內(nèi)部控制手冊(cè)之合同管理
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精選資料第二十二章 合同管理 (CM)22.1 總述本章所述的合同管理,是指對(duì)合同對(duì)方資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審查會(huì)審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過(guò)程的管理。22.2 控制目標(biāo)22.2.1 合規(guī)目標(biāo)確保合同管理符合國(guó)家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。22.2.2 財(cái)務(wù)目標(biāo)保證合同數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,符合合同管理及信息披露的要求。22.2.3 經(jīng)營(yíng)目標(biāo)1) 依據(jù)公平公正及誠(chéng)信原則訂立合同,有效監(jiān)督、管理,保證履約順利進(jìn)行,維護(hù)公司合法權(quán)益;2) 規(guī)范合同管理制度及管理模式,確保合同文本、合同用章及合同審批制度獲得有效的執(zhí)行。22.3 業(yè)務(wù)流程管控22.3.1 流程責(zé)任部門行政管理部及各合同承辦部門為本流程的主要責(zé)任部門。22.3.2 流程范圍合同管理包括以下二級(jí)流程:合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、合同審核簽署、合同履行、合同結(jié)算、合同登記、合同管理后評(píng)估。22.3.3 總體控制政策1) 公司應(yīng)建立合同管理制度,明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同歸檔管理及合同專用章管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理;2) 建立合同管理崗位責(zé)任制,明確合同管理部門/崗位、合同承辦部門/崗位、合同會(huì)簽部門/崗位的職責(zé)權(quán)限;3) 按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié),明確不相容崗位,如下崗位必須分離:- 合同擬定與審核;- 合同審核與合同專用章保管、使用;- 合同臺(tái)賬的建立與審核;- 合同審核與合同履行;- 合同款項(xiàng)支付的審核與款項(xiàng)支付;- 合同履行與合同履行情況評(píng)估。22.3.4 風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣1) “風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”縱向?qū)⒈玖鞒虅澐譃槿舾蛇壿嬒嚓P(guān)的二級(jí)流程(請(qǐng)參見(jiàn)22.3.2),反映該流程涉及的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容;2) “風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”橫向列示了各二級(jí)流程潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素,并據(jù)此設(shè)計(jì)具體的內(nèi)部控制措施。此外,“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”還包括該流程相關(guān)責(zé)任主體,以及體現(xiàn)相應(yīng)內(nèi)部控制措施的制度、單據(jù)。本流程的“風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣”,請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)下頁(yè)“表22-1”。22.3.5 權(quán)限指引本流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)所涉及的管理、決策權(quán)限分配情況,如“表22-2”所示??尚薷木庉嬀x資料表22-1:風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣 合同管理 (CM)業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)因素控制編號(hào)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施主責(zé)部門制度/ “控制憑據(jù)”二級(jí)流程末級(jí)流程CM01合同調(diào)查合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求或缺乏履行能力,可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益受到侵害C11. 各業(yè)務(wù)部門訂立合同以前進(jìn)行合同調(diào)查,充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況,確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力,在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)(具體措施包括:審查被調(diào)查對(duì)象的法人登記證書(shū)、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等證明原件,必要時(shí),可通過(guò)發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書(shū)的真實(shí)性和合法性;關(guān)注授權(quán)代理人的授權(quán)范圍等)。2. 