賣場廣告位管理辦法和操作流程.doc

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****商業(yè)有限公司 ****數(shù)碼廣場 室內(nèi)/外廣告位管理辦法和操作流程 深圳市****商業(yè)有限公司 企劃部 2012年7月3日 ****數(shù)碼廣場 室內(nèi)/外廣告位管理辦法和操作流程 一、目的 （一）提升廣場整體形象，突出品牌形象宣傳，聯(lián)營商家促銷活動宣傳效果最大化，保證實現(xiàn)公司收益最大化； （二）建立標準化的工作程序，確保廣場室內(nèi)、外廣告位策劃，招商，廣告發(fā)布，現(xiàn)場管理等工作有條不紊地進行，明確各部門職責。 二、適用范圍 本制度適用于****數(shù)碼廣場 三、主管責任部門 企劃部 四、執(zhí)行部門及職責 （1）廣告位招商責任部門 1.企劃部全面主導廣場廣告位的招商和管理工作。 2.招商責任部門：廣告位招商責任部門：招商部（負責公司所有廣告位招商） 3.招商部根據(jù)企劃部規(guī)劃的室內(nèi)外廣告位進行招商洽談，招商對象以****數(shù)碼廣場商家為主，原則上不對****數(shù)碼廣場以外商戶出租。 4．招商部負責人代表公司與承租商家簽訂《廣告位出租協(xié)議》。 （2）廣告位招商標準、招商信息、合同管理責任部門 企劃部負責所有廣告位的招商標準的擬定、招商信息發(fā)布和合同管理。工作范疇包括： 1.負責所有廣告位招商標準的擬定； 2.廣告協(xié)議包括：新簽、續(xù)簽、變更、撤場等； 3.負責廣告位租賃到期前一個月,提醒和督促招商部招商責任人必須提前要求商家辦理續(xù)簽或撤場手續(xù)；對于未辦理任何手續(xù)過期懸掛的廣告畫，招商責任人督促其盡快在要求時間內(nèi)撤除或申請續(xù)簽，同時按原合同條件收取供應商延期懸掛費用。另外企劃部在第一時間安排新的廣告畫面覆蓋安裝。 4.企劃部負責每季度提交一次“廣告位管理報表”， 報招商部、公司領(lǐng)導，督促招商部進行空置的廣告位招商。 （3）廣告位現(xiàn)場檢查和管理責任部門 企劃部負責公司所有廣告位的現(xiàn)場檢查和管理： 1．廣告位射燈、燈箱廣告燈管是否正常照明。 2.廣告畫面是否褪色或卷邊、脫落、毀壞等現(xiàn)象。 3.廣告內(nèi)容是否符合季節(jié)性和時效性。 4.對于首次安裝的廣告畫，負責檢查和保證“廣告意向?qū)徟鷨巍币呀?jīng)獲得公司的批復，方可允許供應商安裝； 5.常備經(jīng)公司審批過的企業(yè)宣傳廣告畫，以便必要時填補廣告空位； 6.負責梳理和統(tǒng)計所有室內(nèi)、外廣告位資源。 7.負責對商家廣告設計效果以及發(fā)布內(nèi)容審核，對不合規(guī)定的廣告發(fā)布要求其進行修改，直到符合相關(guān)規(guī)定后方可制作安裝。 五、商場室內(nèi)、外廣告位管理范圍 （1）戶外廣告位 外墻體臨租宣傳位、廣場宣傳立牌（燈箱廣告）、外立面及樓頂長租廣告位、多媒體IED電子屏 （2）店內(nèi)廣告位 墻面柱體超薄燈箱廣告、POP吊旗、櫥窗、DP點、電梯內(nèi)廣告、手扶梯廣告 六、室內(nèi)、外廣告位出租原則 （1）場內(nèi)商家優(yōu)先：公司的廣告位主要服務于場內(nèi)商家的經(jīng)營需要，優(yōu)先出租給場內(nèi)商家使用，原則上室內(nèi)廣告位不向場外商家開放 （2）價高者優(yōu)先，戶外廣告位招商采取既責任到部門又公開競爭的原則：當廣告位置承租意向發(fā)生沖突時，在品牌條件同等情況下，優(yōu)先出租給承租價格高的商家。 