、內(nèi)部資金撥付、資金計息等資金業(yè)務(wù),并能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)外部各種資金進行預(yù)測、控制、分析,管理各種資金合同,動態(tài)準確地反映各項資金的來源與去向,保證資金的運作效率,并且實現(xiàn)了資金的統(tǒng)一調(diào)配,控制資金的流出,降低風險,提高資金運作效益。(5)輔助核算能力增強。在實際業(yè)務(wù)中,有許多輔助核算,如:個人、部門、對外投資、利潤中心、在建工程等,這些項目核算量大且統(tǒng)計要求頻繁。如果使用傳統(tǒng)的科目核算方法,按項目開設(shè)賬頁,并在賬頁中按輔助項設(shè)專欄進行明細核算,即所謂多欄賬,會導(dǎo)致科目數(shù)量成倍增加,造成科目體系龐大、錯賬率高、難以進行縱向橫向分析比較、統(tǒng)計核算匯總不便等許多弊端。采取這種科目結(jié)構(gòu),即使在計算機上也不會得到理想的管理效率和效果。另外,將成本、費用進行項目核算,可以及時準確的了解各業(yè)務(wù)利潤。(6)豐富的報表查詢?yōu)楣芾硖峁┲С?。在完成日常業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,該系統(tǒng)提供靈活多樣的查詢方式、組合式查詢條件,這些報表的提供滿足了財務(wù)部門帳表的數(shù)據(jù)要求,以及業(yè)務(wù)部門和分管總經(jīng)理的查詢和匯總要求,同時為統(tǒng)計部門提供必要的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。(7)實現(xiàn)預(yù)算管理。在預(yù)算編制方面,財務(wù)部門發(fā)布預(yù)算表格時,同時提供與預(yù)算期相等時間(期)的各預(yù)算單位的歷史實際數(shù)據(jù),給編制者參考;各預(yù)算單位編好送至財務(wù)部門,預(yù)算管理系統(tǒng)據(jù)此自動生成預(yù)算匯總表;經(jīng)過董事會決議發(fā)布的預(yù)算方案,在系統(tǒng)中不能隨意修改,如需變更,需在系統(tǒng)中履行簽批程序;預(yù)算實現(xiàn)滾動編制。在預(yù)算執(zhí)行方面,財務(wù)人員能夠?qū)崟r掌握各預(yù)算的執(zhí)行情況(發(fā)生進度);向各預(yù)算單位提供預(yù)算執(zhí)行進度等預(yù)算提示報告;預(yù)算期內(nèi),各預(yù)算單位可就預(yù)算的部分內(nèi)容通過規(guī)定的程序要求作預(yù)算變更,財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當揭示部分預(yù)算變更對全面預(yù)算的影響(變更前后之分析);對費用和現(xiàn)金實行嚴格控制,突破預(yù)算的支出提供提示、警告以及不得錄入等多種選,并提供單項報告。(8)解決開發(fā)中心拆試存貨管理。在汽車專用技術(shù)開發(fā)中心的用來研究試用的存貨進行項目管理,試用時按項目分別進入長期待攤費用具體項目,攤銷時直接從一個虛擬的項目(攤銷)出去。這樣就可以保存每一試用存貨的原始價值,又可以達到平衡攤銷目的。.