材料采購管理流程(施工單位).doc

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______________________________________________________________________________________________________________ 材料采購管理流程 為確保工程順利完工，便于系統(tǒng)統(tǒng)籌材料采購工作，提高工作成效，特編制本流程。本流程適于公司所有建廠工程項目，包括公司新建、擴建、改建等工程項目的整個采購系統(tǒng)。 第一章 材料請購流程 第一條、為了避免因物資請購程序的不規(guī)范而造成物資不能及時準(zhǔn)確到位，避免因物資請購計劃統(tǒng)計不準(zhǔn)確而造成的采購成本增加及材料浪費的現(xiàn)象，特制訂本流程。 第二條、常規(guī)物資的請購。工程建設(shè)常規(guī)物資包括：基建類物資、裝飾類材料、水電安裝類材料、設(shè)備類等。項目部需根據(jù)項目的實際進度合理排物資具體的到場時間，再根據(jù)采購各種材料需要的合同談判、評審、簽訂周期及供貨周期（各種材料的供貨周期詳見附件），計算出材料需提交請購計劃的時間。見表01； （一）、請購計劃表的填寫、審核 成本部門或項目部提前提交材料計劃給采購部門（計劃表格式見附件），公司總經(jīng)理或總工程師審核材料計劃（審核時間需在3天以內(nèi)），如審核不通過需及時讓成本部或項目部重新提交。如審核通過，采購部對成本或項目部提交的材料請購計劃單進行登記并存檔，并將此計劃單內(nèi)容轉(zhuǎn)換成“材料請購單”格式，填寫××項目材料（設(shè)備）請購計劃表（由成本部或是項目部申報，表格式見附件），并由總工程師、項目經(jīng)理、總經(jīng)理和成本經(jīng)理審核簽字后提交財務(wù)。見表02； （二）、請購計劃表的內(nèi)容 （1）項目部需在請購計劃表中準(zhǔn)確填寫所要請購物資的名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、計劃到貨時間等。 （2）對于請購物資必須符合XXX標(biāo)準(zhǔn)的須在請購單上注明完整，必要時可附有說明、圖紙等，以做為采購和驗收時的標(biāo)準(zhǔn)。 （3）請購單上的文字、數(shù)字、字母等需填寫清晰，特別是易混淆的字母（如C、O）、數(shù)字（如1、7）等， 要保證他人可以辨認(rèn)清楚。 （4）項目負(fù)責(zé)人在請購單上簽字后應(yīng)注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜杠。 （5）請購單上填寫的日期需與提交時的日期一致。 （6）請購單一經(jīng)總經(jīng)理、總工程師簽字后，則不得涂改或加入新的內(nèi)容。 （7）對于有樣品的，供應(yīng)商須將樣品提交到相應(yīng)的采購人員手中，收樣人應(yīng)確認(rèn)“已收到樣品”，且留存于公司辦公室人員專人保管。 （8）對于特殊緊急情況，請購部門可直接填寫請購單，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后，交付相關(guān)人員執(zhí)行采購。 （9）請購單上的到貨期限需符合材料采購周期。 （10）請購部門須適當(dāng)注明請購物資的用途及使用部位（具有保密性質(zhì)的除外）。 （11）不能出現(xiàn)重復(fù)請購，原則上在同一采購周期內(nèi)不能出現(xiàn)同一物資出現(xiàn)兩次或兩次以上的請購。 第三條、固定資產(chǎn)類物資的請購。項目部要提供有公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意的文字材料（如申請報告等）。電腦及其配置類物資的請購：各部門在請購電腦及其相關(guān)軟、硬件配置時，在按一般類物資請購程序辦理同時，還須同時提交經(jīng)總經(jīng)理審批同意的文字材料（如申請報告等）。 第二章 采購合同談判、編輯、審核流程 第一條 合同談判 （一） 在和客戶談判之前，主談人員必須做好詳盡談判計劃，使用規(guī)范的表格做成洽談備忘錄，及時記錄洽談的內(nèi)容； （二） 所談物資含有較強的專業(yè)性、技術(shù)性時，必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判，并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn)； （三） 無論何種物資，原則上杜絕獨家投標(biāo)，必須找至三家以上的客戶進行投標(biāo)、洽談，特殊情況需報批。公司戰(zhàn)略客戶不需貨比三家。 （四） 所談供應(yīng)商為新客戶時，則應(yīng)要求其必須提供相關(guān)的證件（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書）。 （五） 我方合同談判人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款； 第二條 合同起草 （一） 采購合同應(yīng)清楚的說明采購產(chǎn)品的名稱、產(chǎn)地品牌、型號規(guī)格、技術(shù)要求、價格、交貨時間、交貨地點、交貨方式、付款、檢驗與違約索賠條件等內(nèi)容，并規(guī)定采購的產(chǎn)品不合格時，供貨方應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)； （二） 買賣雙方單位名稱要做到“四一致”（乙方單位全稱、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照）； （三） 若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時，要單獨以合同附件的形式簽訂； （四） 合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫，若有些欄目不需填寫時可用“/”代替； （五） “合同產(chǎn)品清單”中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計量標(biāo)準(zhǔn)，不能以“捆、扎、堆、斤”等模糊或不規(guī)范詞語填寫，合計金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫； （六） 所談對方是個體戶時，乙方名稱中必須填寫對方身份證號碼，并附有身份證復(fù)印件； 第三條 合同審核 （一）項目完成合同談判后，需按要求將預(yù)審資料先提交公司采購科預(yù)審后再報總經(jīng)理預(yù)審，提交的合同預(yù)審資料必須齊全，包括： 1、合同電子版 2、三家單位詳細比價表（合同金額較大的需提供三家單位蓋章后的報價單、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)法律文件）； 3、合同簽字、蓋章頁（需明確日期）； 4、有各采購負(fù)責(zé)人、項目經(jīng)理、總經(jīng)理簽字的合同評審表掃描件（合同評審表上的信息須認(rèn)真填寫完整，真實有效。如：中標(biāo)和競標(biāo)單位名稱、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、中標(biāo)原因等，其中聯(lián)系方式必須有固定電話和手機號碼，缺一不可，評審表中甲方談判人需明確）； （五）、采購處采購員為各項目部談判、簽訂的合同，原則上由采購處各對接負(fù)責(zé)人直接從發(fā)起并負(fù)責(zé)跟催到底。 第四條 合同簽訂、登記、存檔 （一）、合同經(jīng)總經(jīng)理及總工程師及相關(guān)責(zé)任人審核完成后，采購部相關(guān)人員應(yīng)及時聯(lián)系供貨方簽訂合同，雙方蓋章（需蓋騎縫章），并交辦公室相關(guān)人員登記、存檔（雙方蓋章的紙質(zhì)版）。合同登記臺賬見附件：由公司辦公室人員將合同文本轉(zhuǎn)換成PDF版本格式后發(fā)給項目部相關(guān)人員，辦公室人員在接收到合同時，應(yīng)對合同內(nèi)的相關(guān)內(nèi)容、以及客戶的相關(guān)證件進行審核，并進行登記、存檔（電子版）。見表06； （二）、合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改，特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改，應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可，并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。（不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字）； （三）、合同原件至少一式四份，一份檔案室存檔，一份財務(wù)部保存，一份采購部留存，一份供應(yīng)商； （四）、當(dāng)別的部門因工作需要查閱相關(guān)合同時，一定要總經(jīng)理簽字認(rèn)可后，方可查閱； （五）、未經(jīng)許可，任何人不得私自復(fù)印合同。 第五條 合同執(zhí)行 （一）、甲乙雙方蓋章后的合同即表示合同正式成立，具有法律效力； （二）、合同開始執(zhí)行，材料進場或供應(yīng)商工人進駐工地時，合同執(zhí)行的直接負(fù)責(zé)人要積極協(xié)調(diào)各項事宜，妥善處理好供應(yīng)商和工地人員之間的關(guān)系，在處理好前后臺管理的同時，保證項目的順利進展； （一）、對于戰(zhàn)略協(xié)議物資，采購處每月與供貨方核對應(yīng)付貨款，每月底進行匯總并及時通知各項目部，并跟催項目部及時按合同付款，項目部應(yīng)積極配合，避免因拖欠貨款導(dǎo)致戰(zhàn)略協(xié)議單位暫停供貨。 第三章、采購及采購安裝類合同付款流程 一、 材料（設(shè)備）采購類合同（即常稱的純采購合同）付款時，必須提供材料驗收單、發(fā)票、入庫單（繳庫單）、合格證、檢測報告、驗收中檢驗和測量或材料照片等，其中入庫和出庫單需按標(biāo)準(zhǔn)格式（采用公司財務(wù)現(xiàn)有的版本格式統(tǒng)一印刷）（必須明確材料單價和合價）。 二、須嚴(yán)格按合同執(zhí)行付款。  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學(xué)習(xí)課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 -可編輯修改-