七、室內(nèi)廣告管理規(guī)范 （1）室內(nèi)、外廣告制作及安裝總要求 1．廣告畫的內(nèi)容健康，形式大方，符合國家有關(guān)規(guī)定及公司要求，并能突出商品特色，體現(xiàn)品牌形象； 2．工藝制作要求精細、美觀，圖案清晰，有立體感，安裝拆換方便； 3．安裝材料要求具有安全性，戶外廣告安裝材料必須可防雨、防曬，耐高溫； 4．廣告的制作與發(fā)布不得破壞廣告位的附著物； 5．廣告畫面內(nèi)容必須每個季度做一次更換； 6．廣告位的制作費用和其他相關(guān)費用由商家自行承擔； 7．商家負責對戶外廣告工商、城管部門報批手續(xù)的辦理； 8. 所有商家未經(jīng)批準不得在廣場所屬區(qū)域發(fā)布任何形式的宣傳廣告。 （2）室內(nèi)廣告位制作補充要求 1.為保持店內(nèi)通道暢通，扶手梯口一般不用于信息公布，通道位置寬敞的樓層可適當用于公布臨時性商家信息（如樓梯立牌），但要求配置專用展架和保證美觀，并經(jīng)過****數(shù)碼廣場企劃部審核方可允許擺放； 2.除溫馨提示外，扶梯扶手的玻璃（包括上行、下行扶梯之間的位置）不用于信息公布； 3.中庭上方和兩側(cè)墻面除現(xiàn)有燈箱位外，不允許張貼臨時性廣告牌； 4.扶梯上方僅用于懸掛樓層導購牌； 5.展示架一定要正面朝向主通道，與通道平行擺放，等距放置； 6.不得在門店店頭門框、形象柱、形象墻、櫥窗玻璃和其他任何公共建筑表面隨意張貼海報； 7.必須使用專用美觀高檔的展架和展牌進行海報展示，如：木制仿古海報架、鋁合金海報展 架、歌譜架等。原則上展示架需陳列在通道30CM以內(nèi)，不得超出； 8.嚴禁陳列活動過期的POP海報； 9.嚴禁宣傳品出現(xiàn)有污漬，破損，及嚴重褶皺現(xiàn)象； 10.不經(jīng)允許，商家不得隨意使用****數(shù)碼廣場標志和專屬宣傳語； 11.陳列材質(zhì)必須使用噴繪，或更美觀大方的廣告載體； 12.不經(jīng)允許嚴禁在公共區(qū)域和皇爵假日其他專屬區(qū)域陳列展示宣傳品； 13.不得在非商家門店里面的天花上方懸掛任何形式的廣告； 14.****商業(yè)所有專柜不經(jīng)允許不得在賣場任何地方使用X展架、易拉寶陳列海報。 14.任何專柜不得私自挪動和撤除公共指示標識、消防標示以及其他安全類標識； 15.嚴禁陳列任何非法或有礙廣場形象的宣傳品； 違規(guī)執(zhí)行程序： l 企劃部在巡場中發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)行為及時給予商家口頭警告和提出更換或撤除要求。 l 如發(fā)現(xiàn)商家依然沒撤除的或出現(xiàn)再次違規(guī)現(xiàn)象的，給予強行撤除并開具書面警告函。 l 企劃部將此份文件派發(fā)給各個商家，如商家認同文件內(nèi)容，需在文件上簽上商家負責人的名字并復印一份留底。 