在情況允許的條件下,各個(gè)部門具體負(fù)責(zé)人對(duì)調(diào)查對(duì)方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查,實(shí)地了解和全面評(píng)估生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,分析其合同履約能力。3. 與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開(kāi)戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和工商管理部門等溝通,了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情況。4. 對(duì)于調(diào)查結(jié)果,承辦部門應(yīng)形成書(shū)面文件,連同對(duì)方當(dāng)事人提供的資質(zhì)材料,提交至合同承辦部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核。初審工作完成后,將合作方信息錄入“合作方檔案”;與已在“合作方檔案”(如:供應(yīng)商檔案、客戶檔案)中的合同合作方進(jìn)行再次業(yè)務(wù)往來(lái)前,合同經(jīng)辦部門也應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核工作。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度;合同管理制度“合作方檔案”CM02合同談判合同雙方未明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任,可能因忽略合同重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出不當(dāng)讓步,使公司利益受損C21. 承辦部門合同談判前應(yīng)事先收集談判對(duì)手資料、充分熟悉談判對(duì)手情況;研究國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)督、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息。2. 關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié),具體包括合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),合同價(jià)款的確定方式與支付方式,履約期限和方式,違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。3. 談判人員應(yīng)具備所需專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)知識(shí);對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判,充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧,及時(shí)總結(jié)談判過(guò)程中的優(yōu)勢(shì),研究確定下一步談判策略;必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作,并充分了解專家的專業(yè)資質(zhì)、勝任能力和職業(yè)道德情況。4. 承辦部門應(yīng)加強(qiáng)談判人員管理,做好保密工作和建立嚴(yán)格責(zé)任追究制度,避免泄露本公司談判策略,導(dǎo)致公司在談判中處于不利地位。5. 金額重大合同或性質(zhì)重要合同,對(duì)談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見(jiàn),予以記錄并妥善保存,作為避免合同舞弊的重要控制手段和責(zé)任追究的依據(jù)。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度“談判記錄”CM03合同文本擬定未及時(shí)簽訂合同、未使用標(biāo)準(zhǔn)合同范本、或合同審核未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款,導(dǎo)致糾紛或公司利益受損C31. 合同模板由法律風(fēng)險(xiǎn)部與合同承辦部門共同制定。2. 合同一般選取本公司統(tǒng)一合同文本;但是由簽約對(duì)方起草的合同,各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查,確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映公司訴求和談判達(dá)成的一致意見(jiàn);其中特別留意“其他約定事項(xiàng)”等需要補(bǔ)充填寫(xiě)的欄目,如不存在其他約定事項(xiàng),應(yīng)注明“此項(xiàng)空白”或“無(wú)其他約定事項(xiàng)”,防止合同后續(xù)被篡改。3. 合同標(biāo)的為人民幣10000元以下(不含本數(shù))并且能夠當(dāng)日結(jié)清交付完畢的可以不簽訂書(shū)面合同。4. 凡國(guó)家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)或格式模板文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用,但對(duì)涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真審查,并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)修改。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度(待修訂)“合同文本”CM04合同審核簽署CM04.1合同審核合同簽署不規(guī)范,未經(jīng)適當(dāng)授權(quán)導(dǎo)致合同無(wú)效,公司利益受損C41. 