辦公室檔案文件管理制度檔案管理

辦公室檔案文件管理制度檔案管理一、檔案管理 一凡是能準確反映公司各項業(yè)務活動的文件、材料、聲像、報表，都必需及時歸檔，確保完整無缺。 二文檔管理員必需保持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 三檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料。 二、文書檔案管理 一歸檔范圍 1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結匯報；政府機關頒發(fā)的重要文件。 2、組織人事教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。 3、會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發(fā)的有關文件材料。 4、質量管理類：質量管理方面的制度。 5、技術類：產品及生產方面技術文檔。 6、銷售紀事類：公司大規(guī)模的銷售活動紀事。 二文書的檔案立卷 1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應齊全完整。 2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。 三、歸檔時間 公司經營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報表，依據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。 四、檔案的借閱及銷毀 一借閱檔案必需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應及時歸還。 二會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特別必需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如必需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。 三定期對檔案進行鑒定，準確地制定檔案銷毀清單，對失去儲存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時必需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。 一般人事檔案主要分為十大類，具體分類包括1履歷材料；2自傳材料；3鑒定、考核、視察材料；4學歷和評聘專業(yè)技術職務材料包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績審批材料；5政治歷史狀況的檢察材料包括鑒別、復查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的檢察材料；6參加材料；7獎勵材料包括科學技術和業(yè)務獎勵、英雄模范先進事跡；8處分材料包括鑒別、復查材料，免于處分的處理看法；9選用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退離休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；10其他可供組織上參照的材料。 考核和培訓檔案要單獨建檔，不能歸于人事檔案中 一、檔案管理人員使命 1、負責本單位文件材料的形成、積存、保管和整理歸檔工作，確保歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。 2、保持平常整理。依據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。 3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所必需檔案。 二、收集歸檔范圍 本公司在各項工作中形成的具有儲存價值的，或者相關政府部門送來的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。 1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。 2、各種工作會議、專業(yè)會議的會議記錄、會議紀要。 3、公司發(fā)出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。 4、各項規(guī)章制度。 5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。不包括項目審批文件 6、各種綜合的或專題的可行性研究、視察等報告。 7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。 8、經批復的工程制定圖紙及文字材料。 9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。 10、宣揚或反映本公司重要活動的影像音資料。 11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。 12、各項財產權利證實、憑證，各種證實存根，各項許可證。 13、本公司編輯、出版的刊物。 14、本公司招聘、試用轉正、晉升、加薪等各類人事資料。 15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協(xié)議。 16、銷售合同及銷售客戶資料。 三、歸檔要求 1、凡公司發(fā)出的文件，由管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。 2、一項工作已完成時，由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動送交專管員歸檔。 3、編制交接表，一項資料由經辦人交專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。 4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。 5、正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。 6、歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、