管理職責： l 營運部參照以上規(guī)定對賣場形象進行日常檢查、維護和管理； l 企劃部負責賣場整體形象和所有廣告資源的統(tǒng)籌管理，配合、指導營運部進行賣場廣告的日常維護管理工作，管理支配店內(nèi)各項用于廣告發(fā)布的資源。 八、室內(nèi)、外廣告位出租業(yè)務流程 （1）操作要求和標準 1. 企劃部提供的廣場所有室內(nèi)、外廣告位資源統(tǒng)計表和所有廣告位招商標準明細（每個廣告位必須附有編號和尺寸）； 2. 公司相關(guān)領(lǐng)導對門店所有室內(nèi)、戶外廣告位招商標準進行審核； 3. 企劃部將公司批復的廣告位招商標準存檔備案。 （2）室外廣告位意向申請（或延期、續(xù)簽）流程 商家在規(guī)定時間內(nèi)安裝完廣告 商家填寫安裝申請表 商家持協(xié)議到財務部繳納應繳款項 商家與策劃部簽訂廣告位租賃協(xié)議 商家提交廣告位租賃申請表 企劃部確認 企劃經(jīng)理審核 總經(jīng)理審核 （3）操作要求和標準 1、商家按規(guī)范要填報相關(guān)申請,各項內(nèi)容應準確、完整、詳實填寫； 2、相關(guān)部門或分管領(lǐng)導復核以上資料的準確性及合理性，給出審核意見； 3、企劃部跟進招商責任人與商家簽訂廣告協(xié)議及跟進廣告費用繳納情況； 4、商家簽訂協(xié)議時需提供內(nèi)容健康，形式大方，符合國家有關(guān)規(guī)定及公司要求，并能突出商品（產(chǎn)品）特色，體現(xiàn)品牌形象的廣告畫面設計效果圖，策劃部相關(guān)人員對畫面進行審核，對不合格的設計畫面按要求提出修改建議。 （4）室內(nèi)、外廣告位撤場流程 1．流程 財務會計部審核供應商是否欠款 企劃總監(jiān)審核 總經(jīng)理審核 責任人填寫《廣告位裝卸審批表》 2．操作要求和標準 a.責任人按要求填寫《廣告位裝卸審批表》，對于需高空作業(yè)的，須要求提供施工人員的高空作業(yè)證。 b.策劃部通知新的廣告位租賃商家及時安裝廣告畫，在沒有新的續(xù)簽商家的情況下，安排安裝我司的形象宣傳備用畫，不能出現(xiàn)空置情況。 九、相關(guān)申請表格 （1）《室內(nèi)/外廣告意向簽訂申請表》 （2）《廣告位安裝/拆卸申請表》 （3）《廣告位租賃協(xié)議》 十、執(zhí)行日期 本制度自公布之日起執(zhí)行； 公司的其它規(guī)定或規(guī)章制度中涉及管理條款，可作為本制度的補充，如在執(zhí)行中互有沖突，以本制度為準。 廣告位出租價格標準和補充說明 臨租位收費標準： 臨租位原則上是我公司提供給商家進行臨時促銷和宣傳使用的，商家可填報《臨時廣告位使用申請表》由我公司相關(guān)部門負責人審批后方可使用，不需簽訂《廣告位租賃協(xié)議書》，使用期限原則上不得超過一周，一周內(nèi)可免費使用，如特殊情況需延長使用期限，我公司將按8元每天\每平方的標準進行收費。 臨租位具體位置和詳細尺寸見附件（圖）。 長租位收費標準： 長租廣告位是我公司提供給進駐我公司的大品牌商家和能帶動我公司提高知名度的商家進行品牌形象宣傳的廣告位。合同簽訂使用時間不得少于三個月，最長不得超過一年。 收費標準為： 元/平方/季度（含報建費、電費） 如需我公司提供畫面和安裝即為： 元/平方/季度（含報建費、電費） 特殊情況可向相關(guān)品類招商負責人申請免費使用，招商負責人在《室內(nèi)/外廣告意向簽訂申請表》上注明免費使用，由相關(guān)領(lǐng)導簽字審批后即可執(zhí)行。 