承辦部門按照合同的審批流程報(bào)送審批,將“合同文本”及相關(guān)資料提交至OA系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)簽審查:(1)水處理銷售合同:經(jīng)銷售總監(jiān)、設(shè)計(jì)公司、預(yù)決算部、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查;(2)采購(gòu)合同:經(jīng)物流管理部經(jīng)理、設(shè)計(jì)大數(shù)據(jù)公司、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理(董事長(zhǎng))會(huì)簽審查;(3)大數(shù)據(jù)銷售合同:經(jīng)大數(shù)據(jù)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人、大數(shù)據(jù)公司總經(jīng)理、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查;(4)中天亞控合同:經(jīng)中天亞控經(jīng)理、電氣總工程師、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查;(5)工程公司外包合同:經(jīng)工程公司項(xiàng)目經(jīng)理、工程公司經(jīng)理、設(shè)計(jì)公司、預(yù)決算部、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查;(6)外協(xié)加工合同:經(jīng)東升公司廠長(zhǎng)、設(shè)計(jì)公司、法律事務(wù)部、信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、總經(jīng)理會(huì)簽審查。2. 單筆采購(gòu)合同50萬(wàn)元以上、銷售合同500萬(wàn)以上必須報(bào)董事長(zhǎng)審批。3. 特別重大合同是指根據(jù)公司章程必須經(jīng)董事會(huì)或股東大會(huì)審議通過(guò)的重大事項(xiàng)所涉及的各類合同。特別重大合同應(yīng)當(dāng)由董事長(zhǎng)提交公司董事會(huì)審議通過(guò)或根據(jù)公司章程召開(kāi)股東大會(huì)審議批準(zhǔn)后經(jīng)公司董事長(zhǎng)簽署后方可對(duì)外簽訂。4. 合同各會(huì)簽部門應(yīng)當(dāng)在收到報(bào)批信息后及時(shí)履行各自職責(zé)進(jìn)行審核。審核后各會(huì)簽部門應(yīng)簽署明確意見(jiàn),最后由承辦人按審批權(quán)限呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。5. 遇緊急情況,順次逐序會(huì)簽會(huì)影響合同如期簽訂時(shí),合同承辦部門可以請(qǐng)求合同審批領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行集體審查會(huì)簽。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度合同管理制度(待修訂)“合同會(huì)簽審批表”CM04.2合同專用章的管理合同專用章管理不當(dāng),導(dǎo)致公司權(quán)益受到侵害C51. 行政管理部負(fù)責(zé)公司及分子公司(除上海分公司)合同專用章、公章、法人章的管理工作,包括使用、更換和保管等。2. 印章保管人應(yīng)嚴(yán)格按照合同審核程序確定合同文件經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)且“合同會(huì)簽審批表”填寫(xiě)完整,方可加蓋合同專用章公章。3. 印章保管人應(yīng)當(dāng)記錄印章使用情況以備查,如果發(fā)生印合同專用章遺失或者被盜,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告相關(guān)負(fù)責(zé)人并采取妥善措施,必要時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案、登報(bào)聲明作廢等,以最大限度消除可能帶來(lái)的負(fù)面影響。行政管理部印章管理辦法“合同會(huì)簽審批表”;“印章使用登記表”CM04.3合同簽訂超越權(quán)限簽訂合同,合同印章管理不當(dāng),簽署后的合同被篡改,導(dǎo)致公司利益受損C61. 公司應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同,正式對(duì)外訂立的合同應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或由其授權(quán)的委托人簽署。2. 公司授權(quán)委托人簽訂合同時(shí),必須持有法定代表人簽署的“授權(quán)委托書(shū)”及蓋有授權(quán)公司公章。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度“授權(quán)委托書(shū)”CM04.4合同補(bǔ)充、變更和合同解除合同變更沒(méi)有嚴(yán)格遵照合同約定進(jìn)行或相關(guān)資料未妥善保管,導(dǎo)致變更無(wú)效或引起糾紛。C71. 合同的補(bǔ)充、變更和解除應(yīng)該以書(shū)面形式提出申請(qǐng),嚴(yán)禁在原合同上涂改、添加,補(bǔ)充、變更的合同需要附上原始合同重新進(jìn)入合同審批流程。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度“變更協(xié)議”CM05合同履行未及時(shí)跟蹤合同履行過(guò)程,導(dǎo)致公司利益受損C81. 合同的承辦部門(含分、子公司)或承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)生效后合同的全面履行,并負(fù)責(zé)配合信息企管部、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、法律事務(wù)部對(duì)合同履行的監(jiān)督。