長租位具體位置和詳細尺寸見附件（圖） 室內(nèi)廣告位收費標準： 墻面柱體超薄燈箱： 元/平方/月（含電費），電梯內(nèi)平面廣告： /幅/月 特殊情況可向相關(guān)品類招商負責人申請免費使用，招商負責人在《室內(nèi)/外廣告意向簽訂申請表》上注明免費使用，由相關(guān)領(lǐng)導簽字審批后即可執(zhí)行。 室內(nèi)POP吊旗、櫥窗、DP點、手扶梯立牌均為室內(nèi)臨時宣傳位、原則上均為免費使用，不用簽定《廣告位租賃協(xié)議書》，但需填寫《室內(nèi)/外廣告意向簽訂申請表》，使用日期一般不得超過一個星期，特殊情況在獲得公司相關(guān)部門領(lǐng)導批準后方可繼續(xù)使用。 櫥窗、DP點原則上只給新入場品牌和知名品牌使用，特殊情況可根據(jù)實際情況確定。 本流程適用于：****數(shù)碼廣場 ****商業(yè) ****數(shù)碼廣場 二0一二年七月三日 附件一 廣告位租賃合同 甲方（出租方）： 乙方（承租方）： 根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律規(guī)定，甲、乙雙方就廣告位租賃事宜，經(jīng)協(xié)商自愿簽訂如下協(xié)議： 一、甲方租賃給乙方的廣告位的位置： _____側(cè)裙樓自編_____號廣告位，規(guī)格為高度 米，寬度 米，面積_____平方米。（具體位置見附圖） 二、甲乙雙方協(xié)定的租賃期限、租金情況如： 租賃期從 年 月 日至 年 月 日止。合同滿期后，若甲方繼續(xù)對外租賃，乙方在同等條件下享有優(yōu)先租賃權(quán)。 租金為每（月、季度、半年、年）人民幣 元（大寫： ），第二年在第一年基礎上遞增 ％。（以下表金額為準） 租 賃 期 限 月租金額（幣種：人民幣）元 小 寫 大 寫 年 月 日至 年 月 日 年 月 日至 年 月 日 三、付款方式： 1、保證金：本租賃合同自簽訂生效之日起三個工作日內(nèi)，乙方須向甲方支付人民幣 元整（￥ 元）作為合同保證金。本租賃合同期滿后，如雙方未續(xù)簽，乙方應結(jié)清各項費用并將廣告場地恢復至租賃前狀態(tài)。甲方在與乙方辦理完相關(guān)交接手續(xù)后十個工作日內(nèi)將合同保證金一次性無息退還給乙方，該保證金未經(jīng)甲方書面同意，不得與其他費用相抵。 2、租賃費：租金以每（月、季度、半年、年）結(jié)算，按四舍五入的方式精確到小數(shù)點后第二位。乙方應在每（月、季度、半年、年）的第 日前以轉(zhuǎn)賬的方式將租金匯入我司指定賬戶（銀行: ;賬號 ）。首月租賃費及合同保證金應自本租賃合同簽訂生效之日起五日內(nèi)由乙方一并向甲方支付。甲方在收到乙方租賃費后須向乙方提供正式等額發(fā)票。 四、乙方負責到城管、工商等相關(guān)部門辦理廣告位施工建設、廣告發(fā)布等全部相關(guān)審批、備案等手續(xù)，并承擔因此發(fā)生的一切費用。 五、廣告位的設計、制作、安裝等均由乙方負責，乙方并承擔一切施工和安裝費用。乙方設計制作的廣告牌應符合市政管理等部門的要求，與市容市貌相協(xié)調(diào)，否則，由乙方負責改造，費用由乙方承擔。乙方必須按照抗風抗震等標準設計、制作廣告牌，確保廣告牌的質(zhì)量與使用安全，乙方的廣告牌設計、制作方案應經(jīng)甲方審查同意后方可施工。乙方應選擇具有資質(zhì)的設計、施工等單位進行廣告牌的設計與施工安裝，施工期間發(fā)生一切安全事故責任均由乙方承擔，甲方不承擔任何責任。 六、乙方在安裝廣告宣傳牌的過程中，不得破壞甲方樓房的主體及結(jié)構(gòu)。乙方負責合同期內(nèi)廣告牌的日常維護管理，確保牢固安全，若因廣告位的設施等造成甲方或其他任何第三人的人身或財產(chǎn)損失，均由乙方承擔全部責任，甲方不承擔任何責任。如有損壞和安全隱患的地方，由乙方及時負責修復，費用由乙方承擔。乙方負責合同期內(nèi)因安裝廣告牌造成的甲方樓體頂層的房屋滲漏維修，因廣告牌引發(fā)的一切責任和經(jīng)濟損失均由乙方自行負責。 七、廣告內(nèi)容，由乙方負責審查、制作、安裝、發(fā)布，但在發(fā)布前應甲方審查同意，廣告內(nèi)容須符合國家法律規(guī)定。因廣告經(jīng)營造成城管、工商等相關(guān)部門的處罰，均由乙方自負。 八、乙方所需電源及單獨電表由甲方提供，按甲方規(guī)定繳納電費，逾期不交，甲方有權(quán)停止供電，但不承擔違約責任。 九、如遇甲方改建、擴建或政府規(guī)劃，甲方有權(quán)解除本合同，乙方應自行拆除廣告牌，甲方不承擔乙方的任何經(jīng)濟損失。預交的租賃費，甲方按剩余的天數(shù)退還乙方。雙方約定的合同條款，雙方應共同遵守，任何一方出現(xiàn)違約，按年租賃金總額的5%賠償違約金。 十、本合同正常到期或無論任何原因提前解除、終止，乙方均有按廣告位的原有樣貌（見附件圖）在3天內(nèi)恢復的義務，特殊修復需延時的須書面形式告知甲方并經(jīng)甲方同意，逾期按違約處理。 如本合同廣告位在申報廣告時，在相關(guān)證書文件上使用了乙方的名稱，在合同到期、解除、終止后，如甲方認為必要，乙方須配合甲方無條件地更換為甲方或甲方指定的名稱。 十一、本合同任何一方發(fā)生合并、分立或變更時，均有義務立即以書面方式通知對方，并由發(fā)生合并、分立或變更后的一方繼續(xù)承擔本合同的權(quán)利和義務。 十二、合同有變更或未盡事宜，由雙方協(xié)商并簽署補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具同等法律效力。 十三、合同履行過程中，甲乙雙方若發(fā)生爭議應協(xié)商解決；如協(xié)商不成，任何一方可向合同履行地人民法院提起訴訟。 十四、本合同一式兩份，甲乙雙方各持一份，自雙方代表簽字及單位蓋章之日起生效，均具同等法律效力。 附件： 1、甲乙雙方《營業(yè)執(zhí)照》復印件。 2、乙方使用甲方戶外廣告位位置圖。 甲方： 乙方： （蓋章） （蓋章） 法定代表人： 法定代表人： 簽約代表： 簽約代表： 簽約時間： 簽約時間： 附件二： 《廣告位使用申請表》 申請時間： 年 月 日 檔口名稱 　 經(jīng)營品類 　 負責人 　 聯(lián)系電話 　 　 廣告申請人 　 電話 　 是否收費 是□ 否□ 費用 　 繳費時間 　 廣告形式 　 廣告內(nèi)容 　 廣告大小 　 擺放區(qū)域 　 施工時間 　 影響其他商戶 是□否□ 擺放時間 年 月 日 時------ 年 月 日 時 擺放效果圖（或以附件形式附后面） 審批意見 　 審批日期：