2. 合同簽訂后,承辦部門必須對(duì)合同的履行過(guò)程(含簽約、履約、驗(yàn)收、結(jié)算等)進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)跟蹤管理。承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)了解和掌握本部門合同的履行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)處理。對(duì)某些特殊情況應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)并提出解決建議。否則,造成合同不能履行或不能完全履行并造成公司損失的,應(yīng)追究承辦部門負(fù)責(zé)人及承辦人的責(zé)任。3. 合同的履行涉及到財(cái)務(wù)資產(chǎn)部的,承辦部門在合同簽訂后須將合同復(fù)印件送至財(cái)務(wù)資產(chǎn)部。4. 對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律問(wèn)題,承辦部門應(yīng)及時(shí)向法律事務(wù)部反映。承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度;合同管理制度(待修訂)“合同履行情況記錄”CM06合同結(jié)算結(jié)算部門未能按照合同規(guī)定期限、金額和方式付款,可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)利益受損C91. 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部應(yīng)當(dāng)按照“資金計(jì)劃”、“付款審批單”及合同條款辦理合同收付款事項(xiàng)。2. 未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的,財(cái)務(wù)資產(chǎn)部有權(quán)拒絕付款,并及時(shí)向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度“資金計(jì)劃“;“付款審批單”CM07合同登記CM07.1合同臺(tái)賬合同檔案管理不規(guī)范,導(dǎo)致合同丟失、泄密合同檔案管理不規(guī)范,導(dǎo)致合同丟失、泄密C101. 合同承辦部門應(yīng)對(duì)已經(jīng)簽訂的合同建立管理臺(tái)賬,詳細(xì)登記合同的訂立、履行、變更和終結(jié)等情況,并將已經(jīng)登賬的合同文本及時(shí)進(jìn)行歸檔。勞動(dòng)合同由人力資源部單獨(dú)存檔管理。2. 行政管理部對(duì)公司合同進(jìn)行統(tǒng)一分類和連續(xù)編碼,建立“合同臺(tái)賬”,及時(shí)登記合同主要內(nèi)容、合同方信息、合同簽訂時(shí)間等,以便查詢。3. 行政管理部負(fù)責(zé)人定期對(duì)“合同臺(tái)賬”記錄情況進(jìn)行核對(duì)檢查。行政管理部;合同承辦部門法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度(待修訂);合同管理制度(待修訂)“合同臺(tái)賬”CM07.2合同存檔C111. 以公司名義正式簽訂的合同文本均應(yīng)由承辦人在簽訂合同后,移交至行政管理部統(tǒng)一存檔保存。2. 行政管理部按照不同公司的合同進(jìn)行區(qū)分保管,不得將合同內(nèi)容外泄,不得將合同原件丟失。如因合同原件丟失引起法律糾紛的,將追究當(dāng)事人員責(zé)任。行政管理部法律風(fēng)險(xiǎn)管理制度(待修訂);合同管理制度(待修訂) CM08合同管理后評(píng)估合同管理未能持續(xù)改進(jìn),無(wú)法滿足公司管理提升的需要C121. 每年末行政管理部組織各合同承辦部門,對(duì)公司合同訂立、合同管理的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估,形成“合同后評(píng)估報(bào)告”。2.“合同后評(píng)估報(bào)告”須報(bào)總經(jīng)理審閱。對(duì)于合同后評(píng)估過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,公司應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門改進(jìn)。行政管理部;合同承辦部門合同管理制度(待修訂)“合同后評(píng)估報(bào)告”表22-2:權(quán)限指引-合同管理(CM)子流程及業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批與參與的部門/崗位合同承辦部門合同承辦部門領(lǐng)導(dǎo)行政管理部法律事務(wù)部相關(guān)部門總經(jīng)理董事長(zhǎng)合同調(diào)查執(zhí)行參與參與合同談判執(zhí)行參與參與合同審批申請(qǐng)審核審核審核批準(zhǔn)(權(quán)限內(nèi))批準(zhǔn)(權(quán)限內(nèi))合同履行執(zhí)行審核監(jiān)督參與參與合同印章管理申請(qǐng)執(zhí)行批準(zhǔn)合同檔案管理參與執(zhí)行合同管理后評(píng)估參與組織參與THANKS !致力為企業(yè)和個(gè)人提供合同協(xié)議,策劃案計(jì)劃書(shū),學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載,資料僅供參考- 1.請(qǐng)仔細(xì)閱讀文檔,確保文檔完整性,對(duì)于不預(yù)覽、不比對(duì)內(nèi)容而直接下載帶來(lái)的問(wèn)題本站不予受理。
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